Lập báo cáo tài chính

Từ Thư viện Khoa học VLOS
Bước tới: chuyển hướng, tìm kiếm

Báo cáo tài chính là tài liệu quan trọng thể hiện tình hình tài chính của một công ty hay tổ chức, bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Báo cáo tài chính thường được đọc và phân tích bởi các nhà quản lý doanh nghiệp, ban giám đốc, nhà đầu tư, các nhà phân tích tài chính và cơ quan chính phủ. Bên cạnh chính xác và rõ ràng, chúng cũng phải được lập và báo cáo đúng hạn. Có thể bạn cảm thấy chùn bước khi phải lập báo cáo tài chính, nhưng những nghiệp vụ kế toán cần dùng sẽ không thực sự quá khó khăn với bạn.

Các bước

Chuẩn bị

  1. Xác định khung thời gian. Trước khi bắt đầu, bạn cần xác định khoảng thời gian cần báo cáo. Dù một số công ty báo cáo hàng tháng, hầu hết các báo cáo tài chính đều được lập hàng quý hoặc hàng năm.
    • Để xác định khoảng thời gian cần báo cáo, bạn hãy kiểm tra những tài liệu quy định của tổ chức, chẳng hạn như nội quy, điều lệ công ty hay những văn bản thành lập doanh nghiệp. Những tài liệu này có thể sẽ quy định mức độ thường xuyên bạn cần lập báo cáo tài chính.
    • Hỏi giám đốc công ty mức độ thường xuyên được yêu cầu.
    • Nếu là giám đốc công ty của chính mình, bạn nên cân nhắc thời điểm báo cáo nào là hữu dụng nhất cho bạn và dùng nó làm ngày của báo cáo tài chính.
  2. Xem lại sổ cái kế toán. Tiếp theo, bạn cần đảm bảo rằng mọi chi tiết trong sổ cái được cập nhật và ghi nhận đầy đủ. Báo cáo tài chính của bạn sẽ trở nên vô nghĩa nếu những số liệu kế toán bao hàm trong nó không chính xác.
    • Chẳng hạn như, đảm bảo tất cả các tài khoản phải trả và phải thu đều được xử lý, hoàn tất đối chiếu số dư tài khoản ngân hàng và kiểm tra tài liệu mọi giao dịch mua và hợp đồng bán đã được ghi nhận hay chưa.
    • Bạn cũng cần cân nhắc mọi khoản nợ có thể chưa được ghi nhận vào ngày báo cáo tài chính. Chẳng hạn như, công ty có đang sử dụng dịch vụ nào chưa được xuất hóa đơn hay không? Liệu tiền lương đã thuộc sở hữu của nhân viên mà chưa được thanh toán? Những mục này thể hiện nợ dồn tích và phải được ghi nhận trong báo cáo tài chính.
  3. Thu thập mọi thông tin bị thiếu. Nếu xem lại sổ cái cho thấy một số thông tin bị thiếu hụt, bạn hãy kiểm tra và tìm kiếm để đảm bảo tính hoàn thiện và chính xác của báo cáo tài chính.

