Ghi biên bản cuộc họp

Từ Thư viện Khoa học VLOS
(đổi hướng từ Ghi Biên bản Cuộc họp)
Bước tới: chuyển hướng, tìm kiếm

Bạn vừa được giao nhiệm vụ làm thư ký cho cuộc họp trong cơ quan? Xin chúc mừng! Vậy bạn đã biết làm thế nào để ghi chép, chuẩn bị và trình bày biên bản cuộc họp chưa? Cho dù bạn tuân thủ theo cuốn Những quy tắc làm việc của Robert[1] hay chỉ ghi chép biên bản theo cách không chính thống, những phương pháp dưới đây chắc chắn vẫn sẽ hữu ích đối với bạn:

Các bước

Chuẩn bị trước

  1. Tìm hiểu chính sách họp hành trong cơ quan của bạn. Nếu được phân công chuẩn bị biên bản họp chính thức, bạn hãy hỏi xem cơ quan có tuân theo "Những quy tắc làm việc của Robert" hay một hướng dẫn nào khác không. Còn nếu không yêu cầu phải ghi chép biên bản theo cách chính thống, hãy hỏi xem biên bản cuộc họp nên gồm những nội dung nào hay được dùng cho mục đích gì.
    • Trong vai trò của người ghi chép biên bản, bạn không cần phải làm quen với tất cả các Quy tắc làm việc. Tuy nhiên, hãy xin một bản sao (hoặc mượn của chủ tọa) để giúp bạn trả lời những câu hỏi cụ thể.
    • Tìm hiểu về vai trò của mình. Một số thư ký ghi biên bản không tham gia họp trực tiếp, trong khi số khác thì vừa ghi chép biên bản vừa tham gia thảo luận. Tuy nhiên, trong cả 2 trường hợp thì thư ký không nên là người chủ trì hay có vai trò chính trong cuộc họp như chủ tịch hay người tổ chức cuộc họp.[2]
  2. Chuẩn bị sẵn mẫu biên bản. Thường thì mỗi biên bản cuộc họp đều có những thông tin khá giống nhau. Mẫu biên bản theo quy cách thống nhất sẽ khiến việc ghi chép trở nên dễ dàng.[3] Hãy dành chỗ trống để điền những thông tin dưới đây.[4]
    • Tên cơ quan.
    • Loại hình cuộc họp. Đây có phải là cuộc họp định kỳ hàng tuần hay hàng năm, cuộc họp của một nhóm nhỏ, hay một cuộc họp được triệu tập cho một mục đích đặc biệt?
    • Ngày, giờ và địa điểm. Để lại chỗ trống để điền thời gian bắt đầu và kết thúc.
    • Tên của chủ tọa hoặc lãnh đạo cuộc họp và tên của thư ký (hoặc người thay mặt)
    • Danh sách thành phần "có mặt" và thành phần "vắng mặt". Đây là nội dung cần thiết trong bảng danh sách thành phần tham dự. Hãy ghi chú xem cuộc họp có đủ số đại biểu quy định (số lượng người tham dự tối thiểu để thực hiện bỏ phiếu).
    • Chỗ trống để bạn kí tên. Là thư ký ghi chép biên bản, bạn luôn phải ký tên vào biên bản do mình lập. Ngoài ra, tùy theo quy định của từng cơ quan, bạn có thể sẽ phải ký tên khi biên bản được duyệt.
    • Lịch trình làm việc cho cuộc họp, nếu có. Nếu chủ tịch hay người điều phối cuộc họp không yêu cầu bạn soạn lịch trình, bạn nên đề nghị có một bản cho mình. Việc tham khảo trước chương trình làm việc sẽ giúp bạn ghi chú nội dung cuộc họp dễ dàng hơn.
  3. Mang theo sổ ghi chép hoặc máy tính xách tay. Hãy mang theo vật dụng mà bạn quen sử dụng nhất. Nếu bạn thường xuyên phải ghi chép biên bản họp, hãy dành riêng một cuốn sổ ghi chép phục vụ cho mục đích này, hoặc lập một thư mục riêng trong máy tính của bạn.
    • Nếu bạn ghi biên bản trong cuộc họp lần trước và chưa được phê duyệt, hãy nhớ mang những biên bản này theo.
    • Máy ghi âm có thể giúp bạn ghi lại nội dung biên bản nhưng không thể thay thế được biên bản cuộc họp. Nếu bạn ghi âm lại cuộc họp, hãy đảm bảo được sự chấp thuận của những người có mặt và tránh việc chép lại bản thu âm một cách đơn thuần.
    • Học kỹ thuật tốc ký để tăng tốc độ ghi chép của bạn, nhưng bạn cũng không cần và cũng không nên ghi lại từng từ trong biên bản.
    • Nếu được yêu cầu để ghi chép công khai trong cuộc họp, bạn hãy sử dụng một máy chiếu hắt hoặc giá vẽ chữ A. Cần đảm bảo rằng sau đó bạn có thể mang những ghi chú đó về nhà mà không bị nhòe để có thể đánh lại biên bản.[5]

