Vận hành doanh nghiệp nhỏ

Trở thành chủ sở hữu một doanh nghiệp nhỏ đem tới nhiều thách thức về quy mô cũng như tính năng của doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp nhỏ phải làm chủ được thách thức về mặt doanh thu, vận chuyển, tài chính, quản lý và phát triển doanh nghiệp với ít hoặc thậm chí không có nhân viên. Điều quan trọng nhất là duy trì được sự quan tâm từ các bên liên quan: khách hàng, nhà cung cấp và đội ngũ xây dựng lực lượng trong thời gian ngắn. Vận hành doanh nghiệp nhỏ có ý nghĩa lớn về cả mặt cá nhân và tài chính.

Các bước

Soạn thảo Kế hoạch Kinh doanh Phù hợp

1. Phác thảo ý tưởng lên giấy. Điều quan trọng nhất chính là hình thành ý tưởng trên giấy. Các doanh nghiệp thành công thường cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ mới hay hỗ trợ một lĩnh vực sẵn có trên thị trường. Dù mục đích là gì thì bạn cũng cần soạn thảo kế hoạch ra giấy.
   • Bạn có thể viết nhiều dự thảo kế hoạch rồi lựa chọn cái tốt nhất.
   • Lập kế hoạch kinh doanh thật chi tiết. Suy nghĩ sâu xa về các chi tiết sẽ có lợi cho bạn hơn là bỏ qua chúng.
   • Bạn có thể thêm câu hỏi vào phần dự thảo kế hoạch. Xác minh điều bạn không biết cũng quan trọng như liệt kê những điều bạn chắc chắn. Bạn không muốn trình bày một bản kế hoạch có những câu hỏi để ngỏ với nhà đầu tư tiềm năng, đưa những câu hỏi liên quan vào dự thảo sẽ giúp bạn xác định được câu trả lời phù hợp với kế hoạch kinh doanh cuối cùng.
2. Gặp Trung tâm Phát triển Doanh nghiệp Nhỏ (SBDC) tại địa phương. SBDC sẽ giúp đỡ bạn trong quá trình vận hành doanh nghiệp.Họ có thể giúp bạn lập kế hoạch kinh doanh để tiếp cận với nhà đầu tư và tư vấn hoàn toàn miễn phí.
3. Xác định nguồn khách hàng. Trong bản kế hoạch, bạn cần xác định đối tượng khách hàng sẽ mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ của bạn. Tại sao họ cần hoặc muốn dùng sản phẩm, dịch vụ của bạn? Câu trả lời sẽ giúp bạn quyết định nhiều khía cạnh của doanh nghiệp.
   • Đây là lúc đặt câu hỏi về dịch vụ hoặc sản phẩm. Ví dụ, bạn muốn đặt câu hỏi như sau, sản phẩm/dịch vụ của tôi sẽ thu hút người trẻ hay người lớn tuổi? Sản phẩm/dịch vụ của tôi có phù hợp với người thu nhập thấp hay là dòng cao cấp? Sản phẩm/ dịch vụ của tôi có thu hút khách hàng trong môi trường cụ thể nào không? Bạn không thể bán bánh xe trượt tuyết tại Hawaii hay bán khăn tắm tại Alaska, vì vậy hãy thực tế về sức hấp dẫn của sản phẩm.
4. Dự trù ngân sách. Trong bản kế hoạch, bạn cần giải quyết câu hỏi quan trọng chính là tình hình ủy thác doanh nghiệp của bạn.
   • Sản phẩm/dịch vụ của bạn sẽ đem về lợi nhuận thế nào? Chúng sẽ thu được bao nhiêu tiền? Chi phí sản xuất sản phẩm hay dịch vụ là bao nhiêu? Bạn có ý định thanh toán chi phí và tiền công như thế nào? Đây là những câu hỏi quan trọng mà bạn cần phải trả lời trong bản kế hoạch tài chính cho doanh nghiệp.
5. Phát triển dự án. Toàn bộ doanh nghiệp nhỏ thành công đều cần phát triển lượng khách hàng và khả năng sản phẩm ngay từ đầu. Bạn cần xác định khả năng đáp ứng với tiềm năng tăng trưởng của doanh nghiệp.
   • Thực tế với tiềm năng tăng trưởng. Luôn ghi nhớ rằng phát triển doanh nghiệp luôn đi kèm với phát triển nguồn vốn. Dự án phát triển mạnh trong khoảng thời gian ngắn có thể đánh mất các nhà đầu tư tiềm năng một cách nhanh chóng.

