Điều hành một đám cưới

Việc chỉ đạo một lễ cưới đòi hỏi phải lên kế hoạch cho rất nhiều việc, đồng thời phải có óc sáng tạo để làm ngày trọng đại của cô dâu chú rể diễn ra suôn sẻ. Mặc dù nhiều cặp đôi có thể tự mình tổ chức đám cưới, nhưng một số khác lại không biết phải làm gì và có thể phải nhờ bạn lên kế hoạch cho họ. Một người điều hành đám cưới giỏi phải biết lắng nghe và biết ra quyết định thông minh khi tổ chức nghi lễ và tiếp khách, và đó là cơ sở để có một đám cưới thành công.

Các bước

Gặp gỡ Cô dâu Chú rể

1. Xác định vai trò của mình trong hôn lễ. Một số nhân viên điều hành lễ cưới nhận nhiệm vụ lên kế hoạch cho toàn bộ quá trình, trong khi cũng có những người chỉ xuất hiện trong ngày diễn ra hôn lễ và đóng vai trò người dẫn chương trình. Hãy để cặp đôi nhận lấy phần trách nhiệm mà họ muốn, bản thân bạn chỉ cần lên kế hoạch cho phần còn lại.
   • Bạn cần phải chỉ dẫn cho họ và thoải mái chia sẻ quan điểm của mình, nhưng quyền quyết định cuối cùng vẫn thuộc về đôi vợ chồng sắp cưới. Nếu bạn nghĩ chọn món lợn quay vào mùa đông là ý tưởng tồi thì nên giải thích cho họ hiểu về những khó khăn sẽ gặp, nhưng hãy chấp nhận quyết định của họ.
2. Lên lịch gặp gỡ hội ý với cô dâu chú rể. Nếu bạn dự định lên kế hoạch từ đầu tới cuối lễ cưới thì hãy tìm hiểu về đôi vợ chồng càng nhiều càng tốt. Bạn nên dành thời gian làm việc với họ để biết chắc những quyết định và kế hoạch của mình cho việc tổ chức và tiếp khách sẽ làm họ hài lòng.
   • Tối thiểu các bạn phải có ba lần làm việc cùng nhau và giữ liên lạc trong suốt quá trình. Lần đầu để tìm hiểu về khách hàng của mình, lần thứ hai để cập nhật thông tin cho họ biết và lần cuối cùng là vài tuần trước lễ cưới để tổng duyệt các kế hoạch và lịch trình.
   • Buổi gặp đầu tiên nên diễn ra trong không khí thân mật, cùng nhau đi ăn tối và uống cà phê để tìm hiểu họ càng nhiều càng tốt. Họ đã quen biết nhau như thế nào, có mong ước gì cho hôn nhân của mình, và các thông tin cá nhân khác. Vì các thông tin này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định phù hợp hơn.
3. Biết gợi ý. Một người lập kế hoạch lễ cưới giỏi phải có hiểu biết về các sảnh tiếp khách tốt, nhà thờ, đơn vị cung cấp thực phẩm và các dịch vụ khác cần thiết cho đám cưới. Ví dụ, nếu họ hỏi bạn về một đơn vị cung cấp món ăn chay ngon thì bạn phải lập tức liệt kê được khoảng năm lựa chọn cho họ, vì đó là nhiệm vụ của bạn.
   • Phần chính trong công việc của bạn đó là phải tìm hiểu. Là một người hoạch định lễ cưới bạn phải thật năng động, đi liên hệ với các đơn vị cung cấp thực phẩm, và tất cả các dịch vụ khác cho lễ cưới.
   • Sau khi bạn đã tới tìm hiểu nhiều nơi, chụp ảnh và dùng thử đồ ăn nếu được, khi đó cặp đôi mới có đủ thông tin để quyết định. Hãy để lại thông tin của bạn ở những nơi ghé qua.
4. Cùng nhau lên kế hoạch sơ bộ. Khi đã có ý tưởng tổ chức lễ cưới, bạn phải liệt kê ra các lựa chọn trước khi tiến tới bước tiếp theo. Đối với thức ăn, đồ trang trí, các sảnh tổ chức, ban nhạc, và các vấn đề khác, bạn nên cung cấp khoảng 3-5 lựa chọn.
   • Trong một số trường hợp, cặp vợ chồng sắp cưới có thể đưa ra nhiều ý kiến khác nhau, nhưng cũng có khi họ để bạn toàn quyền quyết định. Nói chung mỗi người mỗi khác.
   • Gom lại thành các “Gói hoàn chỉnh”. Theo bạn thì một đơn vị cung cấp thức ăn nào đó có thể phối hợp tốt với đơn vị trang trí hoa và phối màu này, cùng với ban nhạc nọ, như vậy bạn hãy gom họ thành một gói, tiếp tục gom các đơn vị còn lại với nhau để cô dâu chú rể dễ lựa chọn hơn.
5. Lên lịch và tổ chức các sự kiện khác theo yêu cầu. Cô dâu chú rể sẽ là người đóng góp vào sự thành công trong công việc của bạn. Nếu bạn cần tổ chức một bữa tiệc nhỏ để diễn tập, hay dượt chương trình đón khách sau bữa tối, bạn cần phải lên lịch cho họ, hay cùng nhau quyết định xem nên bổ sung thêm những sự kiện nào bên cạnh nghi lễ chính thức. Dưới đây là những sự kiện thường được tổ chức trong một đám cưới:
   • Tập dượt và ăn tối sau buổi tập
   • Tiệc rựu trước hay sau buổi tập
   • Đi chụp hình cưới
   • Tham quan các cơ sở tổ chức lễ cưới
6. Giữ liên lạc. Khi ngày trọng đại sắp tới họ có thể bị bồn chồn và liên tục gọi điện cho bạn, hoặc họ sẽ im lìm cho tới gần ngày cưới. Phản ứng khác nhau tùy vào mỗi người, nhưng dù thế nào bạn cũng phải liên hệ để báo cho họ biết mọi việc đang tiến triển tới đâu.
   • Cuối cùng rồi cũng tới thời điểm không thể thay đổi, và bạn không thể có quyết định khác. Khi đó bạn nên cho họ biết không còn kịp để thay đổi những lựa chọn về thức ăn hay bất kì dịch vụ nào tương tự.

