Chủ đề nóng: Phương pháp kỷ luật tích cực - Cổ học tinh hoa - Những thói hư tật xấu của người Việt - Công lý: Việc đúng nên làm - Giáo án Điện tử - Sách giáo khoa - Học tiếng Anh - Bài giảng trực tuyến - Món ăn bài thuốc - Chăm sóc bà bầu - Môi trường - Tiết kiệm điện - Nhi khoa - Ung thư - Tác hại của thuốc lá - Các kỹ thuật dạy học tích cực
- Dạy học phát triển năng lực - Chương trình giáo dục phổ thông
Giới thiệu bản thân qua email
Từ VLOS
Email là một hình thức liên lạc phổ biến, do đó biết cách giới thiệu bản thân với ai đó qua email có thể giúp ích cho nghề nghiệp và mạng liên kết của bạn. Viết được một email giới thiệu ngắn gọn và rõ ràng giúp bạn tăng cơ hội được người nhận dành thời gian đọc email và khơi gợi quan tâm với bạn. Bạn cần tránh một số lỗi sai thường gặp để đảm bảo mình chính là người nổi bật so với đám đông còn lại.
Các bước[sửa]
Mở đầu dứt khoát[sửa]
-
Đặt
tiêu
đề
thư
rõ
ràng.
Người
nhận
nên
biết
được
tổng
quát
chủ
đề
của
email
này
là
gì
thậm
chí
trước
cả
khi
họ
mở
nó
ra.
Bạn
cũng
nên
đặt
tiêu
đề
ngắn
gọn;
tiêu
đề
dài
có
thể
gây
khó
khăn.
Với
một
email
giới
thiệu,
tốt
nhất
bạn
chỉ
nên
viết
"Giới
thiệu
-
Tên
bạn".
- Đảm bảo bạn phải viết dòng tiêu đề đầu tiên! Một lỗi thường gặp là mọi người hay để dòng tiêu đề đến cuối cùng mới viết, và dẫn đến việc quên luôn mình phải viết tiêu đề cho nó.
- Các thiết bị di động thường chỉ hiển thị khoảng 25-30 ký tự tiêu đề, do vậy bạn chỉ nên viết ngắn gọn.
-
Mở
đầu
bằng
lời
chào
trang
trọng.
Đừng
mở
đầu
bằng
"Hello"
(Chào)
hay
"Hi"
(Chào).
Bạn
có
thể
chào
như
vậy
chỉ
khi
bạn
đã
quen
biết
với
người
nhận.
Nên
bắt
đầu
câu
chào
trang
trọng
thường
dùng
(Dear).
Tránh
chỉ
nêu
tên
của
người
nhận
trong
lời
chào.[1]
- "Kính gửi Ông/Bà" – Khi gửi email cho người nước ngoài, nếu bạn không chắc chắn về tình trạng hôn nhân của người phụ nữ bạn đang gửi email đến, bạn nên luôn dùng "Ms." Sẽ ít bị đụng chạm hơn.
- "Kính gửi các bên có liên quan" – Câu này chỉ nên sử dụng nếu bạn không chắc ai sẽ là người nhận email này.
-
Giới
thiệu
bản
thân
mình.
Câu
đầu
tiên
bạn
nên
giới
thiệu
bản
thân
mình
với
người
nhận.
Câu
mở
đầu
này
sẽ
cho
phép
người
nhận
nhận
biết
được
tên
của
bạn
trong
toàn
bộ
phần
còn
lại
của
email.
- "Tên tôi là..."
- Nên nêu cả chức danh của mình nếu có thể. Nếu bạn có nhiều chức danh, đừng liệt kê hết ra, chỉ cần dùng chức danh quan trọng và có liên quan nhất.
Cần súc tích[sửa]
-
Giải
thích
làm
cách
nào
bạn
biết
được
địa
chỉ
email
của
người
nhận.
Bạn
cần
để
người
nhận
email
biết
làm
cách
nào
bạn
tìm
ra
thông
tin
liên
lạc
của
họ.
Như
vậy
bạn
mới
có
thể
cho
họ
thấy
bạn
đã
tiếp
cận
những
kênh
thông
tin
phù
hợp
để
liên
lạc
với
họ.
- "Trưởng phòng của ông bà đã cho tôi địa chỉ email này"
- "Tôi tìm thấy địa chỉ email này trên trang web của ông bà"
- "Ông B khuyên tôi nên liên lạc với ông bà"
-
Nói
về
cuộc
gặp
gỡ
lần
trước
của
hai
người
(nếu
có
thể).
Gợi
lại
trí
nhớ
của
người
kia
có
thể
khiến
họ
quan
tâm
hơn.
- "Chúng ta đã nói chuyện đôi chút ở hội nghị tuần trước"
- "Chúng ta đã nói chuyện trên điện thoại hôm qua"
- "Tôi đã xem bài thuyết trình của ông/bà trên..."
-
Chia
sẻ
một
sở
thích
chung
(không
bắt
buộc).
Từ
đó
giúp
bạn
có
mối
liên
hệ
với
người
nhận
email
và
tránh
cho
email
công
việc
không
quá
cứng
nhắc.
Để
xác
định
những
sở
thích
chung,
bạn
có
thể
cần
tìm
hiểu
thêm
một
chút
về
người
nhận.
Bạn
có
thể
tìm
hiểu
trên
các
kênh
như
Facebook,
Twitter,
và
LinkedIn.
