Dùng Google Drive

Từ Thư viện Khoa học VLOS
Bước tới: chuyển hướng, tìm kiếm

Khi Google Drive lần đầu tiên được giới thiệu, phần mềm này đóng vai trò là nơi lưu trữ dữ liệu trong thư mục Cloud để bạn có thể truy cập chúng bất kỳ nơi đâu. Khi phần mềm Drive được cải tiến, nó đồng bộ hóa mọi chức năng của Google Docs và trở thành trung tâm cho việc tạo văn bản Google và các công cụ Office. Bạn thậm chí có thể cài đặt nhiều ứng dụng vào Drive để phát triển tính năng rộng hơn. Cùng xem hướng dẫn sau để có thể tận dụng tối đa Google Drive.

Dung-google-drive.jpg

Các bước

Cài đặt

  1. Đăng nhập vào trang web Google Drive bằng tài khoản Google. Nếu không có tài khoản Google, bạn có thể tạo tài khoản Gmail miễn phí. Google Drive cho phép bạn lưu trữ dữ liệu trong thư mục Cloud, cũng như tạo văn bản và nhiều dạng tài liệu thông qua giao diện trang web Google Drive.
  2. Thêm dữ liệu vào phần mềm Drive. Có 2 cách để thêm dữ liệu vào Drive. Bạn có thể tạo văn bản Google Drive, hay tải dữ liệu từ máy tính. Để tạo một dữ liệu mới, nhấn nút CREATE (TẠO). Để tải lên một dữ liệu, nhấn nút “Up Arrow” (mũi tên chỉ lên) kế bên nút CREATE.
  3. Thay đổi cách hiển thị của dữ liệu. Bạn có thể lựa chọn chế độ hiển thị dữ liệu bằng đường kẻ ô (Grid) hay bản danh sách (List). Chế độ List sẽ cho phép bạn xem ai là chủ sở hữu văn bản và thời điểm gần nhất văn bản được sửa đổi. Chế độ Grid sẽ cho bạn xem trước trang đầu tiên của mỗi dữ liệu. Bạn có thể đổi chế độ xem bằng cách nhấn các nút kế bên biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải trang.
  4. Sử dụng thanh định hướng (navigation bar) bên trái để tìm dữ liệu. “My Drive” (Drive của Tôi) là nơi lưu trữ tất cả dữ liệu và thư mục mà bạn đã tải lên. “Shared with Me” (Chia sẻ với Tôi) là các dạng văn bản và dữ liệu được những người khác đang dùng Drive chia sẻ với bạn. Dữ liệu “Starred” (Quan trọng) được đánh dấu là các dữ liệu quan trọng, và dữ liệu “Recent” (Gần đây) là dữ liệu được bạn chỉnh sửa gần đây nhất.
    • Bạn có thể kéo và thả dữ liệu, thư mục xung quanh Drive để sắp xếp chúng thích hợp.
    • Chọn ô đánh dấu (check box) để chọn nhiều dữ liệu và thư mục. Bạn có thể thực hiện nhiều hành động cho các dữ liệu được chọn bằng cách nhấn các nút phía trên cùng trang. Nếu đang dùng chế độ xem biểu tượng lớn, thì ô đánh dấu xuất hiện khi rê chuột ngay trên văn bản. Có thêm nhiều lựa chọn ở menu “More” (Thêm).
    • Nhấn biểu tượng Folder (Thư mục) đi với dấu hiệu “+” để tạo một thư mục mới trong Drive của bạn. Bạn có thể tạo các thư mục con trong các thư mục khác để sắp xếp dữ liệu.
  5. Tìm kiếm dữ liệu. Có thể tìm kiếm các văn bản cùng thư mục Google Drive bằng cách dùng thanh tìm kiếm ở phía trên cùng của trang web. Google Drive sẽ dò tìm theo tiêu đề, nội dung, và những người sử dụng khác. Nếu một dữ liệu được tìm thấy bằng một từ chính xác với tiêu đề, nó sẽ xuất hiện dưới thanh tìm kiếm khi bạn gõ tìm để bạn có thể nhanh chóng lựa chọn.
  6. Tải ứng dụng cho thiết bị di động. Ứng dụng Google Drive có thể được tải về cho thiết bị hệ Android hay iOS cho phép bạn được quyền truy cập dữ liệu từ điện thoại hay máy tính bảng. Ứng dụng có thể được tải miễn phí từ cửa hàng ứng dụng. Ứng dụng cho thiết bị di động có lẽ sẽ không sở hữu một số tính năng tương tự như phiên bản trình duyệt web.

