Cải thiện kỹ năng tổ chức

Từ Thư viện Khoa học VLOS
Bước tới: chuyển hướng, tìm kiếm

Công việc, gia đình, bạn bè, hoạt động vui chơi giải trí, và nhiều thứ có thể làm cho cuộc sống của bạn trở nên khó khăn và hỗn độn. Sự thiếu tổ chức khiến bạn khó đạt được mục tiêu của mình. Kỹ năng tổ chức là điều cần thiết để bạn có thể quản lý nhiều trách nhiệm của bản thân, nhưng để thành thạo được kỹ năng này không phải là điều dễ dàng. Tuy nhiên, nếu thành công, bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn và có sức cạnh tranh, và điều này sẽ đưa bạn đến với cuộc sống hạnh phúc và bền vững.

Các bước

Tổ chức tư duy

  1. Lập danh sách những điều cần làm. Liệt kê những thứ phải hoàn thành trong ngày hôm nay, và gạch bỏ khi đã làm xong. Khi viết danh sách những điều cần làm, bạn sẽ không phải căng thẳng trong việc ghi nhớ chúng. Gạch bỏ các mục trong danh sách giúp bạn cảm thấy làm việc hiệu quả hơn. Ghi những hoạt động đã hoàn thành để gạch chúng đi.
    • Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Đánh giá tính khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ để giúp bạn ưu tiên hiệu quả. Suy nghĩ về bản thân, “nếu hôm nay mình chỉ làm một việc thì đó là việc gì?”. Đây chính là nhiệm vụ hàng đầu trong danh sách của bạn. [1]
    • Nếu có thể, bạn nên lập danh sách cho ngày hôm sau và xem qua trước khi đi ngủ. Lúc thức dậy vào buổi sáng bạn sẽ có sẵn kế hoạch trong đầu.
  2. Lập danh sách thêm vào các công việc liên tục. Nếu muốn đọc sách hay thử đến nhà hàng mới, bạn nên tạo danh sách liên tục luôn mang theo bên mình. Nếu muốn xem phim, bạn không nhất thiết phải xem ngày hôm nay, và do đó không nên ghi vào danh sách hằng ngày. Danh sách liên tục có tác dụng nhắc nhở bạn một số công việc “bổ sung” cần làm. [2]
    • Bạn có thể ghi danh sách liên tục trong sổ tay luôn mang theo bên mình hoặc dùng chương trình trực tuyến như là Dropbox để dễ dàng truy cập mọi lúc mọi nơi.
  3. Ghi chú trong lúc nói chuyện với người khác. Ghi lại chi tiết cuộc đối thoại với người đối diện. Điều này đặc biệt quan trọng khi thảo luận công việc, nhưng cũng khá hữu ích khi trao đổi với bạn bè và người thân. Ghi chú giúp bạn lưu lại những điều quan trọng mà người kia đã nói, một nhiệm vụ cần hoàn thành mà bạn không đoán trước, hoặc đơn giản chỉ là công cụ nhắc nhở bạn về khoảng thời gian vui vẻ với những người thân yêu. [3]
    • Bạn không cần phải lúc nào cũng mang theo sổ tay bên mình và ghi chép tỉ mỉ những nội dung mà người khác đang nói. Chỉ cần dành vài phút để ghi những thứ quan trọng trong cuộc đối thoại này.
  4. Sử dụng bảng kế hoạch. Bảng kế hoạch năm cực kỳ hữu ích trong việc sắp xếp tư duy. Bạn có thể dùng nó để ghi các cuộc hẹn, chuyến đi, và những thứ quan trọng khác. Xem qua hằng ngày và liệt kê những thứ sẽ xảy ra trong thời gian dài. Ví dụ, nếu lên kế hoạch tiến hành cuộc họp qua điện thoại trong 6 tháng tới, bạn có thể viết vào bảng kế hoạch ngay bây giờ để nhắc nhở bản thân.
  5. Dọn dẹp tâm trí. Cũng như khi vứt bỏ những thứ không quan trọng ở công sở và trong nhà, bạn cũng phải dẹp bỏ những suy nghĩ không cần thiết bên trong bộ não. Thử phương pháp thiền định nhằm gạt đi những suy nghĩ tiêu cực như là lo âu và căng thẳng trong tư duy. [4]

Sắp xếp nhà cửa

  1. Vứt bỏ đồ đạc không cần thiết. Dọn dẹp là bước đầu tiên trong việc sắp xếp nhà cửa. Dọn sạch ngăn kéo và loại bỏ những thứ không dùng đến, vứt đồ ăn đã hết hạn, dọn sạch hoặc quyên góp quần áo và giày dép mà bạn không sử dụng hơn một năm, dọn dẹp các loại thuốc đã hết hạn, vứt bỏ hoặc bổ sung thêm vật dụng vệ sinh mới, và tất cả đồ đạc mà bạn thật sự không cần dùng đến. [5]
  2. Lập bìa hồ sơ cho những thứ quan trọng trong cuộc sống. Chuẩn bị hồ sơ dán nhãn “Bảo hiểm xe”, “Du lịch”, “Hóa đơn”, “Ngân sách”, và tất cả những mảng hoặc sự kiện quan trọng khác trong cuộc sống.
    • Quy định màu sắc cho mỗi hồ sơ. Màu xanh biển dành cho Hóa đơn (xăng xe, thực phẩm, quần áo), Đỏ dành cho Bảo hiểm (xe cộ, nhà cửa, đời sống), v.v...
    • Xếp hồ sơ lên kệ ngăn nắp.
  3. Treo móc và đóng kệ lên tường. Tận dụng khoảng trống ngang trong nhà không dùng đến. Gắn móc để treo xe đạp trong hầm giữ xe và giá treo để đựng đồ đạc và trang trí.
  4. Đầu tư tủ đựng đồ. Cũng như khi sắp xếp văn phòng, bạn nên mua tủ và rổ để đựng đồ đạc. Xếp những thứ cùng loại vào trong một tủ đồ và sắp xếp không gian cho các tủ đựng đồ. Mua tủ và rổ với nhiều kích thước để sắp xếp vật dụng trong nhà, chẳng hạn như đồ dùng nhà bếp, trang điểm, thú bông, thực phẩm, giày dép, và đồ nữ trang.