Lập Bảng Cân đối Kế toán

  1. Lập trang bảng cân đối. Bảng cân đối kế toán thể hiện tài sản (thuộc sở hữu), nợ (vay mượn) và tài khoản vốn chủ sở hữu, chẳng hạn như cổ phần phổ thông và vốn chênh lệch tại thời điểm cụ thể. Đặt tiêu đề “Bảng Cân đối Kế toán” cho trang đầu tiên này của báo cáo tài chính cũng như thể hiện tên công ty và ngày hiệu lực của bảng cân đối.
    • Các tài khoản trong bảng cân đối kế toán được ghi nhận tại một ngày cụ thể trong năm. Chẳng hạn như, bảng cân đối kế toán có thể được lập với số liệu của ngày 31 tháng Mười hai.
  2. Định dạng bảng cân đối kế toán một cách phù hợp. Hầu hết bảng cân đối kế toán đều thể hiện tài sản ở bên trái và nợ phải trả/ nguồn vốn ở bên phải. Một cách trình bày khác có thể được sử dụng là thể hiện tài sản ở trên và nợ phải trả/ nguồn vốn ở dưới.
  3. Liệt kê tài sản. Bắt đầu phần đầu tiên của bảng cân đối với dòng tiêu đề “Tài sản”. Liệt kê những tài sản khác nhau thuộc sở hữu của công ty.
    • Bắt đầu với tài sản ngắn hạn như tiền hay bất cứ mục nào có thể chuyển đổi thành tiền trong vòng một năm kể từ ngày của bảng cân đối. Thêm dòng tổng tài sản ngắn hạn ở dưới.[1]
    • Tiếp theo, liệt kê tài sản dài hạn. Tài sản dài hạn được định nghĩa là một tài sản không phải tiền và sẽ không được chuyển thành tiền trong thời gian gần. Chẳng hạn như, bất động sản, thiết bị và thương phiếu phải thu là các tài sản dài hạn. Thêm dòng tổng tài sản dài hạn ở dưới.[2]
    • Cuối cùng, cộng tổng tài sản ngắn hạn và dài hạn, đặt tên cho dòng này là “Tổng cộng Tài sản”.
  4. Liệt kê các khoản nợ. Phần tiếp theo của bảng cân đối thể hiện tài khoản nợ và nguồn vốn. Phần này nên có tiêu đề là “Nợ và Vốn chủ sở hữu”.
    • Bắt đầu với các khoản nợ ngắn hạn. Những khoản này cần phải trả trong vòng một năm và thường bao gồm khoản phải trả, nợ dồn tích, các thế chấp ngắn hạn, và những khoản nợ khác. Thêm dòng tổng nợ ngắn hạn ở cuối.[3]
    • Tiếp theo, nợ dài hạn. Đây là bất cứ khoản nợ nào không đến hạn trong vòng một năm, chẳng hạn như các khoản vay dài hạn và thương phiếu phải trả. Thêm tổng nợ dài hạn ở cuối.[4]
    • Cộng tổng nợ ngắn hạn và nợ dài hạn, đặt tên cho dòng này là “Tổng Nợ phải trả“.
  5. Liệt kê toàn bộ các nguồn vốn. Phần vốn chủ sở hữu của bảng cân đối theo sau phần nợ và thể hiện số tiền còn lại của công ty nếu bán toàn bộ tài sản và trả hết nợ.[5]
    • Ở đây, bạn hãy lập một danh sách mọi tài khoản vốn, như là cổ phần phổ thông, cổ phiếu quỹ và lợi nhuận giữ lại. Sau khi đã liệt kê toàn bộ, cộng chúng lại và thêm vào đề mục “Tổng Vốn chủ sở hữu”.
  6. Cộng nợ và vốn. Cộng “Tổng Nợ phải trả” và “Tổng Vốn chủ sở hữu”. Mục này sẽ có tên là “Tổng Nợ và Vốn chủ sở hữu”.
  7. Kiểm tra sự cân bằng. Con số bạn tính được cho “Tổng cộng Tài sản” phải bằng với “Tổng Nợ và Vốn chủ sở hữu” trên bảng cân đối. Nếu điều này thỏa mãn, bảng cân đối của bạn giờ đây đã hoàn thiện và bạn có thể bắt đầu với báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.[6]
    • Vốn chủ sở hữu cần tương ứng với hiệu giữa tài sản của công ty và nợ phải trả. Như đã đề cập, đây là số tiền còn lại nếu công ty bán toàn bộ tài sản và trả hết nợ. Do đó, nợ cộng vốn cần bằng tài sản.
    • Hãy kiểm tra lại nếu bảng cân đối không cân bằng. Có thể bạn đã bỏ sót hoặc phân bổ sai một tài khoản nào đó. Kiểm tra lại từng cột và đảm bảo rằng mọi thứ cần liệt kê đều đã được bao gồm. Có thể bạn đã quên mất một tài sản giá trị, hay một khoản nợ quan trọng nào đó.