- Đảm bảo bạn cho người nhận biết bạn đã tìm thông tin về sở thích này ở đâu, nếu không bạn sẽ bị coi là một kẻ bám đuôi.
- Nếu có thể, nên cố gắng tìm sở thích chung có liên quan đến công việc, như một vấn đề nào đó trong lĩnh vực của bạn hoặc một đam mê công việc mà cả hai cùng theo đuổi.
-
Đưa
ra
lý
do
liên
lạc.
Đừng
kéo
quá
dài
bức
email
sau
đó
mới
đề
cập
đến
lý
do
viết
thư.
Không
ai
muốn
đọc
một
bức
email
dài
vài
đoạn
trước
khi
họ
thấy
xuất
hiện
bất
cứ
điểm
tương
đồng
nào.
Bạn
nên
giải
thích
rõ
ràng
và
thẳng
thắn
về
điều
bạn
muốn
và
lý
do
bạn
liên
lạc
với
người
nhận
về
vấn
đề
đó.
Nếu
bạn
hỏi
xin
lời
khuyên
hoặc
đặt
ra
yêu
cầu,
cần
chắc
chắn
đó
là
lời
thỉnh
cầu
có
thể
nằm
trong
tầm
với,
đặc
biệt
nếu
đây
là
lần
đầu
tiên
bạn
liên
lạc.
- "Tôi có hứng thú tìm hiểu thêm về..."
- "Tôi muốn gặp ông/bà để thảo luận thêm về..."
- "Tôi muốn xin ý kiến ông/bà về vấn đề..."
- Chỉ tập trung vào một chủ đề. Viết email vòng vo có thể khiến người nhận mất hứng thú hoặc quên mất lý do cơ bản bạn muốn viết email cho họ là gì. Nên viết một bức email giới thiệu thật đơn giản và chỉ nên đề cập một vấn đề với người nhận.
Kết thư[sửa]
-
Cảm
ơn
người
nhận
đã
dành
thời
gian.
Không
ai
thích
đọc
hết
mọi
email
của
mình
cả,
nên
bạn
cần
chắc
chắn
mình
đã
gửi
lời
cảm
ơn
đến
họ
vì
đã
dành
thời
gian
đọc
thư.
Phép
lịch
sự
cơ
bản
này
sẽ
góp
phần
lớn
cải
thiện
tâm
trạng
của
người
nhận
và
tăng
thêm
cơ
hội
bạn
nhận
được
phản
hồi.
- "Tôi vô cùng trân trọng vì ông/bà đã dành thời gian đọc email này".
- "Cảm ơn ông/bà đã bớt chút thời gian ngoài kế hoạch để đọc email này".
-
Đưa
ra
lời
kêu
gọi
hành
động.
Nhờ
người
nhận
viết
lại
cho
bạn,
thể
hiện
hành
động,
suy
nghĩ
về
ý
tưởng
của
bạn,
hoặc
bất
cứ
điều
gì
họ
quan
tâm.
Đặt
câu
hỏi
cũng
là
một
cách
rất
hiệu
quả
để
gia
tăng
sự
quan
tâm.[2]
- "Vui lòng gọi điện cho tôi khi ông/bà có thời gian"
- "Mong ông/bà sắp xếp cùng ăn trưa với tôi trong thời gian tới"
- "Ông/Bà có suy nghĩ gì về...?"
- "Tôi mong nhận được phản hồi từ ông/bà"
-
Kết
thúc
email.
Khi
kết
thúc
một
email
trang
trọng,
bạn
nên
viết
phần
kết
thể
hiện
được
sự
biết
ơn
nhưng
vẫn
súc
tích.
Một
câu
chào
đơn
giản
vừa
duy
trì
được
tính
trang
trọng
trong
email
mà
vẫn
thể
hiện
được
sự
biết
ơn
của
bạn
đối
với
họ.
- "Trân trọng,"
- "Cảm ơn ông/bà,"
- "Trân trọng cảm ơn ông/bà,"
- "Chân thành cảm ơn,"
- Tránh dùng "Thân mến," "Thân ái," "Tạm biệt!," "Bảo trọng," "Cảm ơn ông bà đã cân nhắc."
-
Thêm
chữ
ký
của
bạn.
Nếu
bạn
không
thiết
lập
dịch
vụ
email
có
bao
gồm
chữ
ký,
bạn
cần
chắc
chắn
kết
thúc
email
với
tên,
chức
danh,
và
thông
tin
liên
lạc
của
mình.
Đừng
nêu
rườm
rà
khi
liệt
kê
tới
năm
số
điện
thoại,
hai
địa
chỉ
email
và
tới
ba
trang
web.
Chỉ
nên
viết
đơn
giản
để
người
nhận
biết
được
cách
liên
hệ
lại
với
bạn
thuận
tiện
nhất.
Tránh
dùng
trích
dẫn
ở
trong
chữ
ký.[3]
-
-
- Thanh Hoa
- thanh.hoa@mail.com
- (555)555-1234
- www.thanhhoawebsite.com
-
-
- Đọc lại email. Trước khi nhấn nút "Gửi", bạn cần dành thời gian đọc lại qua email vài lần, sửa các lỗi tìm được. Vì đây là bức email đầu tiên bạn liên lạc với người nhận, bạn cần để lại ấn tượng tốt nhất có thể. Sai chính tả và lỗi ngữ pháp sẽ nhanh chóng khiến email của bạn không còn chuyên nghiệp nữa.