Văn bản

  1. Nhấn nút CREATE (TẠO). Một menu sẽ xuất hiện cho phép bạn chọn dạng văn bản muốn tạo. Bạn có nhiều lựa chọn mặc định, và để có thêm nhiều lựa chọn thì nhấn vào đường dẫn “Connect more app” (Kết nối ứng dụng khác) bên dưới menu:
    • Folder (Thư mục) – Tạo một thư mục trong My Drive để sắp xếp dữ liệu.
    • Document (Văn bản) – Tạo tài liệu soạn thảo văn bản mới. Bạn có thể điều chỉnh định dạng và thiết lập trang bằng cách dùng các công cụ và menu ở phía trên cùng của văn bản. Có thể xuất văn bản dưới dạng Microsoft Word, OpenOffice, PDF, và các định dạng khác.
    • Presentation (Thuyết trình) – Mở Google Drive tương tự như Microsoft PowerPoint. Các dữ liệu có thể xuất ra dưới dạng Microsoft PowerPoint, PDF, JPG, và các định dạng khác.
    • Spreadsheet (Bảng tính) – Tạo một bảng tính mới. Các bảng tính có thể được xuất dưới dạng Microsoft Excel, Open Office, PDF, CSV, và các định dạng khác.
    • Form (Biểu mẫu) – Cho phép bạn tạo các mẫu văn bản để điền trực tuyến. Biểu mẫu có thể xuất thành dữ liệu CSV.
  2. Tạo dữ liệu mới. Một khi đã chọn dạng văn bản, tài liệu mới cần tạo sẽ xuất hiện. Nếu chọn Presentation hay Form, lời hướng dẫn thiết lập từng bước dưới dạng wizard sẽ giúp bạn định hình về văn bản.
  3. Đặt tên dữ liệu. Phía trên cùng của trang web, nhấn từ màu xám in nghiêng “Untitled <file type>” (Chưa đặt tên <loại dữ liệu>). Khi nhấp chuột lên đó, cửa sổ “Rename document” (Đặt lại tên) sẽ xuất hiện, cho phép bạn thay đổi tên dữ liệu.
  4. Chỉnh sửa văn bản. Bắt đầu viết văn bản theo kiểu thương mại. Có thể bạn nhận ra Google Drive sở hữu hầu hết những tính năng cơ bản, nhưng một số tính năng nâng cao có lẽ không có sẵn.
    • Văn bản tự động lưu lại khi đang thực hiện thao tác.
  5. Xuất và chuyển định dạng dữ liệu. Nếu muốn dữ liệu tương thích với các chương trình tương ứng nào đó, chọn File (Dữ liệu) và đặt mũi tên lên nút “Download As” (Tải về dưới dạng). Một menu hiện ra với đầy đủ các định dạng có sẵn. Chọn định dạng phù hợp nhu cầu. Bạn sẽ được yêu cầu đặt tên văn bản và chọn nơi để tải xuống. Khi dữ liệu được tải, nó sẽ xuất hiện dưới dạng văn bản đã chọn.
  6. Chia sẻ văn bản. Nhấn File và chọn Share (Chia sẻ), hay ấn nút Share màu xanh dương trên góc trên bên phải trang web để mở các thiết lập Chia sẻ. Bạn có thể định rõ ai có thể xem dữ liệu cũng như chỉnh sửa.
    • Gửi đường dẫn bên trên tới những người mà bạn muốn chia sẻ dữ liệu. Có thể dùng các nút bên dưới để chia sẻ nhanh qua Gmail, Google+, Facebook, hay Twitter.
    • Thay đổi người được quyền truy cập văn bản bằng cách nhấn đường dẫn “Change…” (Thay đổi). Theo mặc định, văn bản mang tính riêng tư và bạn phải mời một số người để cấp cho họ quyền truy cập. Bạn có thể thay đổi điều này, để cho phép tất cả mọi người có đường dẫn, để mở tài liệu và có thể được tìm thấy trên toàn bộ hệ thống Internet.
    • Mời người khác chỉnh sửa văn bản bằng cách nhập thông tin liện hệ của họ vào vùng “Invite people” (Mời người khác). Những người dùng được mời phải đăng nhập vào Google Drive để truy cập văn bản.
    • Thay đổi quyền truy cập của người khác bằng cách nhấn đường dẫn màu xanh cạnh tên của họ. Bạn có thể cho phép họ chỉnh sửa văn bản hay chỉ xem nó.
  7. Xuất văn bản. Để xuất văn bản, bảng tính, hay bài thuyết trình, nhấn File và chọn “Publish to the web” (Xuất ra web). Hãy xuất văn bản Google Drive để tạo bản sao mà bất kỳ ai có thể thấy. Bản sao trở thành một trang web riêng mà không dẫn tới văn bản gốc. Điều này cho phép bạn chia sẻ văn bản với bất cứ ai mà không thay đổi các thiết lập chia sẻ.[1]
    • Một văn bản được xuất ra không thể chỉnh sửa. Bạn có thể chỉnh sửa lại văn bản gốc còn lại trong Google Drive.
  8. In văn bản. Nếu đã thiết lập máy in hay có thể truy cập máy in Google Cloud, bạn có thể in văn bản. Nhấn menu File và chọn Print (In) từ dưới cùng bảng danh sách.
    • Cài đặt in. Bạn có thể định rõ trang nào sẽ được in, cũng như định dạng trang in. Nhấn Print để chuyển tới màn hình tiếp theo.
    • Trang xem lại bản in sẽ mở ra, và bạn có thể chọn máy in bằng cách nhấn nút Change (Thay đổi). Điều này có ích nếu bạn cố truy cập máy in Google Cloud tại nhà trong lúc làm việc hay học tập.
  9. Chuyển văn bản thành phiên bản cũ hơn. Nếu bạn thực hiện hàng loạt thay đổi cho một văn bản và nhận ra mình cần chuyển nó thành phiên bản cũ, bạn có thể dùng công cụ Revision History (Lịch sử chuyển đổi) để xem qua các bản sao cũ. Mở văn bản và nhấn menu File. Chọn “See revision history” (Xem lịch sử chuyển đổi) và một khung danh sách các bảng đọc lại sẽ được mở ra ở bên phải của trang web.[2]
    • Bạn có thể chọn từng bản đọc lại trong danh sách để xem văn bản tại cửa sổ chính.
    • Khi tìm được bản đọc muốn giữ lại, nhấn “Restore this revision link” (Khôi phục đường dẫn này) bên dưới mục của nó trong danh sách.

