Lưu tập tin

Từ Thư viện Khoa học VLOS
Bước tới: chuyển hướng, tìm kiếm

Lưu tập tin là một phần quan trọng khi làm việc với tài liệu, hình ảnh, video và các tập tin khác trên máy tính. Lưu lại công việc cho phép bạn quay trở lại và tiếp tục sau này, chia sẻ tập tin với người khác, và bảo vệ tiến trình không bị lỗi và sự cố. Xem Bước 1 dưới đây để tìm hiểu cách tốt nhất để lưu các tập tin và tối đa hóa hiệu quả.

Các bước

Hình thành Thói quen Lưu trữ

  1. Lưu thường xuyên. Chương trình máy tính thường hay bị lỗi ở những thời điểm tồi tệ nhất. Do vậy bạn nên tránh việc mất tài liệu công việc của mình bằng cách lưu tập tin thường xuyên. Nếu thay đổi chi tiết tập tin nhưng không muốn ghi đè lên bản gốc, thì bạn có thể sử dụng chức năng “Save as” (Lưu thành) để tạo bản sao với tên tập tin mới.
    • Nhiều chương trình có chức năng lưu tập tin tự động trong khoảng thời gian nhất định. Điều này có thể cứu bạn khỏi hiểm nguy, nhưng không nên thay thế hoàn toàn việc chủ động lưu thường xuyên.
  2. Lưu tập tin bằng tên hữu dụng. Khi lưu tập tin lần đầu tiên, chương trình sẽ yêu cầu bạn nhập tên cho tập tin. Hãy chọn tên dễ nhận dạng, và chứa thông tin quan trọng như ngày hoặc tác giả của tập tin. Điều này giúp bạn tìm ra nhanh chóng khi tìm kiếm tập tin trên máy tính.
  3. Kiểm tra định dạng khi lưu tập tin. Khi bạn lưu tập tin lần đầu tiên hoặc dùng lệnh "Save as" để tạo bản sao mới, nhiều chương trình sẽ cung cấp khả năng thay đổi định dạng tập tin. Bạn có thể thực hiện bằng cách nhấp vào trình đơn thả xuống bên dưới các mục cho tên tập tin.[1]
    • Kiểm tra định dạng là bước đặc biệt quan trọng khi gửi tập tin cho những người không có phiên bản chương trình giống như của bạn.
  4. Sắp xếp thư mục lưu trữ. Đa số các hệ điều hành sẽ tạo thư mục Documents (Tài liệu) để lưu tập tin theo mặc định. Điều này giúp bạn xác định nơi lưu trữ, nhưng cũng nên dành thời gian tạo hệ thống thư mục để sắp xếp tập tin gọn gàng ngăn nắp.
    • Sử dụng thư mục để sắp xếp theo loại tập tin, dự án, ngày, hoặc tiêu chí khác mà bạn muốn.
    • Hầu hết các phiên bản mới của Windows sử dụng Thư viện (Libraries), cho phép lưu tập tin cùng loại trong một khu vực. Các thư viện này không thực sự là vị trí mà là tập hợp các tập tin thuộc nhiều vị trí khác nhau.
  5. Tìm hiểu phím tắt. Bạn có thể giảm bớt khá nhiều thời gian nếu biết cách sử dụng phím tắt để lưu tập tin, đặc biệt là khi bạn cần lưu trữ nhiều. Nhấn ^ Ctrl+S ( Cmd+S trên Mac) sẽ giúp bạn lưu tập tin trong hầu hết chương trình.
    • Nhiều chương trình cũng thiết kế biểu tượng chức năng “Save as”. Các biểu tượng này sẽ thay đổi tùy chương trình. Ví dụ như, F12 sẽ mở hộp thoại “Save as” trong Word, trong khi Shift+^ Ctrl+S sẽ mở chức năng đó trong Photoshop.
  6. Sao lưu tập tin. Để tránh mất dữ liệu trong trường hợp máy tính bị lỗi, bạn cần sao lưu tập tin thường xuyên. Điều này có nghĩa là sao chép tập tin được lưu từ thư mục Documents vào ổ đĩa cứng gắn ngoài hoặc tải lên dịch vụ lưu trữ đám mây.
    • Xem hướng dẫn này để biết thêm chi tiết về cách sao lưu tập tin.

Lưu Tập tin trong Chương trình Cụ thể

  1. Lưu tập tin trong Microsoft Word. Word là một trong những chương trình soạn thảo văn bản phổ biến nhất trên thế giới, vì vậy tìm hiểu cách lưu tập tin trong Word là kỹ năng quan trọng cần có. Xem hướng dẫn này để biết thêm chi tiết về cách thức lưu các tập tin trong Word.
  2. Lưu tập tin thành định dạng PSD trong Photoshop. Thay đổi định dạng tập tin đã lưu là một kỹ năng cơ bản quan trọng. Bài viết này sẽ giải thích làm sao để lưu tập tin thành hình ảnh PSD trong Photoshop, nhưng các thao tác cơ bản đều áp dụng cho hầu hết các chương trình.
  3. Lưu hình ảnh từ trang web. Internet chứa rất nhiều nội dung, và bạn sẽ có thể bắt gặp một vài hình ảnh và muốn lưu lại để sử dụng riêng. Tất cả trình duyệt đều cho phép bạn dễ dàng lưu hình ảnh vào máy tính, và các bước tương tự cho việc lưu các loại tập tin khác từ trang web.
  4. Lưu Google Doc (Tài liệu Google). Với các giải pháp tài liệu điện toán đám mây ngày càng trở nên phổ biến, rất có thể là bạn sẽ làm một số công việc trên Google Drive. Trong khi các tập tin luôn được lưu trong đám mây, bạn có thể tải về và lưu chúng vào máy tính để có thể mở và sử dụng mà không cần truy cập internet.

Lời khuyên

  • Lưu thường xuyên! Bạn sẽ không bao giờ phải hối tiếc về việc lưu trữ với tần suất dày đặc.

Nguồn và Trích dẫn