Tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện dường như là nhiệm vụ vô cùng khó nhằn, và mọi thứ sẽ càng phức tạp hơn nếu bạn không có kế hoạch và không suy tính từ trước. Vì vậy, hãy cố gắng tránh trường hợp này -- bằng cách chuẩn bị trước nhiều tháng và giữ bình tĩnh trong sự kiện.

Các bước

Lên kế hoạch nhiều tháng trước sự kiện

1. Xác định mục đích của sự kiện. Xác định được mục đích tổ chức sẽ giúp sự kiện của bạn đi đúng hướng. Bạn đang lên kế hoạch tổ chức sự kiện để giáo dục cộng đồng? Thuyết phục các nhà tài trợ tiềm năng? Ca ngợi một cá nhân hay tập thể nào đó? Chi tiết hóa mục đích này hết mức có thể. Dù bạn có đang làm gì (giáo dục, thuyết phục, ca ngợi, v.v.), vì sao bạn lại làm vậy?
   • Hãy coi đó là tuyên bố sứ mệnh, hay tiền đề thành công của bạn. Khi đã biết chắc chắn mình muốn gì, bạn sẽ thấy việc thực hiện dễ dàng hơn rất nhiều!
2. Đặt mục tiêu. Chính xác thì bạn muốn đạt được điều gì? Không phải là số người xuất hiện tại sự kiện, không phải là việc sự kiện xảy ra -- bạn muốn sự kiện đó sẽ đem lại kết quả ra sao? 5 thành viên mới cho tổ chức của bạn? Huy động được 20 triệu đồng? Thay đổi suy nghĩ của người khác? Khiến ai cũng hứng khởi?
   • Suy nghĩ về 3 kết quả bạn muốn đạt được nhất từ sự kiện này và tập trung biến chúng thành sự thật. Bạn có thể cân nhắc một mục tiêu tài chính, một mục tiêu xã hội và một mục tiêu cá nhân - tùy ý bạn!
3. Tập hợp tình nguyện viên. Bạn cần những thành viên tốt và giỏi ở nhiều mảng khác nhau trong ban tổ chức. Họ có thể hỗ trợ bạn trong mọi việc, từ lên lịch trình, dự trù kinh phí cho đến gửi thư mời, thiết kế áp phích, đón khách và dọn dẹp sau sự kiện. Nói cách khác, họ sẽ giúp đỡ bạn hoàn thành công việc. Nếu có thể, hãy tìm kiếm những tình nguyện viên mà bạn có thể tin tưởng!
   • Đảm bảo các thành viên ban tổ chức cũng như những người quản lý sự kiện thực hiện công việc theo tiến độ mà bạn đề ra trong kế hoạch. Sự hợp tác giữa các bên sẽ khiến công việc của bạn dễ dàng hơn. Khi nhờ ai đó giúp đỡ, hãy rõ ràng từ đầu về kỳ vọng của bạn đối với họ cũng như mức độ tham gia của họ vào sự kiện.
   • Nếu bạn không thể tìm được tình nguyện viên, hãy thuê một đội tổ chức sự kiện! Điều này phụ thuộc hoàn toàn vào loại sự kiện mà bạn sẽ tổ chức. Bạn có thể thuê địa điểm kèm theo đội tổ chức sự kiện, hoặc thuê từ một bên thứ ba.
4. Dự trù kinh phí. Tất cả các chi phí, thu nhập, tài trợ và các khoản chi bất thường khác đều phải được đưa vào bản dự trù kinh phí. Nếu không lên kinh phí, bạn sẽ kết thúc sự kiện với một tập hóa đơn dày cộp và một ví tiền trống rỗng mà không hiểu mình vừa tiêu những gì. Hãy thực tế từ ngày đầu tiên để không bất ngờ về sau!
   • Tìm cách giữ chi phí ở mức thấp. Bạn có thể tuyển tình nguyện viên làm việc miễn phí không? Cân nhắc những địa điểm với chi phí thuê rẻ hơn (ví dụ như nhà ai đó)? Hãy nhớ rằng một buổi gặp mặt nho nhỏ, đơn giản nhưng thành công sẽ gây ấn tượng tốt hơn nhiều so với một bữa tiệc xa xỉ nhưng thất bại.
5. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện. Đây là yếu tố quan trọng nhất của sự kiện. Thời gian và địa điểm sự kiện của bạn phải ra sao để mọi người thốt lên rằng: "Phải, mình sẽ tới đó!"? Bạn muốn tổ chức sự kiện vào thời điểm mà tất cả mọi người đều rảnh rỗi và tại một địa điểm thuận tiện, đồng thời là nơi bạn có đủ tiền thuê!
   • Kiểm tra lịch hoạt động của cộng đồng nơi bạn sinh hoạt và cân nhắc đối tượng tham gia sự kiện. Nếu bạn đang hướng tới các bà nội trợ, tổ chức sự kiện trong ngày và tại khu phố là lựa chọn tốt nhất (bạn có thể cung cấp thêm dịch vụ giữ trẻ). Trong trường hợp đối tượng tham dự là sinh viên, hãy tổ chức sự kiện tại trung tâm thành phố vào một tối trong tuần. Nếu có thể, bạn nên tới nơi mà họ tụ tập.
   • Đương nhiên sẽ có nhiều địa điểm tổ chức sự kiện mà bạn cần đặt trước. Hãy liên hệ để thuê những địa điểm này càng sớm càng tốt. Họ có thể đắt khách hơn bạn nghĩ!
6. Cân nhắc công tác hậu cần. Bạn cần suy nghĩ tới công tác hậu cần ở mọi khía cạnh. Việc gửi xe sẽ ra sao? Khả năng tham gia của những người khuyết tật? Bạn có thể làm gì với không gian tổ chức sự kiện? Bạn cần những thiết bị gì? Liệu bạn sẽ cần thêm những món đồ gì mất phí (ví dụ như nước cho diễn giả, huy hiệu, ấn phẩm)? Sẽ cần bao nhiêu người để sự kiện diễn ra suôn sẻ?
   • Việc tự ngẫm nghĩ và bàn luận với các thành viên trong ban tổ chức để cân nhắc mọi khía cạnh của sự kiện là vô cùng quan trọng. Có bất kỳ trở ngại nào mà bạn có thể thấy trước và phòng tránh không? Những khách mời cần nơi nghỉ? Những ngoại lệ cần có?
7. Nghĩ tới marketing (tiếp thị) và quảng cáo. Khi đang trên đà chuẩn bị sự kiện, hãy xây dựng bản nháp áp phích. Áp phích này cần bao gồm thông tin về ngày tháng, thời gian, địa điểm, các khách mời chính, tên sự kiện, và chủ đề hoặc tagline (khẩu hiệu) của sự kiện. Vì thời gian chuẩn bị còn sớm, bạn có thể dành nhiều thời gian suy nghĩ kỹ về những nội dung này -- nhưng bạn nên xây dựng ngay một bản nháp ban đầu để xem tổng hòa các phần sẽ ra sao!
   • Nghĩ về các cách khác để quảng bá sự kiện. Gửi thư điện tử? Gửi thư qua bưu điện? Cung cấp thông tin trên Facebook, Twitter, hay hàng loạt những trang trực tuyến về sự kiện (bài viết sẽ nói thêm về những trang này sau)? Bạn cần gì trước sự kiện để lôi kéo mọi người và bạn cần gì tại sự kiện để níu chân họ?
8. Sắp xếp lại công việc. Có thể lúc này bạn đang cảm thấy vô cùng rối bời. Hãy hít thở sâu và mở phần mềm Excel. Chuẩn bị dự thảo lịch trình các hoạt động tại sự kiện. Hãy dùng một vài bảng tính Excel để sắp xếp lại suy nghĩ của bạn. Dường như đây là công việc bàn giấy không cần thiết vào thời điểm này, nhưng chỉ trong hai tháng tới bạn sẽ biết ơn chính mình vì đã lưu tâm tới bản thân.
   • Xây dựng bản tiến độ công việc (với hạn chót) cho từng hoạt động. Viết tên tất cả các thành viên trong ban tổ chức, thời gian và địa điểm mà bạn cần tới họ. Theo cách này, bạn có thể sắp xếp công việc và tránh được những thắc mắc sau này.

