Sử dụng Microsoft Office miễn phí

Từ Thư viện Khoa học VLOS
Bước tới: chuyển hướng, tìm kiếm

Office là một trong những bộ sản phẩm thông dụng nhất trên thế giới, tức là bạn sẽ dễ dàng gặp tài liệu Office ở bất cứ đâu. Nếu cần mở, chỉnh sửa hoặc tạo tài liệu Office nhưng không muốn bỏ tiền mua bộ sản phẩm, bạn có thể làm theo một số cách sau. Sử dụng phiên bản dùng thử miễn phí để truy cập các tính năng của Office trong vòng 1 tháng. Hoặc sử dụng ứng dụng Office trên web để tạo và chỉnh sửa tài liệu trực tuyến. Ngoài ra còn có ứng dụng Office trên các thiết bị di động, hoặc các ứng dụng thay thế nhưng hỗ trợ định dạng giống Office.

Các bước

Tải bản dùng thử Office

  1. Sử dụng bản dùng thử Office 365 trong vòng 1 tháng. Bạn có thể sử dụng Office miễn phí trong 1 tháng bằng cách tải bản dùng thử Office 365. Bộ sản phẩm bao gồm Word, Excel, PowerPoint, Outlook và các chương trình khác của phiên bản Office 2016. Office 365 là phiên bản Office duy nhất có bản dùng thử.
    • Bạn cần có thẻ tín dụng để đăng ký dùng thử miễn phí, nếu tiếp tục sử dụng thì tháng thứ 2 mới bắt đầu tính phí. Bạn có thể hủy đăng ký trước khi kết thúc tháng thứ nhất để không bị trừ tiền mà vẫn được sử dụng đến hết tháng.
  2. Truy cập trang dùng thử Office. Bạn có thể tải bản dùng thử ở trang web Office. Truy cập products.office.com/try để mở trang dùng thử.
  3. Nhấp chuột vào nút "Try 1-month free" (Dùng thử 1 tháng miễn phí). Đây là thao tác bắt đầu quá trình đăng ký.
  4. Đăng nhập tài khoản Microsoft hoặc tạo tài khoản mới. Bạn được yêu cầu đăng nhập tài khoản Microsoft. Bạn có thể sử dụng thư điện tử Hotmail, Live.com hoặc Outlook.com để đăng nhập, hoặc tạo tài khoản mới miễn phí. Bạn phải tạo tài khoản mới được dùng thử.
  5. Nhập thẻ tín dụng có hiệu lực. Bạn phải nhập thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ mới được bắt đầu dùng thử. Bạn sẽ không bị trừ tiền trong thẻ ngay lập tức, nhưng nếu không hủy đăng ký trước hạn cuối của bản dùng thử thì sẽ bị tính phí hàng tháng.
  6. Tải trình cài đặt Office 365. Sau khi tạo tài khoản và nhập thông tin thẻ tín dụng, bạn sẽ được cung cấp đường dẫn để tải trình cài đặt Office 365. Trình cài đặt dung lượng nhỏ nên tải về rất nhanh.
  7. Chạy trình cài đặt sau khi tải về. Sau khi tải về, chạy trình cài đặt để chính thức tải và cài đặt Office. Bạn có thể được yêu cầu đăng nhập tài khoản Microsoft trước khi bắt đầu tải về.
    • Trong khi cài đặt, bạn được lựa chọn xem muốn cài đặt sản phẩm nào của Office. Bạn có thể tiết kiệm thời gian và dung lượng ổ cứng bằng cách bỏ chọn những chương trình không dùng tới. Bạn có thể cài sau nếu cần.
    • Quá trình cài đặt sẽ mất kha khá thời gian, nhất là khi tốc độ mạng chậm.
  8. Khởi động chương trình Office. Bạn sẽ tìm thấy các chương trình Office vừa được cài đặt trong trình đơn Start (Khởi động). Bạn có thể sử dụng toàn bộ tính năng của chương trình trong suốt thời gian dùng thử.