Tạo Thói quen Tài chính Tốt

1. Lựa chọn ngân hàng thích hợp. Hoạt động kinh doanh nhỏ với nguồn tài chính hiệu quả bằng cách tìm hiểu toàn bộ ưu đãi các ngân hàng dành cho chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ và lựa chọn ngân hàng thích hợp để thực hiện kế hoạch tài chính. Nhiều tổ chức tài chính cung cấp tài khoản với mức phí thấp, cho vay với lãi suất thấp hay chương trình gửi tiền miễn phí cho chủ doanh nghiệp nhỏ. Làm việc với tổ chức cung cấp ưu đãi tốt nhất để mỗi đồng tiền bạn bỏ ra đều không lãng phí.
   • Đem tùy chọn của ngân hàng này nói với ngân hàng kia để huy động được nguồn vốn lớn nhất mà có mức lãi suất thấp nhất. Ví dụ, nếu một ngân hàng cho bạn vay 200 triệu VNĐ với mức lãi suất 4%, bạn có thể nói đề nghị đó với ngân hàng khác xem họ có thể cung cấp cho bạn số vốn lớn hơn với mức lãi suất thấp hơn hay không.
2. Bảo đảm khoản vay hoặc khoản đầu tư. Doanh nghiệp thành công cần có nguồn vốn đầu tư. Bạn cần sắp xếp và bảo đảm đủ sự ủng hộ tài chính cho doanh nghiệp, quá trình sản xuất, chi phí tiếp thị cho tới khi doanh nghiệp đạt được vị trí có thể duy trì và hoạt động dựa trên lợi nhuận của chính nó.
   • Cần tìm hiểu nhiều mức lãi suất khác nhau dành cho khoản vay của doanh nghiệp nhỏ.
3. Đảm bảo phương pháp thu thập. Bạn cần giải thích doanh thu trên hóa đơn và khoản dư nợ của công ty. Một doanh nghiệp thành công cần có nguồn tiền ổn định. Không chấp nhận cách thức thanh toán của khách hàng hay cho nợ sẽ phá vỡ doanh nghiệp của bạn.
   • Bạn cần quyết định nên chấp nhận thanh toán tiền mặt, thẻ tín dụng, séc hay kết hợp nhiều cách thức cho khách hàng.
   • Giao dịch tiền mặt là dễ thực hiện nhất, nhưng khó rà soát lại sau khoảng thời gian dài. Đồng thời, việc nhận tiền mặt cũng khó đảm bảo an toàn cho nguồn thu của công ty vì công nhân có thể đánh cắp tiền từ két sắt.
   • Thanh toán séc có thể ngăn chặn kẻ cắp trong nội bộ công ty, nhưng séc có thể bị trả lại khiến bạn phải điêu đứng với vấn đề lớn từ phía ngân hàng.
   • Thẻ tín dụng và thẻ vay nợ quốc tế là hình thức thanh toán an toàn nhất, nhưng phải trả thêm phí thanh toán cho nhà phát hành thẻ tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp và như thế hơi lãng phí.
4. Cân nhắc dùng ứng dụng kiểm soát tín dụng. Có nhiều ứng dụng giúp các doanh nghiệp nhỏ cải thiện nguồn tiền nhờ sự quản lý rõ ràng của nguồn thu hàng ngày và kiểm soát thanh toán tín dụng của khách hàng. Ứng dụng cho phép bạn thêm khách hàng mới hoặc theo dõi những khách ahfng hiện có, theo dõi thanh toán hóa đơn hoặc chuyển tiền an toàn hơn. Nhiều nhà cung cấp có thể giúp bạn trong việc quản lý như iKMC, bạn có thể dùng thử phần mềm của họ.
5. Quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả. Quản lý hàng tồn có thể tạo nên hay phá hỏng một doanh nghiệp bán lẻ nhỏ, vì vậy phải quản lý cẩn thận để mỗi đồng tiền bỏ ra đều thật xứng đáng. Đầu tiên, kiểm tra số lượng hàng tồn rồi tiếp tục theo dõi số lượng xem chúng có được bán hay không. Thường xuyên sắp xếp hàng tồn để loại bỏ những mặt hàng khó bán và thay bằng hàng mới.
   • Quản lý hàng tồn thường được quyết định bởi "tuổi thọ" của sản phẩm bạn bán. Ví dụ, nếu bán sản phẩm dễ bị hư hỏng, bạn cần vận chuyển sản phẩm cũ nhất ra khỏi kho trước để tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp.
6. Cân nhắc tuyển dụng chuyên gia tài chính. Đây là sự đầu tư đáng giá khi tuyển dụng nhân viên có chuyên môn để kiểm soát vấn đề tài chính của doanh nghiệp nhỏ. Kế toán có thể giúp bạn xác định lĩnh vực kinh doanh hoạt động chưa hiệu quả trên quan điểm tài chính, giúp bạn tối đa hóa lợi nhuận.
   • Bạn không cần thuê nhân viên toàn thời gian để quản lý tài chính. Ví dụ, nếu bạn nắm vững việc quản lý hàng tồn kho và nguồn tiền, bạn chỉ cần CPA (Kế toán viên Công chứng) lúc tính toán tiền thuế.

Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ

1. Xin giấy phép. Nhớ đăng ký và xin giấy phép kinh doanh cho doanh nghiệp nhỏ tại cơ sở quy định trong ngành của bạn. Đây là bước quan trọng để đảm bảo vận hành doanh nghiệp hợp pháp và tuân theo quy định của ngành. Nhớ đăng ký giấy phép liên quan đến dịch vụ bạn cung cấp như sửa chữa nhà hoặc chuẩn bị thuế, chúng cũng yêu cầu đăng ký và giấy tờ. Bạn không thể tuyển dụng nhân viên giỏi nếu doanh nghiệp hoạt động không có giấy phép.
   • Không phải doanh nghiệp nào cũng cần xin giấy phép. Bạn cần kiểm tra lại với quản trị doanh nghiệp nhỏ ở địa phương xem doanh nghiệp của mình có nằm trong số đó hay không.
2. Chứng thực nhân viên. Tuyển các cá nhân có bằng cấp liên quan tới lĩnh vực của doanh nghiệp như bằng kế toán công chứng hay sửa chữa kỹ thuật điện. Các nhân viên có bằng cấp là những người có kỹ năng trình độ cao và làm gia tăng độ tin tưởng của khách hàng.
3. Luôn luôn sắp xếp. Sắp xếp thời gian, nhân công, tài chính và hàng tồn là chìa khóa để vận hành doanh nghiệp thành công. Tạo bảng tính giúp bạn rà soát chi tiết quan trọng để không phải ghi nhớ chúng trong đầu, xem lại mọi thứ tuần một lần.
   • Sắp xếp cuộc họp với nhân viên hàng tuần, hai tuần, hoặc hàng tháng để đảm bảo rằng mọi người đều đang làm việc hiệu quả và tránh lãng phí thời gian khi các thành viên trong nhóm bị chồng chéo công việc. Cuộc họp còn giúp phân tích xem ai chưa hoàn thành tốt công việc được giao.
4. Giao phó trách nhiệm. Bạn không thể tự làm mọi việc, vì vậy hãy giao phó một số việc cho nhân viên giỏi. Doanh nghiệp nhỏ đòi hỏi nhân viên phải làm nhiều việc ngoài chuyên môn.
   • Bạn có thể chia hoạt động của doanh nghiệp thành nhiều mảng cụ thể rồi giao phó cho nhiều nhân viên hay thành viên trong nhóm.
   • Đồng thời khi giao phó trách nhiệm, bạn cần giám sát khi giao nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên. Ví dụ, bạn không muốn để một kế toán thay mặt bạn xử lý vấn đề pháp luật hay luật sư sắp xếp sổ sách tài chính. Hãy suy nghĩ đến từng chức năng theo cách này để xác định nhu cầu trong quán trình tuyển dụng.
5. Cùng tham gia. Sau khi quyết định người để giao phó trách nhiệm, bạn cần tiếp tục theo sát công việc để đảm bảo nhân viên đó đủ khả năng thực hiện nhiệm vụ được giao. Đồng thời, bạn cần chịu trách nhiệm về nhu cầu của khách hàng. Cần nhận thức được nhu cầu và phản hồi của khách, đừng lơ là việc chăm sóc khách hàng ngay cả khi việc đó đã được giao cho nhân viên.
   • Theo thời gian, bạn cần tuyển dụng và sa thải nhân viên. Bạn cần nắm vững luật pháp để đối phó với các vấn đề phát sinh khi tiến hành tuyển dụng hay sa thải nhân viên.
   • Để nhân viên xử lý phản hồi nghiêm khắc của khách hàng là chiến thuật nguy hiểm. Nhân viên sẽ có lợi hơn nếu chỉ truyền đạt cho bạn những phản hồi tích cực của khách hàng, điều này sẽ dẫn đến sự lơi lỏng trong quản lý công ty. Chẳng hạn, nhân viên cần đưa ra bằng chứng khi phản ánh việc kinh doanh. Đây là công ty của bạn và bạn cần đặt mình vào vị trí rủi ro, vì vậy hãy chủ động trong việc giám sát kết quả kinh doanh.