Ghi chép Biên bản Cuộc họp

  1. Phát tờ danh sách thành phần tham dự. Ngay khi tất cả mọi người có mặt, hãy phát một tờ (hoặc nhiều hơn đối với các cuộc họp lớn), dành chỗ trống để mọi người ghi tên và thông tin liên lạc. Bạn cũng có thể làm việc này trước khi buổi họp kết thúc để có được thông tin đầy đủ cho mục “thành phần tham dự” trong mẫu biên bản của bạn, hoặc đính kèm bản có chữ ký của mọi người sau khi hoàn thành ghi biên bản.
    • Nếu bạn không biết nhiều người trong số những người tham dự, hãy vẽ sơ đồ chỗ ngồi và điền thông tin vào đó trong khi mọi người tự giới thiệu về mình. Để tờ giấy đó bên cạnh trong quá trình bạn ghi chép biên bản để có thể tham khảo tên của họ khi cần thiết (như được thảo luận dưới đây).[6]
  2. Điền càng nhiều thông tin vào mẫu biên bản lập sẵn của bạn càng tốt. Trong khi chờ đợi cuộc họp bắt đầu, hãy ghi tên của các tổ chức, ngày và địa điểm họp và loại hình cuộc họp (ví dụ như cuộc họp ban giám đốc hàng tuần, một cuộc họp hội đồng đặc biệt, v.v.). Khi cuộc họp bắt đầu, hãy ghi lại thời gian bắt đầu.
    • Nếu bạn không có mẫu biên bản họp, hãy ghi những thông tin này ở phía trên cùng biên bản cuộc họp của bạn.
    • Nếu cuộc họp được triệu tập vì một mục đích đặc biệt hoặc diễn ra vào một thời điểm đặc biệt, hãy lưu lại thông báo được gửi tới các thành viên. Bạn nên đính kèm thông báo đó cùng với biên bản họp hoàn chỉnh.
  3. Ghi lại kết quả của nội dung đầu tiên. Hầu hết những cuộc họp chính thức đều bắt đầu với nội dung là thông qua lịch trình làm việc, vì vậy bước này sẽ sử dụng động thái này làm ví dụ. Nếu cuộc họp bắt đầu với một động thái khác, chỉ cần đảm bảo bạn ghi lại tất cả các thông tin tương tự có liên quan:[7]
    • Thuật ngữ chính xác của phần mở đầu là "Tôi chuyển sang", thường là "Tôi chuyển sang nội dung thông qua chương trình làm việc cho buổi họp này"
    • Tên của người chuyển nội dung (người đề nghị thay đổi nội dung).
    • Kết quả bỏ phiếu. Nếu việc bỏ phiếu thành công, viết "bỏ phiếu được tiến hành thành công", nếu không, hãy viết là “bỏ phiếu không thành công”.
    • Nếu bạn không thể ghi lại một cách chính xác những nội dung được thảo luận kéo dài, hãy yêu cầu có văn bản ghi chép những nội dung đó. Nếu đây là một vấn đề thường xảy ra, bạn có thể ngắt giữa chừng cuộc họp nếu đã có chính sách giới hạn về thời lượng cho các nội dung họp.[8]
    • Nếu bạn là người soạn thảo chương trình họp, bạn vừa có thể làm vai trò của người chuyển tiếp nội dung vừa là thư ký. Việc ngắt cuộc họp giữa chừng để phục vụ mục đích ghi chép chính xác hoàn toàn không có vấn đề gì.
  4. Ghi lại các nội dung khác trong suốt cuộc họp. Hãy chăm chú lắng nghe tất cả các nội dung thảo luận, nhưng không ghi vào biên bản trừ khi có chỉ thị khác). Khi cuộc họp chuyển sang một chủ đề mới, hãy ghi chép lại tất cả những thông tin có liên quan.
    • Lưu ý rằng ở mỗi nội dung thảo luận, bạn cần mô tả chính xác chủ đề, tên của người chuyển nội dung và kết quả bỏ phiếu.
    • Một số nội dung đòi hỏi có thêm người tán thành trước khi bỏ phiếu. Nếu ai đó nói "Tôi tán thành nội dung …" hoặc tương tự như vậy, hãy ghi chép lại tên của họ với tư cách là người tán thành.