Sắp xếp công việc trong 2 tuần trước sự kiện

1. Đảm bảo mọi thứ đều sẵn sàng. Xác định thời gian, địa điểm, các khách mời quan trọng, nhân viên tổ chức sự kiện, tên sự kiện và tagline. Liệu có bất kỳ thứ gì có thể đi chệch hướng không? Những thay đổi phút chót có thể xảy ra? Tới lúc này, mọi thứ đều phải rõ ràng như trên giấy trắng mực đen.
2. Gặp mặt thành viên ban tổ chức. Yêu cầu chấp thuận dự trù kinh phí, lịch trình, v.v. từ thành viên ban tổ chức cũng như những người quản lý sự kiện. Giờ là thời điểm phù hợp để giải quyết các thắc mắc. Tất cả mọi người đã nắm rõ nghĩa vụ của mình chưa? Họ có thoải mái với mọi thứ không?
   • Một lần nữa, hãy gặp mặt thành viên ban tổ chức cũng như các tình nguyện viên để suy nghĩ về những vấn đề có thể xảy ra. Đây cũng là thời điểm hoàn hảo để lên kế hoạch hành động.
   • Đảm bảo ban tổ chức không có bất kỳ vấn đề nội bộ nào. Hãy giữ liên lạc với tất cả các trưởng bộ phận, thành viên ban tổ chức cũng như tình nguyện viên.
3. Phân chia công việc tới nhiều người khác nhau và để một người có nhiều kinh nghiệm điều phối mọi hoạt động. Nếu đây là một sự kiện với quy mô đặc biệt lớn, hãy phân công nhiều người điều phối các hoạt động khác nhau dưới sự giám sát của một người. Người lãnh đạo này phải được các thành viên ban tổ chức tin tưởng.
   • Bạn nên phân công từ một đến hai thành viên dành thời gian đón tiếp khách mời và trò chuyện trước sự kiện. Về cơ bản, họ là ban lễ tân, có nhiệm vụ lên tinh thần cho tất cả khách mời và để những vị khách này thấy rằng mình đang được chăm sóc tận tình.
4. Đảm bảo cập nhật tất cả các trang trực tuyến liên quan đến sự kiện. Bạn chắc chắn đã biết đến Facebook và Twitter, nhưng còn rất nhiều những trang trực tuyến khác bạn có thể sử dụng để quảng bá, ví dụ như Eventbrite, Evite và Meetup. Nếu bạn chưa từng nghe thấy những trang này, hãy tìm kiếm ngay thôi! Trong trường hợp sự kiện của bạn ở nước ngoài và bạn muốn bán vé qua mạng, Ticketbud là trang khá hữu dụng.
   • Và dĩ nhiên, hãy cập nhật trang trực tuyến, blog hoặc trang Facebook của sự kiện, nếu có. Bạn có thể gửi nhắc nhở tham gia sự kiện, đăng tải hình ảnh và quản lý thư phúc đáp tham gia sự kiện. Bạn càng tích cực hoạt động trên mạng thì sự kiện lại càng được biết tới rộng rãi. Nếu đang tổ chức sự kiện liên quan đến làm vườn, trang trí nhà ở hoặc những lĩnh vực sáng tạo khác, bạn cũng có thể sử dụng Pinterest.
5. Tập hợp các nguồn tài trợ và nguồn tiền khác từ khách mời. Có rất nhiều loại chi phí sẽ phát sinh trong những tuần sắp tới và bạn không muốn tự mình phải chi trả cho tất cả! Hãy gom góp một chút tiền cho những chi phí ban đầu -- có thể là phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện, trang thiết bị hay bên phục vụ tiệc? Bạn còn có thể phải thanh toán một số khoản nêu trên trước khi bắt đầu chuẩn bị cho sự kiện.
   • Đảm bảo bạn đã xây dựng một hệ thống xử lý chứng từ, xác nhận, hóa đơn và các loại giấy tờ khác. Bạn cần lưu giữ mọi tài liệu để dẫn chiếu về sau, vì vậy, bạn càng sớm quy củ thì công việc sau này sẽ càng thuận tiện, đặc biệt khi đối tác của bạn làm việc thiếu chuyên nghiệp.
