Scan tài liệu

Từ Thư viện Khoa học VLOS
(đổi hướng từ Scan Tài liệu)
Bước tới: chuyển hướng, tìm kiếm
Chia sẻ lên facebook Chia sẻ lên twitter Chia sẻ lên google-plus In trang này

Máy scan là một thiết bị cần thiết trong thế giới số không ngừng phát triển ngày nay. Dù cần cho công việc hay giải trí thì việc sử dụng máy scan vô cùng quan trọng trong môi trường làm việc hiện đại, và may mắn là việc sử dụng máy scan rất dễ. Nếu bạn không sở hữu một chiếc máy scan, bạn có thể tìm thấy nó ở thư viện ở nơi bạn sống hay ở hiệu copy và trung tâm vận chuyển như Kinko’s. Về cơ bản, scan đơn giản là việc chuyển những tài liệu bằng giấy sang hình ảnh số. Nó sử dụng công nghệ như máy copy bằng cách chụp nhanh tài liệu. Mặc dù vậy, thay vì in bản chụp đó ra, máy scan sẽ chuyển nó vào máy tính để sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau.

Ảnh minh họa

Các bước

Chuẩn bị Scan

  1. Chuẩn bị máy scan. Để scan được tài liệu, đầu tiên bạn cần mua một chiếc máy scan. Bạn có thể mua một chiếc máy chỉ có chức năng scan hoặc một chiếc máy tích hợp trong đó scan là một chức năng của nó (tích hợp với máy fax, máy in hoặc máy copy). Bạn có thể mua ở cửa hàng văn phòng phẩm, cửa hàng điện tử cũng như từ nhiều nguồn trực tuyến.
    • Sau khi mua máy, bạn cần kết nối nó với máy tính và cài đặt phần mềm tích hợp. Thông thường máy scan sẽ kết nối với máy tính bằng cáp USB (đi kèm với máy). Bạn cũng cần cắm máy vào nguồn điện. Đừng quên cắm nguồn. Việc cài đặt phần mềm thường không phức tạp. Hãy làm theo chỉ dẫn trong quyển hướng dẫn sử dụng hoặc đĩa cài đặt.
  2. Có phần mềm tương thích. Bạn sẽ cần phần mềm để chạy máy scan. Phần mềm thường đi kèm máy, trừ khi bạn mua máy đã qua sử dụng (vì thế nếu bạn mua máy cũ, để chắc chắn hãy hỏi người bán phần mềm chạy máy). Bạn cũng sẽ cần phần mềm để chỉnh sửa bản scan, nếu bạn muốn chỉnh sửa bằng những lệnh phức tạp.
    • Những chương trình như Adobe Acrobat sẽ cho phép bạn chuyển văn bản scan thành tài liệu dễ đọc và có nhiều trang. Những chương trình như Adobe Photoshop sẽ cho phép bạn chỉnh sửa và lưu ảnh scan hoặc chuyển văn bản scan thành trang in khổ rộng.
  3. Chuẩn bị tài liệu có thể scan. Bạn sẽ cần tài liệu mà bạn muốn scan, bởi vì bạn cần đặt chúng vào máy scan (rất giống với máy copy). Bạn cũng cần chắc chắn rằng tài liệu của bạn có thể scan được. Nếu chúng không phẳng, rộng hơn bề mặt scan hoặc cần có tính năng bảo mật nhất định như chất liệu phản quang đặc biệt trên tấm séc, thì những tài liệu này không thể scan.

