Giới thiệu bản thân qua email

Từ Thư viện Khoa học VLOS
Bước tới: chuyển hướng, tìm kiếm

Email là một hình thức liên lạc phổ biến, do đó biết cách giới thiệu bản thân với ai đó qua email có thể giúp ích cho nghề nghiệp và mạng liên kết của bạn. Viết được một email giới thiệu ngắn gọn và rõ ràng giúp bạn tăng cơ hội được người nhận dành thời gian đọc email và khơi gợi quan tâm với bạn. Bạn cần tránh một số lỗi sai thường gặp để đảm bảo mình chính là người nổi bật so với đám đông còn lại.

Các bước

Mở đầu dứt khoát

  1. Đặt tiêu đề thư rõ ràng. Người nhận nên biết được tổng quát chủ đề của email này là gì thậm chí trước cả khi họ mở nó ra. Bạn cũng nên đặt tiêu đề ngắn gọn; tiêu đề dài có thể gây khó khăn. Với một email giới thiệu, tốt nhất bạn chỉ nên viết "Giới thiệu - Tên bạn".
    • Đảm bảo bạn phải viết dòng tiêu đề đầu tiên! Một lỗi thường gặp là mọi người hay để dòng tiêu đề đến cuối cùng mới viết, và dẫn đến việc quên luôn mình phải viết tiêu đề cho nó.
    • Các thiết bị di động thường chỉ hiển thị khoảng 25-30 ký tự tiêu đề, do vậy bạn chỉ nên viết ngắn gọn.
  2. Mở đầu bằng lời chào trang trọng. Đừng mở đầu bằng "Hello" (Chào) hay "Hi" (Chào). Bạn có thể chào như vậy chỉ khi bạn đã quen biết với người nhận. Nên bắt đầu câu chào trang trọng thường dùng (Dear). Tránh chỉ nêu tên của người nhận trong lời chào.[1]
    • "Kính gửi Ông/Bà" – Khi gửi email cho người nước ngoài, nếu bạn không chắc chắn về tình trạng hôn nhân của người phụ nữ bạn đang gửi email đến, bạn nên luôn dùng "Ms." Sẽ ít bị đụng chạm hơn.
    • "Kính gửi các bên có liên quan" – Câu này chỉ nên sử dụng nếu bạn không chắc ai sẽ là người nhận email này.
  3. Giới thiệu bản thân mình. Câu đầu tiên bạn nên giới thiệu bản thân mình với người nhận. Câu mở đầu này sẽ cho phép người nhận nhận biết được tên của bạn trong toàn bộ phần còn lại của email.
    • "Tên tôi là..."
    • Nên nêu cả chức danh của mình nếu có thể. Nếu bạn có nhiều chức danh, đừng liệt kê hết ra, chỉ cần dùng chức danh quan trọng và có liên quan nhất.

Cần súc tích

  1. Giải thích làm cách nào bạn biết được địa chỉ email của người nhận. Bạn cần để người nhận email biết làm cách nào bạn tìm ra thông tin liên lạc của họ. Như vậy bạn mới có thể cho họ thấy bạn đã tiếp cận những kênh thông tin phù hợp để liên lạc với họ.
    • "Trưởng phòng của ông bà đã cho tôi địa chỉ email này"
    • "Tôi tìm thấy địa chỉ email này trên trang web của ông bà"
    • "Ông B khuyên tôi nên liên lạc với ông bà"
  2. Nói về cuộc gặp gỡ lần trước của hai người (nếu có thể). Gợi lại trí nhớ của người kia có thể khiến họ quan tâm hơn.
    • "Chúng ta đã nói chuyện đôi chút ở hội nghị tuần trước"
    • "Chúng ta đã nói chuyện trên điện thoại hôm qua"
    • "Tôi đã xem bài thuyết trình của ông/bà trên..."
  3. Chia sẻ một sở thích chung (không bắt buộc). Từ đó giúp bạn có mối liên hệ với người nhận email và tránh cho email công việc không quá cứng nhắc. Để xác định những sở thích chung, bạn có thể cần tìm hiểu thêm một chút về người nhận. Bạn có thể tìm hiểu trên các kênh như Facebook, Twitter, và LinkedIn.
    • Đảm bảo bạn cho người nhận biết bạn đã tìm thông tin về sở thích này ở đâu, nếu không bạn sẽ bị coi là một kẻ bám đuôi.
    • Nếu có thể, nên cố gắng tìm sở thích chung có liên quan đến công việc, như một vấn đề nào đó trong lĩnh vực của bạn hoặc một đam mê công việc mà cả hai cùng theo đuổi.
  4. Đưa ra lý do liên lạc. Đừng kéo quá dài bức email sau đó mới đề cập đến lý do viết thư. Không ai muốn đọc một bức email dài vài đoạn trước khi họ thấy xuất hiện bất cứ điểm tương đồng nào. Bạn nên giải thích rõ ràng và thẳng thắn về điều bạn muốn và lý do bạn liên lạc với người nhận về vấn đề đó. Nếu bạn hỏi xin lời khuyên hoặc đặt ra yêu cầu, cần chắc chắn đó là lời thỉnh cầu có thể nằm trong tầm với, đặc biệt nếu đây là lần đầu tiên bạn liên lạc.
    • "Tôi có hứng thú tìm hiểu thêm về..."
    • "Tôi muốn gặp ông/bà để thảo luận thêm về..."
    • "Tôi muốn xin ý kiến ông/bà về vấn đề..."
  5. Chỉ tập trung vào một chủ đề. Viết email vòng vo có thể khiến người nhận mất hứng thú hoặc quên mất lý do cơ bản bạn muốn viết email cho họ là gì. Nên viết một bức email giới thiệu thật đơn giản và chỉ nên đề cập một vấn đề với người nhận.

