Kĩ năng giao tiếp

Từ Thư viện Khoa học VLOS
Bước tới: chuyển hướng, tìm kiếm

Trong cuộc sống con người luôn phải ứng phó với biết bao tình huống, có lúc dễ dàng xử lý, có lúc phức tạp, khó xử. Xã hội càng văn minh thì yêu cầu trong giao tiếp của con người càng cao. Ứng xử một cách thông minh, khôn khéo, tế nhị, kịp thời, có hiệu quả, đạt mức độ nghệ thuật, ngày nay còn được coi như bí quyết thành công trong cuộc đời, trong công việc khi bạn là một cán bộ hoạt đọng trong thanh thiếu niên.

I. Nguyên tắc ứng xử

1. Hãy tiếp cận với người khác ở góc độ không tốt, không xấu

Không có ai là con người xấu cả. Khi đánh giá con người cụ thể, chúng ra thường bị những cách nhìn tĩnh tại, xơ cứng, đầy định kiến che lấp, ít khi tách ra được dù chỉ là tương đối đầy đủ, những ưu điểm và nhược điểm của họ và lại càng không xác định được giới hạn, hoàn cảnh, diễn biến có thể có của những ưu điểm và nhược điểm đ. Con người cũng dễ bị chi phối bởi quy luật cảm xúc “yêu nên tốt, ghét nên xấu”. Kết quả là dễ mắc sai lầm trong giao tiếp. Do vậy nguyên tắc đầu tiên trong nghệ thuật ứng xử là hãy tiếp cận với con người ở góc độ không tốt, không xấu

Ở nguyên tắc này, mỗi con người có thể tìm ra cho mình một cách ứng xử thành công, ta tạm chia ra các bước sau:

- Bước 1: Hãy thừa nhận (chấp nhận)

- Bước 2: Biết lắng nghe ý kiến, tìm ra chỗ mạnh, chỗ yếu của người. Thấy cái mạnh, lợi thế của ta (cái ta có mà người không có).

- Bước 3: Tạo ra sự đồng cảm, gây niềm tin (hiểu biết lẫn nhau, gây sự tin tưởng).

- Bước 4: Tìm điểm chung, mỗi bên đều thấy được cái lợi, cái vui và cách cộng tác, tương lai của sự cộng tác đó.

- Bước 5: Tạo dư luận ủng hộ, xây dựng quan hệ thân tình.

2. Lường mọi điều, tính đến mọi khả năng với nhiều phương án

Nếu trong mỗi con người đều có những giá trị dương (+) (những ưu điểm, những mặt mạnh…) và có cả những giá trị âm (những mặt xấu, những mặt yếu, những khuyết điểm…) thì những người này có thể đạt tới 90 (+), có 10 (-) hoặc ở những người có thể đạt 99 (+), 1(-). Vấn đề là ở chỗ phải biết nhìn ra “dấu cộng” trong cả khối “dấu trừ” và phát hiện kịp thời dấu trừ trong vô khối “dấu cộng” để có thể dự đoán được tác động có hại của mặt trái “dấu trừ” trong cả “khối dấu cộng”.

Điều quan trọng hơn trong phép ứng xử là tìm ra những chất xúc tác để kích thích phản ứng đổi dấu tích cực xảy ra theo hướng 1(+) thành n(+) và n(-) thành 1(-).

3. Nắm bắt nghệ thuật giao nhu cầu

Điều khó nhất trong giao tiếp và ứng xử là đối tượng thờ ơ, không có nhu cầu. Bạn sẽ ứng xử như thế nào khi đối tượng không muốn nói chuyện, không muốn nghe bạn can ngăn, không muốn hợp tác với bạn…

- Hãy gợi trí tò mò hoặc cho thấy cái lợi, cái vui mà bạn đang có, còn người ấy đang thiếu, đang cần…

- Chỉ cho họ bằng cách nào đó, thấy tia hy vọng kết quả, gây thiện cảm, tạo sự tin tưởng.

- Tạo tình huống chỉ có tiến chứ không có lùi, ràng buộc bằng những sợi dây vô hình về quan hệ nào đó đã được hình thành.

- Gây được niềm say mê, tìm được những ý nghĩa trong cuộc sống, trong công việc đặt ra.

- Củng cố niềm tin, thuyết phục về một kết quả tốt.

- Tạo ra sự an toàn, biết cách chống đỡ dư luận, tạo dư luận mới ủng hộ.

- Tính đến nhiều phương án, chọn những phương án hợp nhất với mình nhất có thể tạo ra những vấp ngã nhỏ để luyện tập bản lĩnh, chủ động đề phòng các trạng thái cực đoan tự mãn hay tự ti.

