Chuyển đổi tài liệu quét thành văn bản Word

Từ Thư viện Khoa học VLOS
Bước tới: chuyển hướng, tìm kiếm

Với phiên bản Word 2007 hay tiên tiến hơn, bạn có thể dùng nó để chỉnh sửa một văn bản quét, cách này nhanh hơn nhiều so với việc đánh máy lại toàn bộ văn bản đó. Để bật tính năng này và chuyển đổi tài liệu được scan thành đoạn văn bản chỉnh sửa được, thực hiện theo những bước sau đây.

Các bước

Bật công cụ Document Imaging

  1. Tìm danh sách các chương trình đã được cài đặt trong bảng điều khiển Control Panel.
    • Trên Windows 7 hay Vista: Đi đến Control Panel > Programs (chương trình) > Programs and Features (các chương trình và tính năng).
    • Trên Windows XP: Đi đến Control Panel > Add or Remove Programs (thêm hoặc gỡ bỏ chương trình) > Remove a Program (gỡ bỏ một chương trình).
  2. Chọn phiên bản Microsoft Office của bạn, sau đó nhấp vào Change (thay đổi). Phiên bản Word của bạn có thể nằm trong bộ Microsoft Office hay đơn thuần hiển thị dưới tên Microsoft Office Word.
  3. Nhấp vào Add or Remove Features (thêm hoặc loại bỏ tính năng), chọn Continue (tiếp tục).
  4. Mở rộng danh sách công cụ văn phòng Office Tools, sau đó, nhấp vào Microsoft Office Document Imaging (công cụ xử lý các văn bản đã được quét vào máy tính) rồi chọn Run all from my Computer (khởi động toàn bộ trên máy tính).
  5. Nhấp vào Continue rồi chờ cấu hình được thiết lập hoàn chỉnh.

Chuyển đổi tài liệu được scan thành văn bản chỉnh sửa được

  1. Quét và/hoặc mở tài liệu lên với Paint. Nếu tiến hành quét, hãy thực hiện theo các bước bổ sung bên dưới. Nếu không, bạn chỉ cần mở hình ảnh được scan lên bằng công cụ Paint và tiến đến bước 2.
    • Nhấp vào File (tập tin) > From Scanner or Camera (từ máy quét hay máy ảnh) để bắt đầu scan nếu cần thiết.

    • Chọn thiết lập phù hợp nhất với tài liệu của bạn và nhấp vào Scan. Chúng ta chỉ quan tâm chủ yếu đến văn bản, vì thế, lựa chọn Black and white picture or text (hình ảnh/văn bản hiển thị trắng/đen) là hợp lý nhất.
  2. Nhấp vào File > Save (lưu) hay Save As (lưu dưới dạng) nếu cần thiết.
  3. Chọn định dạng TIFF từ trong danh sách thả xuống và nhấp Save. Bây giờ, bạn có thể đóng cửa sổ Paint.
  4. Mở công cụ Microsoft Office Document Imaging. Đi đến Start > All Programs (tất cả chương trình) > Microsoft Office > Microsoft Office Tools và chọn Microsoft Office Document Imaging từ trong danh sách, hoặc, bạn chỉ cần sử dụng chức năng tìm kiếm với từ khóa “microsoft office document imaging”.
  5. Mở tệp có đuôi .tiff lên. Bạn chỉ cần chọn File > Open rồi xác định vị trí mà bạn đã lưu tập tin.
  6. Nhấn CTRL+A để chọn tất cả và CTRL+C để sao chép. Thao tác này sẽ khởi động tính năng nhận dạng văn bản.
  7. Mở một tài liệu Word trống và nhấn CTRL+V để dán.
  8. Chỉnh sửa lỗi chính tả nếu cần thiết.

Lời khuyên

  • Tài liệu scan là văn bản thuần túy sẽ được chuyển đổi hiệu quả hơn so với văn bản biểu mẫu (chứa khung, logo, vân vân) vì việc chuyển đổi sẽ khiến những định dạng này bị mất đi.