Tạo bài trình bày bằng PowerPoint

Một bài trình bày PowerPoint, bất kể là về chủ đề nào, có thể giúp bạn truyền đạt ý tưởng đến khán giả. Hãy học các bước cơ bản trước khi thực hiện. Các phương pháp sau đây sẽ chỉ cho bạn cách để tạo ra một bài trình bày theo mẫu có sẵn của chương trình PowerPoint hay tạo ra một bài trình bày hoàn toàn theo ý riêng của mình. Đây là các bước bạn có thể bắt đầu.

Các bước

Với Máy PC (Phiên bản Office 2010)

1. Mở PowerPoint. Bạn sẽ thấy một màn hình màu trắng với 2 khung ở giữa. Một khung có dòng chữ "Click to add title" (Nhấn để thêm tiêu đề), và khung còn lại là "Click to add subtitle" (Nhấn để thêm phụ đề).
2. Trên thanh (tab) phía trên bên trái màn hình, bấm chọn "File" (Tệp).
3. Ở thanh công cụ phía bên trái, chọn nhãn "New" (Mới) .
4. Nếu bạn muốn sử dụng một khung mẫu có sẵn, hãy nhấn vào ô "Sample templates" (Khung mẫu).
   • Khung mẫu là một trang trình bày đã được định sẵn khung nền cho các trang trình bày cụ thể, ví dụ như lịch trình hay báo cáo hiện trạng.
5. Nhấn chọn khung mẫu bạn muốn sử dụng, dựa trên mục đích trình bày của bạn.
   • Nếu không tìm được mẫu bạn muốn cho bài trình bày, thì có lẽ tốt nhất bạn nên chọn chủ đề.
6. Nếu muốn chọn chủ để, nhấp chọn ô "Themes" (Chủ đề) ở nhãn "New".
   • Chủ đề là một trang trình bày đã được định sẵn khung nền cho toàn bộ bài trình bày.
7. Nhấn chọn một khung mẫu cụ thể hay chủ đề bạn muốn từ danh sách chọn.
8. Một khi đã tải xong chủ đề, hãy nhấn vào các khung "Click to add title" (Nhấn để thêm tiêu đề) và "Click to add subtitle" (Nhấn để thêm phụ đề) để thêm tiêu đề và phụ đề (nếu cần thiết) cho bài trình bày.
9. Sau khi chọn tiêu đề, nhấn vào nút "New Slide" (Slide mới) trong nhãn "Slides" ở phía trên.
   • Ngoài ra bạn có thể tạo ra trang trình bày mới bằng phím tắt (Ctrl + M).
10. Tiếp tục thêm thông tin cũng như tranh ảnh phù hợp. Tuy nhiên trong PowerPoint thì người ta thường không dùng quá nhiều hình ảnh và thông tin.
11. Một khi đã hoàn thành bài trình bày PowerPoint, đi tới "File > Save As" và sao lưu tập tin để có thể mở lại sau này.
12. Khi muốn xem bài trình bày dưới dạng một chuỗi các khung hình, hãy nhấn vào tab "Slide Show" (trình chiếu) và nhấn vào "From Beginning" (bắt đầu từ trang đầu).
    • Để đi hết các khung hình, nhấn lần lượt các phím mũi tên trái và phải để tiến hoặc lùi khung hình.

