Làm việc hiệu quả

Tất cả chúng ta đều đã trải qua thời điểm có rất nhiều việc để làm nhưng bản thân lại bị xao lãng, thiếu tập trung, lúng túng, trì hoãn, và không thể hoàn thành việc gì. Bạn có cảm thấy mệt mỏi khi lãng phí thời gian như vậy không? Nếu có thì đã đến lúc bạn thay đổi để làm việc hay học tập một cách hiệu quả hơn!

Các bước

Ngăn nắp và có Trật tự

1. Tạo một danh sách việc cần làm. Hãy viết ra tất cả những gì bạn muốn hoàn thành trong ngày hoặc trong tuần, hoặc tạo một danh sách liên tục các nhiệm vụ cần đạt được. Danh sách việc cần làm là một công cụ đáng để thử và sẽ thực sự mang đến hiệu quả cho bạn, tất nhiên với điều kiện là bạn phải sử dụng nó đúng cách.
   • Viết ngắn gọn, súc tích và hợp lý nhất có thể về việc bạn cần làm. Ví dụ, đừng chỉ viết vỏn vẹn là “dọn nhà”. Thay vào đó, hãy thử viết theo kiểu “dọn phòng khách”, “hút bụi thảm sàn” hay “đổ rác” – việc được chia nhỏ và viết rõ ràng sẽ tốt hơn so với những cụm chung chung.
   • Đừng để bản thân cảm thấy bị “ngộp” hay bị xao lãng bởi danh sách những việc cần làm. Nếu bạn tốn quá nhiều thời gian cho việc nghĩ xem nên đưa cái gì vào trong danh sách, điều đó chẳng khác gì bạn không sử dụng danh sách này. Hãy cố gắng tạo một danh sách việc cần làm trong thời gian ngắn, đừng để bản thân bạn loanh quanh với nó cả ngày, trừ phi bạn cần phải làm vậy.
2. Lên kế hoạch. Hãy xem việc nào trong danh sách bạn có thể hoàn thành, và quyết định thứ tự thực hiện các việc đó như thế nào cho hợp lý. Nếu có thể, hãy lên kế hoạch cho mỗi ngày, bao gồm thời gian bạn sẽ làm mỗi việc, thời gian ăn, thời gian nghỉ giải lao, v.v.
   • Hãy cẩn trọng trong việc sắp xếp thời gian cho mỗi việc, bởi bạn không thể chắc chắn được rằng bao nhiêu thời gian là đủ để hoàn thành việc này hay việc khác. Đừng quá nặng nề với điều này, và đừng để điều đó phá hỏng toàn bộ kế hoạch bạn đã đề ra. Nếu có điều gì đó không diễn ra theo đúng kế hoạch, hãy cố gắng hết sức có thể để điều chỉnh lịch làm việc của bạn để hoàn thành công việc.
3. Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Hãy cân nhắc xem việc gì là quan trọng nhất và hoàn thiện nó đầu tiên. Bằng cách đưa ra thứ tự ưu tiên để thực hiện từng việc, bạn sẽ có thể hoàn thành mọi thứ đúng thời hạn. Bạn có thể có một ước mơ vĩ đại đó là thống kê tài chính “và” tắm cho chú cún của mình, tuy nhiên một trong hai việc này cần được xếp sau. Cố gắng làm quá nhiều thứ cùng lúc chính là con đường ngắn nhất khiến bạn cảm thấy quá tải và không hiệu quả.
   • Nếu có bất cứ nhiệm vụ hay công việc nào mà bạn đã làm từ rất lâu rồi mà chưa xong, hãy đưa ra hạn hoàn thành nhiệm vụ đó hoặc dành trọn một ngày để làm – hoặc không thì hãy xem xem nếu không hoàn thành công việc đó thì có vấn đề gì trong việc thực hiện những việc khác không.
4. Đưa ra mục tiêu. Dù đó là việc lau dọn, học hành hay làm việc, hãy đưa ra một mục tiêu hợp lý nhưng kém phần thử thách, giả dụ như bạn sẽ viết bao nhiêu, đọc bao nhiêu hay làm được bao nhiêu trong một ngày. Đừng dừng bước nếu chưa đạt được mục tiêu đó. Hãy cố gắng có cái nhìn tích cực đối với những mục tiêu đã đề ra và đừng coi chúng như chướng ngại vật. Nếu bạn tập trung vào việc gì, bạn có thể hoàn thành việc đó.
   • Xem xét việc đưa ra phần thưởng hay phạt bản thân đối với những mục tiêu đã đặt ra. Hãy tự hứa tặng thứ gì đó, hoặc làm việc gì đó bạn muốn nếu bạn hoàn thành việc này hay việc kia. Mặt khác, cũng tự nhắc nhở rằng nếu hậu quả không mong muốn xảy ra, bạn có thể tự phạt mình bằng cách này hay cách khác. Việc này sẽ thực sự hiệu quả nếu bạn có thể giao quyền thưởng phạt cho một người nào đó không thỏa hiệp với bạn khi bạn đáng bị phạt.
5. Hãy chú ý tới tính hiệu quả của bản thân. Đừng để rấy lên những suy nghĩ về việc bạn đã hiệu quả hay không hiệu quả vào thời điểm hiện tại, nhưng sau khi ép bản thân vào một khuôn khổ nào đó, hãy nhìn lại xem bạn đã tập trung như thế nào, bạn có bám vào kế hoạch đã đề ra không, hay bạn sắp xếp thời gian như vậy đã hợp lý chưa. Hãy ghi chú lại những tình huống bất ngờ hoặc những việc có thể chi phối hoặc làm bạn xao lãng trong quá trình thực hiện kế hoạch. Khi đã ghi chú lại điều gì, cần nghĩ xem có cách nào bạn có thể làm để cải thiện tình hình hay không.
   • Xem xét việc giữ một cuốn sổ hay nhật ký để theo dõi những gì bạn đã làm và chưa làm vào cuối ngày.
6. Hãy giữ đồ đạc của bạn ngăn nắp. Không gì có thể khiến bạn mất thời gian hơn việc phải tìm kiếm một vật hay tài liệu quan trọng nào đó mà không biết chúng ở đâu, cả việc tìm lại email để kiểm tra lại thời gian hẹn cũng vậy. Hãy tạo ra một hệ thống để sắp xếp thông tin, lưu trữ đồ đạc và lưu lại thông tin về các cuộc hẹn hay ngày phải hoàn thành công việc.

