Viết chương trình nghị sự cuộc họp

Từ Thư viện Khoa học VLOS
Bước tới: chuyển hướng, tìm kiếm

Cuộc họp có tổ chức nào cũng cần đến một chương trình nghị sự (agenda) tốt. Bài viết này sẽ chỉ bạn cách để viết được một chương trình như vậy.

Các bước

Viết một chương trình nghị sự

Lập chương trình nghị sự từ những bước cơ bản đầu tiên

  1. Bắt đầu bằng việc đặt tên cho chương trình nghị sự của bạn. Từ áng thơ văn đẹp đẽ cho đến những bảng tính khô cứng nhất, gần như mọi tài liệu quan trọng đều cần được đặt tên, và chương trình nghị sự cuộc họp cũng không ngoại lệ. Tiêu đề nên truyền tải được đến người đọc hai vấn đề: Thứ nhất, đây là một chương trình nghị sự. Thứ hai, chủ đề thảo luận của cuộc họp là gì. Khi đã xác định được tiêu đề, hãy đặt nó ở trên cùng tài liệu còn trống của bạn. Không cần những tiêu đề phức tạp và hoa mỹ; đơn giản và trực tiếp thường là tốt nhất trong kinh doanh.
    • Không cần sử dụng phông chữ lớn hay cầu kỳ cho tiêu đề. Trong hầu hết trường hợp, bạn chỉ nên dùng phông chữ đơn giản, nghiêm túc, chẳng hạn như Times New Roman hay Calibri và để tiêu đề có cùng cỡ chữ (hoặc chỉ lớn hơn đôi chút) với phần còn lại của tài liệu. Nhớ rằng, mục đích của tiêu đề là để thông báo đến người đọc họ đang xem gì chứ không nhất thiết là để giải trí hay khiến họ phân tâm.
  2. Bao gồm "ai?", "ở đâu?" và "khi nào?" trong đầu đề. Theo sau tiêu đề, chương trình cuộc họp thường có một phần đầu đề có thể khác nhau về chi tiết, tùy vào mức độ trang trọng mà cơ quan bạn khuyến khích. Phần đầu đề này thường nằm dưới tiêu đề một dòng. Nhìn chung, ở đây, bạn sẽ muốn đưa vào thông tin thực tế ngắn gọn về cuộc họp, những thông tin không liên quan đến chủ đề được thảo luận. Nhờ đó, những người không tham dự có thể nắm được thời gian, địa điểm cũng như thành phần tham dự. Dưới đây là một số thông tin có thể bạn sẽ muốn bao gồm trong chương trình nghị sự của mình. Bất kể lựa chọn thông tin nào, hãy chắc là bạn đã “dán nhãn” rõ ràng từng thông tin (in đậm phần tên nội dung là lựa chọn tốt trong trường hợp này):
    • Ngày và giờ. Có thể gộp chung hoặc chia thành hai phần riêng biệt.
    • Địa điểm. Nếu doanh nghiệp có nhiều trụ sở, bạn nên viết rõ địa chỉ. Cho dù chỉ có một trụ sở, bạn cũng nên chỉ rõ tên phòng diễn ra cuộc họp (ví dụ như Phòng Họp #3).
    • Thành phần tham dự. Chức danh thường là tùy chọn và không bắt buộc.
    • Cá nhân đặc biệt. Đó có thể là khách mời đặc biệt, người diễn thuyết hoặc các nhà lãnh đạo.
  3. Viết tuyên bố ngắn gọn về mục đích của cuộc họp. Những cuộc họp không có mục tiêu xác định rõ ràng nhiều khả năng sẽ làm lãng phí thời gian quý báu khi người tham dự phải xác định điều cần bàn luận. Bỏ cách một dòng sau dòng đầu đề, dùng chữ in đậm hoặc gạch chân để làm nổi bật phần mục đích của bạn với những tiêu đề như "Mục tiêu" hay "Mục đích", theo sau đó là dấu hai chấm hoặc xuống hàng. Tiếp đến, bằng một vài câu súc tích và đi thẳng vào vấn đề, hãy mô tả những nội dung thảo luận của cuộc họp. Ở đây, bạn chỉ nên dùng từ 1-4 câu.
    • Chẳng hạn như, nếu định viết tuyên bố mục đích cho cuộc họp ngân sách, bạn có thể dùng: "Mục tiêu: Phác thảo mục tiêu ngân sách chủ chốt cho năm tài chính 2017-2018 và thảo luận phương pháp cắt giảm chi phí dài hạn. Bên cạnh đó, Giám đốc Nghiên cứu & Phát triển, ông Nguyễn Văn A sẽ trình bày kết quả nghiên cứu cạnh tranh gần đây".