Kết thư

  1. Cảm ơn người nhận đã dành thời gian. Không ai thích đọc hết mọi email của mình cả, nên bạn cần chắc chắn mình đã gửi lời cảm ơn đến họ vì đã dành thời gian đọc thư. Phép lịch sự cơ bản này sẽ góp phần lớn cải thiện tâm trạng của người nhận và tăng thêm cơ hội bạn nhận được phản hồi.
    • "Tôi vô cùng trân trọng vì ông/bà đã dành thời gian đọc email này".
    • "Cảm ơn ông/bà đã bớt chút thời gian ngoài kế hoạch để đọc email này".
  2. Đưa ra lời kêu gọi hành động. Nhờ người nhận viết lại cho bạn, thể hiện hành động, suy nghĩ về ý tưởng của bạn, hoặc bất cứ điều gì họ quan tâm. Đặt câu hỏi cũng là một cách rất hiệu quả để gia tăng sự quan tâm.[2]
    • "Vui lòng gọi điện cho tôi khi ông/bà có thời gian"
    • "Mong ông/bà sắp xếp cùng ăn trưa với tôi trong thời gian tới"
    • "Ông/Bà có suy nghĩ gì về...?"
    • "Tôi mong nhận được phản hồi từ ông/bà"
  3. Kết thúc email. Khi kết thúc một email trang trọng, bạn nên viết phần kết thể hiện được sự biết ơn nhưng vẫn súc tích. Một câu chào đơn giản vừa duy trì được tính trang trọng trong email mà vẫn thể hiện được sự biết ơn của bạn đối với họ.
    • "Trân trọng,"
    • "Cảm ơn ông/bà,"
    • "Trân trọng cảm ơn ông/bà,"
    • "Chân thành cảm ơn,"
    • Tránh dùng "Thân mến," "Thân ái," "Tạm biệt!," "Bảo trọng," "Cảm ơn ông bà đã cân nhắc."
  4. Thêm chữ ký của bạn. Nếu bạn không thiết lập dịch vụ email có bao gồm chữ ký, bạn cần chắc chắn kết thúc email với tên, chức danh, và thông tin liên lạc của mình. Đừng nêu rườm rà khi liệt kê tới năm số điện thoại, hai địa chỉ email và tới ba trang web. Chỉ nên viết đơn giản để người nhận biết được cách liên hệ lại với bạn thuận tiện nhất. Tránh dùng trích dẫn ở trong chữ ký.[3]
    • Thanh Hoa
       
      thanh.hoa@mail.com
      (555)555-1234
       
      www.thanhhoawebsite.com
  5. Đọc lại email. Trước khi nhấn nút "Gửi", bạn cần dành thời gian đọc lại qua email vài lần, sửa các lỗi tìm được. Vì đây là bức email đầu tiên bạn liên lạc với người nhận, bạn cần để lại ấn tượng tốt nhất có thể. Sai chính tả và lỗi ngữ pháp sẽ nhanh chóng khiến email của bạn không còn chuyên nghiệp nữa.

Nguồn và Trích dẫn

Liên kết đến đây