Gửi email

Từ Thư viện Khoa học VLOS
Bước tới: chuyển hướng, tìm kiếm

Nếu bạn không dùng email, bạn đang bỏ lỡ mất cơ hội liên lạc quý giá với gia đình, bạn bè, và đồng nghiệp (không kể đến những chuỗi email vô duyên và những bức ảnh ngốc nghếch về con mèo mặc áo len của dì bạn). Hãy chọn một nhà cung cấp dịch vụ email và thiết lập một tài khoản để bắt đầu liên lạc ngay với mọi người trong danh bạ của bạn.

Các bước

Chọn một Nền tảng Email

  1. Thiết lập tài khoản Gmail để có thể truy cập dễ dàng đến tất cả nền tảng của Google. Gmail là một giao diện cực kỳ thuận tiện, dễ sử dụng và có đến 15GB dung lượng miễn phí để chia sẻ giữa Google Drive, Gmail và tài khoản Google+. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ hầu như không bao giờ phải xóa email và có thể lưu trữ chúng rất đơn giản trong trường hợp bạn cần tìm lại những tin nhắn cũ.
    • Điều tuyệt vời nhất khi có một tài khoản Google là bạn có thể truy cập đến toàn bộ nền tảng Google từ bất kỳ thiết bị nào, bao gồm Google Drive, dùng để sắp xếp các văn bản, ảnh, video và nhiều nội dung khác, cũng như cho phép bạn chia sẻ với những người trong danh bạ của mình.
    • Gmail cho phép bạn sắp xếp các email đến vào nhiều thư mục khi bạn muốn tối đa hóa việc tổ chức sắp xếp.
    • Gmail rất hiệu quả trong việc chặn những email rác cũng như không hiển thị những dòng quảng cáo làm xao nhãng khi bạn đang soạn email.
    • Gmail cho phép bạn gửi tập tin đính kèm 25MB trong mỗi email.
    • Những tính năng như RSS feeds, tự động lưu bản nháp, tìm kiếm Google trong email, và liên kết những tài khoản email khác đến tài khoản Gmail của bạn đều có thể sử dụng với Gmail.
    • Gmail cũng cho phép bạn liên lạc với những người trong danh bạ theo thời gian thực bằng những tin nhắn trực tiếp trong hộp thư đến. Bạn có thể nói chuyện qua video cùng tới 9 người cùng một lúc và gọi điện thoại từ giao diện của Gmail.
  2. Tạo một tài khoản Yahoo! Mail để gửi thư nhanh chóng mà không vướng phải những tính năng phức tạp. Yahoo! Mail đã cập nhật phiên bản mới vào năm 2011 có thể chạy nhanh hơn gấp hai lần so với phiên bản cũ.
    • Yahoo Mail kết hợp cùng với Flickr và Picasa để truyền liên kết của những bức ảnh online vào ảnh nhỏ và trình diễn ảnh.[1]
    • Yahoo! Mail cung cấp dung lượng lưu trữ dữ liệu không hạn định nên cực kỳ thích hợp khi gửi ảnh và video có băng rộng kích thước lớn.
    • Tuy nhiên không giống như Gmail, các bảng quảng cáo và những quảng cáo cộng tác của Yahoo! sẽ hiện lên giao diện email của bạn, khiến bạn bị xao lãng và bực mình khi đang làm việc với email của bạn.
    • Một đường liên kết “Trending Now” (“Theo dõi ngay”) sẽ xuất hiện ở góc phía trên bên phải của giao diện Yahoo!, nó sẽ liên kết đến những chủ đề tin tức đang được theo dõi nhưng không hề liên quan gì đến email của bạn.
  3. Tạo tài khoản Microsoft Outlook để dễ dàng theo dõi thông tin lưu chuyển, xem video mà vẫn không phải thoát ra khỏi giao diện email. Microsoft Outlook là nhà cung cấp chủ quản cho dịch vụ email Hotmail. Nếu bạn đã đăng ký tài khoản mới, địa chỉ của bạn là có dạng địachỉemailcủabạn@outlook.com. Người dùng Hotmail đã tồn tại có thể duy trì địa chỉ @hotmail.com hoặc tạo một địa chỉ Outlook mới.
    • Outlook chỉ có dung lượng hạn chế, mặc dù nó cũng có những đặc tính cơ bản như các nhà cung cấp email khác.
    • Giống như Yahoo! Mail, Outlook tự động chuyển liên kết đến ảnh trên Flickr hoặc SmugMug vào trình diễn ảnh. Tuy nhiên, nó không kết hợp được trên Picasa.
    • Outlook cho phép bạn xem các video được liên kết trong email của bạn ở Hulu hoặc YouTube mà không cần phải thoát ra khỏi giao diện email. Bạn có thể theo dõi gói USPS mà không cần chuyển hướng đến một trang web riêng rẽ.[2]
    • Outlook là một lựa chọn tuyệt với để nhận gửi mail trong công sở vì nó có sổ danh bạ, lịch, danh sách công việc và nhắc nhở công việc trực quan. Bạn cũng có thể dễ dàng tạo một cuộc hẹn hoặc ghi chú và chuyển thông báo công việc cho đồng nghiệp.