Lập Báo cáo Kết quả Hoạt động Kinh doanh

  1. Lập trang báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thể hiện số tiền công ty đã kiếm được và sử dụng trong suốt một khoảng thời gian.[7] Đặt tên cho trang này trong báo cáo của bạn là “Báo cáo Kết quả Hoạt động Kinh doanh” và đề tên doanh nghiệp cũng như khoảng thời gian được báo cáo.
    • Chẳng hạn như, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thường được lập cho khoảng thời gian từ ngày 1 tháng Một đến ngày 31 tháng Mười hai của một năm cụ thể.
    • Lưu ý rằng dù báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của bạn có thể dành cho một năm, bạn vẫn có thể chuẩn bị báo cáo tài chính cho một quý hoặc một tháng. Báo cáo tài chính sẽ dễ hiểu hơn nếu chúng thể hiện cùng một khoảng thời gian, tuy nhiên điều này không bắt buộc.
  2. Liệt kê nguồn thu. Liệt kê những nguồn thu khác nhau và giá trị mà chúng mang lại.[8]
    • Hãy đảm bảo rằng mỗi nguồn thu sẽ được thể hiện riêng biệt, đã được điều chỉnh cho các khoản chiết khấu bán hàng hay các khoản giảm giá khi cần thiết, chẳng hạn như “Doanh thu bán hàng, 200.000.000 đồng” và “Cung cấp dịch vụ, 100.000.000 đồng”.
    • Sắp xếp các nguồn thu một cách hợp lý, phù hợp với mục tiêu sử dụng của công ty. Ví dụ như bạn có thể sắp xếp theo khu vực địa lý, theo đội quản lý hoặc theo từng sản phẩm riêng biệt.
    • Khi mọi nguồn thu đã được ghi nhận, cộng chúng lại và đặt tên cho tổng này là “Tổng Doanh thu”.
  3. Ghi nhận giá vốn hàng bán. Đây là tổng chi phí phát triển hoặc sản xuất sản phẩm hay cung cấp dịch vụ trong khoảng thời gian được báo cáo.[9]
    • Để tính giá vốn hàng hóa, bạn cần cộng chi phí vật tư trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí nhà xưởng và phí vận chuyển.[10]
    • Trừ giá vốn hàng bán ra khỏi tổng doanh thu và lấy tên “Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ” cho cho kết quả này.[11]
  4. Ghi nhận chi phí hoạt động kinh doanh. Chi phí này bao gồm toàn bộ chi phí cần thiết để doanh nghiệp của bạn có thể hoạt động. Chúng bao gồm chi phí hành chính và chi phí hoạt động chung như lương, các khoản thuê mướn, vật dụng và khấu hao tài sản cố định. Nó cũng bao gồm phí quảng cáo, nghiên cứu và phát triển.[12] Bạn có thể ghi nhận riêng biệt những chi phí này để giúp người đọc có cái nhìn tổng quan về những khoản tiêu dùng của công ty.[13]
    • Trừ tổng những chi phí này khỏi lợi nhuận gộp và đặt tên cho kết quả nhận được là “Tổng Lợi nhuận Kế toán Trước thuế”.[14]
  5. Ghi nhận lợi nhuận giữ lại. “Lợi nhuận Giữ lại” là tổng tất cả các khoản lời và thua lỗ ròng của công ty từ lúc được thành lập.
    • Cộng thêm lợi nhuận giữ lại từ đầu năm vào kết quả lợi nhuận hay thua lỗ ròng của năm hiện tại để được cân đối lợi nhuận giữ lại.