Trong những trường hợp cụ thể đòi hỏi mọi người phải ứng biến và điều quan trọng là hãy tìm cho được sơ đồ đi tới thành công riêng của mình.

II. Một số cách ứng xử

1. Thủ thuật tiếp xúc

Có bạn trai tâm sự: đến dự đám cưới một người bạn, tôi đã gặp người con gái mà tôi mơ ước, tôi rất muốn làm quen với người con gái ấy nhưng không biết phải bắt đầu thế nào?

Có lẽ trước tiên vào để từ cùng một hứng thú. Chẳng hạn có thể từ một bức tranh, một bản nhạc, một ca khúc được ưa thích, hay một bộ phim mới, một quyển sách mới, một mốt quần áo, nhưng là cái đối phương biết rõ và có phản ứng tích cực. Hoặc có thể từ một điểm chung nào đó về học tập, viêc mất đi sự căng thẳng và ngăn cách giữa hai người và qua đó bạn có thể hiểu thêm về người mà bạn muốn gần (những sở thích, thói quen, cá tính...) Có một sơ đồ giao tiếp dưới đây có thể tham khảo:

a. Giai đoạn trước khi giao tiếp:

- Xác định mục đích: làm quen đối tượng và gây ấn tượng tốt.

- Đánh giá đối tượng, hoàn cảnh:

  • Sở thích, thói quen, cá tính.
  • Thời gian, không gian cuộc gặp.
  • Có hay không người giới thiệu.
  • Tìm cớ làm quen sao cho hợp lý, tế nhị.
  • Ngôn ngữ, cử chỉ dễ cảm mến.
  • Văn phong gần gũi, không quá trịnh trong, nhưng không quá suồng sã.
  • Tính trước những tình huống bất ngờ có thể xảy ra để ứng xử nhanh.

b. Giai đoạn giao tiếp:

- Nên:

  • Phá bầu không khí xa lạ, căng thẳng bằng việc hỏi han hoặc những câu nói đùa.
  • Tìm chủ để chung ít chạm đến quan điểm cá nhân.
  • Nói ít về mình. Chú ý quan sát cử chỉ điệu bộ nét mặt của đối phương.
  • Giới hạn cuộc giao tiếp trong phạm vi vừa đủ, dừng đúng lúc.
  • Nêu ra những câu hỏi thăm dò, chủ động gợi chuyện.
  • Tự tin.

- Không nên:

  • Vội vã đi thẳng vào vấn đề chính.
  • Đặt những câu hỏi liên quan nhiều đến cá nhân.
  • Nói nhiều về mình, dốc bầu tâm sự, nói thẳng quan điểm của mình khi đối phương đặt những câu hỏi thăm dò.
  • Chuyện lan man, kéo dài cuộc giao tiếp.
  • Khích bác hoặc công kích nói xấu một ai đó.
  • Rụt rè lảng tránh ấp úng.

2. Tình huống cần đối đáp mềm mỏng, ý nghĩa sâu xa

Dân gian có câu:"Lời nói chẳng mất tiền mua / lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau", bởi vậy đối với nhiều ý kiến phê bình hoặc phản đối của đối phương, không nên nói lại bằng những lời nói hằn học, nặng nề mà nhiều khi nên dùng lời nói nhẹ nhàng chứa đựng ý nghĩa sâu xa.

3. Tình huống phải chuyển bại thành thắng

Trong cuộc sống đời thường nhiều khi ta bị đẩy vào những tình huống bất lợi, có nguy cơ thất bại, lúc đó đòi hỏi phải bình tĩnh, suy nghic ngay đến những hậu quả xấu nhất có thể xảy ra ( chuẩn bị tâm thế sẵn sàng chấp nhận). Tìm xem có cách gì hạn chế mức thấp nhất những tác hại ( ví dụ: điều gì có thể đẩy ra vào những tình thế bất lợi, có kẽ hở nào tìm được kế hoãn binh, hoặc xin một điều kiện nào đó để xin được kế hoãn binh. Có khi xin một điều kiện nào đó hết sức bình thường có vẻ ít liên quan, nhưng nếu được địch thủ sẵn sàng chấp nhận thì có thể biến điều tưởng không liên quan đó làm xoay chuyển tình thế...)

4. Tình huống dùng hài hước

"Khi bạn nổi cáu ta hãy đùa lại một câu"

(Laphôngten)

Hài hước là một nhân tố cực kì quan trọng trong ngôn ngữ giao tiếp. Đó là chiếc "van an toàn" cho mọi cuộc sống xung đột, là chìa khoá để mở "cánh cửa lòng". Lời đối đáp khôn ngoan, thông minh, dùng ngôn ngữ hài hước để phê phán thường mang lại tính hiệu quả lớn hơn nhiều. Bởi vì khi kể một câu chuyện cười hoặc lời nói có nội dung, cách nói hài hước thường làm cho không khí vui nhộn điều tiết được tình cảm, nhắc khéo được người khác mà không làm cho họ bực mình. Tất nhiên cũng không nên lạm dụng nó.