Thiết lập một Tài khoản

  1. Truy cập trang web của nhà cung cấp email bạn lựa chọn. Nếu bạn chọn sử dụng Google, đơn giản hãy ghé thăm trang www.gmail.com. Trang web của Yahoo! Mail là mail.yahoo.com và Outlook là www.outlook.com.
  2. Tìm liên kết ở trang chủ của nhà cung cấp bạn đã chọn có từ “Sign Up” (Đăng ký) hoặc “Create New Account” (Tạo tài khoản mới). Nhấn vào liên kết và thực hiện theo những gợi ý ở trang tiếp theo. Bạn sẽ được yêu cầu cung cấp những thông tin cá nhân cơ bản để khởi tạo một địa chỉ email.
    • Hãy xác nhận người nhận email của mình khi bạn đặt tên địa chỉ email. Nếu bạn dùng email chủ yếu cho mục đích công việc, hãy tạo đơn giản và dùng tên đầy đủ của bạn hoặc một tên gọi khác của bạn.
    • Đừng dùng những địa chỉ email phức tạp chứa nhiều chữ số. Nó sẽ khiến mọi người khó mà nhớ được địa chỉ email của bạn.
    • Tạo một mật khẩu bạn có thể nhớ được nhưng đừng quá rõ ràng hoặc quá đơn giản. Kết hợp cả chữ in thường và chữ in hoa, cũng như chữ số và tạo mật khẩu sao cho ngay cả người quen thân với bạn cũng không thể đoán được. Tránh dùng những kết hợp chữ số rõ ràng như ngày sinh, chúng quá dễ để đoán ra ngay.
  3. Điền những trường bắt buộc và thiếp lập bất kỳ tính năng nào nhà cung cấp gợi ý cho bạn để tạo lập. Ví dụ, nếu bạn không muốn thiết lập tài khoản Google+, luôn có một nút ở đâu đó trong trang web cho phép bạn bỏ qua bước đó hoặc trở lại quá trình này sau.
  4. Khi bạn đã tạo xong tài khoản, bạn đã sẵn sàng bắt đầu nhận và gửi email đến gia đình, bạn bè và đồng nghiệp của mình!

