Sử dụng tính năng Canned Responses trong Gmail

Từ Thư viện Khoa học VLOS
Bước tới: chuyển hướng, tìm kiếm

Nếu bạn cần gửi một phản hồi giống nhau cho nhiều người, cân nhắc việc sử dụng một tính năng của Google Lab có tên "Canned Responses" hay "Câu trả lời soạn trước". Tính năng này cho phép bạn lưu email dưới dạng một phản hồi mẫu và dùng đi dùng lại nó mà không cần phải thực hiện thao tác sao chép rồi dán vào một cửa sổ mới.

Các bước

Bật tính năng Canned Responses

  1. Nhấp vào biểu tượng bánh răng cưa ở góc trên, bên phải cửa sổ Gmail.
  2. Đi đến "Settings" hay "Cài đặt".
  3. Nhấp vào tab "Labs".
  4. Đi đến dòng "Search for a lab" hoặc "Tìm kiếm lab" và gõ “Canned Responses” hay “Câu trả lời soạn trước” vào thanh tìm kiếm.
  5. Tích vào "Enable" hay "Bật".
  6. Nhấp vào "Save Changes" hoặc "Lưu thay đổi".

Tạo một câu trả lời soạn trước

  1. Nhấp vào "Compose" hay "Soạn". Tác vụ này nằm gần ở thanh bên trái, gần phía trên cửa sổ Gmail.
  2. Tạo một phản hồi mẫu. Để làm điều này, hoặc là viết một email mới, hoặc là bạn sao chép chủ đề trước đó và dán vào khung soạn.
    • Cân nhắc việc in đậm hay tô sáng bất cứ chi tiết nào của phản hồi sẽ tùy biến trong tương lai, bao gồm tên và ngày.
  3. Nhấp vào mũi tên bên cạnh biểu tượng thùng rác ở góc dưới, bên phải hộp thoại soạn thư.
  4. Chọn "Canned response" hay "Câu trả lời soạn trước" từ trong trình đơn vừa hiện ra. Sau đó, nhấp vào "New canned response" hoặc "Câu trả lời soạn trước mới" trong trình đơn phụ.
  5. Đặt tên cho phản hồi. Đặt một cái tên có thể nhắc bạn nhớ về tình huống sử dụng câu trả lời soạn trước đó, chẳng hạn như "email invitation" (thư mời) hay "thank you for coming" (thư cám ơn).

Sử dụng câu trả lời soạn trước

  1. Nhấp vào "Compose". Tác vụ này nằm gần ở thanh bên trái, gần phía trên cửa sổ Gmail.
  2. Nhấp vào "Canned responses" hay "Câu trả lời soạn trước".
  3. Nhấp vào tên của phản hồi mà bạn muốn sử dụng. Phản hồi mẫu mà bạn đã lưu nằm bên dưới tiêu đề "Insert" hoặc "Chèn".
  4. Thay đổi bất kỳ chi tiết nào cần thiết.
  5. Gửi thư mẫu đi.

Lời khuyên

  • Nếu bạn cần thay đổi phản hồi mẫu vì bất cứ lý do gì, chèn nó vào hộp thoại soạn thư, chỉnh sửa bất cứ điều gì cần thay đổi, sau đó, chọn tên của câu trả lời soạn trước nằm bên dưới nút "Save" trong bảng "Canned responses" thả xuống. Gmail sẽ hỏi rằng bạn có muốn to lưu đè lên câu trả lời soạn trước không. Nếu có, nhấn "OK."