Quy luật phổ biến của những chuyện hài hước là mở đầu dẫn dắt và hình thành cho người ta sự nghi vấn. Người kể nên có ngữ điệu bình thường, sau đó tăng thêm tình tiết nghi hoặc và giải quyết bất ngờ.

5. Tình huống phải đi thẳng vào vấn để khi cần thiết

Trong cuộc sống có trường hợp không thể quanh co, bóng gió, tế nhị mà cần phải bày tỏ quan điểm, thái độ của mình một cách thẳng thắn, kiên quyết. Lúc đó cần phải diễn đạt thẳng vào nội dung chính của vấn để để biểu hiện ý chí và lòng tin ở bản thân. Đối với những vấn để then chốt không nên tỏ ra quá cân nhắc đắn đo dễ làm người nghe cảm thấy thiếu tin tưởng, do dự. Tất nhiên để nói được bằng cách này cần phải suy nghĩ, cân nhắc thật kỹ càng.

6. Tình huống nói ẩn ý ngụ ngôn

Trong giao tiếp khi cảm thấy khó thuyết phục người khác bằng lý lẽ trực tiếp hoặc cảm thấy dễ bị phản ứng hoặc không tiện nói thẳng ra thì người ta thường áp dụng phương pháp ẩn ý bằng ngụ ngôn có nội dung ẩn ý bên trong phù hợp với mục đích khuyên răn, thuyết phục của mình để kể cho đối phương nghe.

Cái lợi của phương pháp này là người nghe phải suy nghĩ mới hiểu hết được cái ẩn ý trong đó. Bản thân câu chuyện sẽ đưa ra những lời khuyên rất sâu sắc chứ không phải người kể chuyện, do đó không có lý do gì để nổi khùng, tự ái hoặc mặc cảm.

Tuy nhiên để dùng phương pháp này có hiệu quả, người dùng phương pháp này phải am hiểu câu chuyện, phải phù hợp với trình độ người nghe, nếu người nghe không hiểu gì cả sẽ không có tác dụng.

7. Tình huống phản bác khéo những yêu cầu vô lý của người khác

Cũn có lúc bạn sẽ gặp những người khăng khăng đưa ra cho bạn những đòi hỏi vô lý không thể thực hiện được. Trước những tình huống đó nhiều khi ta không thể bác bỏ thẳng thừng và chạm lòng tự ái hoặc không thoả mãn với ta rồi tiếp tục quấy rối nữa và cách đó cũng chưa làm cho người ta tự nhận thấy được những đòi hỏi của họ là vô lý.

Vậy ta sẽ xử lý như thế nào trong những trường hợp đó? Tốt nhất là hãy thừa nhận đã, sau đó khéo léo chỉ ra sự vô lý hoặc điều không thể thực hiện được. Cũng có thể cảnh tỉnh người đó bằng việc chỉ ra những điều bất lợi, sự nguy hiểm nếu người đó cứ giữ nguyên ý kiến, nhắm mắt hành động. Chú ý ngôn ngữ không nên gay gắt, nhưng tỏ rõ sự cương quyết.

8. Tình huống phải thừa nhận trước để chuyển hướng sau

Nếu khi bạn không đồng ý với ý kiến của đối phương mà đố lại là cấp trên, người lớn tuổi, cha mẹ...thì bạn sẽ xử sự như thế nào? Việc thuyết phục để đối phương nghe theo và chấp nhận ý kiến của mình cũng đòi hỏi phải có một nghệ thuật nhất định.

Bạn chớ phản đối và phê phán ý kiến của đối phương. Bạn hãy tiếp thu ý kiến của họ, biểu thị thái độ đồng cảm ở mức độ nào đó có thể làm giảm được sự cứng nhắc của đối phương, để tiếp sau đó có thể chuyển hướng, lựa lời để thay đổi cách nhìn nhận của đối phương, làm họ bằng lòng tiếp thu ý kiến của bạn.

9. Tình huống cần tìm bạn đồng minh

Khi tranh luận trước nhiều người cần thể hiện quan điểm, bạn nên chú ý đầy đủ đến thái độ của người xung quanh, cần động viên được nhiều người nghe và ủng hộ quan điểm của mình. Nếu người nghe ủng hộ ta, đồng tình với quan điểm của ta đang trình bày thì sẽ tạo thành một sức mạnh to lớn, một sức ép tinh thần làm cho đối phương không phản kích lại được .