Tập trung

1. Tránh xa những nguồn gây xao lãng. Chúng ta đang sống trong một thế giới với đầy rẫy những thứ khiến chúng ta bị cuồn hút và trở nên xao lãng khỏi công việc. Từ các chương trình truyền hình, rồi blog, tin nhắn cho tới bạn bè, gia đình hay thú cưng nữa. Thật dễ dàng khi bạn dành một phút cho cái này, rồi một phút cho cái kia, phút nữa cho cái khác và cuối cùng lại nhận ra mình chẳng làm được gì suốt cả ngày. Đừng để điều đó xảy ra! Hãy tập trung vào công việc bằng cách loại bỏ đi các nguồn gây xao lãng hoặc có thể gây xao lãng, càng nhiều càng tốt.
   • Nói không với email và mạng xã hội. Hãy tắt tất cả những thông báo sẽ làm gián đoạn công việc của bạn. Nếu cần thiết, hãy dành ra vài phút mỗi ngày để kiểm tra hộp tư đến và các thông tin quan trọng khác, vì nếu bạn vẫn mở email và mạng xã hội trong khi làm việc, điều đó sẽ làm chậm tiến độ của bạn.
   • Sử dụng các ứng dụng mở rộng cho trình duyệt để hạn chế các trang web có thể tiêu tốn thời gian. Mạng internet luôn tràn ngập những bức hình, ảnh động, video và các bài báo hấp dẫn có thể nuốt gọn một ngày của bạn mà bạn không mảy may nhận ra (tất nhiên là cho đến cuối ngày). Hãy cài đặt các ứng dụng mở rộng như StayFocusd, Leechblock hay Nanny, chúng sẽ giúp bạn hạn chế thời gian cho các trang web gây xao lãng hoặc chỉ cho phép bạn ghé thăm các trang đó vào một khoảng thời gian nhất định trong ngày. Hãy làm bất cứ thứ gì bạn có thể để tránh khỏi những cám dỗ của việc xem tin tức, ghé các trang blog bạn yêu thích hay xem video.
   • Tắt điện thoại. Đừng trả lời điện thoại, không kiểm tra tin nhắn. Đừng để điện thoại trong tầm với của bạn. Nếu ai đó gọi cho bạn vì một việc hệ trọng, họ sẽ để lại tin nhắn nếu bạn không nghe máy. Nếu bạn lo lắng về những việc cấp bách, hãy kiểm tra điện thoại mỗi tiếng một lần.
   • Nhắn nhủ với người nhà và bạn bè rằng bạn không muốn họ làm gián đoạn công việc của bạn. Nếu thú cưng có thể là vấn đề thì đừng để chúng ở trong phòng.
   • Sử dụng tiếng ồn nền để ngăn tất cả những tiếng ồn phiền phức và sự xao lãng. Tiếng ồn trắng, tiếng ồn hồng hay nâu hay những âm thanh tự nhiên như tiếng mưa hay nước chảy có thể giúp bạn tập trung và nâng cao hiệu quả của bạn. Bạn có thể sử dụng các công cụ như Noisli để thực hiện điều này.
   • Tắt tivi hoặc đài. Tùy thuộc vào bạn và việc bạn làm là gì, một vài tiếng ồn nền có thể thuộc dạng chấp nhận được – đặc biệt là nhạc không lời – nhưng bất cứ dạng truyền thông nào xung quanh bạn cũng thường có xu hướng làm giảm hiệu suất nếu bạn đang làm những việc đòi hỏi sự tập trung tinh tần.
2. Giải quyết từng vấn đề một. Bạn cho rằng thực hiện nhiều việc một lúc sẽ nâng cao hiệu suất của bạn? Đây là một hiểu lầm thường thấy. Sự thật là chúng ta chỉ có thể xử lý một vấn đề trong một thời điểm, khi ta cố gắng thực hiện nhiều việc một lúc, chúng ta chỉ xoay qua xoay lại giữa các việc, và mỗi lần như vậy, chúng ta lại mất thời gian một chút và còn mất tập trung nữa. Để trở nên thực sự hiệu quả khi làm việc, hãy làm một việc tới khi xong rồi mới chuyển sang việc khác.
3. Giữ nhà cửa và nơi làm việc sạch sẽ. Lau chùi dọn dẹp nhà cửa luôn cần thời gian và công sức, nhưng nếu mọi thứ quá lộn xộn thì bạn cũng sẽ bị xao lãng và có thể khiến bạn trở nên kém hiệu quả hơn. Hãy giữ cho nhà cửa, phòng làm việc hay bàn làm việc gọn gàng, sạch sẽ và ngăn nắp với một vài đồ vật nhỏ trong tầm mắt.

