Cộng tác

Từ Thư viện Khoa học VLOS
Bước tới: chuyển hướng, tìm kiếm

Cộng tác đòi hỏi phải có sự hợp tác chặt chẽ, mục tiêu chung rõ ràng, và một hệ thống thảo luận và hành động phù hợp để đạt được mục tiêu. Sự cộng tác rất hữu ích cho mọi việc từ dự án nhóm ở trường cho đến dự án của cộng đồng có liên quan đến nhiều tổ chức khác nhau. Cho dù là bạn đang cố gắng hình thành sự cộng tác giữa hai nhóm hoặc kêu gọi một cá nhân nào đó hợp tác với bạn, có khá nhiều biện pháp giúp bạn giải quyết xung đột và đạt được thành quả.

Các bước

Tham gia Cộng tác

  1. Hiểu rõ mục tiêu và lịch trình cụ thể. Mục tiêu của sự hợp tác phải được trình bày rõ ràng cho mọi thành viên tham gia. Thậm chí nếu đó chỉ là bài tập ở trường hoặc các mục tiêu ngắn hạn khác, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu rõ quy mô của dự án. Bạn có thể làm việc vào ngày cuối tuần hay không? Mọi người còn lại đã hiểu rõ công việc cụ thể mà nhiệm vụ yêu cầu hay chưa?
  2. Phân chia nhiệm vụ. Thay vì cố gắng hoàn thành mọi việc, tốt nhất là bạn nên phân chia công việc để giải quyết. Hãy để mọi người tự nhận thức được sức mạnh và nhiệm vụ của bản thân để có thể đóng góp vào mục tiêu chung. Nếu bạn cảm thấy quá tải hoặc nghĩ rằng một ai đó đang cần bạn giúp đỡ, hãy trình bày suy nghĩ của bạn.
    • Phân công vai trò cho từng thành viên chẳng hạn như "người nghiên cứu" hoặc "người cố vấn cuộc họp" sẽ giúp cho quá trình phân chia nhiệm vụ cụ thể được tiến hành nhanh hơn và ít tuỳ tiện hơn.
  3. Hãy để mọi người cùng tham gia thảo luận. Nếu bạn nói nhiều hơn các thành viên khác, hãy dừng lại và lắng nghe ý kiến của họ. Xem xét ý kiến của mọi người trước khi tự động trả lời. Quá trình hợp tác sẽ phát triển mạnh mẽ khi mỗi thành viên nhận thức được giá trị của nhau.[1]
    • Nếu một vài thành viên trong nhóm nói quá nhiều, hãy điều chỉnh hệ thống thảo luận. Trong một nhóm ít người, bạn có thể cho phép mọi người trình bày ý kiến theo chiều kim đồng hồ. Trong một nhóm nhiều người, bạn có thể giới hạn thời gian cụ thể để từng thành viên trình bày quan điểm của mình, hoặc giới hạn số lượng ý kiến cho từng cuộc họp.
    • Để khuyến khích thành viên nhút nhát trình bày quan điểm, hãy yêu cầu họ nói về chủ đề mà họ hiểu biết hoặc quan tâm.[2]
  4. Tin tưởng. Sự hợp tác được tiến hành một cách hiệu quả nhất trong bầu không khí của sự tin tưởng. Nếu bạn nghĩ rằng một người nào đó không hành động vì lợi ích chung của cả nhóm, bạn nên cố gắng bàn luận về lý do khiến họ hành động như vậy mà không phán xét họ. Nếu bạn đổ lỗi sai cho một ai đó, tinh thần hợp tác sẽ dễ dàng bị sụt giảm.
    • Thảo luận vấn đề một cách công khai, không nên nói xấu sau lưng đồng đội.
  5. Đề xuất cách thức giao tiếp phù hợp. Các thành viên trong nhóm phải có cơ hội trao đổi ý kiến và thông tin trong các cuộc họp. Sử dụng những trang web wiki trực tuyến, thảo luận qua email, hoặc dịch vụ chia sẻ tài liệu để cập nhật thông tin cho các thành viên.[3]
    • Bạn cũng nên thường xuyên tổ chức các buổi gặp gỡ để thư giãn cùng các thành viên trong nhóm. Càng hiểu rõ nhau hơn thì sẽ càng cùng nhau làm việc tốt hơn.
  6. Chịu trách nhiệm giải trình và trao đổi ý kiến phản hồi. Yêu cầu gặp gỡ mọi người để bàn luận về biện pháp giúp cải thiện tình hình. Thường xuyên đề ra những cột mốc ngắn hạn và thảo luận về cách đạt được chúng nếu năng suất làm việc bị sụt giảm. Đối với sự cộng tác dài hạn, thường xuyên kiểm tra để tìm hiểu xem liệu mọi người có hài lòng với tiến độ làm việc để đạt được mục tiêu cuối cùng hay không.
    • Sử dụng các số liệu thực tế để theo dõi tiến độ. Không nên chỉ hỏi xem liệu một thành viên nào đó có tiến hành nghiên cứu hay không mà hãy kiểm tra xem họ đã ghi chú được bao nhiêu hoặc các nguồn thông tin mà họ đã tìm kiếm được.
    • Nếu một thành viên trong nhóm không hoàn thành nhiệm vụ của mình, hãy cùng nhau tìm hiểu về nguyên nhân tìm ẩn. Hãy đọc qua mục Giải quyết Vấn đề của bài viết để tìm hiểu các tình huống cụ thể.
  7. Tìm kiếm sự đồng lòng bất cứ khi nào có thể. Bất đồng là vấn đề phổ biến trong hoạt động nhóm. Khi mâu thuẫn phát sinh, hãy tìm kiếm sự thống nhất trong việc đưa ra quyết định của các thành viên trong nhóm.
    • Nếu bạn không thể đạt được sự nhất trí và cần phải tiếp tục thực hiện nhiệm vụ đã đề ra, ít nhất hãy chắc chắn rằng các thành viên bất đồng ý kiến hiểu được rằng cả nhóm đã cố gắng nỗ lực hết sức để có thể thoả hiệp. Nếu một thành viên trong nhóm cảm thấy không hài lòng, sự cộng tác trong tương lai có thể sẽ trở nên khó khăn hơn.
  8. Không nên tự huỷ hoại chính mình. Ngay cả khi có những bất đồng nghiêm trọng giữa các thành viên trong nhóm, hãy cố gắng kiềm chế cảm xúc của mình và tha thứ cho những người đã tranh cãi với bạn.
    • Sử dụng khiếu hài hước đúng thời điểm sẽ giúp bạn xoa dịu tình hình. Chỉ nên sử dụng câu nói đùa về bản thân hoặc câu chuyện cười vô hại, và tránh xúc phạm đến người khác bằng cách đùa cợt khi người đó đang thật sự cảm thấy khó chịu.