    • Nếu từng viết bài khoa học, bạn hãy nghĩ về tuyên bố mục đích như bản tóm tắt hội nghị hay tóm lược điều hành. Về bản chất, bạn đang trình bày một cách khái quát những gì dự định thảo luận trong cuộc họp mà không đi vào chi tiết.
  4. Viết lịch trình, chỉ rõ những điểm chính của cuộc họp. Lịch trình giúp tránh được sai sót phổ biến: những buổi họp trong kinh doanh thường diễn ra quá dài. Bỏ cách một dòng sau phần tuyên bố mục đích, in đậm hoặc gạch chân tiêu đề cho phần lịch trình của bạn. Bắt đầu nhập nội dung phù hợp với chủ đề bàn luận chính trong lịch trình. Để dễ đọc, từng nội dung nên được viết trên một dòng riêng.
    • Phân chia từng mục nội dung bằng cách ghi thời gian bắt đầu và kết thúc hoặc khoảng thời gian dự tính của từng mục. Chọn một cách và nhất quán trong sử dụng: việc ghi trộn lẫn hai cách sẽ khiến chương trình nghị sự của bạn có vẻ thiếu chuyên nghiệp.
  5. Phân bố thời gian cho tất cả các khách mời đặc biệt. Nếu có bất kỳ khách nào đến tham dự nhằm thảo luận những chủ đề quan trọng, bạn sẽ muốn dành nhiều thời gian cho họ. Hãy dành cho mỗi khách một phần nội dung lịch trình riêng, kể cả khi họ có nhiều hơn một chủ đề thảo luận. Bằng cách này, ai cũng có thể tự sắp xếp bài nói của mình cho phù hợp.
    • Tốt nhất là bạn hãy liên hệ trước với khách mời nhằm xác định họ sẽ cần bao nhiêu thời gian cho chủ đề thảo luận của mình. Nhờ đó, tránh được những xung đột lịch trình gây lúng túng.
  6. Dành thời gian cuối cuộc họp cho phần hỏi đáp. Trong thời gian này, mọi người có thể đặt câu hỏi làm rõ những chủ đề còn vướng mắc trong cuộc thảo luận, đưa ra ý kiến bổ sung, đề xuất chủ đề cho những cuộc họp trong tương lai hay đưa ra những nhận xét khác. Phần thời gian hỏi đáp này có thể được thể hiện rõ bằng cách đưa vào như nội dung cuối cùng trong lịch trình. Hoặc bạn cũng có thể chỉ việc đề cập đến sau khi hoàn thành phần cuối của cuộc họp.
    • Nếu cuộc họp đã đi đến kết thúc mà không ai có thêm câu hỏi hay nhận xét nào, bạn luôn có thể cho kết thúc sớm. Nhiều người tham dự sẽ biết ơn vì điều đó!
  7. Cung cấp đề cương chủ đề được thảo luận - không bắt buộc. Nhìn chung, lịch trình là bộ khung mà mọi người nhìn vào để dẫn dắt cuộc thảo luận. Tuy nhiên, mặc dù không nhất thiết phải đi xa đến vậy, việc cung cấp đề cương bổ sung những điểm chính có thể hỗ trợ nhiều cho người tham dự. Đề cương gợi nhắc cách thức tổ chức ý tưởng được trình bày trong suốt cuộc họp, giúp mọi người ghi nhớ những chủ đề cụ thể đã được đề cập. Dưới đây là ví dụ về cách sắp xếp đề cương mà có thể bạn sẽ muốn sử dụng (để có thêm thông tin, tham khảo Cách để Lập Dàn ý):
    • I. Nội dung ngân sách được ưu tiên
      • A. Ngân sách đi lại của nhân viên
        B. Phí đại lý
        • i. Đàm phán để có thỏa thuận tốt hơn?
        C. Chi phí vận động hành lang
      II. Phương pháp đẩy mạnh doanh thu
      • A. Thỏa thuận dịch vụ thay thế
        • i. Trình bày các lựa chọn cho khách hàng
          ii. Thu thập phản hồi
        B. Tái đầu tư vào công nghệ di động
      ...và vân vân.
  8. Kiểm tra lỗi trước khi phân phát chương trình hội nghị. Một số người tham dự có thể sẽ dựa rất nhiều vào tài liệu này, do đó sẽ là khôn ngoan khi bạn đọc lại, kiểm tra lỗi và tính hoàn thiện trước khi phân phát. Đó không chỉ là phép lịch sự với người tham dự mà còn thể hiện sự kỹ lưỡng đến từng chi tiết của bạn cũng như sự tôn trọng mà bạn dành cho họ.
    • Đồng thời, việc đảm bảo không bỏ sót lỗi nào trong chương trình nghị sự sẽ tiết kiệm thời gian và giữ uy tín cho bạn.