Chăm sóc Bản thân

1. Đi ngủ sớm và ngủ đủ. Mệt mỏi và thiếu ngủ sẽ khiến bạn dễ mất tập trung và kém hiệu quả hơn.
2. Đặt báo thức và dậy ngay khi chuông báo thức kêu. Đừng ấn nút “snooze” (một giấc ngủ ngắn) quá nhiều lần để rồi cuối cùng thành ra ngủ quá giờ. Ngủ quá giờ dù chỉ vài phút cũng “đi tong” kế hoạch của bạn và khiến bạn thấy khó ở cả ngày.
3. Ăn đủ chất. Ban đầu có thể bạn không nhận ra điều này, nhưng nếu bạn không nạp đủ dưỡng chất để nuôi dưỡng cơ thể, bạn sẽ thấy mình dễ xao lãng, bị áp lực và mất tập trung. Bạn sẽ mắc lỗi và phải làm lại công việc nào đó. Vì thế hãy dành thời gian để thưởng thức một bữa ăn ngon và đủ chất.
   • Hạn chế những bữa ăn quá nhiều chất vì nếu no quá bạn sẽ trở nên lề mề và buồn ngủ. Việc tiêu hóa cần năng lượng, vì thế, nếu bạn ăn quá nhiều thì hệ tiêu hóa sẽ lấy đi phần nào sinh lực của bạn để tiêu hóa thức ăn.
4. Nghỉ ngơi. Đừng vắt kiệt sức hoặc ép bản thân nhìn chằm chằm vào màn hình máy tính cho đến khi bạn chỉ còn là một thây ma. Mỗi 15 phút hãy dành ra khoảng 30 giây để thư giãn gân cốt và cả đôi mắt của bạn. Tập một vài động tác thể dục đơn giản sau mỗi 2 hoặc 3 tiếng, nhấm nháp đồ ăn nhẹ và phục hồi sự quyết tâm của bản thân.

Phân tích và Cải thiện Phong độ

1. Hãy sử dụng các công cụ đo hiệu suất làm việc và xem xét lại bản thân mỗi tuần.
2. Xác định những thiếu sót và các nguồn gây xao lãng.
3. Đưa ra mục tiêu và kiểm tra lại phong độ mỗi tuần.
4. Chủ động xin nhận xét từ đồng nghiệp, bạn bè và cấp trên để xác nhận xem sự tiến bộ của bạn có rõ ràng không.
5. Duy trì thái độ tích cực, cầu tiến cũng như năng suất của bản thân.

Lời khuyên

• Dành quyền ưu tiên. Nếu một việc gì đó quan trọng hơn những việc khác thì hãy làm việc đó trước! Cách này cũng giúp hoàn thành những việc khó trước những việc dễ.
• Nếu bạn có nhiều việc phải làm, hãy dành một ngày mà bạn không có kế hoạch gì và biến ngày đó trở thành một ngày hiệu quả!
• Đừng để bản thân bị choáng ngợp trước lượng công việc cần làm. Nghỉ ngơi một chút để lấy lại bình tĩnh và chia các công việc lớn thành những phần nhỏ hơn nếu cần thiết. Dậy sớm, ăn một bữa sáng ngon lành và thư giãn.

Bài liên quan

• Trông trẻ hơn
• Tập chăm sóc bản thân
• Tháo chiếc nhẫn bị kẹt
• Hít thở sâu
• Chuẩn bị bồn tắm yến mạch

• « Mới nhất
• ‹ Mới hơn
• Cũ hơn ›

Liên kết đến đây

• Làm việc Hiệu quả