Lên Kế hoạch cho Nghi lễ

1. Tìm vị trí phù hợp. Nghi thức chính của lễ cưới có thể diễn ra ngoài trời trên thảm cỏ, hay trong nhà thờ theo lựa chọn của cô dâu chú rể. Cặp đôi có thể đã chọn trước một vị trí cụ thể hoặc chỉ có ý tưởng chung chung về một nơi nào đó, do đó bạn cần lấy thông tin từ phía họ.
   • Lễ cưới trong nhà cần phải tổ chức theo đúng tôn giáo và chi nhánh giáo phái của cô dâu chú rể. Chắc chắn bạn không thể tổ chức cho một đôi theo đạo Tin Lành trong nhà thờ của Cơ Đốc giáo, nếu không bạn sẽ làm toàn bộ khách tham dự phải ngạc nhiên. Một số người muốn tổ chức hôn lễ trong các sảnh kiểu khác, chẳng hạn các toà nhà được công nhận di tích hay các di tích lịch sử đẹp.
   • Lễ cưới ngoài trời có thể tổ chức ở nhiều địa điểm khác nhau, ví dụ như trên bãi biển trong các khu nhà gỗ, trong vườn táo hay trang trại sản xuất rượu nho, thậm chí trong các khu du lịch. Hãy nói chuyện với họ về các địa điểm tổ chức lý tưởng và liệt kê các lựa chọn có sẵn tại địa phương. Lý tưởng nhất là khu vực diễn ra hôn lễ có bao gồm một sảnh trong nhà để tiếp khách.
2. Chọn tu sĩ cử hành hôn lễ. Có thể cặp vợ chồng đã có sẵn trong đầu một vị tu sĩ sẽ cử hành thánh lễ cho họ, hoặc bạn phải tự chọn. Tùy thuộc vị trí đã đặt để tổ chức đám cưới, bạn cần tìm tới phòng đăng ký của nhà thờ để thuê một tu sĩ cử hành hôn lễ, hoặc bạn phải chọn một người từ nơi khác đến.
   • Thông thường chính cô dâu chú rể sẽ tự mình chọn tu sĩ, nhưng nếu không thể tìm ra thì bạn phải hỏi rõ về tôn giáo của họ. Sau đó bạn gọi điện cho các nhà thờ trong khu vực để hẹn một buổi làm việc cho khách hàng của mình, chọn ra một vị tu sĩ sẽ làm lễ kết hôn.
3. Đề xuất các lựa chọn về âm nhạc. Hầu hết các dịch vụ cưới hỏi đều bao gồm chương trình ca nhạc, việc lựa chọn bài hát và chương trình biểu diễn sẽ làm tăng đáng kể vẻ hào nhoáng và lỗng lẫy cho lễ cưới. Dĩ nhiên các cặp vợ chồng sắp cưới chưa từng trải qua nên sẽ không biết bắt đầu từ đâu, do đó bạn hãy tìm cho họ một danh sách các bài hát và tiết mục biểu diễn.
   • Sử dụng ban nhạc hay ca sĩ độc diễn là các loại hình biểu diễn nhạc sống phổ biến trong các đám cưới, hiện nay có nhiều nghệ sĩ quảng cáo dịch vụ biểu diễn trong đám cưới để bạn chọn. Ngoài ra mở nhạc từ đĩa cũng là lựa chọn tốt, rẻ tiền.