Phát triển Nguồn Khách hàng

1. Tạo chiến dịch quảng bá và tiếp thị. Đây là bước quan trọng để quảng bá công ty. Cần chắc chắn số tiền dành để quảng bá được sử dụng hợp lý theo nghiên cứu nhân khẩu học. Điều này sẽ giúp bạn lập kế hoạch quảng bá và tiếp thị một cách hiệu quả.
   • Suy nghĩ về chiến dịch quảng bá, tiếp thị phù hợp với khả năng của doanh nghiệp. Phát quảng cáo trên đài truyền hình quốc gia không phải lựa chọn tốt nếu doanh nghiệp của bạn chỉ hoạt động ở địa phương.
   • Suy nghĩ xem đối tượng nào sẽ quan tâm đến sản phẩm của bạn và lý do là gì. Ví dụ, nếu bạn bán răng giả thì đưa người trẻ vào danh mục tiếp thị có vẻ không hợp lý lắm.
2. Liên kết mạng lưới. Tìm kiếm sự hỗ trợ từ các doanh nghiệp nhỏ ở địa phương bằng cách liên hệ với chủ doanh nghiệp. Tham gia hiệp hội doanh nghiệp nhỏ và sự kiện cộng đồng để nâng cao danh tiếng của doanh nghiệp. Tham gia nhiều sự kiện cộng đồng để tiếp cận với các khách hàng tiềm năng.
3. Hiểu rõ doanh nghiệp của bạn. Luôn nắm bắt tin tức và xu hướng để gia tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp trong ngành. Theo dõi bản tin định kỳ hoặc trực tuyến để cập nhật sự kiện mới nhất trong ngành bạn kinh doanh. Cập nhật được những điều mới nhất, tuyệt vời nhất trong lĩnh vực kinh doanh sẽ giúp bạn lôi kéo khách hàng từ các công ty đang cạnh tranh.
4. Cung cấp tài liệu tham khảo. Soạn thảo một danh sách khách hàng hài lòng để làm mẫu tham khảo cho khách hàng tiềm năng. Điều này giúp khách hàng mới thẩm định công việc và dịch vụ khách hàng bên bạn.
5. Luôn kết nối. Cần đảm bảo rằng khách hàng có thể liên lạc với bạn và công ty bất kỳ khi nào họ cần. Cách tốt nhất để phát triển danh tiếng là có trách nhiệm với nhu cầu của khách hàng.
   • Doanh nghiệp lớn khó có thể phản hồi toàn bộ khách hàng mà sẽ đánh mất một số lượng khách theo thời gian. Doanh nghiệp nhỏ thì không thể như vậy. Với vai trò là chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể kết nối với nguồn khách hàng tiềm năng. Có thể điều này đòi hỏi bạn phải cung cấp số điện thoại di động và địa chỉ thư điện tử cho khách hàng nếu muốn phát triển doanh nghiệp.
6. Thực hiện lời hứa. Doanh nghiệp nhỏ cần cung cấp sản phẩm hoặc loại hình dịch vụ nào đó để thành công. Tuy nhiên, nếu bạn phát triển doanh nghiệp bằng cách phát triển nguồn khách hàng, bạn không chỉ cung cấp cho khách những gì họ muốn mà phải đúng như những gì bạn hứa. Nếu sản phẩm hay dịch vụ của bạn không giống trên quảng cáo, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc phát triển nguồn khách hàng.
   • Cung cấp những gì bạn hứa hẹn bắt đầu bằng việc điều chỉnh sự tiếp cận doanh thu. Nếu bạn và đội ngũ bán hàng cung cấp hay hứa hẹn quá nhiều, khách hàng sẽ thất vọng khi họ nhận được sản phẩm hay sử dụng dịch vụ, điều này sẽ dẫn đến nhiều lời nhận xét tiêu cực và truyền miệng không hay về doanh nghiệp của bạn. Hãy nhớ rằng, chiến thuật bán hàng tốt nên tập trung vào việc xác định và tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, khiến họ tự nhận ra lợi ích mà sản phẩm đem lại, chứ không phải lừa dối khách hàng bằng tiềm năng của sản phẩm.

Mời bạn đón đọc các bài viết tiếp theo bằng cách đăng kí nhận tin bài viết qua email hoặc like fanpage Thuvienkhoahoc.com để nhận được thông báo khi có cập nhật mới.

Bài liên quan

• Giữ lời hứa, tại sao khó?
• Khởi nghiệp chăn nuôi gà
• Ước lượng quy mô thị trường
• Lý do triệu phú ít được điểm cao khi đi học
• 10 nguyên lý sống giúp người Do Thái thành công

• « Mới nhất
• ‹ Mới hơn
• Cũ hơn ›

Liên kết đến đây

• Vận hành Doanh nghiệp Nhỏ