Gửi Email

  1. Gõ trên URL của nhà cung cấp email và đăng nhập bằng tên người dùng và mật khẩu của bạn. Nếu bạn quên một trong hai thông tin đăng nhập này, sẽ có một liên kết bên dưới hộp thoại đăng nhập hỏi bạn "Forgot Your Username/Password?" (Quên Tên người dùng/Mật khẩu?) hoặc tương tự như thế. Nhấn vào liên kết và làm theo các bước để khôi phục lại những thông tin bạn đã mất. Bạn sẽ thường phải trả lời những câu hỏi an toàn để có thể khôi phục lại mật khẩu.
  2. Hãy làm quen với giao diện email của bạn. Hãy dành chút thời gian nhấn quanh giao diện email của bạn và làm quen với những đặc tính và chức năng khác nhau bạn có thể sử dụng.
  3. Tìm nút cho phép soạn thư mới và nhấn vào đó. Nó sẽ thường nằm ở góc phía trên bên trái hộp thư đến và có tên “Compose” (Soạn thư), “Compose New Message” (Soạn thư mới), hoặc chỉ đơn giản là “New Message” (Thư mới). Một màn hình mới sẽ mở ra với mẫu trống để bạn soạn thư.
    • Ở Gmail, bạn soạn thư mới bằng cách nhấn vào nút màu đỏ “Compose” (Soạn thư) bên dưới liên kết “Gmail” đổ xuống ở góc trên bên trái hộp thư đến.
  4. Nhập địa chỉ email của người nhận, trong thanh địa chỉ có tên “To” (Đến). Nó có thể là thanh đầu tiên trên mẫu email mới.
    • Bạn có thể thêm nhiều địa chỉ email bằng cách phân tách mỗi địa chỉ bằng dấu phẩy trong dòng địa chỉ “To” (Đến).
    • Bạn cũng có thể Cc và Bcc bao nhiêu địa chỉ email tùy thích bằng cách thêm vào trong thanh thích hợp hoặc nhấn vào nhãn “Cc” và “Bcc” trong Gmail để tạo những thanh địa chỉ mới. Cc là viết tắt của từ bản sao và sẽ gửi đi chính xác bản sao email đến những địa chỉ mà bạn chỉ ra trong nhãn Cc. Khi bạn dùng chức năng Cc, toàn bộ người nhận đều có thể nhìn thấy những người khác mà bạn đã gửi email đến. Khi bạn sử dụng Bcc (bản sao ẩn), chỉ có địa chỉ của người nhận trong trường “To” (Đến) có thể nhìn thấy toàn bộ địa chỉ email khác mà thư được gửi đến.
  5. Nhập tiêu đề vào thanh tiêu đề. Hãy đặt dòng tiêu đề ngắn gọn và đảm bảo nó tóm tắt đủ được nội dung của email bạn đang gửi đi.
    • Các dòng chủ đề được viết toàn bộ bằng chữ in hoa, dùng các số không đúng hoặc chứa quá nhiều biểu tượng có thể khiến người nhận lầm tưởng đó là thư rác và không muốn mở nó ra.
    • Bạn không cần phải đặt tiêu đề mới gửi được email. Bạn có thể để trống dòng tiêu đề nếu bạn không thích đặt tên cho nó.
  6. Nhấn con trỏ chuột vào trường “Body” (Nội dung) của tin nhắn. Hộp thoại này có thể sẽ không được hiển thị gì nhưng nó luôn là khoảng trống lớn nhất trong mẫu tin nhắn mới.
  7. Gõ nội dung tin nhắn bạn muốn gửi đến (những) người nhận. Bắt đầu bằng câu chào hỏi như “Dear Mrs.Smith” (Cô Smith thân mến) và nhấn “return” (quay lại) hai lần để tạo một dòng trống giữa hai đoạn tin. Khi bạn đã hoàn thành phần nội dung của email, nhấn “return” (quay lại) hai lần một lần nữa và ký tên dưới email bằng dòng chữ như “Trân trọng, Tên của bạn” và chắc chắn xuống dòng giữa dòng chữ kết thúc và tên của bạn.
    • Bạn cũng có thể thêm thông tin liên lạc của mình bên dưới phần chữ ký để người nhận có thể dễ dàng liên lạc với bạn bằng nhiều cách khác. Một chữ ký phổ biến bao gồm chức danh công việc, công ty, địa chỉ công ty hoặc địa chỉ nhà, số điện thoại và địa chỉ email.
  8. Xem lại các lựa chọn định dạng của bạn. Nhiều nhà cung cấp email đơn giản chỉ một một thanh công cụ nằm ở giữa dòng tiêu đề và nội dung của email cho phép bạn thực hiện các chức năng định dạng từ việc chọn font chữ, màu sắc, kích thước cho đến tạo các dấu gạch đầu dòng danh sách.
    • Mẫu mới nhất của Gmail đơn giản chỉ có một chữ A được in hoa, in nghiêng, gạch chân nằm bên phải nút “Send” (Gửi) ở góc dưới bên trái của mẫu email mới. Nhấn vào chữ “A” để mở rộng thanh công cụ và xem các lựa chọn định dạng.
  9. Đính kèm ảnh, video, văn bản hoặc tập tin khác. Hầu hết các giao diện email đều sử dụng biểu tượng một ghim cài giấy để biểu thị nơi đính kèm các tập tin hoặc có một nút tên “Attach Files” (Đính kèm tập tin). Nó thường nằm ở phần cuối nội dung của email hoặc nằm ở đâu đó trên thanh công cụ giữa dòng tiêu đề và nội dung của email. Xác định vị trí của nút và nhấn để đính kèm tập tin. Một cửa sổ sẽ mở ra cho phép bạn truy cập đến tất cả các tập tin trên máy tính. Chọn những tập tin bạn muốn tải lên và nhấn “Attach” (Đính kèm), “Open” (Mở) hoặc các lựa chọn xác nhận từ bảng chọn đổ xuống.
  10. Hầu hết các nhà cung cấp email đều chỉ cho phép dung lượng dữ liệu nhất định được truyền trên mỗi email. Gmail hiện tại cho phép đính kèm 25 MB trên mỗi email. Nếu toàn bộ tập tin đính kèm bạn muốn gửi không thể đủ trong một email, bạn sẽ phải gửi nhiều emai.
  11. Nhấn vào nút “Send” (Gửi) khi bạn đã hoàn thành email và thêm tập tin hoặc lựa chọn định dạng xong. Nút “Send” (Gửi) hầu như luôn nằm ở cuối mẫu email ở góc trái hoặc góc phải. Hãy chắc chắn email của bạn đã được gửi đi trước khi bạn chuyển hướng trình duyệt sang trang mới.

