Thành viên:WikiSysop/Note: Các vấn đề trong kỹ năng làm việc nhóm
Một trong những kỹ năng quan trọng mà bất kỳ nhà khoa học /người bình thường đều phải rèn luyện và tích lũy trong cuộc sống. Và là một trong những yêu cầu không thể thiếu khi bạn đi xin việc ở bất kỳ nơi nào. Sau đây là những thảo luận và trả lời khá lý thú từ diễn đàn VietPhD.
Một số kỹ năng xã hội rất cần thiết để làm việc nhóm thành công:
Lắng nghe: Cần lắng nghe ý kiến một người khác. Khi mọi người được thoải mái diễn đạt ý kiến của họ, các ý kiến khởi đầu sẽ tạo ra các ý kiến khác.
Nghĩa là dù được sinh ở nơi hơi nóng bức và chật chội quá, ta nên phải bình tĩnh, kiềm chế, không sồn sồn với nhau khi nghe một ý kiến mới lạ.
Question: Nếu ý kiến của teammate là kém tắm, làm mất time của mình, thì sao?
Quá trình thảo luận và thuyết phục sẽ giúp nhứng người đưa ra ý kiến không hiệu quả nhìn nhận và cải thiện điều đó. Nên xác định quá trình làm việc nhóm đôi khi cũng là quá trình đào tạo lẫn nhau vì mục đích làm việc lâu dài. Đào tạo tốt sẽ nhận được thành quả tốt, mất thời gian ban đầu nhứng sẽ tiết kiệm được thời gian về sau.
Thảo
luận:
Cần
thảo
luận
ý
kiến
của
mình
với
người
trong
nhóm
cho
đến
khi
đồng
ý
với
kết
quả
thảo
luận
Nghĩ là ta nên tránh âm ỷ đột phá một mình hay dấu dốt, ngượng ngùng mà im lặng, a dua
Question: - Nhỡ thảo luận sớm trong khi ý tưởng mới hình thành, thì sẽ bị stolen, thì sao ?
Thông thường khi đã thành một nhóm thì coi như đã xác đinh ký với nhau 1 hợp đồng làm việc rồi. Vì thế các nguyên tắc về confidential cần phải được bảo đảm. Người ăn cắp ý tưởng có thể thành công 1, 2 lần nhưng có thể sẽ mất cả sự nghiệp hoặc bị đào thải khỏi nhóm. Khi kết nạp các thành viên vào một dự án quan trọng, một bản “Intellectual property rights” thường được ký kết. Trong nhóm, để rành mạnh mức độ đóng góp, khỏi mất thời gian vì nhứng hiểu lầm không đáng có, có thể:
- (1) Nếu có ý tưởng trước cuộc thảo luận, tác giả nên viết ra dạng file pdf rồi gửi cho mọi người trong nhóm.
- (2) Nếu ý tưởng có giá trị xuất hiện trong thảo luận thì cuối cuộc họp nên có một biên bản (minute) tóm tắt các vấn đề và ý kiến của từng người trong cuộc họp rồi gửi cho mọi người, vừa để tóm tắt vừa để “đóng dấu” vào sự đóng góp mỗi người. Những note hay minute như vậy cũng giúp viết các bài báo hay báo cáo dự án nhanh chóng hơn.
- Làm thế nào mọi người có thể đồng ý với mình khi ý tưởng/ý kiến của mình chưa show rõ kết quả
Phải tìm ra cách chứng minh hoặc ít nhất cũng thể hiện các bước thực hiện (tính khả thi) của ý tưởng. Hình thức viết ra (trước hay sau cuộc thảo luận) cũng là một cách cụ thể hóa ý tưởng hơn.
Đặt
câu
hỏi:
Cần
đặt
các
câu
hỏi
để
tương
tác,
thảo
luận
về
mục
đích
của
nhóm.
Mập
mờ
chỗ
nào
là
ta
phải
hỏi
ra
nhẽ
ngay
chỗ
đấy,
đừng
gật
gù
tâm
đắc
rồi
cuối
cùng
chẳng
hiểu
mẹ
gì
cả.
Liên
quan
đến
"câu
hỏi"
có
chuyện
thế
này
(thật
100%
nhé):
vừa
rồi
có
1
thằng
PhD
Tây
trường
tớ
về
VN
làm
cái
seminar
cho
cả
SV
và
giáo
ở
một
nơi
tại
VN,
cả
phòng
im
phăng
phắc
ngồi
nghe,
cuối
buổi
nó
hỏi:
Ai
có
câu
hỏi
gì
ko?
Im
lặng
một
lúc,
một
bác
cất
tiếng:
I
have
this
question,
how
old
are
you?
Question: nếu tôi có thể thực hiện việc được giao mà không cần hỏi quá nhiều, mất time?
Theo tớ có 3 dạng câu hỏi:
- Hỏi để hiểu rõ vấn đề: Why, What, How, When, Who
- Hỏi để re-formulate vấn đề: If I got it right, we (you) do it in this way...?