   • Thông thường dịch vụ tổ chức đám cưới đã bao gồm phần nhạc mở đầu trong khi đoàn rước đang đi, sau đó khi cô dâu tới họ sẽ mở bản nhạc "Bridal Chorus" của Wagner (còn được biết đến với tên "Here comes the bride"). Sau đây là các bản nhạc không lời khác thường được mở trong lễ cưới:
     • Bản "Somewhere Over the Rainbow" của Arlen & Harburg
     • Bản "Arrival of the Queen of Sheba" của Handel
     • Bản "Wedding March" của Mendelssohn
     • Bản "Canon in D" của Pachelbel
4. Gợi ý các cửa hàng bán và trang trí hoa. Hoa trong đám cưới cần được bố trí bởi một cửa hàng chuyên nghiệp, vì vậy bạn cần thông thuộc các tiệm cung cấp hoa cưới trên địa bàn, cũng như tìm hiểu các gói dịch vụ kèm giá cả để có chọn lựa tốt nhất.
   • Cùng nhau thảo luận về tông màu chủ đạo cho quần áo của những người đi theo cô dâu, từ đó giúp họ quyết định màu hoa trang trí để phù hợp với màu quần áo.
5. Giới thiệu thợ chụp ảnh. Thợ chụp ảnh không khó tìm nhưng bạn nên nghiên cứu nhiều lựa chọn khác nhau để lập ra một danh sách giá cả cho khách hàng. Trình độ của thợ, độ tin cậy và tính chuyên nghiệp đều là các yếu tố quan trọng.
   • Dành thời gian gọi điện cho các chủ tiệm chụp ảnh để nhận ra ai trong họ có thể cung cấp chất lượng tốt nhất, và giới thiệu chỗ đó cho khách hàng.
6. Ghé thăm địa điểm tổ chức trước lễ cưới. Người điều hành lễ cưới phải làm quen với tất cả những địa điểm có liên quan đến ngày trọng đại đó. Bạn phải chắc chắn các đơn vị cung cấp thực phẩm đã biết địa điểm và thời gian tổ chức tiệc, khi nào tòa nhà mở cửa làm việc và có bao nhiều chỗ ngồi cần chuẩn bị.
7. Điều phối buổi tập dượt. Đây là lúc những người đi theo cô dâu thực hiện sơ bộ nghi lễ chính thức của ngày cưới, chủ yếu tập trung vào việc rước cô dâu. Buổi tập giúp cô dâu chú rể bớt lo lắng khi hôn lễ thực sự diễn ra, nhưng điều quan trọng với bạn là phải điều phối thời gian giữa các đơn vị và cá nhân tham gia, để lễ cưới không bị trì hoãn hay có bất cứ sự cố nào. Nhiệm vụ của bạn là tổ chức cho mọi người cùng với vị tu sĩ gặp mặt nhau, thông báo cho ban nhạc và các bên liên quan nếu cần.
   • Căn thời gian để các thành viên trong đoàn rước cô dâu đi xuống dưới, và chỉ cho họ biết chỗ đứng chính xác của từng người.
   • Vào ngày cưới bạn nên cho mọi người số điện thoại di động của mình để tiện liên lạc khi có sự cố vào phút chót. Hãy luôn trong tư thế sẵn sàng.