    • Nếu bạn không biết tên của người chuyển nội dung hay cần phần nội dung được nhắc lại, hãy ngắt quãng cuộc họp một cách lịch sự để hỏi. Việc ghi chép thông tin chính xác là rất quan trọng nên việc gián đoạn một chút là hoàn toàn chấp nhận được.
    • Nếu một nội dung nào đó được điều chỉnh, bạn chỉ cần sửa phần ghi chú về nội dung đó trong biên bản họp. Bạn không cần ghi chú về việc điều chỉnh trừ khi nội dung điều chỉnh đó gây nhiều tranh cãi.[9]
  5. Nghe và lấy bản sao các báo cáo. Đối với bất kỳ bản báo cáo, bản tin hoặc các nội dung tương tự nào được đọc trong cuộc họp, hãy ghi lại tên của văn bản và người đọc chúng (hoặc tên của bộ phận soạn thảo). Nếu có nội dung thảo luận đi kèm, hãy ghi chép lại như đối với các nội dung khác.
    • Thiết thực nhất là bạn nên có một bản sao của các báo cáo này vào cuối buổi họp. Hãy ghi chú lại để đề nghị người đọc báo cáo hay người chủ trì cuộc họp (chủ tọa hay chủ tịch) cung cấp bản sao cho bạn sau đó. Bạn sẽ đính kèm những tài liệu này cùng với biên bản họp khi chuyển biên bản tới mọi người.
    • Nếu các bản sao không có sẵn, bạn có thể ghi nơi các tài liệu gốc được lưu giữ. Nếu không chắc chắn, bạn cần phải hỏi thông tin này sau cuộc họp.
    • Nếu một thành viên báo cáo bằng miệng (thay vì đọc từ một tài liệu), hãy tóm tắt ý chính và chủ đề của báo cáo. Không đi vào chi tiết cụ thể hoặc trích dẫn nguyên văn.[10]
  6. Ghi chép lại những hành động được thực hiện hoặc các nhiệm vụ được giao. Việc này bao gồm kiểm tra lại các nhiệm vụ được giao từ cuộc họp trước đó cũng như các nhiệm vụ mới. Có ai đó được phân công viết một bức thư? Hãy ghi lại tên của họ cùng những chỉ thị kèm theo.
    • Tùy thuộc mức độ chính thức của cuộc họp, rất nhiều trong số những hành động này có thể bị bỏ qua dưới danh nghĩa “nội dung mới”. Với những cuộc họp không chính thức, bạn sẽ cần nghe thật tập trung đối với những quyết định thiếu rõ ràng.
    • Ghi chép tóm tắt về lý do cơ bản đưa đến một quyết định nếu cuộc họp có đề cập đến.
  7. Ghi lại tất cả các chỉ thị và quyết định. Bất cứ khi nào một quy trình bị phản đối, hãy ghi chép lại toàn bộ nội dung phản đối và cơ sở của sự phản đối, cũng như toàn bộ các phán quyết do Chủ tịch đưa ra.
    • Lưu ý ghi lại mọi dẫn chiếu tới “Những quy tắc làm việc của Robert”, các văn bản dưới luật của cơ quan hoặc các quy định của công ty.
  8. Chỉ tổng hợp lại các thảo luận khi được yêu cầu. Thông thường thì biên bản họp ghi lại những gì được làm chứ không phải những gì được nói.[11] Tuy nhiên, bạn cần tuân theo những yêu cầu cụ thể của tổ chức.
    • Khi ghi lại các nội dung thảo luận, cố gắng giữ tinh thần khách quan nhất có thể. Hãy sử dụng từ ngữ xúc tích, không mang ý kiến cá nhân, hạn chế tối đa việc sử dụng các tính từ và trạng từ. Mục đích biên bản của bạn là “khô khan”, “thực tế”, và “nhàm chán”![12]
    • Không ghi tên của bất kỳ ai trong phần tóm tắt nội dung thảo luận. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những cuộc tranh cãi nảy lửa có thể gây ra xung đột.
  9. Tổng kết vào cuối cuộc họp. Hãy ghi lại thời gian cuộc họp kết thúc và nhớ thu thập bản sao của các báo cáo hay nhắc ai đó gửi cho bạn.
    • Đọc lại biên bản để xem bạn có bị sót hay cần làm rõ nội dung nào không. Nếu bạn cần hỏi ai đó, hãy làm trước khi họ ra về.