Sử dụng mẫu chương trình nghị sự

  1. Dùng mẫu sẵn có trong phần mềm soạn thảo văn bản. Nhiều chương trình soạn thảo văn bản, chẳng hạn như Microsoft Office, Pages dành cho Mac, v.v. có mẫu của nhiều loại tài liệu cá nhân và chuyên môn khác nhau. Những mẫu này giúp việc soạn tài liệu chuyên môn trở nên đặc biệt nhanh chóng và dễ dàng. Thường thì chúng được sắp xếp hợp lý và có hình thức trình bày bắt mắt. Tất cả những gì bạn cần làm chỉ là nhập thông tin liên quan vào nơi phù hợp, và thế là xong!
    • Dù các phần mềm soạn thảo có đôi chút khác biệt, nhưng hầu hết những chương trình có khả năng sử dụng mẫu cho trước sẽ cho phép bạn tìm chúng bằng cách sử dụng thanh thực đơn nằm ở phía trên cửa sổ chương trình.
    • Nếu chương trình soạn thảo văn bản của bạn có thể sử dụng mẫu nhưng không có mẫu nào phù hợp với chương trình nghị sự cuộc họp, bạn có thể tải mẫu phù hợp từ website của nhà phát triển phần mềm. Chẳng hạn như mẫu của Microsoft Word có thể được tải từ office.microsoft.com,[1] trong lúc mẫu Pages dành cho Mac có thể được tìm thấy trên App store.
  2. Hoặc bạn cũng có thể tải mẫu từ bên thứ ba. Nếu chương trình soạn thảo văn bản không có bất kỳ mẫu chương trình nghị sự nào, thậm chí là từ website chính thức, bạn cũng đừng lo lắng: trên mạng có vô số mẫu miễn phí. Thực hiện phép tìm đơn giản trên công cụ tìm kiếm yêu thích cho "mẫu chương trình nghị sự cuộc họp" sẽ đem về hàng tá kết quả liên quan. Dù vậy, không phải tất cả những kết quả này đều đến từ nguồn chính thức và có uy tín, do đó sáng suốt trong lựa chọn mẫu phù hợp để sử dụng là điều rất quan trọng. Dưới đây là một vài website của bên thứ ba mà có thể bạn sẽ muốn ghé thăm:
    • Save Word Templates[2]. Đây là trang chuyên nghiệp, cung cấp nhiều mẫu chất lượng cho Microsoft Word.
    • Word Templates Online[3]. Một lựa chọn tốt khác dành cho mẫu văn bản Word. Tuy nhiên, trang này chỉ có một vài lựa chọn.
    • iWorkCommunity[4]. Một mẫu chương trình nghị sự tốt dành cho Pages. Dù vậy, mẫu này dành cho phiên bản cũ hơn ( trước '09) của Pages.
    • App Store cũng có nhiều mẫu dành cho Pages. Không may là không phải tất cả đều miễn phí.[5]
  3. Điền vào những chỗ trống trong mẫu của bạn. Một khi đã tìm được mẫu phù hợp có trong chương trình soạn thảo văn bản hay đã tải được mẫu mà bạn thích, tất cả những gì cần làm là điền thông tin cần thiết vào mẫu. Hầu hết mẫu đều sẽ có những khu vực được đánh dấu rõ ràng để bạn nhập tên, thời gian, chủ đề thảo luận, tiêu đề các phần và tương tự. Hãy điền đầy đủ mọi nội dung liên quan để hoàn tất chương trình nghị sự. Khi đã điền xong, bạn cần kiểm tra cẩn thận nhằm rà soát lại lỗi. Dù tiện lợi, mẫu chương trình nghị sự vẫn không tự loại bỏ được sai sót trong chính tả, ngữ pháp và thông tin thực.
    • Đừng để trống chỗ nào. Không gì nghiệp dư hơn một lịch trình với dòng nội dung "Đánh nội dung vào đây". Nếu không muốn điền phần nào đó của mẫu vì lý do nhất định, hãy chắc là bạn đã xóa mục đó thay vì để trống.
  4. Thực hiện những điều chỉnh nhỏ để chương trình nghị sự phù hợp với nhu cầu của bạn. Mẫu chương trình có thể vô cùng thuận tiện nhưng chẳng có lý do nào để bạn phải giữ đúng phong cách và định dạng sẵn có của nó. Đừng ngần ngại thay đổi nội dung và phong cách của mẫu để nó trở nên phù hợp với tiêu chuẩn của ngành và lựa chọn chuyên môn của bạn.
    • Chẳng hạn như, nếu thật sự thích vẻ ngoài của mẫu nào đó nhưng phần đầu đề của nó quá dài và gây sao nhãng, hãy thoải mái xóa bớt phần dư thừa theo quan điểm của bạn, miễn là điều đó sẽ không phá hỏng định dạng của tài liệu hay ảnh hưởng tiêu cực đến chương trình nghị sự.