Lên Kế hoạch Đón khách

1. Cố gắng tìm và đề xuất các vị trí thuận tiện. Thông thường bạn nên tiếp khách ở nơi gần với chỗ diễn ra nghi lễ, có thể ngay trong cùng tòa nhà, ở khu dân cư kế cận, hay tìm một không gian rộng thuận tiện, và còn tùy vào tầm cỡ của đám cưới. Nói chung, việc tiếp khách phải diễn ra trong nhà, ở nơi có sảnh đủ rộng để phục vụ thức ăn và khiêu vũ, đó là tiêu chí để chọn vị trí tổ chức. Hãy tìm hiểu những cơ sở sau tại địa phương:
   • Nhà hàng tiệc cưới
   • Nhà văn hóa
   • Nhà thờ có hội trường
   • Các khu nhà đẹp thuộc loại di tích lịch sử
   • Khu du lịch
2. Đề xuất các cơ sở cung cấp thực phẩm và món ăn. Việc tiếp khách thường bao gồm các phần chính sau: chiêu đãi tiệc, phát biểu thân mật, ăn tráng miệng và khiêu vũ. Khi tới phần khiêu vũ thì hầu như công việc của bạn đã hoàn tất, do đó phần chiêu đãi tiệc là vấn đề quan trọng nhất mà bạn phải đảm bảo diễn ra suôn sẻ. Hãy hỏi khách hàng muốn tổ chức một bữa tiệc như thế nào và thảo luận về các lựa chọn khả thi.
   • Tìm hiểu các cơ sở cung cấp thực phẩm tại địa phương và lập kế hoạch cùng chi tiết giá cả của bữa tiệc. Hãy liệt kê nhiều loại thức ăn, bao gồm các loại có giá cả vừa phải cho tới những món đắt tiền. Đối với một số người các món gà có thể là chấp nhận được, nhưng cũng có người thích chọn các món cầu kỳ hơn.
   • Có nhiều bữa tiệc được tổ chức theo kiểu búp-phê để khách được tự do lựa chọn, nhưng cũng có người thích tổ chức một cách trang trọng, có bồi bàn phục vụ. Điều này có nghĩa bạn phải phát huy khả năng điều phối nhiều hơn, nhưng đồng thời giúp bạn có kinh nghiệm tổ chức các bữa tiệc trang trọng.
   • Có thể bạn cũng cần phải nghiên cứu một số tiệm bánh hay cơ sở làm bánh cưới. Bạn nên tìm hiểu qua về kích cỡ, hương vị và cách thiết kế của các loại bánh cưới.
3. Chuẩn bị lều, vải bạt và ghế ngồi nếu cần. Nếu buổi tiệc diễn ra ngoài trời thì người ta thường sẽ thuê các chiếc lều kiểu rạp xiếc từ một nhà cung cấp trong khu vực. Chúng có thể dựng lên trước thời điểm tiếp khách 24 giờ tại mặt bằng đã được định sẵn. Công việc của bạn là tìm nơi thuê bạt che và ghế ngồi đủ cho toàn bộ khách mời.
4. Lựa chọn nhạc. Thông thường các ban nhạc sống hay nhân viên DJ sẽ chủ trì công việc chơi nhạc cho phần sau bữa tiệc. Không phải cặp đôi nào cũng có quan điểm rõ ràng về cách tổ chức cho phần giải trí này, nên bạn cần tìm hiểu về các nhân viên DJ chuyên chơi nhạc cho đám cưới, có khả năng biểu diễn lôi cuốn và có kinh nghiệm phục vụ cho đám đông khán giả thuộc nhiều lứa tuổi khác nhau.
5. Sắp xếp các công việc cần thiết. Một khi đã được khách hàng bật đèn xanh, bạn hãy bắt đầu lên kế hoạch cụ thể, gọi điện cho đơn vị cung cấp thức ăn, tiệm hoa và các dịch vụ cần thiết khác để đảm bảo mọi thứ đã được sắp đặt trật tự cho sự kiện trọng đại của khách hàng.
   • Tốt hơn hết bạn nên lưu các ghi chú cho từng đám cưới vào các bìa còng riêng biệt, để không lẫn lộn khi phải tổ chức nhiều đám cưới một lúc. Vì chắc chắn bạn không muốn thấy người bán hoa của đám này xuất hiện trong nhà thờ của một cặp đôi khác.

