Nén tập tin PDF

Từ Thư viện Khoa học VLOS
(đổi hướng từ Nén Tập tin PDF)
Bước tới: chuyển hướng, tìm kiếm

Tập tin định dạng PDF là cách đơn giản và tiêu chuẩn để truyền tải các tài liệu điện tử. Được hỗ trợ chính thức trên mọi nền tảng như Windows, Mac OS, Linux, bạn có thể chuyển đổi đồ hoạ, biểu đồ, biểu mẫu và văn bản sang tài liệu PDF sao cho thích hợp để in ấn. Nhiều khi bạn còn cần nén các tập tin trên để có thể đính kèm trong thư điện tử hoặc đăng tải lên trang web. Có rất nhiều tuỳ chọn để nén các tập tin PDF và sau đây là một vài cách bạn có thể tham khảo.

Các bước

Công cụ Nén Trực tuyến

  1. Tìm một công cụ nén tập tin PDF trực tuyến. Bạn có thể tìm kiếm theo từ khoá: “công cụ nén tập tin PDF trực tuyến miễn phí.” Đảm bảo rằng dịch vụ hoàn toàn miễn phí, và được giới thiệu bởi một trong những nhà cung cấp các thiết bị văn phòng có uy tín hoặc một cộng đồng trực tuyến (Bạn sẽ thường thấy các quảng cáo cho biết đánh giá tích cực từ những nguồn có uy tín về trang web).
  2. Chọn tập tin cần nén từ máy tính, hoặc kéo và thả vào công cụ để bắt đầu quá trình tải lên tài liệu. Trang web có thể sẽ hiện ra quảng cáo hoặc yêu cầu bạn nhập mã xác thực.
  3. Đợi quá trình nén hoàn thành. Sau khi quá trình nén tập tin hoàn thành, bạn sẽ được thông báo rằng phần tải về đã sẵn sàng. Một số dịch vụ sẽ gửi tài liệu tới thư điện tử của bạn, trong khi một số khác cho phép bạn tải trực tiếp từ trang web.

Phần mềm Adobe Acrobat

  1. Mở tập tin PDF bằng chương trình Adobe Acrobat. Bạn có thể mở nhiều hơn 1 tập tin trong danh mục PDF.
  2. Nhấp vào Tập tin (File) → Lưu dưới dạng (Save As) → Giảm dung lượng tập tin PDF (Reduced Size PDF). Chọn phiên bản tương thích. Nếu bạn có thể đảm bảo rằng tất cả người dùng đều sử dụng phiên bản Adobe Acrobat X hoặc mới hơn, tập tin sẽ được nén thêm.[1]

Ứng dụng Preview (Mac OS)

  1. Mở tập tin PDF bằng chương trình Preview bằng cách nhấp đúp chuột vào menu Finder.
    • Theo mặc định, tập tin PDF sẽ được mở trong Preview trừ khi bạn cài đặt Adobe Reader hoặc một phần mềm đọc PDF khác. Trong trường hợp đó, hãy nhấp chuột phải vào tập tin, chọn “Mở với” (Open With) và chọn chương trình Preview.
  2. Chọn Tập tin (File) → Xuất tập tin (Export). Một hộp thoại sẽ xuất hiện.
  3. Trong mục Quartz Filter chọn “Giảm dung lượng tập tin” (Reduce File Size).
  4. Nhấn “Lưu” (Save). Nếu bạn không đổi tên tập tin, một hộp thoại sẽ xuất hiện hỏi bạn có muốn thay thế tập tin gốc không. Và tập tin này sẽ được lưu đè lên tài liệu gốc hiện tại.[2]

