Chuyển đổi tập tin word sang định dạng pdf

Từ Thư viện Khoa học VLOS
Bước tới: chuyển hướng, tìm kiếm

Chia sẻ một tập tin định dạng PDF cho phép người đọc có thể xem được tài liệu đó dù họ đang dùng bất kỳ phần mềm soạn thảo văn bản nào. Quan trọng hơn, những tài liệu như hồ sơ và thư từ phải được đặt ở định dạng PDF để tránh các lỗi định dạng do phần mềm đọc văn bản không tương thích. Để chuyển đổi một văn bản định dạng Microsoft Word sang PDF, bạn có thể làm theo một trong các cách sau.

Các bước

Phần mềm Word 2010 và 2013

  1. Mở tập tin bằng phần mềm Office Word 2010.
  2. Nhấp chuột vào thanh "Tập tin" (File) và chọn Lưu dưới dạng (Save As).
  3. Trong phần "Các kiểu định dạng Tập tin" (File Types), chọn Tạo văn bản PDF hoặc XPS (Create PDF or XPS Document).
    • Tiện ích bổ sung "Lưu dưới dạng PDF/XPS" (Save as PDF/XPS) được tích hợp trong Word 2010, và bạn có thể trực tiếp lưu các văn bản từ Word 2010 hoặc các sản phẩm khác trong bộ Office 2010 thành định dạng PDF.
  4. Nhấp chuột chọn "Tạo tập tin PDF/XPS" (Create a PDF/XPS).
  5. Trong hộp thoại, nhập tên tập tin và vị trí lưu.
  6. Nhấp chuột chọn Xuất bản (Publish).
    • Việc chuyển đổi định dạng một tập được lưu từ Word 2007 sẽ hơi khác một chút so với Word 2010.

Word 2007

  1. Mở tập tin cần lưu.
  2. Nhấp chọn thanh "Tập tin" (File) ở góc trái phía trên của màn hình.
  3. Chọn Lưu dưới dạng (Save As) > PDF hoặc XPS (PDF or XPS).
    • Nếu tuỳ chọn này không có sẵn, hãy truy cập vào đây để tải miễn phí Bộ chuyển đổi Microsoft sang PDF và XPS. Lưu ý rằng nó chỉ tương thích với Windows; nếu bạn sử dụng Mac, hãy chọn cách khác dưới đây.
  4. Gõ tên tập tin bạn mong muốn và điều chỉnh thiết lập nếu cần. Chọn Kích cỡ Tối thiểu (Minimum Size) nếu bạn muốn giảm bớt kích thước và chất lượng của tập tin.
  5. Nhấn nút Xuất bản (Publish). Nó sẽ chuyển đổi định dạng tài liệu của bạn và mở nó ra trong phần mềm Adobe Reader (nếu bạn đã cài đặt).

Word cho Mac

  1. Mở tập tin cần lưu.
  2. Chọn Tập tin (File) > In (Print).
  3. Nhấp chuột vào nút PDF ở góc bên trái phía dưới màn hình, và chọn "Lưu dưới định dạng PDF" (Save as PDF) ở trình đơn được mở ra. Những phiên bản mới hơn của Microsoft Word có tuỳ chọn này, nếu nó không xuất hiện ở phiên bản bạn đang dùng, bạn có thể thử theo cách dưới đây.
  4. Chọn tập tin cần lưu và đặt tên cho tập tin PDF mới. Điều chỉnh các thiết lập khác nếu cần.
  5. Nhấn nút Lưu (Save) để tạo tập tin PDF. Nó sẽ chuyển đổi định dạng tài liệu của bạn.

Các phiên bản khác của Word

  1. Mở tập tin cần lưu.
  2. Nhấp chuột vào Tập tin (File) > In (Print).
  3. Mở danh sách các máy in đã được cài đặt, hãy chọn PDF. Các phiên bản mới hơn của Microsoft Word có tuỳ chọn này, nếu phiên bản bạn đang dùng không có, hãy thử một trong các cách sau.
  4. Nhấp OK. Nó sẽ chuyển đổi định dạng tài liệu của bạn và mở nó ra trong phần mềm Adobe Reader (nếu bạn đã cài đặt).

