Viết thư xin lỗi

Nói lời xin lỗi một cách trực tiếp thường sẽ thể hiện được sự chân thành hơn, nhưng một lá thư trang trọng đôi khi lại là lựa chọn duy nhất để xin lỗi hoặc có thể được ưa thích hơn. Để viết thư xin lỗi, bạn cần thừa nhận lỗi của bạn ngay từ đầu thư, công nhận cảm giác tổn thương của bên kia và nhận toàn bộ trách nhiệm về mình. Trong nhiều trường hợp, bạn cần đưa ra giải pháp để sửa chữa các vấn đề liên quan đến căn nguyên của sự việc. Nếu muốn lời xin lỗi của mình chắc chắn có hiệu quả và không gây thêm tổn thương, bạn nên cố gắng diễn đạt rõ ràng và chân thành khi viết thư.

Các bước

Diễn đạt lời xin lỗi

1. Viết về mục đích của lá thư. Mở đầu thư bằng cách cho người nhận biết rằng đây là thư xin lỗi. Điều này sẽ giúp họ chuẩn bị tinh thần và cảm xúc để đọc nốt lá thư. Bạn không nên để phía bên kia bối rối không hiểu tại sao bạn viết thư, hoặc băn khoăn không biết bạn sẽ viết gì trong thư.
   • Viết những câu tương tự như: “Mình muốn viết thư này để xin lỗi bạn”.
2. Nhìn nhận lỗi của bạn. Khi đã thừa nhận mình có lỗi, bạn hãy xác định lỗi của mình là gì và tại sao nó không đúng. Diễn đạt một cách chính xác và chi tiết. Khi bạn đưa ra và phân tích vấn đề, người nhận thư sẽ biết rằng bạn thực sự hiểu về điều bạn đã làm.
   • Chẳng hạn bạn có thể viết: “Việc làm của mình cuối tuần trước quả là rất không phù hợp, thiếu tôn trọng và quá ích kỷ. Đám cưới của cậu là để thể hiện hạnh phúc và tôn vinh tình yêu của cậu. Nhưng mình đã thu hút sự chú ý về phía mình khi cầu hôn Lan Anh. Mình đã lấy mất khoảnh khắc quý giá của cậu, và điều đó thật không phải”.
3. Thừa nhận rằng bạn đã làm họ buồn lòng như thế nào. Công nhận rằng họ đã bị tổn thương và bạn thấu hiểu nỗi buồn của họ. Đây cũng là lúc thích hợp để nói rằng bạn không bao giờ muốn họ đau lòng.
   • Nói những câu như: “Phương bảo mình rằng hành động của mình không những làm hỏng khoảnh khắc đáng nhớ trong đám cưới của cậu, mà còn khiến cho tuần trăng mật của cậu mất đi niềm hạnh phúc tuyệt vời như lẽ ra phải thế. Mình mong cậu hiểu rằng mình không bao giờ có ý đó. Mình muốn cậu chỉ nhớ về những điều vui vẻ mỗi khi hồi tưởng lại khoảnh khắc đó, nhưng hành động ích kỷ của mình đã làm hỏng mọi việc và cướp mất giây phút hạnh phúc của cậu. Mặc dù không thực sự hiểu được cảm giác của cậu, nhưng chắc chắn mình hiểu rằng mình đã làm một việc có lẽ là tệ nhất đối với cậu từ trước đến giờ.”
4. Diễn tả lòng biết ơn của bạn. Dù không bắt buộc, nhưng nếu muốn, bạn có thể nhìn nhận những nỗ lực và những điều tốt đẹp mà họ đã làm cho bạn trước đây. Điều này sẽ cho họ thấy rằng bạn trân trọng họ và thực sự cảm thấy áy náy vì những gì mình đã làm.
   • Ví dụ, “Điều mình đã làm với cậu thật khủng khiếp sau bao nhiêu tình cảm ấm áp cậu dành cho mình khi đón nhận mình vào gia đình cậu. Không những cậu đã thể hiện tình yêu thật đẹp dành cho em gái mình mà cậu còn cho mình sự ủng hộ và đối đãi tử tế mà có thể mình không bao giờ dám mong đợi. Việc làm của mình đã phụ tấm lòng mà cậu đã dành cho mình và mình cảm thấy ghét bản thân vì điều này”.
5. Nhận trách nhiệm. Đây là một trong những phần quan trọng nhất của lá thư xin lỗi nhưng cũng khó nói nhất. Cho dù người kia có lỗi một phần, bạn cũng không nên nêu ra trong lá thư này. Việc bạn cần làm là thẳng thắn thừa nhận trách nhiệm về sự việc xảy ra. Có thể việc làm của bạn là có lý do, nhưng bạn không nên lảng tránh việc thừa nhận những điều bạn đã làm khiến người kia buồn lòng.
   • Nói những câu như: “Mình muốn giải thích về việc mình đã làm, nhưng nghĩ lại mình thấy không có lời biện hộ nào cho những hành động đó cả. Ý định của mình dù có tốt cũng không có ý nghĩa gì ở đây: đó chỉ là lựa chọn tồi của mình. Mình xin nhận hoàn toàn trách nhiệm vì những hành động ích kỷ của mình và nỗi buồn mình đã gây ra cho cậu”.
   • Không bào chữa cho hành động của mình, nhưng bạn có thể giải thích lý do một cách thận trọng. Nếu thực sự cảm thấy cần thiết hoặc sẽ giúp cải thiện tình hình, bạn có thể giải thích tại sao mình lại có lựa chọn đó. Chỉ nên làm điều này nếu bạn cho rằng người kia sẽ thoải mái hơn khi hiểu ra lý do.
6. Đưa ra cách giải quyết giúp thay đổi tình hình. Chỉ nói xin lỗi thôi thực sự là chưa đủ. Lời xin lỗi sẽ có sức thuyết phục hơn nếu bạn tìm ra cách giải quyết vấn đề trong tương lai. Điều này thậm chí còn tốt hơn lời hứa rằng không bao giờ bạn lặp lại lỗi lầm đó nữa. Khi bạn đưa ra kế hoạch thay đổi cùng với cách mà bạn sẽ thực hiện điều đó, người kia sẽ thấy rằng bạn thực sự nghiêm túc mong muốn cải thiện tình hình.
   • Bạn có thể nói: “Nhưng chỉ xin lỗi thôi thì chưa đủ. Cậu xứng đáng nhận được nhiều hơn thế. Khi cậu về nhà, mình và Lan Anh muốn tổ chức một buổi tiệc chào mừng thật lớn dành cho cậu. Đó sẽ là buổi tiệc hoành tráng nhất từ trước tới nay và hoàn toàn dành để tôn vinh tình yêu tuyệt vời mà cậu đã dành cho em gái mình. Nếu cậu không thích tiệc tùng thì cũng không sao, mình chỉ muốn tìm cách giúp cậu có những khoảnh khắc hạnh phúc đáng nhớ mà mình đã lấy đi của cậu”.
7. Diễn tả rằng bạn mong muốn có sự tương tác tốt hơn trong tương lai. Bạn không nên xin được tha thứ ngay lập tức. Điều này nghe có vẻ đòi hỏi đối với người mà bạn đang xin lỗi, mặc dù bạn không có ý như vậy. Thay vì thế, bạn nên diễn tả mong muốn về việc hai người sẽ tương tác với nhau tốt hơn sau này.
   • Nói rằng, “Mình không thể mong đợi cậu tha thứ, mặc dù rất hy vọng. Mình chỉ có thể nói rằng mình thực sự muốn mọi việc giữa chúng ta sẽ trở nên tốt đẹp. Mình muốn cậu cảm thấy dễ chịu và cuối cùng sẽ vui vẻ khi chúng ta gặp nhau. Mình mong quan hệ giữa chúng ta sẽ trở lại tốt đẹp như trước. Hy vọng là chúng ta sẽ vượt qua sự cố này và sẽ có những giờ phút vui vẻ hơn với nhau”.