Phần mềm Adobe Acrobat’s PDF Optimizer

  1. Chọn PDF Optimizer từ trình đơn Nâng cao (Advanced) trong chương trình Adobe Acrobat. Cửa sổ PDF Optimizer sẽ xuất hiện và giới thiệu cho bạn một số tuỳ chọn để nén tập tin.
  2. Xác định những yếu tố nào làm tăng dung lượng tập tin nén. Nhấn vào nút “Kiểm soát không gian sử dụng” (Audit space usage) ở phía trên bên phải cửa sổ. Bạn sẽ thấy các thành phần khác nhau của tài liệu (phông chữ, màu sắc .v.v.), số byte đã sử dụng, và phần trăm tỉ lệ được sử dụng bởi mỗi thành phần. Hãy quyết định những thành phần nào cần cắt giảm, sau đó chỉnh sửa trên các bảng tương ứng ở phía trái màn hình.
  3. Chọn Bảng Thiết lập Hình ảnh (Images Settings Panel) để chỉnh sửa hình ảnh trong tài liệu. Bạn có thể điều chỉnh thiết lập màu sắc, thang đo xám, và ảnh đen trắng nén.
    • Tỉ lệ điểm ảnh cao (ppi), thì hình ảnh sẽ có độ phân giải cao hơn. Nếu không in tập tin, bạn có thể giảm tỉ lệ điểm ảnh (để giảm dung lượng tập tin). Để xem trên màn hình, bạn chỉ cần 72 ppi.
    • Thu nhỏ bức ảnh sẽ làm giảm độ phân giải ảnh bằng cách giảm số lượng điểm ảnh, có nghĩa là gộp những điểm ảnh gốc thành những điểm ảnh lớn hơn. Bạn sẽ có các lựa chọn sau: “Thu nhỏ ảnh trung bình” (Average Downsampling to) lấy các điểm ảnh từ một vùng mẫu và sử dụng màu sắc đó cho toàn bộ bức ảnh. “Lấy mẫu con” (Subsampling to) chọn một điểm ảnh ở trung tâm và áp dụng màu đó cho toàn bộ bức ảnh. “Thu nhỏ ảnh bằng phương pháp Bicubic” (Bicubic Downsampling to) sử dụng công thức để xác định màu của điểm ảnh. Tuỳ chọn này sẽ cho ra bức ảnh mượt hơn.
  4. Chọn Bảng Thiết lập Phông chữ (Fonts Settings Panel) để thay đổi phông chữ. Chọn phông từ tài liệu gốc sẽ giúp đảm bảo rằng nếu bạn mở tài liệu trên máy tính khác sẽ không bị lỗi phông và in được, ngay cả khi máy tính không cài đặt phông chữ đó.
    • Nếu bạn không yêu cầu các phông chữ chính xác trong PDF, bạn có thể không chọn phông chữ để giảm dung lượng tập tin. Phông chữ sẽ được tự động thay đổi trên hệ thống và không bao gồm phông đã được sử dụng ở tài liệu gốc. Hai cột trong bảng này là (“Phông chữ đã dùng” (Embedded Fonts) và “Phông chữ để dùng” (Font to Embed)) cho phép bạn chọn cho phù hợp.
  5. Chọn Bảng Thiết lập Độ trong (Transparency Setting Panel) để điều chỉnh mức độ trong suốt của tác phẩm nghệ thuật trong tài liệu. Các tuỳ chọn bao gồm “Độ phân giải Thấp” (Low Resolution), “Độ phân giải Trung bình” (Medium Resolution), và “Độ phân giải Cao” (High Resolution) và mỗi tuỳ chọn bao gồm một nhóm mẫu thiết lập tương ứng có ảnh hưởng tới độ trong, độ dốc và mạng lưới, v.v. Điều chỉnh độ phân giải mức độ trong suốt sẽ giảm dung lượng tập tin.
  6. Chọn Bảng Xoá Đối tượng (Discard Objects Panel) để loại trừ những yếu tố không cần thiết trong tài liệu. Khi bạn mở bảng này, bạn sẽ thấy một danh sách Thiết lập Xoá Đối tượng (Discard Object Settings), và một danh sách cần kiểm tra. Thiết lập ở đây bao gồm “Xoá tất cả các hình thức đệ trình” (Discard all form submissions), “Xoá thẻ trong tài liệu” (Discard documents tags), “Xoá đánh dấu trang” (Discard bookmarks), v.v. Hãy nhấn chọn đối tượng nào không cần trong tài liệu gốc.
  7. Chọn Bảng Xoá Người dùng (Discard User Panel) để xoá thông tin cá nhân trong tài liệu. Giống như Bảng Loại bỏ Đối tượng, danh sách của bảng này bao gồm những thông tin liên quan tới người dùng và bên cạnh danh sách cần kiểm tra. Chọn 1 trong các tuỳ chọn “Xoá tất cả bình luận” (Discard all comments), “Hình thức và đa phương tiện” (Forms and multimedia), hoặc “Xoá các dữ liệu cá nhân của từ các ứng dụng khác” (Discard private data of other applications).
    • Các thông tin cá nhân có thể được ẩn đi. Để tìm chúng, hãy sử dụng lệnh Kiểm tra Tài liệu (Examine Document) (Tài liệu (Document) → Kiểm tra Tài liệu (Examine Document)).
  8. Chọn Bảng Thiết lập Dọn dẹp (Clean Up Settings Panel) để xoá các dữ liệu không cần thiết trong tài liệu. Hãy đảm bảo rằng bạn đã chọn mục “Nén cấu trúc tài liệu” (Compress document structure) trong tuỳ chọn Đối tượng nén (Object compression).
    • Theo mặc định, chỉ những yếu tố không ảnh hưởng tới PDF được chọn. Thay đổi thiết lập mặc định có thể tác động nghiêm trọng tới chức năng của tài liệu, do đó bạn được khuyến cáo rằng không nên thay đổi thiết lập trừ khi bạn biết chắc kết quả.
  9. Nhấn “OK” khi hoàn thành chỉnh sửa các thiết lập. Một cửa sổ xuất hiện yêu cầu bạn "Save Optimized As" (Lưu Thiết lập Dưới dạng). Chọn tên tập tin, vị trí muốn lưu và định dạng PDF.[3]

Lời khuyên

  • Chỉ nên sử dụng một kiểu phông chữ trong tài liệu để giảm dung lượng tập tin, bởi vì các phông chữ được lưu trữ trong thông tin của tập tin.
  • Các chỉnh sửa độ trong sẽ không được thực hiện cho tới khi bạn lưu tập tin.

Nguồn và Trích dẫn

Liên kết đến đây