Lập Báo cáo Lưu chuyển Tiền tệ

  1. Lập trang báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Báo cáo này sẽ theo dõi nguồn thu và việc sử dụng tiền của công ty.[15] Đặt tên “Báo cáo Lưu chuyển Tiền tệ” cho trang và đồng thời thể hiện tên công ty, khoảng thời gian báo cáo.
    • Tương tự như báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ thể hiện số liệu của một khoảng thời gian, chẳng hạn như từ ngày 1 tháng Một đến 31 tháng Mười hai.
  2. Tạo phần hoạt động kinh doanh. Bảng báo cáo này sẽ bắt đầu với phần có tên gọi “Lưu chuyển Tiền từ Hoạt động Kinh doanh”. Phần này tương ứng với báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh mà bạn đã lập.
    • Liệt kê mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Điều này có thể bao gồm tiền nhận được từ bán hàng, cung cấp dịch vụ hoặc chi trả cho người cung cấp hàng hóa và dịch vụ.[16] Cộng tổng những mục này và để tên kết quả là “Lưu chuyển Tiền Thuần từ Hoạt động Kinh doanh”.
  3. Tạo phần hoạt động đầu tư. Phần này có tiêu đề “Lưu chuyển Tiền từ Hoạt động Đầu tư” và tương ứng với báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh mà bạn lập.
    • Phần này liên quan đến các khoản tiền trả hoặc nhận được từ đầu tư bất động sản và thiết bị, đầu tư chứng khoán như cổ phiếu hoặc trái phiếu.[17]
    • Thêm tổng với tên gọi “Lưu chuyển Tiền Thuần từ Hoạt động Đầu tư”.
  4. Ghi nhận các hoạt động tài chính. Phần cuối này có tên “Lưu chuyển Tiền từ Hoạt động Tài chính”. Đây là phần liên quan đến mục vốn của bảng cân đối kế toán.
    • Phần này thể hiện dòng ra và dòng vào từ chứng khoán và các khoản nợ được phát hành bởi công ty.[18] Thêm tổng với tên gọi “Lưu chuyển Tiền từ Hoạt động Tài chính”.
  5. Cộng tổng. Cộng ba mục trên của báo cáo lưu chuyển tiền tệ, và đặt tên “Lưu chuyển Tiền Thuần” trong kỳ.
    • Bạn có thể cộng lưu chuyển tiền thuần trong kỳ với cân đối tiền ở thời điểm đầu của kỳ. Tổng hai thông số này sẽ bằng tài khoản tiền thể hiện ở bảng cân đối kế toán.
  6. Bổ sung mọi ghi chú hay giải thích quan trọng. Báo cáo tài chính thường bao gồm phần “Giải trình Báo cáo Tài chính”. Phần này chứa đựng những thông tin quan trọng về công ty. Bạn cần cân nhắc lựa chọn để bổ sung vào “Giải trình” thông tin bổ sung hữu dụng nhất về tài chính của công ty.[19]
    • Giải trình có thể bao gồm thông tin lịch sử công ty, kế hoạch tương lai hoặc thông tin về ngành hoạt động. Đây là cơ hội để bạn giải thích với nhà đầu tư ý nghĩa của báo cáo và những gì báo cáo thể hiện hoặc không thể hiện. Nó giúp các nhà đầu tư tiềm năng nhìn nhận công ty qua lăng kính của bạn.[20]
    • Chẳng hạn như, giải trình cũng sẽ bao gồm giải thích thông lệ và quy trình kế toán được sử dụng và các tiêu đề trong bảng cân đối.[21]
    • Phần này cũng thường đề cập chi tiết về tình trạng thuế, kế hoạch hưu trí và những lựa chọn cổ phiếu của công ty.[22]

Lời khuyên

  • Để lập báo cáo tài chính, bạn có thể tham khảo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS). VAS là chuẩn mực cho ngành kế toán và tài chính của mọi doanh nghiệp và các ngành công nghiệp.[23]
  • Đừng quên sử dụng tiêu đề cụ thể cho mỗi nội dung của bảng cân đối và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Thông tin này cần dễ hiểu với người đọc, những người không quen với những điểm đặc thù của công ty bạn.
  • Nếu gặp rắc rối trong việc lập báo cáo tài chính, bạn có thể tham khảo báo cáo tài chính của công ty hoạt động cùng ngành. Có thể bạn sẽ hiểu được cách hình thành báo cáo của chính mình. Trang web của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước có thông tin báo cáo tài chính của rất nhiều doanh nghiệp. [24]

Cảnh báo

  • Quy chế chuyên môn điều chỉnh báo cáo tài chính và giải trình rất rộng. Bạn có thể cân nhắc việc sử dụng dịch vụ tư vấn của Kế toán Công chứng (Certified Public Accountant) hoặc các dịch vụ tư vấn tài chính khác để đảm bảo rằng báo cáo của bạn được chuẩn bị đúng và hợp pháp.

Nguồn và Trích dẫn