Xin lỗi đúng cách

1. Đừng hứa thay đổi nếu bạn không chắc 100% mình có thể giữ lời. Điều này rất quan trọng. Nếu bạn phạm phải một lỗi mà bạn cảm thấy mình có khả năng sẽ phạm phải lần nữa, hay lỗi đó bắt nguồn từ sự khác biệt về bản chất trong cá tính hoặc niềm tin về giá trị, bạn không nên hứa thay đổi, bởi rất có thể bạn sẽ lặp lại lỗi đó lần nữa rồi lại xin lỗi, và như vậy là thiếu chân thành.
2. Cân nhắc ngôn từ. Xin lỗi thực ra là một kỹ năng. Về bản chất, không ai muốn làm việc này và thường phải đấu tranh với bản thân. Đó là lý do tại sao bạn cần phải cẩn thận khi sử dụng ngôn ngữ trong thư nếu muốn xin lỗi sao cho đúng. Một số từ ngữ nghe như xin lỗi nhưng thực ra lại khiến tình hình tồi tệ thêm vì nó hàm ý rằng bạn không thực sự biết lỗi. Người ta rất dễ vô tình dùng những từ ngữ này, vì vậy bạn nên để ý khi viết thư. Một số ví dụ bao gồm:
   • "Sai lầm đã xảy ra…”
   • Mệnh đề "Nếu", chẳng hạn như “Tôi xin lỗi nếu anh cảm thấy buồn lòng” hoặc “Nếu anh cảm thấy phật ý về việc này…”
   • "Tôi xin lỗi rằng chị đã cảm thấy như vậy”.
3. Chân thành và trung thực. Khi xin lỗi, bạn cần chân thành và trung thực về lời xin lỗi của mình. Nếu không thể như vậy, có lẽ trong nhiều trường hợp bạn nên chờ cho đến khi bạn thực sự cảm thấy có lỗi trước khi xin lỗi. Khi viết thư, bạn cần tránh những từ ngữ hình thức và rập khuôn. Đừng chỉ sao chép bức thư nào đó trên mạng. Bạn cần phải diễn đạt cụ thể về tình huống của mình để người kia biết rằng bạn thực sự hiểu những gì đã xảy ra và tại sao điều đó là không đúng.
4. Tránh đưa ra giả định và những mong đợi của bạn trong thư xin lỗi. Chắc hẳn bạn không muốn lá thư của mình nghe như đòi hỏi, bất nhã hoặc còn gây tổn thương thêm. Bạn không muốn cố làm người kia cảm thấy áy náy nếu không tha thứ cho bạn hoặc làm cho bức thư mang hàm ý như thế. Bạn cũng không nên đưa ra giả định về việc họ cảm thấy như thế nào và tại sao họ buồn bực, vì có thể bạn sẽ để lộ ra rằng mình chẳng hiểu gì mấy về sự việc đã xảy ra. Tốt nhất là bạn nên dùng ngôn từ khiêm tốn và để cho người kia có cảm giác kiểm soát tình huống. Cách diễn đạt này có thể sẽ khiến họ tha thứ cho bạn.
5. Chờ một hoặc hai ngày trước khi gửi thư. Nếu có thể, bạn nên chờ vài ngày trước khi gửi. Bạn cần đọc lại thư khi cảm xúc đã lắng xuống và tách khỏi những điều bạn đã viết.