Sử dụng ứng dụng Office trực tuyến miễn phí

  1. Truy cập trang web Office. Microsoft cung cấp Word, Excel, PowerPoint và các ứng dụng Office miễn phí khác trên mạng. Các phiên bản này hiệu năng không cao như bản dành cho máy tính, nhưng vẫn đủ dùng mà không cần cài đặt hay trả phí. Truy cập office.com để xem các ứng dụng khả dụng.
  2. Nhấp chuột vào chương trình Office muốn sử dụng. Bạn có thể thấy các chương trình khả dụng bằng cách kéo xuống dưới trang Office. Nhấp chuột vào chương trình muốn khởi chạy.
  3. Đăng nhập tài khoản Microsoft. Bạn có thể đăng nhập tài khoản Microsoft cá nhân, tài khoản công việc hoặc học tập. Sau khi đăng nhập, bạn có thể tiến hành sử dụng chương trình vừa chọn. Nếu không có tài khoản Microsoft, bạn có thể đăng ký miễn phí. Tài khoản mới được tặng 5 GB lưu trữ miễn phí trên OneDrive, dịch vụ lưu trữ tài liệu có thể truy cập từ máy tính và nhiều thiết bị.
  4. Sử dụng chương trình. Giao diện của ứng dụng web gần giống với phiên bản trên máy tính. Sử dụng các tab trên đầu để chuyển đổi qua lại giữa các tùy chọn chỉnh sửa. Một số ứng dụng bị thiếu hoặc giới hạn. Bạn phải sử dụng bản trên máy tính để truy cập các tính năng nâng cao. Đọc trang hỗ trợ Microsoft để tìm hiểu những điểm khác biệt giữa chương trình Word phiên bản web và máy tính.[1]
  5. Lưu tài liệu. Ứng dụng web không tự động lưu tài liệu nên bạn phải liên tục nhấn lưu theo cách thủ công. Bạn có thể lưu tài liệu bằng cách nhập chuột vào tab "File" (Tập tin) và chọn "Save As" (Lưu Dưới dạng).
    • Khi bạn nhấn lưu, tài liệu sẽ được lưu trên dịch vụ lưu trữ OneDrive.
    • Bạn có thể tải tài liệu về máy tính từ trình đơn Save As. Có một số tùy chọn định dạng bao gồm PDF và các định dạng mở khác.
  6. Tải tài liệu với lên OneDrive để mở trên ứng dụng web. Nếu nhận được tài liệu Office từ người khác, bạn có thể xem trên ứng dụng web bằng cách tải chúng lên OneDrive.
    • Truy cập onedrive.live.com trên trình duyệt web. Bạn có thể dùng ứng dụng OneDrive trên thiết bị di động.
    • Kéo tập tin vào cửa sổ trình duyệt để tải lên OneDrive. Tài liệu có dung lượng nhỏ nên thời gian tải rất nhanh, tập tin trình chiếu PowerPoint mất nhiều thời gian hơn.
    • Nhấp chuột vào tài liệu vừa tải lên OneDrive để khởi động ứng dụng Office trên web. Ứng dụng cho phép bạn xem và chỉnh sửa tài liệu (nếu tài liệu không được bảo vệ).

Sử dụng ứng dụng Office trên thiết bị di động

  1. Tải ứng dụng Office dành cho thiết bị di động iOS hoặc Android. Microsoft phát triển ứng dụng Office miễn phí trên Android và iOS. Bạn có thể tải ứng dụng từ Google Play Store hoặc Apple App Store. Phiên bản miễn phí của ứng dụng cung cấp tính năng tạo và chỉnh sửa căn bản. Phải đăng ký Office 365 bạn mới được sử dụng tính năng nâng cao.
  2. Cho phép ứng dụng Office truy cập vào kho lưu trữ của thiết bị. Khi khởi chạy ứng dụng lần đầu, bạn được yêu cầu cấp phép truy cập kho lưu trữ của thiết bị. Chọn đồng ý để lưu trữ và tải tập tin dễ dàng.
  3. Đăng nhập tài khoản Microsoft để kết nối với OneDrive. Bạn được yêu cầu đăng nhập tài khoản Microsoft khi mở ứng dụng lần đầu. Bạn có thể bỏ qua bước này, tuy nhiên đăng nhập hoặc tạo tài khoản miễn phí, bạn sẽ được tặng 5GB lưu trữ miễn phí trên OneDrive và cho phép đồng bộ tập tin Office thông qua thiết bị.
  4. Nhấn vào "Open" (Mở) để mở tập tin ở nhiều vị trí khác nhau. Bạn có thể mở tập tin vừa tải về thiết bị, tài liệu được lưu trên Google Drive hoặc Dropbox, tập tin OneDrive, v.v. Ứng dụng Office hỗ trợ tất cả định dạng thông thường tương ứng (ví dụ, ứng dụng Word có thể mở tập tin DOC, DOCX và TXT).
  5. Nhấn vào "New" (Mới) để tạo tài liệu mới. Trên đầu màn hình New sẽ xuất hiện một trình đơn để bạn chọn tạo tài liệu mới. Nếu đã đăng nhập tài khoản Microsoft, thư mục OneDrive Personal (OneDrive Cá nhân) sẽ là lựa chọn mặc định. Bạn có thể lưu vào thiết bị.
  6. Sử dụng nút ở đầu trang để truy cập các công cụ định dạng. Nút "A" có hình bút chì sẽ mở trang định dạng. Bạn có thể lựa chọn các điều chỉnh cơ bản và công cụ định dạng từ các tab Office trong trang này. Nhấn nút "Home" để xem các tab khác nhau. Bạn có thể kéo lên xuống trang định xem để xem các tùy chọn khả dụng.
    • Khi mở bàn phím, bạn có thể vuốt thanh trượt phía trên sang bên trái và phải để hiển thị truy cập nhanh các công cụ định dạng.
  7. Nhấn nút "Save" (Lưu) để lưu. Tài liệu được lưu tự động trong khoảng thời gian đều đặn, tuy nhiên bạn có thể nhấn nút Save để lưu ngay lập tức. Bạn có thể nhấn nút Menu (Trình đơn) ở góc phía trên bên trái màn hình và chọn "Save" bất cứ lúc nào.