Dữ liệu

  1. Tải chương trình đồng bộ Google Drive cho máy tính. Bước này là tùy chọn, nhưng có thể giúp đồng bộ những dữ liệu đặc biệt với Google Drive dễ dàng hơn. Nếu bạn muốn thiết lập chương trình, tìm đường dẫn để tải xuống từ trang web chính của Google Drive. Đường dẫn sẽ tải chương trình cài đặt đúng với cho hệ điều hành của bạn.
    • Một khi đã tải chương trình, cài đặt ngay và đăng nhập bằng tài khoản Google. Một thư mục sẽ được tạo trên màn hình máy tính cho phép bạn truy cập đến tất cả dữ liệu Google Drive của mình.
    • Kéo bất kỳ dữ liệu bạn muốn thêm vào kho lưu trữ Google Drive tại thư mục và chúng sẽ tự động tải lên. Khi một dữ liệu được tải lên thành công, nó sẽ hiển thị một dấu màu xanh lá ngay tại biểu tượng.
  2. Cài đặt tải lên. Nhấn biểu tượng bánh răng ở góc phải trên cùng trang web và di chuyển chuột đến lựa chọn “Upload settings” (Cài đặt tải lên). Bạn có thể chọn Google Drive tự động chuyển các dữ liệu được tải lên như các tài liệu Word hay Excel thành định dạng của Drive, và bạn có thể dùng Drive để chuyển dữ liệu PDF thành dữ liệu văn bản có thể chỉnh sửa được.
    • Bạn có thể chọn chế độ nhắc nhở mỗi lần làm việc này, hoặc là muốn chế độ tự động.
    • Các dữ liệu không được chuyển đổi sẽ không mở được trong Google Drive trừ phi bạn chuyển đổi. Nếu không, bạn sẽ cần tải chúng xuống một thiết bị có chương trình giúp mở được dữ liệu.
  3. Nhấn bút Upload (Tải lên). Một menu sẽ xuất hiện cho phép bạn tải lên dữ liệu riêng lẻ hay toàn bộ thư mục. Tìm dữ liệu hay thư mục bạn muốn tải lên Drive. Các cài đặt chuyển đổi dữ liệu được cài lúc đầu sẽ có hiệu lực, và bạn có thể thấy được tiến trình tải dữ liệu lên tại cửa sổ xuất hiện.
    • Tài khoản Google Drive miễn phí giúp bạn lưu trữ 15GB dữ liệu được tải lên. Mục lưu trữ sẽ được chia sẻ với tài khoản Gmail. Bất kỳ dữ liệu được tạo tại Drive không ảnh hưởng đến dung lượng lưu trữ của bạn. Bạn có thể quan sát mục nào chiếm dung lượng lưu trữ bằng cách nhấn đường dẫn “Manage” (Quản lý) ở góc trái dưới cùng trang Drive.
    • Dữ liệu được tải lên xuất hiện trong thư mục My Drive. Bạn có thể chuyển chúng trong vòng hệ thống thư mục nếu muốn.
  4. Tải dữ liệu từ Google Drive xuống máy tính. Nếu muốn tải một dữ liệu hay nhiều dữ liệu về máy tính cá nhân, hãy chọn ô đánh dấu dữ liệu mà bạn muốn tải về. Nhấn nút More (Thêm) ở trên cùng của trang web và chọn Download (Tải về).
    • Khi đang tải dữ liệu Google Drive, bạn sẽ được hỏi về định dạng dữ liệu muốn chuyển đổi. Nếu không, dữ liệu sẽ bắt đầu tải xuống tự động.
  5. Xóa dữ liệu không cần. Để xóa dữ liệu và thư mục, chọn ô đánh dấu dữ liệu muốn xóa. Nhấn nút Trash (Xóa) ở phía trên cùng trang web. Bạn có thể hủy hành động xóa bằng cách nhấn đường link Undo (Trở lại), hay đi đến mục Trash nằm ở menu bên trái.
    • Hãy nhớ, văn bản được tạo trên Google Drive không ảnh hưởng đến dung lượng lưu trữ.