Hoàn tất Biên bản

  1. Bắt đầu việc này càng sớm càng tốt. Tốt nhất là bạn hãy ghi lại biên bản chính thức ngay sau cuộc họp, khi sự kiện còn “mới mẻ” trong tâm trí của bạn.[13]
  2. Đánh máy biên bản cuộc họp. Bạn đã có thể đã làm điều này nếu sử dụng một máy tính xách tay tại cuộc họp. Hãy lưu lại các ghi chú của bạn và mở một văn bản mới để ghi lại biên bản, theo cách này bạn có thể so sánh ghi chú và biên bản với nhau.
  3. Hiệu chỉnh văn bản ghi chú theo từng đoạn mạch lạc. Mỗi chủ đề, quyết định hoặc thủ tục phải được trình bày trong những đoạn văn bản riêng biệt. Khi hiệu chỉnh định dạng, hãy kiểm tra xem văn bản có:[14]
    • Đúng chính tả và ngữ pháp. Nếu cần thiết, hãy sử dụng công cụ kiểm tra chính tả.
    • Sử dụng một “thì” thống nhất xuyên suốt văn bản. Hoặc chỉ sử dụng một trong hai “thì” quá khứ hay hiện tại, hạn chế chuyển đổi giữa các “thì” trong cùng một văn bản.
    • Phải giữ tinh thần khách quan nhất có thể. Không bao giờ nên xen ý kiến cá nhân của bạn vào biên bản. Bạn phải cố gắng tạo ra một biên bản ghi chép khách quan nhất cho mọi người sử dụng.
    • Sử dụng từ ngữ đơn giản, chính xác. Mọi từ ngữ có ý nghĩa mơ hồ đều cần thay thế bằng những từ ngữ chính xác. Những mô tả “hoa mỹ” cần phải được loại bỏ hoàn toàn.
    • Chỉ nên ghi chép những hành động được thực hiện chứ không phải nội dung thảo luận. Trừ khi bạn được yêu cầu ghi chép các nội dung thảo luận, nếu không bạn chỉ nên tập trung vào những gì được làm, chứ không phải những gì được nói.
    • Đánh số trang để dễ dàng tham khảo.
  4. Phát cho mỗi thành viên cuộc họp một bản dự thảo biên bản họp của bạn. Sử dụng các thông tin trong bảng ký tên thành viên tham dự để gửi cho mỗi thành viên tham dự một bản sao biên bản cuộc họp. Nếu bạn không có thông tin liên lạc của họ, hãy nhờ sự giúp đỡ của chủ tọa cuộc họp.
  5. Xin phê duyệt cho biên bản họp. Bạn có thể được yêu cầu đọc to biên bản cuộc họp trong cuộc họp kế tiếp để văn bản có thể được thông qua. Nếu biên bản được phê duyệt, hãy đánh dấu rằng biên bản đã được chấp thuận.[15]
    • Nếu biên bản được hiệu chỉnh trước khi phê duyệt, hãy hiệu chỉnh trong văn bản và ghi rõ ở phía cuối biên bản rằng biên bản đã được hiệu chỉnh. Không cần nói cụ thể các điều chỉnh.
    • Nếu phải thực hiện hiệu chỉnh một chủ đề sau khi biên bản được chấp thuận, bạn nên bổ sung những từ ngữ mô tả chỉnh xác hành động đó trong những biên bản liên quan và nói rõ chủ đề có được thông qua hay không.