Cùng nhau Giải quyết Vấn đề

  1. Công khai thảo luận mâu thuẫn. Bản chất của cộng tác là sự hợp tác giữa nhiều người có những ưu tiên khác nhau cùng làm việc với nhau. Nhiều vấn đề sẽ phát sinh, và bạn cần phải bàn luận về chúng một cách chân thành thay vì giấu diếm.
    • Hãy nhớ rằng giải quyết mâu thuẫn không có nghĩa là bạn phải xác định ai đúng hoặc ai sai. Tập trung trao đổi về cách tốt nhất để điều chỉnh quá trình làm việc hoặc điều chỉnh nhiệm vụ để loại bỏ xung đột và xúc tiến sự hợp tác giữa các thành viên.
    • Nếu bạn nhận thấy một thành viên nào đó có dấu hiệu thờ ơ hoặc thái độ thù địch, hãy tìm hiểu nguyên nhân gây nên sự thay đổi này. Hãy bàn bạc về vấn đề này trong cuộc họp tiếp theo nếu điều này có liên quan đến sự cộng tác giữa các thành viên.
  2. Không nên cố gắng giải quyết mọi sự khác biệt. Mục tiêu của sự hợp tác là để đạt được mục tiêu chung, không phải là làm cho mọi thành viên trong nhóm đều có quan điểm như nhau. Bạn cần phải thảo luận về những điểm khác biệt này, nhưng đôi khi bạn cũng cần phải chấp nhận rằng bạn không thể nào giải quyết được mâu thuẫn và phải cố gắng thoả hiệp cũng như lựa chọn con đường khác để tiến bước.
  3. Giải quyết nguyên nhân tìm ẩn của việc không tích cực hợp tác. Nếu một thành viên hầu như không tham dự các cuộc họp hoặc không làm tròn nhiệm vụ được giao, hãy tìm hiểu nguyên nhân và khắc phục chúng:
    • Hãy hỏi ý kiến các thành viên xem liệu giữa họ hoặc quá trình hợp tác có các vấn đề gì phát sinh hay không để bạn có thể công khai bàn luận về chúng.
    • Nếu thành viên trong nhóm là người đại diện của một tổ chức khác, hãy chắc chắn rằng tổ chức của họ không khiến họ phải làm việc quá sức. Hãy nhắc nhở sếp của họ về mức độ cam kết nhất định mà họ phải thực hiện, và yêu cầu ghi chép lại nhiệm vụ dưới dạng văn bản.
    • Nếu một thành viên trong nhóm từ chối tham gia hoặc không có trình độ chuyên môn cần thiết, hãy tìm người thay thế. Điều này có thể gây mất lòng, nhưng là một bước rất cần thiết cho sự thành công trong việc hợp tác.
  4. Giải quyết tranh cãi về thói quen, ngôn ngữ, và phong cách giữa các thành viên. Nếu các thành viên trong nhóm quen với việc giải quyết vấn đề theo cách hướng khác, hoặc đưa ra các điều khoản khác, hãy dành thời gian để thảo luận và giải quyết các vấn đề này.
    • Lưu lại điều khoản gây tranh cãi bằng văn bản.
    • Điều chỉnh ngôn ngữ của điều lệ hoặc điều khoản công việc theo cách mà mọi người đều đồng ý.
  5. Cải thiện những cuộc họp nhàm chán hoặc không hiệu quả. Nghiên cứu về cách tiến hành cuộc họp một cách hiệu quả, và chia sẻ kết quả với người cố vấn hoặc người tổ chức cuộc họp. Cố gắng nỗ lực để tăng cường sự tin tưởng và sự gắn kết giữa các thành viên.
    • Ngay cả những cử chỉ nhỏ chẳng hạn như đem nước giải khát cho mọi người trong cuộc họp có thể giúp họ trở nên gắn kết hơn.