Với Máy Mac

1. Mở Powerpoint. Tùy thuộc vào phiên bản, có thể nó sẽ tự động hiển thị màn hình trống, hoặc bạn sẽ phải lựa chọn kiểu trình bày.
2. Tạo khung hình đầu tiên. Nếu muốn có trang tiêu đề, bạn có thể sử dụng trang tiêu đề mặc định được PowerPoint cung cấp. Nếu bạn muốn thay đổi định dạng của khung hình, có thể chọn trong thanh công cụ "Slide Layout" (bố cục khung). Các lựa chọn này có các định dạng tiêu đề, chữ, tranh ảnh, biểu đồ… khác nhau.
3. Thêm khung hình mới. Bạn có thể làm điều này bằng cách hoặc là nhấn vào nút "New Slide" ở thanh công cụ trên cùng, hoặc chọn "Insert > New Slide".
   • Bất cứ khi nào bạn tạo khung hình mới, bạn đều có thể quản lý định dạng bằng cách sử dụng thanh công cụ "Slide Layout".
4. Thêm nội dung cho các khung hình. Có nhiều cách để thực hiện điều này cho mỗi phiên bản của PowerPoint, và có thể các cách này khác nhau trong mỗi phiên bản. Có 2 cách chính để thêm nội dung (Khung chữ, hình ảnh, biểu đồ và các loại tập tin đa phương tiện khác) vào khung hình được liệt kê dưới đây:
   • Có thể thêm nội dung bằng thực đơn "Insert" (chèn). Để thực hiện điều này, nhấn chọn "Insert" và chọn loại nội dung cần đưa vào khung hình. Bạn sẽ được yêu cầu chọn loại file để chèn. Như đã thấy ở hình bên dưới, có rất nhiều lựa chọn, từ Word Art (chữ nghệ thuật) cho đến các đoạn phim.
   • Có thể thêm nội dung trực tiếp từ khung hình. Để làm điều này, hãy chọn một định dạng từ "Slide Layout" có nội dung đính kèm. Sau đó, nhấn vào biểu tượng của loại nội dung bạn muốn thêm vào, rồi điều hướng tới tập tin phù hợp.
5. Thay đổi chủ đề và hình nền. Trong PowerPoint, bạn có thể chọn các chủ đề được tạo sẵn hoặc tự tạo các hình nền theo ý mình. Cũng có thể kết hợp cả chủ đề và màu nền tự chọn.
   • Để chọn chủ để, bạn có thể hoặc là nhấn vào "Slide Theme" (Chủ đề Khung) ở thanh công cụ trên cùng, hoặc chọn "Format > Slide Theme" từ thực đơn chính.
   • Để thay đổi màu nền, có thể clich chọn "Format Background" (Định dạng Nền) trong Bảng định dạng hay chọn "Format > Slide Background..." từ thực đơn chính. Có rất nhiều màu sắc và thiết kế khác nhau để bạn lựa chọn, vì thế chỉ cần chọn ra thứ mình thích. Khi đã chọn xong, nhấn chọn "Apply" (Áp dụng) hoặc "Apply To All" (Áp dụng cho tất cả) tùy thuộc vào việc bạn muốn chỉ áp dụng cho khung hình hiện tại thôi hay là tất cả khung hình.
6. Xem trình bày. Để xem thành quả cuối cùng của mình, bạn có thể nhấn vào "Slide Show" ở thành công cụ trên cùng hoặc chọn "Slide Show > View Slide Show" trong thực đơn chính.

Với Máy PC (Các phiên bản cũ hơn)

1. Khởi đầu với một khung mẫu hoặc chủ đề. Một khung mẫu hoặc chủ đề sẽ trang trí cho bài trình bày của bạn với các định dạng và các tông màu định sẵn. Chọn một chủ đề bằng cách nhấn vào biểu tượng Office hình cầu phía góc trên bên trái, chọn New. Sau đó, ở phía bên trái, chọn Installed Templates (Mẫu đã Cài đặt) hay Installed Themes (Chủ đề đã Cài đặt).
2. Tìm kiếm trong các khung hình từ khung mẫu và xem xét bạn thích kiểu nào. Trên thanh trượt phía bên trái, bạn có thể nhấn chọn các mẫu hay chủ đề khác nhau để xem thử chúng như thế nào. Sau đây là vài điều bạn có thể làm trên các khung hình khác nhau:
   • Nhân đôi khung hình. Nhấp chuột phải vào khung hình và chọn Duplicate Slide (Nhân đôi Khung hình).
   • Xóa khung hình. Nhấp chuột phải vào khung hình và chọn Delete Slide (Xóa Khung), hoặc nhấn chọn Home trên thanh công cụ trên cùng, và chọn Delete Slide.
   • Thay đổi bố trí cho khung hình. Bạn có thể lựa chọn các khung hình có nhiều hay ít khung chữ, khung hình ảnh, hoặc các thứ khác mà bạn muốn. Chọn khung hình, nhấp chuột phải, và đưa chuột lướt qua các Layout (bố cục). Hoặc nhấn chọn Home trên thanh phía trên cùng, và sau đó là thực đơn drop down ngay cạnh Layout.
   • Thêm khung hình. Nếu muốn thêm khung hình mới giống hệt khung trước, nhấp chuột phải vào khung hình đó và chọn New. Hoặc, nếu bạn muốn tạo ra khung hình mới với bố cục khác hoàn toàn, nhấn Home, rồi chọn New Slide từ thanh thực đơn drop down.
   • Sắp xếp các khung hình. Bạn có thể kéo và thả các khung hình trong thanh phía bên trái để sắp xếp lại chúng.
3. Bắt đầu thêm nội dung. Đây là một vài lời khuyên cho việc thêm thông tin vào bài trình bày PowerPoint của bạn:
   • Dùng các câu ngắn, súc tích để dẫn dắt người xem, và để chính bản thân mình thực hiện việc giải thích chi tiết. Các từ khóa phải cho thấy bạn đã nắm được chủ đề khi đi sâu vào bài PowerPoint. Ví dụ, dùng từ "Fire Kiln" làm từ khóa cho PowerPoint, nhưng hãy giải thích quá trình này khi trình bày thực tế.
   • Hãy nghĩ về các điểm chính. Đừng nên viết nguyên câu văn vào bài PowerPoint trừ khi điều đó là hoàn toàn cần thiết.
   • Đừng ngại mở rộng thông tin ra nhiều khung hình. Sẽ tốt hơn nhiều so với một khung hình Powerpoint dày đặc thông tin.
4. Thêm các chi tiết. Để chèn những thứ chữ, biểu đồ…, bạn chỉ cần đơn giản là nhấn vào hộp thoại thiết kế để kích hoạt chức năng chèn hình và tiến hành chèn.
   • Chèn các tranh ảnh và đồ thị là một ý hay để làm bài trình bày của bạn trực quan và thu hút hơn. Hãy chia nhỏ các đoạn viết ra!
   • Sự dụng màu hiệu quả trong bài PowerPoint. Hãy sử dụng các màu sắc phù hợp và thống nhất cho chủ đề khi bạn muốn nhấn mạnh các điểm chính. Điều này sẽ làm bài trình bày của bạn chuyên nghiệp hơn.
5. Chạy thử bài trình bày. Nhấn View (xem), chọn Slide Show, hoặc bấm F5 để chiêm ngưỡng thành quả của mình.