Sử dụng Mẫu biên bản Cuộc họp

  1. Tham khảo các trang web cung cấp mẫu ghi chép biên bản họp. Các mẫu được thiết lập sẵn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian chuẩn bị cho việc ghi chép biên bản cũng như hạn chế các lỗi có thể mắc phải.
  2. Dành thời gian duyệt từng trang web. Sử dụng tính năng tìm kiếm và lướt qua các lựa chọn để tìm kiếm mẫu biên bản phù hợp nhất với bạn.
    • Nếu bạn cần một loại mẫu biên bản cụ thể - một mẫu chung hoặc mẫu chuẩn, hãy dựa theo những tiêu chí cụ thể của bạn để tìm kiếm trên trang web và tải về bằng cách nhấn vào nút “tải về” hoặc nút “sử dụng mẫu”. Hãy nhớ lưu vào một nơi dễ tìm để không bị thất lạc.
  3. Mở tập tin. Sau khi tải mẫu biên bản về, hãy giải nén và mở trong định dạng word hoặc excel. Để có được văn bản có chất lượng tốt nhất và thuận tiện khi sử dụng, bạn nên sử dụng phiên bản MS Word mới nhất. Việc liên tục cập nhật sẽ giúp mọi thứ trở nên đơn giản hơn, đồng thời cho phép bạn sử dụng các tính năng mới một cách tối ưu.
  4. Chèn logo công ty của bạn và các dấu bản quyền trong phần tiêu đề bên trên (header). Xóa logo mẫu – bạn cần lưu ý đọc các điều khoản sử dụng của bất kỳ trang web bạn dùng để tải mẫu biên bản nào. Bạn hoàn toàn có thể tránh vướng phải những rắc rối pháp lý không cần thiết.
  5. Thay đổi tiêu đề. Trong phần tiêu đề, đánh dấu các từ "Cuộc họp/ Nhóm" và gõ tiêu đề thực tế trong biên bản cuộc họp của bạn.
  6. Thay đổi nền (không bắt buộc). Để làm cho biên bản mẫu của bạn trông đẹp và chuyên nghiệp hơn, hãy cân nhắc việc thay đổi màu sắc, hoặc chọn một màu có sẵn. Hoàn toàn đơn giản: hãy tìm thanh “Page Layout” (Định dạng trang), theo đó tìm đến mục “Colors and Themes” (Màu sắc và Chủ đề). Ở đó, bạn có thể tùy chỉnh các hiệu ứng đối với mẫu biên bản của mình. Bạn thậm chí có thể tùy chỉnh màu nền tương thích với màu logo công ty của bạn.
  7. Đặt tên các phần biên bản mẫu. Nên có một số tên trường theo mẫu. Những mẫu bạn tải về thường được đặt tên sẵn. Có thể bạn cần thêm hay lược bỏ bớt hoặc đơn giản là bạn không thích cách chúng được đặt tên. Bạn có thể tùy chỉnh cho phù hợp với yêu cầu của các cuộc họp.
  8. Lưu những mẫu biên bản này vào máy tính xách tay của bạn để bắt đầu ghi chép biên bản. Nếu bạn vẫn sử dụng phần mềm Microsoft Office, mọi thứ sẽ khá nhanh chóng và dễ dàng, và bạn sẽ có thể ghi chép biên bản các cuộc họp một cách khoa học và chính xác hơn. Ngoài ra, bạn có thể in sẵn mẫu biên bản để ghi chú bằng tay, nhưng cần đảm bảo bạn để khoảng trống phù hợp để có thể điền hết các thông tin cần thiết.
  9. Rà soát mẫu biên bản. Xin chúc mừng! Giờ đây mẫu biên bản họp của bạn đã hoàn thiện. Năng suất và tính chính xác trong các biên bản họp của bạn sẽ tăng lên theo cấp số nhân vì giờ đây bạn đã có một mẫu biên bản để định hướng và sắp xếp các ý tưởng của mình. Đối với bất kỳ công việc nào, hãy lướt qua các chi tiết trong mẫu biên bản để xem có nội dung nào bị thiếu sót hay không rõ ràng. Khi đã chắc chắn mọi chi tiết đã ổn thỏa, mẫu biên bản họp của bạn sẽ được hoàn thiện để sử dụng và sẵn sàng cho các cuộc họp sắp tới.