Trang web Chuyển đổi Định dạng PDF

  1. Truy cập một trang web chuyển đổi PDF miễn phí. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm với từ khoá "Chuyển đổi sang PDF".
    • Đừng sử dụng các trang web yêu cầu trả phí hay cài đặt những phần mềm không cần thiết, hoặc làm bất cứ thứ gì bạn không thích. Có rất nhiều trang web miễn phí và rất dễ sử dụng để có thể chuyển đổi định dạng tập tin thành PDF.
  2. Nhấp vào Chọn tập tin (Select file) để đi tới vị trí của những tập tin Word cần chuyển đổi.
  3. Cung cấp địa chỉ thư điện tử nếu cần. Một vài trang sẽ gửi trực tiếp tập tin đó đến hộp thư điện tử của bạn.
  4. Chọn Chuyển đổi (Convert) và đợi xử lý.
  5. Kiểm tra tập tin. Kiểm tra tập tin trên trang web hoặc trong hộp thư điện tử của bạn.
  6. Nhấp vào tập tin PDF để mở hoặc tải về. Lưu lại nếu cần thiết.

Sử dụng Google Drive

  1. Mở trang Google Drive. Bạn sẽ cần đăng nhập tài khoản Google, bạn có thể tham khảo cách tạo tài khoản miễn phí trên mạng. Bạn cần tải tập tin định dạng Word lên Google Drive, sau đó tải về dưới định dạng PDF.
  2. Nhấn chọn nút Tải lên (Upload). Nút màu đỏ có hình mũi tên hướng lên nằm ngay cạnh nút "Tạo" (Create) phía bên trái của trang web.
  3. Truy cập tài liệu. Chọn tập tin bạn muốn chuyển đổi định dạng và nhấp "Mở" (Open).
  4. Đảm bảo rằng tập tin được chuyển đổi thành định dạng của Google Docs. Khi bạn chọn tập tin để tải lên, bạn sẽ được cung cấp một vài tuỳ chọn. Hãy nhớ hộp thoại đầu tiên phải được đánh dấu để tài liệu Word được chuyển đổi sang định dạng Google Docs.
  5. Mở tài liệu trên Google Drive. Sau khi tải xong tài liệu và đang trong quá trình chuyển đổi, trang My Drive sẽ xuất hiện. Hãy kiểm tra để chắc chắn không có vấn đề về định dạng nào trong quá trình chuyển đổi. Bạn có thể điều chỉnh trước khi tiếp tục.
  6. Tải tài liệu dưới dạng PDF. Nhấp chọn Tập tin (File) → Tải về dưới dạng (Download as) → Tài liệu PDF(.pdf). Tùy vào thiết lập trình duyệt của bạn, tập tin sẽ được tải về ngay lập tức hoặc bạn sẽ được hỏi để chọn vị trí tải về.
  7. Mở tập tin PDF. Kiểm tra lại để đảm bảo rằng không có lỗi trong quá trình chuyển đổi. Nếu có lỗi, bạn sẽ cần điều chỉnh lại tài liệu gốc trước khi chuyển đổi lại lần nữa.

Sử dụng Open Office

  1. Tải OpenOffice. Đây là một phần mềm đọc văn bản mã nguồn mở, miễn phí và hoàn toàn tương thích với Word.
  2. Nhấp đúp chuột vào tập tin được tải về và cài đặt OpenOffice trên máy tính.
  3. Mở tài liệu cần chuyển đổi trong phần mềm Open Office.
  4. Từ trình đơn chính, chọn Tập tin (File) > Xuất tập tin dạng PDF (Export as PDF). Trên thanh công cụ cũng có nút xuất tập tin dạng PDF.
  5. Đặt tên cho tập tin mà bạn cần xuất. Đảm bảo rằng mọi thứ đều theo ý bạn.
  6. Nhấp chuột Đồng ý (Okay) hoặc Lưu (Save) để tiến hành chuyển đổi. Phần mềm sẽ chuyển đổi tài liệu của bạn và mở với phần mềm Adobe Reader (nếu bạn đã cài đặt).

Lời khuyên

  • Lưu ý rằng OpenOffice chỉ có thể đọc tập tin chứ không thể viết tập tin .docx.
  • Luôn sao lưu tập tin gốc trước khi chuyển đổi.
  • Sử dụng công cụ chuyển đổi trực tuyến rất nhanh chóng và dễ dàng, tuy nhiên cần lưu ý rằng các trang này thường bất ổn và hay phải bảo trì.
  • Nếu bạn muốn điều chỉnh thêm cho tập tin PDF, hãy quay lại Word, cập nhật tài liệu, sau đó lưu lại tập tin đó dưới định dạng PDF.

Cảnh báo

  • Các cách này có thể chỉ hiệu quả với các tài liệu cơ bản. Các tập tin có định dạng phức tạp hơn có thể sẽ bị lỗi định dạng
  • Nếu bạn chuyển đổi một tài liệu nhạy cảm, hãy tránh sử dụng các công cụ trực tuyến.

Liên kết đến đây