6. Quảng bá sự kiện. Chuẩn bị ấn phẩm, tung quảng cáo, công bố với báo giới, gửi thư mời, gọi điện thoại, gửi thư điện tử tới các nhóm liên lạc, gặp gỡ các đối tượng tham dự hoặc nhà tài trợ tiềm năng. Mọi người sẽ biết tới và tham gia sự kiện của bạn theo cách nào? Hãy đảm bảo thông tin bạn đưa ra hoàn toàn đầy đủ, trừ một số yếu tố gây thắc mắc -- trí tò mò của khách mời cũng cần được kích thích nữa!
   • Suy nghĩ về đối tượng mà bạn đang hướng tới. Nếu muốn mời những người lớn tuổi, bạn sẽ không mất thời gian để gửi tin qua phần mềm Snapchat. Hãy đến những địa điểm mà họ thường lui tới hoặc sử dụng những công cụ mà đối tượng của bạn đang sử dụng.
7. Tập hợp những món đồ cần thiết cho sự kiện. Những món đồ này có thể bao gồm huy chương, trò chơi, vật lưu niệm, phần thưởng hoặc giấy chứng nhận. Có rất nhiều thứ nhỏ bé và vụn vặt mà những người chưa đủ kinh nghiệm không thể để tâm tới, nhưng bạn phải biết tường tận mọi yếu tố dù là nhỏ nhất. Bạn cũng đừng quên bàn ghế, thiết bị âm thanh, bảng biểu, khăn trải bàn và những món đồ to lớn, quan trọng khác!
   • Đây là một điều nữa mà bạn phải dành thời gian để ngẫm nghĩ. Đừng dừng lại cho tới khi bạn tìm ra 5 món đồ mà mình quên chuẩn bị -- mọi thứ từ bút bi, dụng cụ sơ cứu cho đến pin, đá lạnh và dây điện nối dài. Bạn sẽ muốn mình luôn sẵn sàng cho mọi trường hợp.
8. Sắp xếp tất cả mọi thứ. Sắp xếp quay phim chụp ảnh. Sắp xếp phương tiện đi lại cho khách mời. Sắp xếp đồ ăn cho đội dọn dẹp. Danh sách này có thể kéo dài vô tận, nhưng nếu không sắp xếp, bạn sẽ không thể tổ chức được sự kiện!
   • Chuẩn bị đồ ăn thức uống. Đây cũng là thời gian phù hợp để sắp xếp nơi ở đặc biệt, ví dụ như nơi ở cho những người khuyết tật. Hãy kiểm tra liệu có khách mời nào ăn chay hoặc có những nhu cầu ăn uống cụ thể khác hay không. Rất nhiều trang bán vé sự kiện trực tuyến sẽ có phần "câu hỏi tự đặt thêm", giúp bạn đánh giá được yêu cầu đặc biệt của khách mời.
   • Chuẩn bị bàn ghế, phông nền, micro, loa, máy tính, máy chiếu, bục phát biểu -- bất kỳ thứ gì cần có tại địa điểm tổ chức sự kiện.
9. Chuẩn bị danh sách liên lạc. Bạn cần có số điện thoại, địa chỉ và email của các thành viên ban tổ chức. Hãy lập một danh sách tương tự với các khách VIP (khách đặc biệt quan trọng) và bên cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Khi ai đó không xuất hiện hoặc tới muộn, đây sẽ là danh sách bạn có thể sử dụng.
   • Giả sử đội phục vụ tiệc tới muộn giờ. Bạn sẽ làm gì? Lấy ngay danh sách liên lạc ra và gọi điện cho họ. Ồ, họ nghĩ rằng bạn sẽ tới tận nơi để lấy 90 cân thịt lợn xé nhỏ? Sao cũng được. Bạn đưa danh sách cho anh A, anh ta lấy xe tải và tới địa chỉ lấy thịt được ghi trên giấy. Bạn đã ngăn ngừa một thảm họa. Giờ thì bạn đã biết rằng mình không nên thuê đội phục vụ này hoặc đưa ra chỉ đạo rõ ràng hơn!
10. Tới địa điểm tổ chức sự kiện với các thành viên ban tổ chức. Quan sát xung quanh và đánh giá khu để xe, nhà vệ sinh, phòng nghỉ và các cửa ra vào. Tìm kiếm những nơi gần đó mà bạn có thể photo tài liệu, gọi điện thoại và mua những món đồ cấp thiết. Nhìn chung, hãy nắm vững địa điểm tổ chức sự kiện trong lòng bàn tay.
    • Trao đổi với người mà bạn liên hệ để thuê địa điểm. Họ nên hiểu về địa điểm tổ chức sự kiện rõ hơn bất kỳ ai. Có vấn đề gì bạn nên biết không? Giới hạn về thời gian? Cửa khóa trong một số thời điểm nhất định? Hy vọng điều đó sẽ không xảy ra – nhưng bạn cũng nên tìm hiểu thông tin về lịch kiểm tra chuông báo cháy.