Chỉ đạo trong Ngày Trọng đại

1. Gặp gỡ cô dâu và chú rể vài tuần trước đám cưới. Hãy xác định số thành viên tham dự lễ cưới của bên cô dâu và chú rể, từ đó viết ra một danh sách tổng hợp, hoặc bạn yêu cầu họ cung cấp một danh sách như vậy. Thảo luận với họ về cách bố trí chỗ ngồi cho khách tham dự, đồng thời cân nhắc bổ sung thêm chỗ ngồi khi cần.
   • Nếu bạn không trực tiếp lên kế hoạch mà chỉ hướng dẫn công việc trong ngày chính thức diễn ra lễ cưới, thì bạn cần cập nhật thông tin càng chi tiết càng tốt về tiến độ của các kế hoạch, cũng như mong muốn của cô dâu chú rể trong ngày đặc biệt đó.
2. Lập kế hoạch tổng hợp cho ngày cưới. Khi đã có kế hoạch tổng hợp bạn sẽ thảo luận với họ về các mốc thời gian cụ thể, sau đó tinh chỉnh lại trong quá trình tập dượt. Ví dụ, khi nào mọi người phải ra xếp hàng? Khi nào lễ cưới bắt đầu? Hôn lễ diễn ra trong bao lâu? Đây là những câu hỏi bạn cần phải trả lời được trong ngày hôm đó.
   • Xác định thời gian để đoàn người đi theo cô dâu tiến vào buổi lễ, và phân phối thời gian cho thợ chụp ảnh tác nghiệp.
   • Hãy giữ bình tĩnh tối đa, vì càng lo lắng càng dễ khiến bạn nhầm lẫn các đơn vị cung cấp thức ăn, thợ chụp ảnh, và thậm chí khách mời của các đám cưới bạn đang đảm nhiệm. Cố gắng tách biệt thời gian để tổ chức từng công việc riêng rẽ.
3. Thông báo kế hoạch cho từng thành viên tham gia. Công việc của bạn là phải đảm bảo mọi người biết đứng ở đâu và khi nào cần có mặt ở đó, không chỉ cô dâu hay chú rể. Bạn phải dẫn đầu mọi hoạt động, là nơi để mọi người tìm đến khi có điều thắc mắc. Do đó bạn phải luôn trong tư thế chủ động trong ngày tập dượt, cũng như ngày lễ chính thức.
4. Tới sớm nhất và về sau cùng. Công việc của bạn là giám sát mọi công việc trong lễ cưới, từ việc kiểm tra sự có mặt của đơn vị cung cấp thức ăn và ban nhạc cho tới việc bố trí ghế ngồi, tráng trí hoa và đám rước trong hôn lễ.
   • Phân bổ công việc nếu cần. Bạn không thể tự mình quán xuyến mọi việc mà nên hướng dẫn mọi người cùng chung tay giúp đỡ.
   • Một vấn đề quan trọng nhưng thường bị quên trong công tác chỉ đạo đám cưới là điều phối việc đỗ xe. Nếu đám cưới diễn ra ở hai địa điểm khác nhau thì bạn phải đảm bảo có đủ chỗ đỗ xe cho cả hai, hướng dẫn cho mọi người biết nơi nào được để xe, nơi nào không.
5. Điều phối phục vụ thức ăn. Bạn có nhiệm vụ liên lạc và hẹn giờ với cơ sở cung cấp thực phẩm và các nhân công phục vụ có liên quan khoảng một tuần trước đám cưới, và giúp đỡ giải quyết những khó khăn cho họ. Hãy luôn sẵn sàng giải quyết các mối lo ngại có thể xảy ra với đội ngũ phục vụ thức ăn.
6. Thực hiện đúng kế hoạch. Mỗi đám cưới sẽ có các sự kiện khác nhau diễn ra trong quá trình đãi khách, và thực sự khó có thể đảm bảo tất cả xảy ra theo đúng kế hoạch. Bạn vừa phải mềm mỏng vừa cứng rắn nhắc nhớ đoàn rước cô dâu thực hiện theo kế hoạch đã vạch ra, để chắc chắn mọi người có thể ra về đúng thời gian.
   • Cố gắng lên lịch với biên độ 30 phút, vì chắc hẳn bạn không muốn phải dùng biện pháp cứng rắn để buộc mọi người tuân theo thời gian đã định. Dù sao đó cũng là một bữa tiệc, nên ai cũng muốn tám chuyện hay cùng cô dâu chú rể chia vui.
   • Nếu không kịp thời gian để thực hiện một bước nào đó thì hãy để tùy ý cô dâu chú rể quyết định có nên bỏ qua bước đó hay không.

Lời khuyên

• Bạn nên mặc trang phục chỉnh tề nhưng thoải mái vào ngày cưới để có thể dễ dàng di chuyển trong quá trình điều phối công việc.
• Luôn giữ bên mình cuốn sổ tay hay tấm bìa kẹp các ghi chú về từng chi tiết của lễ cưới.

Cảnh báo

• Nên nhớ rằng đám cưới đó vẫn là của cô dâu và chú rể, đừng bao giờ đưa ra quyết định lớn nào mà không hội ý trước với họ.
• Khi có sự cố xảy ra thì nhiệm vụ của người điều hành lễ cưới là phải giữ bình tĩnh, hãy giải quyết ổn thỏa nhất có thể để tránh gây thêm áp lực cho cô dâu.

Bài liên quan

• Viết bài phát biểu của phù rể

Liên kết đến đây

• Điều hành Một Đám cưới