Lời khuyên

• Thay vì lưu bài trình bày với phần mở rộng *.ppt, hãy đi tới FILE » SAVE AS và lưu dưới dạng *.pps (PowerPoint Show). Điều này sẽ cho phép bạn lưu tập tin ở desktop (màn hình chính), và quan trọng hơn khi bạn nhấn vào nó, bài trình bày sẽ tự động bắt đầ mà không cần thiết phải khởi động PowerPoint trước!
• Lưu các bước bạn thao tác một cách đều đặn. Bằng cách này, nếu bạn không may bấm nút thoát hay máy tính bị tắt đột ngột, bạn sẽ không mất hết những gi bạn đã làm từ lúc đầu đến giờ!
• Hãy chắc chắn chương trình PowerPoint của bạn tương thích với công cụ mà bạn định dùng nó để trình chiếu bài trình bày của mình. Phiên bản của chương trình PowerPoint của bạn có thể khác so với các máy khác. Để chắc chắn bài trình bày luôn hoạt động trên máy khác, có lẽ sẽ tốt hơn hết nếu bạn có một bản sao PowerPoint Viewer 2007 của Microsoft.
• Chỉ cần bạn muốn thì bất kỳ loại tập tin nào cũng có thể đưa vào bài trình bày, ngay cả Macro (một tập tin dạng text chứa một dãy lệnh, có thể được dùng như một lệnh) để giúp bài trình bày PowerPoint có tính tương tác.
• Nếu bạn thông thạo về Word, bạn có lẽ sẽ thấy được rằng PowerPoint cũng tuân theo một số quy luật tương tự, như làm nổi bật (highlight) và xóa khung hình như các đoạn văn trong Word.
• Cần lưu ý là các hướng dẫn ở bài này có thể khác một chút so với các phiên bản khác nhau của PowerPoint.
• Nếu bạn không thể thực hiện được nó sau khi làm xong bài trình bày thứ hai (không có gì nổi bật), sẽ tốt hơn nếu bạn mượn một quyển sách hướng dẫn ở thư viện hoặc nhờ ai đó chỉ cho bạn cách làm một bài trình bày đơn giản.
• Giữ một bản sao dự phòng. Đĩa hỏng, lỗi kết nối mạng, đĩa CD bị trầy xước có thể gây ra các vấn đề nghiêm trọng nếu gặp phải.
• Nếu bạn không có chương trình PowerPoint, bạn có thể tải xuống tại OpenOffice.org Suite và lưu các tập tin định dạng PowerPoint miễn phí.
• Để việc trình bày được gọn gàng hơn, sẽ rất tốt nếu có một vài hình ảnh và không viết quá nhiều. Hãy tìm cách để làm nó đơn giản và mạch lạc.

Cảnh báo

• Đừng dùng quá nhiều chữ trong một khung hình. Nếu không bài trình bày của bạn sẽ khiến người nghe rối mắt và căng thẳng. Chưa kể đế việc sẽ gây nhàm chán.
• Đừng dùng quá nhiều hiệu ứng đặc biệt vì chúng sẽ làm phân tâm và gây phiền toái cho người xem.
• Hãy nhớ bạn càng đưa nhiều thứ vào PowerPoint, tập tin sẽ càng lớn. Vì vậy nếu bạn dự định lưu trên đĩa, bạn phải giữ tập tin với dung lượng nhỏ trừ khi nó được sao lưu trên ổ đĩa USB hoặc in ra đĩa CD.

Bài liên quan

• Microsoft sẽ khai tử Microsoft Paint khỏi Windows 10
• Chụp màn hình trên máy tính Dell
• Khôi phục hình ảnh đã xóa
• Biên tập video
• Hệ điều hành

• « Mới nhất
• ‹ Mới hơn
• Cũ hơn ›

Liên kết đến đây

• Tạo bài Trình bày bằng PowerPoint