Chuẩn bị trong 24 tiếng trước sự kiện

1. Giữ bình tĩnh. Bạn làm được mà. Điều đặc biệt quan trọng là bạn phải giữ bình tĩnh và không rối bời hay lo lắng. Bạn đã chuẩn bị hàng tháng trời! Mọi thứ sẽ ổn thôi. Bạn càng bình tĩnh thì đồng đội của bạn sẽ càng bình tĩnh, sự kiện cũng sẽ càng suôn sẻ. Bên cạnh đó, mọi thứ sẽ sớm kết thúc thôi!
   • Nghiêm túc đấy, bạn làm được mà. Bạn đã làm tất cả mọi thứ có thể, suy nghĩ tới tất cả những vấn đề có khả năng xảy ra -- nếu điều gì đó không được như ý muốn, bạn biết cách giải quyết vấn đề. Và hãy nhớ rằng: không ai có thể đổ lỗi cho bạn. Một vị khách ồn ào, món ăn không ngon -- mọi người sẽ hiểu rằng bạn không thể kiểm soát tất cả. Hãy thư giãn. Bạn sẽ ổn thôi.
2. Kiểm tra lại lần cuối với các thành viên ban tổ chức. Đảm bảo rằng bạn đã trao đổi với tất cả mọi người về các cách tới địa điểm tổ chức sự kiện cũng như thời gian có mặt. Điều mà bạn không mong muốn nhất chính là khi cả ban tổ chức gọi điện cho bạn vào ngày tổ chức sự kiện vì không biết lối vào cửa sau ở đâu.
   • Kể cả khi không ai nói gì hay đặt câu hỏi cho bạn, hãy cố gắng hết sức để đánh giá thái độ của mọi người. Họ đều hài lòng với công việc của mình chứ? Họ có hòa đồng với nhau không? Nếu không, hãy trò chuyện với tất cả và cố gắng gỡ bỏ nút thắt. Có thể một người nào đó sẽ phù hợp với bộ phận khác hoặc làm việc với những người khác.
3. Kiểm tra tất cả thư mời và hồi đáp. Lên danh sách những khách mời trong bảng tính Excel và kiểm đếm số người. Với phần lớn các sự kiện, số người xác nhận tham gia sẽ không thể hiện số người thực sự tham gia sự kiện. Bạn có thể có 50 người xác nhận, nhưng cuối cùng chỉ có 5 hoặc có đến 500 người tham gia. Mặc dù bạn nên biết số lượng người xác nhận, hãy sẵn sàng xử lý tình huống khi có quá ít hoặc quá nhiều người tham dự!
   • Nhắc nhở khách VIP về sự kiện. Bạn sẽ bất ngờ với số lượng người nói câu: "Ồ, đúng rồi. Ngày mai phải không?" Với một cuộc gọi hoặc một tin nhắn đơn giản, bạn có thể tránh được tình trạng này.
4. Tới địa điểm tổ chức sự kiện và kiểm tra liệu tất cả đã sẵn sàng hay chưa. Phòng ốc đã gọn gàng và sẵn sàng? Các thiết bị điện tử đã được cài đặt và hoạt động? Bạn có thể cài đặt trước bất kỳ thiết bị nào không, nếu cần thiết? Nhân viên đã chuẩn bị đầy đủ cho sự kiện chưa?
   • Kiểm tra liệu sự kiện đã có đủ người hỗ trợ chưa. Đương nhiên, sẽ tốt nhất nếu bạn có nhiều người hỗ trợ hơn mình cần. Bạn có thể phải nhờ ai đó khi có việc khẩn cấp, cần người để ý tới một khách mời hay giải quyết một vấn đề mà mình không thể lường trước. Hoặc, bạn biết đấy, bạn có thể cần người rót thêm cà phê cho mình.
5. Chuẩn bị bộ dụng cụ cho những người tham gia sự kiện. Bộ dụng cụ này có thể bao gồm một chai nước, một thanh kẹo, giấy nhớ, bút bi, một ấn phẩm và bất kỳ thông tin nào họ cần. Cũng là một ý hay nếu bạn muốn thêm những món đồ lưu niệm nho nhỏ. Đây là một điểm nhấn tuyệt vời thể hiện rằng sự kiện đã được tổ chức một cách chỉn chu, đồng thời khiến khách mời cảm thấy được coi trọng.
   • Bộ dụng cụ này có thể dành cho khách mời hoặc những thành viên trong ban tổ chức, hoặc cả hai! Có ai là không thích một thanh granola và một chiếc bút bi chứ?
6. Lập bảng thông tin sự kiện (running sheet hoặc run sheet). Đây là danh sách tất cả các thông tin cần thiết chia theo thời gian và/hoặc phòng ban. Chuẩn bị bản chương trình công tác chia theo đơn vị phút với những hoạt động quan trọng. Mẫu của running sheet sẽ hoàn toàn do bạn quyết định. Bạn chỉ cần cố gắng giữ thông tin ở mức tối thiểu để dễ đọc.
   • Nếu bạn thực sự chăm chỉ, việc xây dựng các loại running sheet khác nhau có thể hữu dụng. Các diễn giả nhiều khả năng sẽ muốn biết danh sách của những khách mời khác, những người này sẽ ở đâu vào thời điểm nào. Ban tổ chức sẽ muốn có một danh sách thiết bị, các mốc thời gian và kế hoạch dọn dẹp. Khi có đủ thời gian dựng thêm running sheet, bạn sẽ thấy việc này khá có ích.
7. Lên danh sách những món đồ cần đem tới địa điểm tổ chức sự kiện. Sẽ tệ đến mức nào khi bạn tới sự kiện, mọi thứ đều sẵn sàng, tất cả mọi người đều ở đó, và bạn nhận ra mình đã quên 12.000 chiếc cốc ở nhà? Tệ thật. Bạn đã phá hỏng tất cả. Vì vậy hãy lên danh sách, kiểm tra thêm lần nữa và mang theo tất cả những món đồ cần chuẩn bị!
   • Nếu các món đồ phân tán ở nhiều nơi khác nhau, hãy giao từng việc cụ thể cho mỗi người. Khi làm vậy, bạn không cần phải dành ra 8 tiếng chạy vòng quanh và thu thập những món đồ này trong tâm thế hoảng loạn. “Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao” – người xưa đã nói như vậy.