Sử dụng ứng dụng thay thế Office

  1. Kiểm tra chương trình khả dụng để thay thế cho Office. Có một số chương trình cung cấp cho bạn hầu hết các tính năng được hỗ trợ trên Office, thậm chí một số tính năng Office còn không có. Các chương trình này có thể mở và chỉnh sửa tài liệu Office cũng như nhiều định dạng mở khác. Sau đây là một số bộ sản phẩm phổ biến: FreeOffice, OpenOffice và LibreOffice.[2]
    • FreeOffice được coi là chương trình có nhiều tùy chọn thân thiện với người dùng, trong khi đó OpenOffice và LibreOffice lại mạnh mẽ hơn. Nếu bạn quen dùng Office thì có thể thử FreeOffice hoặc LibreOffice.
  2. Tải phần mềm. Sau khi đưa ra lựa chọn, bạn có thể tải trình cài đặt của chương trình bạn muốn. Truy cập trang web sau để tải trình cài đặt cho chương trình tương ứng:
    • LibreOffice - libreoffice.org/download/libreoffice-fresh/
    • FreeOffice - freeoffice.com/en/download
    • OpenOffice - openoffice.org/download/index.html
  3. Chạy trình cài đặt. Bạn được lựa chọn muốn cài chương trình nào trong bộ sản phẩm. Chỉ nên chọn các chương trình bạn sẽ sử dụng để giảm thời gian cài đặt và tiết kiệm dung lượng cho ổ đĩa cứng.
  4. Làm quen với chương trình mới. Ba chương trình thay thế Office được liệt kê ở trên có giao diện và cách sử dụng khác nhau, chúng đều là chương trình đầy đủ chức năng. Vậy nên, bạn sẽ phải "mày mò" một chút, nhất là khi đã quen sử dụng Office. Các chức năng cơ bản khá đơn giản; đối với các chức năng nâng cao, bạn có thể tìm trên Youtube hoặc ngay tại wikiHow.
    • Tham khảo thêm các bài viết trên mạng để biết cách sử dụng Writer, OpenOffice.
    • Tham khảo thêm các bài viết trên mạng để làm quen với phần mềm soạn thảo văn bản LibreOffice.
  5. Cân nhắc các chương trình thay thế Office dựa trên điện toán đám mây. Các công cụ trực tuyến ngày càng phát triển thì bạn càng ít phải cài đặt chương trình vào máy tính. Bên cạnh ứng dụng Office trên web được đề cập ở trên, bạn có thể sử dụng các bộ sản phẩm điện toán đám mây. Mọi dịch vụ đều cho phép bạn đăng tải và chỉnh sửa tài liệu Office.[3]
    • Google Docs là tùy chọn nổi tiếng nhất. Bạn có thể tạo, chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, bản trình chiếu bằng công cụ trực tuyến của Google. Bạn có thể truy cập mọi thứ từ Google Drive, nơi lưu trữ tài liệu. Nếu có tài khoản Gmail, bạn sẽ truy cập được Google Docs. Xem bài viết Dùng Google Drive để tìm hiểu thêm về cách tạo và chỉnh sửa tài liệu.
    • Zoho là một chương trình điện toán đám mây khác có thể thay thế Office. Giao diện giống với Office nhiều hơn Google Docs. Tương tự như Google Docs, bạn có thể tạo tài liệu, bảng tính và trình chiếu. Tham khảo thêm các bài viết trên mạng để biết cách sử dụng Zoho.
    • OnlyOffice là chương trình trực tuyến thay thế Office, cho phép bạn tạo tài liệu, bảng tính và trình chiếu.

Nguồn và Trích dẫn