Lời khuyên

  • Hoàn thiện biên bản cuộc họp ngay lập tức sau khi cuộc họp kết thúc. Tốt nhất bạn nên làm điều này khi các sự kiện vẫn còn “tươi mới” trong tâm trí của bạn. Những người tham gia cũng cần được có một bản sao những nội dung cần làm đã nêu trong cuộc họp càng sớm càng tốt.
  • Nên ngồi càng gần chủ tọa cuộc họp càng tốt. Như vậy bạn có thể dễ dàng nghe mọi thứ và yêu cầu làm rõ mà không cần phải lên tiếng.
  • Yêu cầu mọi người viết ra chủ đề của họ, do đó bạn không cần phải ghi lại ngay tại chỗ.
  • Lưu biên bản cuộc họp ở nơi an toàn.
  • Đừng ngại ngắt lời và yêu cầu làm rõ bất cứ lúc nào.
  • Biên bản họp rất quan trọng. Các biên bản được lưu và có thể được tham khảo trong nhiều năm. Ví dụ, nếu đó là một vấn đề pháp lý, danh tiếng của một người có thể phụ thuộc vào biên bản đó.
  • Đọc một số mục trong Robert's Rules of Order, đặc biệt là phần hướng dẫn quy tắc làm việc của một thư ký.
  • Ghi chép một cách khách quan và trung thực. Nếu một chủ đề được đưa ra 2 lần, đừng gộp lại với nhau.

Cảnh báo

  • Đừng đưa quá nhiều chi tiết vào biên bản. Thậm chí nếu bạn được yêu cầu ghi lại nội dung các cuộc thảo luận thì cũng cố gắng chỉ ghi tóm tắt và các ý chính. Hạn chế bản thân phải ghi các diễn giải xoay quanh ý chính, nếu không bạn sẽ bị quá tải và sa đà vào các chi tiết không cần thiết.
  • Tuyệt đối không xen kẽ những diễn giải và cảm xúc cá nhân của bạn vào trong biên bản.
  • Nếu một phần của cuộc họp thuộc đặc quyền luật sư-khách hàng, không ghi chép phần đó. Thay vào đó ghi lại rằng "luật sư thông báo rằng nội dung thuộc về quyền luật sư-khách hàng. Nội dung đó đã không được ghi chép".[16]
  • Nếu bạn được yêu cầu ghi lại một nội dung trao đổi bí mật, ví dụ như giữa một luật sư và một khách hàng, hãy lập biên bản tách rời và lưu trữ riêng biệt với biên bản cuộc họp chung. Đánh dấu là “tài liệu mật” và ghi rõ ai có quyền “truy cập” những tài liệu đó.[17]

Nguồn và Trích dẫn

Liên kết đến đây