Trình bày thư

1. Chọn cách tốt nhất để mở đầu thư. Với thư xin lỗi, bạn nên mở đầu thư bằng lời chào thông thường như “… thân mến”. Tốt nhất là không mở đầu thư bằng những từ ngữ hoa mỹ và viết lời chào càng đơn giản càng tốt.
2. Kết thúc thư một cách nhã nhặn. Nếu không biết cách nào khác để kết thúc thư, bạn có thể dùng câu chào căn bản “Trân trọng…”. Tuy nhiên bạn cũng có thể sáng tạo một chút để bức thư không có vẻ như thư mẫu. Thử dùng những câu như “Tôi thật lòng cảm ơn anh vì đã lắng nghe tôi” hoặc “Một lần nữa, tôi rất xin lỗi vì những rắc rối do tôi gây ra, tôi hy vọng có thể sửa chữa vấn đề”.
3. Cân nhắc trình bày một lá thư xin lỗi trang trọng. Trong bối cảnh công việc hoặc trang trọng, bạn cần đảm bảo bức thư xin lỗi phải có hình thức đúng mực. Ngoài việc in trên giấy ngay ngắn, bạn cũng nên ghi thêm ngày tháng, tên của bạn, tên tổ chức, chữ ký và trình bày trang trọng.
   • Bạn cũng có thể điều chỉnh văn phong trong thư để phù hợp hơn với tình huống.

Lời khuyên

• Bạn chỉ cần nói những điều bạn nghĩ. Sự chân thành là điều cốt yếu. Nếu bạn hứa điều gì đó thì nên giữ đúng lời hứa.
• Có thể bạn phải kiềm chế lòng tự ái khi viết lời xin lỗi. Sự tự ái sẽ không giúp ích gì cho bạn; sau cùng thì mối quan hệ tốt vẫn là vô giá.
• Đảm bảo lá thư không quá ngắn. Vài ba dòng chữ sẽ không đem lại hiệu quả trong trường hợp này. Hãy cho người đó thấy rằng bạn đã bỏ nhiều thời gian và tâm sức vào bức thư.
• Nếu thấy viết một lá thư dài là khó khăn, bạn có thể nhờ một người bạn hoặc người thân trong gia đình trợ giúp. Họ biết bạn mong muốn điều gì và sẽ rất vui lòng giúp đỡ bạn.
• Cố gắng nhận lỗi về mình, đừng đổ lỗi cho người nào khác. Điều này cho thấy trách nhiệm và sự chín chắn của bạn.
• Lá thư cần phải ngắn gọn và nhã nhặn; đi thẳng vào vấn đề và nhận hoàn toàn trách nhiệm về mình.
• Cố gắng giải thích lý do tại sao bạn làm vậy. Điều này có thể khiến người kia dễ chịu hơn nếu họ biết rằng bạn không có ác ý.

Cảnh báo

• Không nói thêm bất cứ điều gì có thể khiến người nhận thư khó chịu, vì như vậy họ sẽ không coi trọng lá thư của bạn và có lẽ sẽ không tha thứ cho bạn.
• Nhớ rằng lời xin lỗi không thể sửa chữa mọi việc một cách thần kỳ. Nếu người kia không tha thứ cho bạn, bạn hãy bỏ qua và biết rằng mình đã cố gắng.

Bài liên quan

• Viết tóm lược
• Chú thích cuối trang
• Viết giấy nợ
• Viết bưu thiếp (bằng tiếng Anh)
• Tự làm một quyển sổ tại nhà

• « Mới nhất
• ‹ Mới hơn
• Cũ hơn ›