Scan Tài liệu

  1. Mở máy scan. Sau khi bạn đã có máy scan và đã kết nối nó với máy tính, bạn có thể bắt đầu scan tài liệu. Mở nắp máy scan, rất giống cách mở nắp máy copy để nhìn thấy bề mặt scan bằng kính.
  2. Đặt tài liệu vào khay scan hoặc mặt kính. Đặt mặt tài liệu mà bạn muốn scan úp vào mặt kính. Nó sẽ cho phép camera phía dưới nhìn thấy tài liệu. Đặt tài liệu vào vị trí thích hợp; mặt kính sẽ đánh dấu khoảng trống cho giấy khổ tiêu chuẩn, cũng như một số khổ giấy phổ biến khác dọc theo cạnh của mặt kính. Bất kỳ phần tài liệu nào không nằm trên mặt kính sẽ không được scan. Sau khi đặt tài liệu, đóng nắp máy scan lại.
  3. Mở phần mềm scan. Sau khi đặt tài liệu cần scan, mở phần mềm scan trên máy tính. Bạn có thể mở phần mềm này bằng nhiều cách. Cố gắng cài đặt phần mềm sao cho biểu tượng của phần mềm luôn luôn sẵn sàng truy cập.
  4. Điều chỉnh mục cài đặt. Điều chỉnh mục cài đặt nếu cần cho tài liệu bạn định scan. Tài liệu văn bản thường được scan đen trắng, trong khi một số phần mềm scan có thể cho phép scan ảnh nhưng lại không cho scan áp phích quảng cáo. Phần mềm scan sẽ khác nhau rất nhiều giữa các thương hiệu và thiết bị, vì thế bạn cần phải thử trước.
    • Thường thì phần cài đặt bạn muốn thay đổi sẽ liên quan đến chất lượng của bản scan. Bản scan có chất lượng càng cao thì tạo ra tập tài liệu có dung lượng càng lớn. Chỉ scan tài liệu với chất lượng bạn cần. Hình ảnh có thể cần chất lượng cao trong khi văn bản thường được scan với chất lượng thấp. Một số phần mềm sẽ cài đặt sẵn mục này.
  5. Chọn “Scan”. Sau khi điều chỉnh mục cài đặt, bạn sẽ cần “ra lệnh” phần mềm hoặc máy scan bắt đầu scan tài liệu. Có thể là nút “Scan” trong phần mềm hoặc nút “Scan” trên máy scan. Đọc hướng dẫn sử dụng nếu bạn không rõ.
  6. Điều chỉnh thêm nếu cần. Sau khi tài liệu đã được scan, phần mềm thường sẽ cho bạn lựa chọn điều chỉnh thêm, như thay đổi hướng của hình ảnh. Thực hiện bất cứ điều chỉnh nào bạn thấy cần thiết và sau đó “ra lệnh” phần mềm lưu tập tài liệu lại.
    • Cần biết rằng hình ảnh được scan thường có dung lượng rất lớn, đặc biệt nếu bạn chọn scan với chất lượng cao. Thay đổi cài đặt và scan lại hình ảnh nếu kích thước của tập tài liệu quá lớn với mục đích của bạn.
    • Chú ý đến định dạng tập tài liệu khi lưu tài liệu. Bạn có thể muốn chọn định dạng tập tài liệu không phải định dạng mặc định.

Chỉnh sửa Tài liệu

  1. Chỉnh sửa văn bản. Sau khi tài liệu đã được scan, bạn có thể muốn sử dụng một chương trình như Adobe Acrobat để chuyển tập tài liệu thành dạng PDF hoặc ghép các tập tài liệu với nhau thành một tài liệu có nhiều trang. Bạn cũng có thể cài đặt để Acrobat nhận ra văn bản scan và biến văn bản scan thành tập tài liệu có thể tìm kiếm hoặc chỉnh sửa được.
    • Nếu tài liệu được lưu như hình ảnh, bạn có thể tăng độ tương phản của hình ảnh bằng cách sử dụng phần mềm chỉnh sửa ảnh để làm văn bản dễ đọc hơn.
  2. Chỉnh sửa hình ảnh. Mở hình ảnh sử dụng phần mềm hình ảnh cơ bản trên máy tính hoặc phần mềm phức tạp hơn như Photoshop. Từ đó bạn có thể thay đổi độ tương phản, các mức độ và đặc tính khác của hình ảnh.
Chia sẻ lên facebook Chia sẻ lên twitter Chia sẻ lên google-plus In trang này