    • Nếu cuộc họp diễn ra chậm chạp là do người cố vấn không có tay nghề, hãy lựa chọn một người khác mà mọi người có thể tin tưởng, người có khả năng quản lý cuộc thảo luận mà không xúc phạm đến bất kỳ ai.
  6. Đối phó với các thành viên thích thao túng và thích tranh cãi. Có nhiều cách để bạn đề cập đến vấn đề này trước khi cố gắng loại bỏ chúng khỏi nhóm vì đây là một vấn đề có thể gây ảnh hưởng xấu đến cả nhóm.
    • Thái độ kiểm soát hoặc thao túng có thể được hình thành bởi sự sợ hãi. Nếu thành viên trong nhóm là người đại diện cho một tổ chức khác, họ có thể lo lắng về khả năng đánh mất quyền quyết định của tổ chức mà họ đại diện. Hãy cố gắng tìm hiểu vấn đề tìm ẩn và bàn luận về nó với các thành viên trong nhóm – hoặc, nếu đây là một vấn đề cá nhân, hãy yêu cầu họ tự giải quyết vấn đề.
    • Nếu một thành viên không đưa ra ý kiến về sự bất đồng hoặc không lên tiếng khi họ phản đối một quyết định nào đó, hãy sử dụng thời gian họp mặt để lần lượt bàn bạc về quan điểm của mỗi người.
    • Sử dụng hệ thống thảo luận phù hợp để bảo đảm rằng những thành viên thích tranh cãi sẽ không thể lấn áp cuộc họp.
  7. Giảm thiểu tranh cãi về mục tiêu và chiến lược hoạt động. Quyết định về mục tiêu và phương pháp hoạt động rõ ràng và ghi chép lại thành văn bản để giảm thiểu sự nhầm lẫn. Nếu các thành viên vẫn tiếp tục tranh cãi về mục tiêu đã được viết thành văn bản, hãy dành thêm thời gian để điều chỉnh họ.
    • Điều này có thể hình thành do mong muốn đạt được thành tích cụ thể, thay vì do sự không đồng tình về mục tiêu cuối cùng. Cố gắng chấp nhận kết quả cụ thể và các chiến lược ngắn hạn nhưng khả thi và phù hợp với điều lệ của bạn.
  8. Quản lý áp lực của các thành viên. Nếu người đứng đầu của tổ chức đang thúc giục kết quả của quá trình cộng tác, hãy nhắc nhở họ rằng sự cộng tác cần có thời gian riêng của nó. Lên kế hoạch là một bước cần thiết cho các nỗ lực hợp tác.
  9. Sử dụng người hoà giải để giải quyết các vấn đề nghiêm trọng. Đôi khi, bạn cần phải sử dụng một người hoà giải. Người hoà giải sẽ tiến hành một hoặc hai cuộc họp để giải quyết xung đột, và cần phải được thay thế nếu anh ta hoặc cô ta có liên quan đến tình huống. Sử dụng hoà giải viên cho các tình huống sau:
    • Khi người trưởng nhóm trực tiếp liên quan đến xung đột.
    • Khi có bất đồng về việc nhận định xung đột.
    • Khi xung đột có liên quan đến sự khác biệt về văn hoá và bắt buộc phải có một người hoà giải am hiểu về cả hai quan điểm.
    • Khi công bằng là yếu tố cần thiết, chẳng hạn như trong các cuộc xung đột về lợi ích.
    • Nếu cả nhóm không thể giải quyết xung đột. Hãy xem xét việc thuê người hoà giải, để huấn luyện cả nhóm trong việc giải quyết xung đột thay vì sử dụng người hoà giải mỗi khi vấn đề phát sinh.