- Hỏi để phát triển vấn đề: Thế nếu tôi làm cách khác thế này có được không, sau khi xong bước này thì đến bước gì...?
Ngay cả khi đã hiểu rõ vấn đề thì vẫn có thể dùng các kiểu hỏi 2 và 3 để tăng sự tương tác, thể hiện sự hòa nhập và mình không bị động, rơi vào tình trạng chỉ đâu đánh đấy.
Hoặc giả tôi hỏi quá nhiều làm teammate phải chuẩn bị nhiều quá, họ ghét, thì sao ?
Trước khi hỏi nên có sự hệ thống để gộp các câu hỏi theo 1 hướng để họ trả lời tiện thể luôn.
Ví dụ: Liên quan đến vấn đề A, tao có 3 thắc mắc: 1 là, 2 là, 3 là…. Nếu cảm thấy quota hỏi của mình đã hòm hòm thì nên cải thiện bằng cách nghiên cứu, google thêm thôi. Nôm na là có nhứng vấn đề “lá” và vấn đề “gốc”. Nếu là “lá” thì ta có thể tự tra cứu vấn đề đó sau để tiết kiệm thời gian của nhau. Còn nếu là “gốc” để từ đó phát triển nhiều hướng khác trong thảo luận thì nên hỏi ngay nếu không hiểu.
Thuyết
phục:
Các
cá
nhận
cần
được
khuyến
khích
trao
đổi,
bảo
vệ
ý
kiến
và
được
suy
nghĩ
thấu
đáo
về
các
ý
tưởng.
Thuyết phục không có nghĩa là ép buộc kiểu: thầy đã dạy là phải đúng, và cũng không có nghĩ là mạt sát: cá không ăn muối dứt khoát là cá ươn…
Question: khi dân trí thấp, mình cũng không có khả năng xây dựng một convingcing speech (thiếu time, thiếu tài liệu), thì làm sao thuyết phục được họ? Người VN mình có thuyết phục bao giờ đâu? Toàn là bắt ép cả đấy chứ (Chính phủ-người dân, parents-children, teachers-students,...)
Lấy nguồn Wiki Persuading, thì có 6 thứ vũ khí để tạo sự ảnh hưởng trong thuyết phục (sử dụng quyền lực chỉ là một cách):
- Sự trả ơn: Khi ta đã từng giúp ai đó thì cũng dễ dàng thuyết phục họ nghe ta
- Cam kết và kiên định: Khi bản thân ai đó đã cam kết một chuyện (qua lời nói hay văn bản), họ thường thấy vinh dự và có trách nhiệm về điều đó. Dễ thuyết phục người ta nếu chú ý họ đã nói gì, viết gì.
- Chứng minh bằng xã hội: Con người hay làm những việc mà thấy người khác cũng làm.
- Quyền lực: Con người cũng có xu hướng chấp hành theo luật lệ. Căn cứ theo luật lệ sẽ thuyết phục được người ta nghe mình.
- Ưa thích: Ta rất dễ bị thuyết phục bởi ai đó ta thích.
- Khan hiếm: Khi có khan hiếm sẽ sinh ra nhu cầu. Thể hiện cho người bị thuyết phục những cảm tưởng về thiếu thốn một thứ sẽ thuyết phục họ có nhu cầu với thứ đó.
Tôn
trọng:
Cần
cư
xử
với
người
trong
nhóm
với
sự
tôn
trọng
và
hỗ
trợ
các
ý
tưởng
của
họ.
Nên
tập
thói
quen:
Ý
kiến
của
mày
có
ý
đúng
khi
….,
tuy
nhiên
theo
tao….
Cũng
phải
lưu
ý
trong
nhóm
đồng
nghiệp
hôi
không
có
nghĩ
là
nó
ngu,
thằng
ít
tuổi
không
có
nghĩ
là
nó
dốt
hơn
mình.
Question: Nhỡ nó kém thật mà vẫn phải lấy làm teammate ? Ngoài ra mình tôn trọng nó thì nó lại được đằng chân lân đằng đầu?
Muốn tồn tại trong nhóm dĩ nhiên nó cũng phải tôn trọng mình nếu không sẽ bị đào thải. Bi quan mà nói, đây cũng là kỹ năng khá xa xỉ với người VN mình, rất cần cải thiện. Đặc tính thích “nổ” và và lối sống hồn nhiên, thiếu tôn trọng con người, xã hội, pháp luật cứ lẩn quất đâu đấy. Hy vọng ta sẽ cùng tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này.
Giúp
đỡ:
Giúp
đỡ
mọi
người
làm
cùng
là
yếu
tố
cốt
yếu
trong
một
nhóm
làm
việc
Đừng
có
nghĩ
là
việc
mình
chưa
xong,
giúp
gì
mà
giúp.
Giúp
nhau
như
một
sự
trao
đổi
vậy:
Cả
2
đều
có
thể
có
được
cái
mà
mình
cần.