Kiểm soát ngày diễn ra sự kiện

1. Tới nơi tổ chức sự kiện sớm cùng thành viên ban tổ chức và tình nguyện viên. Đảm bảo tất cả mọi người đều có mặt và các thiết bị điện tử hoạt động bình thường. Còn câu hỏi phút cuối nào không? Nếu còn thời gian, hãy cùng uống nước ngọt, chia sẻ, động viên tất cả mọi người và nghỉ ngơi! Bạn sẽ làm được. Bạn đã rất sẵn sàng rồi.
   • Đảm bảo ban tổ chức đeo huy hiệu đặc biệt hoặc mang trên người một số đồ vật dễ nhận biết, để người tham gia sự kiện có thể nhờ hỗ trợ khi cần. Đôi khi những bộ đồ kaki là không đủ.
2. Sắp đặt tất cả mọi thứ, bên trong và bên ngoài. Bạn có cần bóng bay trên thùng thư không? Bảng áp phích trong góc phòng? Trên cửa và dọc hành lang thì sao? Nếu khách mời của bạn phải đi trong một mê cung rối loạn để tìm tới địa điểm sự kiện, bạn nên đặt thật nhiều biển hiệu dẫn đường.
   • Băng rôn chào đón và những bảng thông tin khác trước cổng tòa nhà sẽ đặc biệt hữu dụng. Bạn muốn mọi người có thể nhận ra địa điểm sự kiện ngay từ ngoài đường. Không có gì phải thắc mắc về vấn đề này!
   • Có quầy lễ tân và đăng ký khách mời tại sự kiện. Khi khách mời bước vào cửa, họ nên thấy chính xác điều họ cần làm. Nếu không, họ sẽ lượn lờ xung quanh trong trạng thái không chắc chắn và không thoải mái. Bạn có nhớ phần về ban lễ tân đã đề cập ở trên không? Hãy phân công ai đó đứng trước cửa để tiếp đón và trả lời tất cả những câu hỏi của khách mời.
   • Nổi nhạc lên! Âm nhạc sẽ xóa bỏ bầu không khí ngại ngùng tại sự kiện.
3. Đảm bảo những người tham gia sự kiện biết rõ điều gì đang xảy ra. Nếu một diễn giả tới muộn, bạn cần đưa ra thông báo trì hoãn sự kiện. Nếu bữa ăn kéo dài lâu hơn dự kiến, khách mời tại sự kiện cần được lưu ý về những thay đổi trong lịch trình. Rất hiếm khi các sự kiện sẽ diễn ra theo đúng kế hoạch -- vì vậy khi lịch trình không được theo sát, hãy đảm bảo các bên duy trì trao đổi với nhau.
4. Chụp ảnh! Bạn có thể sẽ muốn lưu lại kỷ niệm này. Đồng thời, mọi người sẽ hứng khởi khi thấy ai đó cầm máy ảnh để ghi lại các khoảnh khắc của sự kiện. Hãy chụp hình băng rôn của nhà tài trợ, băng rôn của bạn, cổng chào, khu lễ tân, v.v. Bạn cũng có thể sử dụng những tấm ảnh này cho năm sau!
   • Nếu có thể, hãy để một người bạn hoặc một nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp thực hiện công việc này. Bạn đã có đủ việc để làm rồi! Bạn cần trò chuyện và ăn uống với khách mời, vì vậy một người khác nên đảm nhiệm việc chụp ảnh.
5. Đưa tài liệu sau sự kiện. Bạn hẳn đã gieo trồng ý tưởng nào đó vào nhận thức của khách mời, và bạn muốn họ rời sự kiện với những suy tư, ngẫm nghĩ hay quyết tâm hành động cụ thể. Vì vậy, hãy chuẩn bị một ấn phẩm hoặc bất kỳ món đồ nào mà họ có thể đem theo sau sự kiện.