Chẳng hạn khi ta đang xếp hàng có một người bỗng nhiên chen ngang, bạn lợi dụng thái độ của số đông mọi người xung quanh để gạt người đó ra khỏi hàng hợp lý nhất.

10. Tình huống không nhượng bộ khi mình có lý trong tranh luận

Trong quan hệ giữa người với người tranh luận là một điều hết sức bình thường và không thể tránh được .Nếu không có tranh luận đều phải trái sẽ không được phân định. Không thể coi tranh luận là một thói xấu hạn chế nó. Khi xuất hiện mâu thuẫn,tranh luận là phương pháp đi đến thống nhất. Người ít tranh luận trong quan hệ với mọi người sẽ ít được tin cậy. Song tranh luận có thể dẫn đến điều không thoải mái hoặc đôi khi xung đột. Tranh luận có phương pháp sẽ đem lại kết quả tốt là điều chúng ta cần chú ý học hỏi.

Một là trong khi tranh luận phải có thái độ thật công bằng, đừng làm tổn thương đến lòng tự ái của người kia. Sự phê phán bình phẩm một người khác không thể quả một giới hạn nhất định nếu không có thể làm tăng thêm những mâu thuẫn vốn có.

Hai là, giọng nói phải mềm mỏng, thật lòng. Trong tranh luận phải tỏ ra tôn trọng lẫn nhau, làm sao cho người kia cùng tranh luận tin rằng tranh luận thật có ích. Trong tranh luận, nhiều khi người thắng không hẳn là nhiều lý lẽ, biết hùng biện mà có thể là người có thái độ đúng mực và chân thật nhất.

Ba là, tranh luận phải có mục đích rõ ràng. Tranh luận nên xoay quanh những điều đang cần giải quyết.

11. Tình huống thuyết phục bằng hành động

"Mọi lý lẽ đều màu xám

Chỉ có cây đời mãi mãi xanh tươi"

(Gớt)

Trong giao tiếp, khi cảm thấy khó thuyết phục người khác nghe theo ý kiến của mình bằng lời nói, bạn phải cần dùng hành động để thuyết phục. Thuyết phục bằng hành động thường hiệu quả rất lớn. Thông qua việc làm, hành động cụ thể, ta có thể làm cho đối phương thay đổi cách nghĩ, tình cảm, thái độ chấp nhận ý kiến của ta.

Bạn là một cán bộ phong trào thanh niên, bạn muốn tổ chức các hoạt động văn hoá - thể dục thể thao cho thanh nien nhưng các cấp lãnh đạo ở địa phương chưa tin tưởng vào khả năng của bạn, chưa tạo điều kiện mọi mặt để bạn làm việc. Bạn đừng nản chí và cũng đừng chỉ dùng lời nói để thuyết phục. Hãy cố gắng tạo ra mọi việc làm cụ thể có hiệu quả. Từ sự thành công đã đạt được , lợi dụng thời điểm gây hưng phấn cao rồi đưa ra những kiến nghị hợp lý với các cấp lãnh đạo. Cần lưu ý:

- Mục đích hoạt động phải rõ ràng, không vụ lợi

- Có kế hoạch hành động chi tiết, tình đến các điều kiện cần và đủ đảm bảo cho sự thành công.

- Tạo dư luận ủng hộ hoặc quy tụ sức mạnh

- Làm thử để chứng minh rút kinh nghiệm.

- Tạo quan hệ gần gũi, tin cẩn.

III. Những điều nên tránh trong giao tiếp ứng xử

1. Nói nửa chừng rồi dừng lại hoặc cướp lời người khác.

2. Không nói và giải thích không đầy đủ.

3. Nói sai đề tài, không quan tâm đến điều mình nói.

4. Nói thao thao bất tuyệt, hỏi quá nhiều.

5. Không trả lời thẳng vào vấn đề mà người khác nêu ra, quanh co, dài dòng, gây cảm giác thiếu trung thực.

6. Tự cho rằng mọi điều mình đều biết cả.

7. Phát triển câu chuyện không tập trung vào vấn đề chính.

8. Ngắt bỏ hứng thú nói chuyện của người khác.

9. Thì thầm với một vài người trong đám đông.

10. Dùng ngôn ngữ quá bóng bảy.

11. Chêm trong câu chuyện những từ nước ngoài một cách tùy tiện.

12. Đột ngột cao giọng.

13. Dùng những lời nói quá suồng sã so với mức độ quan hệ.

14. Dùng những từ đệm không cần thiết.

15. Nói với giọng khích bác, chạm vào long tự ái của người khác.

Liên kết đến đây