Hình thành Sự cộng tác

  1. Lựa chọn các nhóm cộng tác phù hợp. Bạn có thể hợp tác với thành viên từ các tổ chức phi lợi nhuận, doanh nghiệp, ban ngành, hoặc cá nhân, nhưng hãy tiến hành nghiên cứu trước. Thảo luận công khai xem liệu họ có thể cam kết hợp tác như bạn muốn hay không.
    • Nếu bạn đang tìm kiếm đối tác tài chính, không nên mời gọi những tổ chức đang gặp khó khăn trong vấn đề tài chính cùng tham gia với bạn, hoặc một tổ chức chính phủ trong giai đoạn cắt giảm chi phí.
    • Hãy tránh xa khỏi tổ chức hoặc cá nhân có tai tiếng trong các mối quan hệ công việc, trong các vấn đề niềm tin hoặc thường nói xấu các thành viên khác.
  2. Thiết lập mục đích rõ ràng. Hãy chắc chắn rằng các tổ chức liên quan đều hiểu rõ nguyên nhân hình thành sự hợp tác và mục tiêu cụ thể của quá trình hợp tác này. Yêu cầu mỗi tổ chức cam kết về mức độ tham gia trước khi bắt đầu.
    • Xác định lịch trình của sự hợp tác. Bạn sẽ nhanh chóng gặp phải vấn đề nếu một tổ chức thành viên cho rằng vấn đề sẽ được giải quyết sau một vài cuộc họp trong khi nhóm khác lại giả định rằng dự án sẽ kéo dài cả năm.
    • Đưa ra các kỳ vọng rõ ràng. Tương tự, các tổ chức tham gia phải nhận thức được số lượng thành viên và thời gian yêu cầu mà bạn đề ra cho họ, và mức độ liên quan của người lãnh đạo.
    • Lựa chọn mục đích mà các thành viên có thể thoả hiệp. Sự hợp tác phải tập trung vào mục tiêu chung của tất cả các thành viên trong nhóm thay vì nhiệm vụ riêng biệt của một tổ chức nào đó.
  3. Lựa chọn những cá nhân phù hợp. Tìm kiếm những người có kinh nghiệm phù hợp và có đủ sự tín nhiệm và sự tin tưởng để gánh vác trách nhiệm của tổ chức mà họ đại diện. Không nên lựa chọn những người không phù hợp chỉ bởi vì họ tình nguyện hoặc họ là bạn bè của bạn.
    • Không nên có quá nhiều thành viên. Càng nhiều thành viên thì tiến độ hoạt động sẽ chậm lại, vì vậy, chỉ nên lựa chọn đủ thành viên để có thể đạt được mục đích chung và có thể giải quyết các vấn đề phát sinh.
    • Nếu mục tiêu chung có liên quan đến sự thay đổi phương hướng tổ chức một cách rộng rãi, bạn cần sự tham gia của người đứng đầu mỗi tổ chức.
    • Thêm vào người cố vấn pháp lý nếu bạn có kế hoạch hợp tác để gây quỹ.
    • Xem xét việc tuyển dụng thêm người nằm ngoài các tổ chức cốt lõi nếu cần. Thành viên của hội đồng nhà trường, chính quyền thành phố, hoặc ban ngành kinh doanh sẽ có thể cung cấp cho bạn cái nhìn cụ thể mà bạn sẽ khó có thể có được.
  4. Phân chia vai trò cụ thể cho từng thành viên. Mọi người có được quyền đưa ra quyết định một cách công bằng hay không? Có hay không một người nào đó chịu nhiệm vụ cung cấp lời khuyên về một lĩnh vực chuyên môn, và người đó cũng là một thành viên chính thức? Hãy trình bày rõ ràng cho mỗi thành viên được biết về yêu cầu tham dự cuộc họp và các công việc khác mà họ phải thực hiện.
    • Ngoài ra, bạn cần thảo luận về điều khoản tuyển dụng thành viên mới cũng như sa thải thành viên cũ khỏi nhóm.