   • Bạn có thể cân nhắc việc khảo sát ý kiến về sự kiện vừa diễn ra cho phần này. Hãy cung cấp phương tiện để họ có thể nói lên suy nghĩ của mình, những điểm cần cải thiện và họ mong muốn gì ở sự kiện tiếp theo. Và dĩ nhiên, cách thức để họ có thể tham gia!
6. Dọn dẹp địa điểm tổ chức sự kiện! Kiểm tra thiết bị đếm số điện, gỡ bỏ băng rôn, dọn dẹp bàn ghế, v.v. Bạn sẽ muốn địa điểm trở lại như trạng thái ban đầu -- đặc biệt khi bạn trả tiền thuê địa điểm và muốn quay trở lại. Bạn cũng có thể tránh được mức phí tính thêm do bên cung cấp địa điểm áp dụng. Hãy chia đều công việc để quá trình dọn dẹp diễn ra nhanh chóng và nhẹ nhàng hết mức có thể.
   • Kiểm tra lại để đảm bảo không món đồ giá trị nào bị bỏ quên. Nếu có, hãy soạn mẫu đơn nhận đồ đánh mất.
   • Nếu bạn lỡ làm hỏng thứ gì đó, hãy thông báo tới người mà bạn đã liên hệ để thuê địa điểm. Thật thà và thẳng thắn luôn luôn là thái độ đúng đắn nhất.
   • Dọn dẹp rác nhiều hết mức đó thể. Bộ phận bảo trì sẽ tiếp nhận mọi thứ sau đó.
7. Lưu tâm tới tất cả những nhiệm vụ sau sự kiện. Tùy thuộc loại sự kiện mà bạn tổ chức, bạn có thể chẳng có việc gì sau sự kiện, hoặc sẽ có một danh sách dài những người cần cảm ơn cũng như các tập hóa đơn chờ xử lý. Dưới đây là một số ý tưởng để bạn có thể bắt đầu:
   • Cảm ơn tất cả các thành viên trong ban tổ chức, đặc biệt là các nhà tại trợ và tình nguyện viên. Bạn không thể tổ chức được sự kiện nếu không có họ!
   • Hoàn thiện và xử lý các vấn đề tiền nong. Việc này nên được hoàn thành nhanh nhất có thể, càng ít thiếu sót thì càng tốt.
   • Tổ chức một bữa tiệc tri ân những người đã giúp đỡ bạn. Bạn muốn đồng đội của mình cảm thấy được biết ơn, đồng thời muốn các nhà tài trợ thấy rằng họ đã đem tới thay đổi và hướng tới mục đích tốt đẹp.
   • Phân phát quà lưu niệm hoặc các ấn phẩm khác tới những bên liên quan.
   • Chuyển hóa đơn tới các nhà tài trợ và những người khác.
   • Đăng ảnh lên trang trực tuyến của sự kiện.
8. Tổ chức một buổi họp để rút kinh nghiệm và làm tốt hơn trong lần tiếp theo. Sau khi mọi thứ đã kết thúc, bạn mong muốn mình sẽ làm điều gì khác đi? Điều gì có lợi và điều gì thì không? Bạn có muốn tổ chức một sự kiện tương tự như vậy không? Bạn đã học được điều gì?
   • Nếu bạn nhận được phản hồi từ mọi người, hãy đọc hết tất cả những phản hồi đó. Kể cả khi bạn không nhận được phản hồi từ khách mời, hãy hỏi ban tổ chức sự kiện! Suy nghĩ của họ ra sao? Họ có tận hưởng khoảng thời gian đó không? Hẳn là chỉ vì thanh granola và chiếc bút miễn phí, phải không?