Lời khuyên

  • Hãy cố gắng trả lời ngay email bạn nhận được. Vì hầu hết mọi người đều kết nối mạng từ nhiều thiết bị, người dùng email thường hy vọng sẽ nhận được phản hồi trong vòng 24-48 giờ sau khi gửi đi email nếu email đó yêu cầu cần phải phản hồi.
  • Tạo hai địa chỉ email khác nhau nếu bạn muốn sử dụng một cái cho các liên lạc công việc và cái còn lại cho gia đình và bạn bè. Bạn cũng có thể tạo một địa chỉ email riêng để đăng ký danh sách nhận email tránh cho hộp thư đến cá nhân của bạn không bị ngập tràn thư rác quảng cáo và thư tin tức.
  • Lưu bản nháp email khi bạn soạn thư trong trường hợp đó là email quan trọng. Gmail sẽ tự động lưu bản nháp cho bạn nhưng những nhà cung cấp khác thì có thể không.
  • Kết nối tài khoản email tới thiết bị di động để nhận và gửi email từ xa.
  • Không bao giờ sử dụng ngôn ngữ viết tắt trên mạng trong email như “BTW” để diễn tả “by the way” (à mà này) hoặc “TTYL” để nói “talk to you later” (nói chuyện với bạn sau).

Cảnh báo

  • Đừng nhắc đến bất cứ việc gì bạn không muốn công khai qua email. Ghi nhớ rằng email là một cách thức thể hiện bằng ngôn từ về bản thân và thương hiệu của bạn.
  • Đừng mở những email từ những địa chỉ hoặc có những dòng tiêu đề nhìn lạ hoặc có định dạng kỳ quặc. Chúng có thể là vi rút làm hại máy tính hoặc gây nguy hiểm đến tài khoản email của bạn. Nếu bạn nhận được những email như vậy, đơn giản hãy xóa nó đi.
  • Đừng trả phí để sử dụng dịch vụ cung cấp email. Có rất nhiều nhà cung cấp email miễn phí có thể mang đến cho bạn những dịch vụ tương đương với những nhà cung cấp email trả phí.
  • Đừng đăng ký quá nhiều các danh sách nhận mail. Email của bạn sẽ dễ dàng bị ngập trong thư rác, chôn vùi các email quan trọng của bạn.

Những thứ bạn cần

  • Kết nối mạng
  • Nhà cung cấp dịch vụ email
  • Tài khoản email
  • Địa chỉ người nhận
  • Tin nhắn cần gửi

Nguồn và Trích dẫn

Liên kết đến đây