Những cách thức sử dụng chương trình nghị sự tốt nhất

  1. Sắp xếp những chủ đề quan trọng nhất trước. Khi lên kế hoạch cuộc họp, việc dành phần đầu lịch trình cho những chủ đề quan trọng nhất thường là một chiến lược tốt. Nhờ đó, bạn sẽ đảm bảo được hai điều. Thứ nhất, mọi người sẽ có thể thảo luận những chủ đề này từ rất sớm, khi mà họ minh mẫn và ít mệt mỏi nhất. Thứ hai, trong trường hợp cuộc họp phải kết thúc sớm hoặc ai đó cần rời cuộc họp trước khi kết thúc thì chủ đề quan trọng cũng đã được thảo luận xong.
    • Không phải cuộc họp lúc nào cũng diễn ra theo kế hoạch. Nếu có các chủ đề nhỏ, không quan trọng bị cắt giảm vào cuối buổi họp, bạn có thể tự giải quyết được, hoặc sắp xếp một cuộc họp khác sau. Tuy nhiên, nếu không thể thông qua những chủ đề thảo luận lớn, cuộc họp đã thất bại trong việc đạt được phần quan trọng trong mục đích tổ chức của nó, và do vậy có thể được coi là thất bại. Xếp những nội dung này lên đầu lịch trình thường tránh được vấn đề này.
  2. Dựa vào lịch trình một cách linh động. Khi lên kế hoạch và điều phối cuộc họp, một trong những mối đe dọa lớn nhất chính là cuộc họp đi quá thời gian định trước. Nhìn chung, nhân viên ghét họp quá giờ, vì những lý do hợp lý: Chúng có thể vô cùng buồn tẻ và khiến mọi người chậm trễ trong việc giải quyết những việc gấp cần làm. Hãy chắc là cuộc họp của bạn đi đúng lịch trình bằng cách theo dõi thời gian và khi có cơ hội, chuyển sang phần tiếp theo một cách lịch sự bằng những câu tương tự như: "Để được về đúng giờ, chúng ta sẽ chuyển qua chủ đề tiếp theo nhé".
    • Dù vậy, các cuộc họp thường không diễn ra theo kế hoạch và bạn sẽ phải sẵn sàng điều chỉnh nếu một phần nào đó kéo dài hơn dự tính. Hãy linh động trong việc cố gắng thảo luận nhiều ý tưởng hết mức có thể trong khoảng thời gian có hạn đã được định trước. Chẳng hạn như, nếu phần này bị kéo dài, có thể bạn sẽ cần rút ngắn thời gian thảo luận ở những phần khác hoặc bỏ hoàn toàn những phần tương đối không quan trọng nhằm đảm bảo buổi họp kết thúc đúng giờ (Để giảm bớt sức ép về mặt thời gian, bạn có thể thêm vào những nội dung tùy chọn một cách chiến lược).
  3. Bắt đầu viết chương trình nghị sự sớm trước khi cuộc họp được diễn ra. Chương trình nghị sự vô cùng quan trọng: Chúng thể hiện tính chuyên nghiệp, cho người tham dự thấy rằng bạn trân trọng thời gian và đóng góp của họ cho tổ chức. Vì vậy, hãy chắc rằng bạn có đủ thời gian để làm nên một tài liệu chất lượng bằng cách bắt tay vào viết chương trình sớm một cách hợp lý ngay khi có thể.
    • Bắt đầu sớm cũng giúp bạn thu thập được phản hồi về chương trình nghị sự trước khi cuộc họp thật sự bắt đầu và điều chỉnh. Việc chia sẻ bản nháp với đồng nghiệp hay cấp trên và tham khảo ý kiến của họ có thể giúp bạn khắc phục lỗi và bổ sung thông tin bị bỏ sót. Nếu chờ đến giờ khắc cuối cùng để viết, bạn sẽ không có thời gian thu thập và điều chỉnh dựa trên phản hồi.
    • Với những cuộc họp thông thường hàng ngày, có thể bạn sẽ không gặp rắc rối gì nếu viết chương trình chỉ một ngày trước khi cuộc họp diễn ra. Tuy nhiên, với những cuộc họp quan trọng, nhiều khả năng bạn sẽ phải mất hàng tuần để chuẩn bị.
  4. Chia sẻ chương trình nghị sự với người tham dự trước khi cuộc họp diễn ra. Điều này sẽ đảm bảo rằng mọi người đều biết đầy đủ những chủ đề sẽ được thảo luận. Tùy vào văn hóa công ty, việc này có thể là in ra nhiều bản và trực tiếp đưa cho từng người hoặc đơn giản chỉ là chia sẻ qua phương tiện điện tử, chẳng hạn như gửi email và đính kèm tài liệu. Dù là ở trường hợp nào, trước khi chia sẻ, bạn hãy chắc là tài liệu của bạn không có bất kỳ lỗi kỹ thuật nào.
    • Tùy vào tầm quan trọng của cuộc họp, có thể bạn sẽ muốn chuyển chương trình nghị sự đến người tham dự ít nhất một hay hai giờ trước khi cuộc họp diễn ra. Với cuộc họp lớn và quan trọng, có thể sẽ cần chuyển trước một ngày hay thậm chí nhiều hơn thế nữa.
    • Bởi mọi người thường hay bận rộn, việc mang theo vài bản dự phòng đến buổi họp, đề phòng trường hợp ai đó quên cầm theo là điều thông minh nên làm.