Lời khuyên

• Danh sách các tài liệu cần chuẩn bị:
  • Bản dự trù kinh phí
  • Lịch trình sự kiện (thời gian của từng chương trình trong sự kiện)
  • Thư mời
  • Danh sách khách mời
  • Kế hoạch hành động
  • Bản tiến độ công việc (lịch trình hoàn thành công việc)
  • Tài liệu cho thông cáo báo chí
  • Bài phát biểu
  • Danh sách người tham dự
  • Bản tham luận của các bên (đính kèm sơ yếu lý lịch của diễn giả)
  • Chương trình công tác
  • Lịch trình chia theo đơn vị phút
  • Danh sách mạng lưới liên lạc (số điện thoại của thành viên ban tổ chức)
  • Danh mục những món đồ cần đem theo
  • Danh mục những công việc cần hoàn thành
  • Báo cáo sự kiện (gửi tới báo chí và những bên khác)
• Trước sự kiện, hãy phân công cá nhân/phòng ban chịu trách nhiệm về những mảng sau:
  • Nhà tài trợ
  • Những người tham dự
  • Khách quan trọng, diễn giả
  • Thiết kế, in ấn, thu thập bài viết và đánh giá những sản phẩm trên
  • Phần thưởng, lưu niệm, quà tặng, băng rôn, chứng nhận
  • Phương tiện di chuyển, phục vụ tiệc, sắp xếp địa điểm tổ chức sự kiện, trang trí, phông nền, đỗ xe
  • Báo chí truyền thông, PR (đối ngoại), Marketing
• Những yếu tố nên cân nhắc khi lựa chọn địa điểm và đàm phán giá cả:
  • Sức chứa của địa điểm (số lượng đại biểu tham dự, trừ những người không tham dự chính thức)
  • Khả năng cung cấp đồ ăn (trong trường hợp địa điểm đó cung cấp cả bữa ăn)
  • Thời gian (giờ bắt đầu và kết thúc sự kiện)
  • Ánh sáng (trong trường hợp sự kiện diễn ra vào buổi tối)
  • Có điều hòa nhiệt độ hay không
  • Các thiết bị cần thiết đều được cung cấp (micro, loa, v.v.)
  • Đồ nội thất (bàn ghế, khăn bàn, v.v.)
  • Liệu các sự kiện âm nhạc và giải trí có thể được tổ chức tại địa điểm hay không (với các chương trình không quá trang trọng)
  • Máy phát điện
  • Mức độ dễ dàng tiếp cận địa điểm -- địa điểm có ở trung tâm thành phố hay không (liệu các đại biểu có thể tham dự mà không gặp bất kỳ khó khăn nào hay không)
  • Phòng đặc biệt cho ban tổ chức, phòng thay đồ, v.v.
  • Tổng chi phí
• Tại ngày tổ chức sự kiện, hãy phân công cá nhân/phòng ban chịu trách nhiệm về những mảng sau:
  • Điều phối chung
  • Phòng nghỉ
  • Đồ ăn
  • Hoạt động trên sân khẩu
  • Dẫn chương trình (MC)
  • Máy tính, máy chiếu
  • Nhiếp ảnh gia
  • Lễ tân
  • Kiểm soát đám đông và PR với đám đông
  • Khu đỗ xe
  • Bảo vệ
  • Phân phát tài liệu và đồ dùng (quà tặng, chứng nhận tới một số cá nhân cụ thể cũng như tất cả khách tham gia sự kiện)
• Những yếu tố nên cân nhắc khi quyết định ngày tổ chức sự kiện:
  • Liệu khách mời chính và khách VIP khác có rảnh trong ngày đó không
  • Ngày nào là phù hợp nhất với đối tượng bạn hướng tới
• Trong mọi thời điểm, bạn không được bàn giao lại công việc và trách nhiệm của mình cho một người khác.
• Làm việc có trách nhiệm.
• Đúng giờ. Nếu bạn chậm trễ, hãy thông báo đầy đủ và ngay lập tức với người mà bạn cần báo cáo công việc.
• Khi có vấn đề phát sinh, đừng trách móc người khác, cũng không nên nghĩ ngợi nhiều và gây thêm căng thẳng, hãy tìm cách giải quyết vấn đề.
• Đảm bảo rằng bạn đã có kế hoạch sơ tán trong những trường hợp khẩn cấp. Nếu sự kiện của bạn ở quy mô lớn, hãy đảm bảo lực lượng cảnh sát và bác sĩ túc trực sẵn sàng.

Cảnh báo

• Đừng hoảng loạn hay căng thẳng. Tâm thế bình tĩnh sẽ đem tới kết quả tốt hơn cho bạn.
• Hãy chuẩn bị cho mọi tình huống. Đôi lúc sẽ có những thứ vượt ngoài tầm kiểm soát của bạn. Nếu là thành viên ban tổ chức, đừng nóng giận khi ai đó quát nạt bạn, người đó có thể chỉ đang căng thẳng thôi. Nếu là điều phối viên, đừng căng thẳng hay hoảng loạn. Hãy bình tĩnh làm tất cả mọi thứ. Cố gắng ngẫm nghĩ về những tình huống có thể xảy ra, và bạn sẽ làm gì trong hoàn cảnh đó.

Nguồn và Trích dẫn

• http://c.ymcdn.com/sites/ica.site-ym.com/resource/resmgr/50th_Anniversary/Organizing_a_Successful_Even.pdf
• http://w3.unisa.edu.au/mdu/events/howto.asp
• http://www.librarysupport.net/librarylovers/eventips.html

Bài liên quan

• Trở thành Công dân (Mỹ)
• Trộn Xi măng