Question: Nhỡ teammate toàn là ỷ nại ? Ngoài ra mình giúp họ, họ lại take all the credits, and never pay back?
Tham khảo thêm trong en:Helpfulness Giúp đỡ có 3 dạng:
- Cho nhận: Mình giúp người khác vì hy vọng lúc nào do người khác giúp mình
- Vị tha: Giúp vì sự thông cảm, lòng cao thượng của mình
- Tiến hóa: Giúp đỡ là một cách bảo tồn, tự đặt cho mình những thách thức để rèn luyện.
Vì thế việc cân nhắc sự ỷ nại hay mất credit chỉ đúng cho dạng 1. Có thể kiểm tra tính ỷ nại và sự sẵn sàng giúp lại của đối tượng qua việc đòi hỏi lại họ trong công việc.
Tham
gia:
Tất
cả
các
thành
viên
cần
được
khuyến
khích
tham
gia
vào
trong
nhóm.
Đã
mất
công
tạo
nhóm
thì
mọi
người
phải
có
quyền
lợi
và
nghĩ
vụ
tham
gia,
không
nên
chơi
trò
bình
vôi
hay
chơi
trò
một
đầu
tầu
kéo
cả
đoàn.
Như
thế
tình
ỷ
nại
và
bệnh
công
thần,
kể
lể
của
người
VN
rất
dễ
xuất
hiện.
Question:Làm thế nào assign tasks efficiently to all teammates ? When tasks, teammates' ability and efforts are most of the time not well defined
Giao việc có thể dựa trên:
- Khả năng: Ai mạnh về cái gì làm cái đấy.
- Động cơ: Ai thích làm gì thì cho làm đấy.
- Tập luyện: Cho làm hỗ trợ hay làm một công việc không quá critical để người tham gia tập luyên.
Những người ta nhìn ra khả năng của họ thì phân việc theo cách 1, những người còn lại theo cách 2 và 3, trong quá trình làm việc khả năng sẽ bộc lộ dần ra thì thỉnh thoảng có thể hoán đổi các tiêu chuẩn giữa các đối tượng để normalize mức tham gia của mọi người.
Giao
tiếp:
Đối
với
một
nhóm
làm
việc
hiệu
quả,
mỗi
thành
viên
của
nhóm
cần
có
kỹ
năng
giao
tiếp
và
sử
dụng
hiệu
quả
các
kênh
giao
tiếp
giữa
từng
người,
ví
dụ
dùng
email,
giao
tiếp
lan
truyền,
họp
nhóm
v.v…Điều
này
giúp
thành
viên
nhóm
dễ
dàng
làm
việc
với
nhau
và
đạt
được
mục
tiêu
của
nhóm.
Công cụ giao tiếp bây giờ sẵn lắm rồi, phải tận dụng triệt để: SMS, Email, IM, Voice chat. Họp nhóm thì nên tránh chỗ nhậu nhẹt ăn uống cà kê ra và cũng nên hạn chế kiểu họp xong ta đi liên hoan, như thế lúc trao đổi rất dễ quấy quá.
Question: Teammate lười thì sao? Hoặc khi các communication means này không hiệu quả, ở chỗ là nếu tiến hành communicate quá formally thì teammates lại bị khớp (không muốn phát biểu), nếu quá informally (kiểu quán bia) thì teammates mạnh dạn phát biểu hơn, nhưng nội dung lại rất bầy nhầy ?
Cách đơn giản nhất khơi gợi khả năng giao tiếp của nhứng thành viên “timid” là câu hỏi: “What is your opinion?”.
Giao tiếp formally nên dùng khi thảo luận công việc trực tiếp (làm cái, này cái kia), giao tiếp không formally (quán bia) dùng để thảo luận để tăng kỹ năng làm việc và mối thân mật giữa các thành viên hỗ trợ cho các giao tiếp formally được hiệu quả hơn (Anh em thấy nhóm mình làm việc thế nào? Sao mày không dùng cách này để làm việc, sao bọn nhóm kia nó làm ăn ngon nhỉ , v.v… ).
Phát triển nhóm[sửa]
Mô hình “Hình thành-Đột phá-Chuẩn hóa-Thực hiện” (forming-storming-norming-performing) dẫn dắt một nhóm qua 4 công đoạn rất phù hợp với quy trình quản lý dự án gồm các bước như "khởi tạo-định nghĩa-lên kế hoạch-thực hiện" (initiation - definition - planning - realisation.)
Khi một nhóm to dần lên, các kỹ năng, phương pháp mà mọi người thu được cũng lớn dần lên với các ý tưởng được diễn đạt thoải mái. Người quản lý phải tận dụng nhứng ý tưởng đó để tạo ra hoặc duy trì khí thế thay đổi của nhóm. Nếu sự thân mật, gắn kết trong một nhóm nhỏ bị mất, cơ hội cho sai lệnh thông tin và đồn đại thất thiệt sẽ tăng lên …