Lời khuyên

  • Tùy vào mong muốn của đồng nghiệp, việc đặt ra thời hạn để mọi người đề xuất ý kiến bổ sung cho chương trình nghị sự có thể rất có ích. Hãy đặt ra ngày, giờ cuối cùng để nhận được đề xuất và tuân theo đó. Chấp nhận chỉnh sửa nếu chúng góp phần hoàn thiện hơn chương trình nghị sự hoặc đơn giản là những đề xuất này quan trọng hơn nội dung ban đầu của bạn.
  • Một công cụ tuyệt vời để có được một cuộc họp hiệu quả là sử dụng "OARR": Đây là các chữ cái đầu của những từ tiếng Anh Objective (Mục tiêu), Agenda (Chương trình nghị sự), Roles (Vai trò) & Responsibilities (Trách nhiệm). Đầu tiên, cuộc họp cần có mục tiêu. Nếu chỉ họp để phổ biến thông tin, bạn đừng lãng phí thời gian của mọi người. Hãy gửi bản tin cho họ. Mục tiêu nên có thành phần tích cực và nếu có thể, thu về thành quả nào đó: "Xác định mục tiêu hàng quý của đội". Chương trình nghị sự là danh sách những chủ đề bạn sẽ bàn luận để đạt được mục tiêu đó, kèm theo giới hạn thời gian giúp bạn không đi chệch kế hoạch. Ví dụ: "1. Xem lại tình trạng những mục tiêu được đặt ra cho quý trước (15 phút), 2. Thảo luận đề xuất mục tiêu (20 phút), 3. Chọn 5 mục tiêu hàng đầu (10 phút), v.v." Với Vai trò & Trách nhiệm, xác định ai là người chủ trì cuộc họp, ai là người ghi chép và ai sẽ là người phân công hành động/ những mục "phải làm" rút ra từ cuộc họp.
  • Nếu ai đó không thể tham dự, cân nhắc tạo phần "Cáo lỗi trước" ở đầu chương trình nghị sự hoặc để trống và đơn giản thông báo trong cuộc họp.
  • Nếu công ty có mẫu chuẩn riêng dành cho chương trình hội nghị, hãy dùng nó như một bản mẫu. Ở một số nơi, việc tuân thủ khuôn mẫu cho trước là vô cùng quan trọng.

Nguồn và Trích dẫn