Các tính năng khác

  1. Chỉnh sửa hình ảnh tải lên Drive. Bạn có thể dùng ứng dụng miễn phí Pixlr để chỉnh sửa bất kỳ hình ảnh nào được tải trực tiếp lên Drive. Nhấn nút CREATE (TẠO) và chọn “Connect more apps” (Kết nối ứng dụng khác). Tìm kiếm Pixlr và cài đặt miễn phí.
    • Một khi Pixlr được cài đặt, nhấn chuột phải lên một hình ảnh trong Drive và chọn “Open with” (Mở với ứng dụng). Chọn Pixlr từ menu và hình ảnh sẽ được mở trong một tab mới. Bạn có thể bắt đầu chỉnh sửa với Pixlr.
  2. Nghe dữ liệu nhạc lưu trữ. Nếu đang dùng Google Drive lưu trữ dữ liệu nhạc MP3, bạn cần tải chúng về trước để thưởng thức. Với ứng dụng Drive Music Chrome, bạn có thể dùng trang tìm kiếm Google Chrome để nghe nhạc lưu trữ trong Drive. Ứng dụng có thể được tải xuống miễn phí từ cửa hàng trực tuyến Chrome.
  3. Vẽ hình với Drive. Bạn có thể thêm ứng dụng Drawing vào Drive, phần mềm sẽ cài đặt một chương trình tạo hình ảnh cơ bản. Dùng chương trình này để vẽ hình ảnh cho các tài liệu khác, hay tạo ra bản vẽ phác thảo chuyên nghiệp bằng cách chia sẻ bản vẽ với những người khác.
  4. Kết hợp dữ liệu PDF. Cài đặt ứng dụng PDF Merge cho Google Drive giúp bạn nhanh chóng kết hợp các dữ liệu PDF được lưu trữ tại Drive. Bạn có thể kéo và thả lệnh để sắp xếp dữ liệu PDF cuối cùng. Ứng dụng sẽ tải các dữ liệu PDF lên máy chủ, kết hợp chúng, và rồi gửi trả dữ liệu kết hợp cuối cùng.

Lời khuyên

  • Đọc kỹ lời khuyên về tính an toàn khi sử dụng Google Drive trên mạng để đảm bảo thông tin của bạn được an toàn. Xem: https://www.google.com.vn/safetycenter/
  • Khi tải dữ liệu lên ứng dụng Android Google Drive, khuyến khích nên dùng mạng kết nối wi-fi để có tốc độ tốt hơn và giảm chi phí dữ liệu.
  • Bạn có thể dùng Google Drive để lưu trữ dữ liệu quan trọng trong máy tính.

Cảnh báo

  • Không bao giờ đưa mật khẩu cho bất kỳ ai, điều đó có nguy cơ làm mất dữ liệu trong tài khoản.
  • Không tải Google Drive cho Android từ nguồn không xác định. Khuyến khích nên dùng Cửa hàng Google Play, cửa hàng ứng dụng Amazon, hay các dịch vụ tương tự.
  • Nếu bạn chuyển vị trí thư mục Drive, chuyển đến máy tính mới, hoặc phải thay thế ổ cứng đang chứa thư mục của bạn, bạn sẽ cần tải lại mọi thứ từ Cloud. Sẽ không có hỗ trợ hay hành động nào từ Google cho việc này. Tìm kiếm bài viết về “This is not your original Google Drive folder” (Đây không phải là thư mục Google Drive gốc của bạn) để có thêm thông tin. Đây có thể thực sự là vấn đề nếu có nhiều dữ liệu trong kết nối.
  • Không chia sẻ dữ liệu với người lạ. Bạn có thể chọn cài đặt quyền riêng tư.

Nguồn và Trích dẫn

Liên kết đến đây