  5. Ghi chép lại điều lệ hợp tác. Không nên bắt đầu hành động ngay lập tức; bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và tăng cường hiệu quả nếu bước đầu tiên của bạn là trình bày bản chất của sự hợp tác thông qua văn bản. Hãy tiến hành bước nay trong cuộc họp đầu tiên. Bao gồm các yếu tố sau: [4]
    • Nhiệm vụ và mục đích. Vấn đề này có thể đã được trao đổi từ trước, nhưng bạn có thể sẽ cần phải dành thời gian thảo luận về nó một cách chi tiết hơn hoặc thông qua việc diễn đạt bằng lời. Bao gồm trình bày về lịch trình và các mốc thời gian để thực hiện mục tiêu.
    • Sự lãnh đạo và tiến trình đưa ra quyết định. Đây là những yếu tố vô cùng quan trọng. Mọi người phải đồng ý về việc ai sẽ là người nắm giữ quyền lãnh đạo và những quyền hạn cụ thể của người đó. Quyết định có phải chỉ được đưa ra một khi có sự đồng thuận của các thành viên (thảo luận cho đến khi đạt được sự chấp thuận tuyệt đối) hoặc theo một hệ thống nào khác?
    • Giá trị và giả định. Nếu một tổ chức thành viên đưa ra "giới hạn" cụ thể hoặc giả định rằng mọi người sẽ phải tuân theo một phương pháp hành động cụ thể nào đó, đây chính là lúc bạn cần phải chính thức hoá vấn đề này. Hãy cố gắng xác định tình huống rủi ro cho từng tổ chức thành viên và thảo luận về phương hướng giải quyết vấn đề phát sinh.
    • Chính sách đạo đức. Nếu phát sinh xung đột về quyền lợi, tổ chức cộng tác có thể giải quyết vấn đề như thế nào? Có thể hợp tác tài chính với ai? Có phải chính sách của từng nhóm thành viên đều được áp dụng trong quyết định của tổ chức hợp tác, và nếu không thì bạn sẽ giải quyết sự khác biệt như thế nào?
  6. Duy trì môi trường cộng tác. Chúc mừng bạn, bạn đã thành công trong việc hình thành một tổ chức hợp tác và đưa tổ chức đi vào hoạt động. Tuy nhiên, có thể duy trì được sự hợp tác hay không còn tuỳ thuộc vào trách nhiệm của mỗi thành viên, và đặc biệt là người cố vấn.[5]
    • Sử dụng điều lệ của bạn như hướng dẫn trong các cuộc thảo luận và xung đột. Bàn luận về những thay đổi trong điều lệ nếu bạn thay đổi mục tiêu và lịch trình hoạt động.
    • Xây dựng bầu không khí tin tưởng. Nếu vấn đề cá nhân phát sinh, hoặc ý kiến của một người nào đó không được tiếp thu, hãy điều chỉnh quá trình thảo luận để mỗi người đều có cơ hội đóng góp và công khai thảo luận về xung đột.
    • Thiết lập hệ thống cung cấp thông tin phản hồi và duy trì trách nhiệm của các thành viên đối với vai trò của họ.
    • Thường xuyên giao tiếp. Lưu lại tất cả mọi quyết định và thông báo cho những thành viên vắng mặt được biết về quyết định đó. Tạo cơ hội cho các thành viên trao đổi trong môi trường thoải mái, không quá trang trọng cũng như trong các cuộc họp.

Lời khuyên

  • Không nên nóng vội. Thông thường, các dự án đòi hỏi sự hợp tác sẽ không thể tiến hành nhanh như dự án cá nhân, nhưng lên kế hoạch là bước rất quan trọng trong việc duy trì hoạt động của mọi thành viên.
  • Phân chia công việc để các thành viên không cảm thấy quá tải.
  • Khi bạn không đồng ý với một việc nào đó, không nên tỏ thái độ hung hăng hoặc tức giận.

Nguồn và Trích dẫn