Chuyển đổi tệp Excel sang định dạng PDF

Từ Thư viện Khoa học VLOS
Bước tới: chuyển hướng, tìm kiếm

Chuyển đổi tệp tin Excel sang PDF giúp cho mọi người dễ dàng mở, ngay cả khi không cài Office. Đồng thời việc in ấn và giao gửi bảng tính Excel cũng dễ dàng hơn. Ngoài cách chuyển đổi tập tin Excel sang PDF trực tiếp từ chương trình Excel, bạn cũng có thể sử dụng dịch vụ chuyển đổi trực tuyến nếu máy bạn chưa cài đặt Excel.

Các bước

Sử dụng chương trình Excel (cho Windows)

  1. Chọn phần bảng tính bạn muốn chuyển đổi sang PDF (không bắt buộc). Nếu chỉ chuyển đổi một phần bảng tính sang PDF, bạn hãy chọn ngay phần đó. Nếu không, hãy tham khảo bước tiếp theo.
    • Lưu ý, việc chuyển ngược từ PDF về lại Excel không hề dễ, nhưng phương pháp này sẽ giúp bảo vệ bản gốc.
  2. Kích chuột vào tab "File". Nếu bạn dùng phiên bản Excel cũ, hãy kích chuột vào trình đơn "File".
  3. Sau đó kích vào "Export" (Xuất tập tin). Với Excel 2010 hoặc cũ hơn, hãy chọn "Save As" (Lưu dưới dạng).
  4. Chọn "Create PDF/XPS" (Tạo PDF/XPS). Với Excel 2010 hoặc cũ hơn, hãy chọn "PDF" từ trình đơn xổ xuống "Save as type" (Loại tập tin được lưu) trong cửa sổ "Save As".
  5. Nhấp chuột vào nút .Options.... Thao tác này sẽ cho phép bạn điều chỉnh cài đặt tệp PDF bạn sắp tạo.
  6. Chọn nội dung hiển thị trong tệp PDF. Trong cửa sổ Tùy chọn (Options), bạn có thể chọn số trang hiển thị trong tệp PDF, hoặc chọn toàn bộ bảng tính hoặc chỉ trang tính hiện hành, và tệp tin PDF cũng có thể có các thuộc tính của tài liệu gốc.
    • Sau khi đã chọn nội dung chuyển đổi, kích chuột vào nút OK.
  7. Chọn tối ưu hóa (không bắt buộc). Phía trên nút Options..., bạn có thể chọn cách tối ưu hóa PDF. Hầu hết mọi người đều chọn "Standard" (Tiêu chuẩn) trừ khi bảng tính là quá lớn.
  8. Đặt tên và lưu tệp tin. Đặt tên cho tệp tin PDF và nhấn vào nút Publish để tạo ra PDF (đối với phiên bản Excel 2010 hoặc cũ hơn, hãy nhấn nút Save.
  9. Xem lại tệp PDF. Theo mặc định, tệp PDF sẽ mở ra sau khi được tạo ra để bạn có thể xem lại. Nếu bạn không thể mở tập tin PDF, có thể là do bạn chưa cài chương trình đọc PDF.[1]
    • Bạn không thể chỉnh sửa trực tiếp vào tệp PDF, do đó nếu cần thay đổi, bạn phải chỉnh sửa trong Excel và sau đó tạo tệp PDF mới.

Sử dụng Excel 2011 (đối với máy Mac)

  1. Đảm bảo tiêu đề và chân trang trên tất cả các trang tính đều giống nhau (không bắt buộc). Chương trình Excel 2011 chỉ cho phép lưu tất cả các trang trong một tệp PDF nếu tiêu đề và chân trang của mỗi trang đều giống nhau. Nếu không mỗi trang tính sẽ được lưu thành từng tệp PDF riêng biệt, nhưng sau đó bạn cũng có thể dễ dàng ghép các tệp riêng lại với nhau.[2]
    • Chọn tất cả các trang tính trong bảng tính. Nhấp vào tab của trang tính đầu tiên, giữ phím Shift, và sau đó nhấp vào tab của trang cuối cùng để chọn tất cả trang tính.
    • Nhấp vào tab Layout (Giao diện) và sau đó vào "Header & Footer" (Tiêu đề và Chân trang).
    • Nhấn vào nút Customize Header... (Tùy chỉnh Tiêu đề) và Customize Footer... (Tùy chỉnh chân trang) chỉnh sửa tiêu đề và chân trang cho tất cả trang tính.
  2. Chọn phần bảng tính bạn muốn chuyển đổi sang PDF (không bắt buộc). Nếu bạn chỉ muốn chuyển đổi một phần của bảng tính sang PDF, hãy chọn ngay phần đó. Nếu không, hãy tham khảo bước tiếp theo.
    • Lưu ý, việc chuyển ngược từ PDF về lại Excel không hề dễ, nhưng phương pháp này sẽ giúp bảo vệ bản gốc của bạn.
  3. Kích chuột vào trình đơn File và chọn "Save As". Chọn đường dẫn đến vị trí bạn muốn lưu tệp và đặt tên cho tệp đó.
  4. Kích chuột vào trình đơn xổ xuống Format (Định dạng) và chọn "PDF". Thao tác này sẽ cho phép bạn lưu bản sao bảng tính dưới dạng PDF.
  5. Chọn nội dung được đưa vào tệp PDF. Ở phía dưới cùng của cửa sổ, bạn có thể chọn giữa "Workbook" (bảng tính), "Sheet" (trang tính), hoặc "Selection" (phần) .
  6. Kích vào .Save (Lưu) để tạo tệp tin PDF. Nếu phần tiêu đề không khớp, thì mỗi trang tính sẽ tạo ra một tệp PDF riêng. Lưu ý, điều này cũng đôi khi xảy ra ngay cả khi tiêu đề và chân trang hoàn toàn khớp nhau.
  7. Ghép tập tin PDF riêng biệt lại (nếu cần). Nếu quá trình chuyển đổi tạo ra nhiều tệp PDF riêng biệt, bạn có thể ghép những tệp này lại với nhau một cách dễ dàng bằng Finder.
    • Mở thư mục chứa tệp PDF và chọn tất cả tệp mà bạn muốn ghép lại.
    • Nhấn chuột vào trình đơn File và chọn "Create" (Tạo) → "Combine Files into Single PDF" (Kết hợp các tệp FDF vào một).
  8. Xem lại tệp PDF. Kích đúp vào tệp PDF để mở. Thao tác này sẽ mở tệp này trong Preview (Xem trước), cho phép bạn xem lại tệp tin trước khi gửi đi. Bạn không thể chỉnh sửa trực tiếp lên tệp PDF, do đó nếu bạn cần thực hiện thay đổi, bạn phải chỉnh sửa trong Excel rồi tạo lại tệp PDF mới.

Nguồn và Trích dẫn