Sắp xếp văn phòng

  1. Mua tủ đựng đồ. Bạn có thể đến cửa hàng bán tủ văn phòng và mua ít nhất mười cái với nhiều kích cỡ để đựng bút, giấy tờ, và các vật dụng lớn. [6]
    • Mua tủ, rổ, ngăn kéo hồ sơ, và các món đồ có chức năng lưu trữ vật dụng.
  2. Mua máy in nhãn. Nếu sắp xếp đồ đạc trong tủ đựng mà lại không biết trong tủ có thứ gì, liệu việc ngăn nắp có còn quan trọng? Bạn nên dùng máy in nhãn để ghi tên cho mỗi tủ đồ. Ví dụ, bạn có thể ghi nhãn “Bút viết” cho tủ đựng bút bi, bút chì, và bút đánh dấu, cũng như ghi nhãn “Công cụ” cho tủ chứa kéo, máy bấm, dụng cụ tháo ghim, và bấm lỗ. [7]
    • Ghi nhãn cho tất cả mọi thứ kể cả hồ sơ, ngăn kéo, và tủ kéo.
  3. Chuẩn bị hồ sơ có chứa thông tin dựa trên “cách thức sử dụng nó sau này”. Thay vì xếp giấy tờ vào hồ sơ dựa trên địa điểm nhận giấy tờ, bạn có thể xếp dựa trên cách sử dụng trong tương lai. Ví dụ, nếu bạn có hồ sơ của khách sạn sẽ lưu trú tại Hà Nội trong khi đi công tác, bạn có thể xếp giấy tờ và hồ sơ “Hà Nội”, thay vì hồ sơ “Khách sạn”. [8]
    • Lập hồ sơ phụ. Chuẩn bị hồ sơ “Khách sạn”, nhưng chia thành nhiều “thành phố” tương ứng với mỗi địa điểm công tác thường xuyên.
  4. Lập bản thảo hoặc “Mục lục” cho văn phòng. Bạn cần phải sắp xếp đồ đạc, nhưng không thể nhớ được món đồ nằm ở đâu. Ghi danh sách cho từng hộp hoặc tủ đồ và những thứ có trong đó để tìm kiếm nhanh.
    • Danh sách này cũng giúp bạn sắp xếp lại đồ đạc về vị trí cũ sau khi dùng xong.
  5. Sắp xếp không gian “cần làm” và “đã hoàn thành” trên bàn làm việc. Tách riêng hai khu vực trên bàn dành cho những mục cần làm (ký giấy tờ, đọc báo cáo, v.v…) và những mục đã hoàn thành. Khi tách riêng hai khu vực, bạn sẽ không cảm thấy bối rối về đống giấy tờ không biết đã hoàn thành hay chưa.
  6. Vứt bỏ những thứ không dùng đến. Khi sắp xếp đồ đạc vào hộp và tủ, bạn cũng nên vứt đi những thứ không cần thiết. Dọn sạch đồ đạc không đụng chạm hay mở trong một năm, vật dụng bị hư, và trả lại văn phòng phẩm còn thừa. [9]
    • Bạn có thể hủy giấy tờ cũ và hỏi đồng nghiệp có cần dùng những tài liệu bạn sắp đem đi vứt hay không.
    • Nếu không thể vứt đi, bạn có thể quyên góp món đồ đó.
  7. Sắp xếp máy tính. Bạn có thể sắp xếp đồ đạc hữu hình xung quanh, nhưng nếu máy tính thiếu tổ chức sẽ hạn chế năng suất và vẫn khiến bạn cảm thấy hỗn độn. Lập thư mục mới và lưu tập tin vào chung một vị trí, sắp xếp gọn gàng máy tính để tìm mục cần thiết, xóa tập tin bản sao, đặt tiêu đề chi tiết cho văn bản, và xóa phần mềm và văn bản không cần thiết. [10]

Duy trì ngăn nắp gọn gàng

  1. Dành mười phút mỗi ngày để dọn dẹp nhanh. Bạn đã bỏ nhiều thời gian để sắp xếp đồ đạc, cho nên cần phải duy trì tình trạng đó. Mỗi buổi tối, đặt đồng hồ thông báo mười phút để sắp xếp vật dụng về vị trí ban đầu, và dọn dẹp ngăn tủ và rổ đựng. [11]
  2. Nếu mua thêm vật dụng mới, bạn nên vứt đồ cũ đi. Trước khi mua sách mới, bạn cần xem qua kệ sách một lượt rồi vứt bỏ những quyển không đọc. Quyên góp hoặc vứt chúng đi để chừa chỗ cho những quyển sách mới. [12]
    • Thực hiện thêm một bước và dọn sạch hai hoặc ba món đồ cũ để chừa không gian cho món đồ mới.
  3. Luôn chuẩn bị sẵn thùng “Quyên góp”. Bạn nên để sẵn thùng rỗng để cho đồ đạc vào thùng quyên góp. Khi nhận thấy có món đồ không muốn dùng nữa, bạn nên cho ngay vào thùng quyên góp.
    • Nếu không dùng đến món đồ nào đó nhưng không thể quyên góp, bạn nên vứt vào thùng rác ngay lập tức.
  4. Khi thấy ngăn kéo mở ra thì bạn nên đóng lại. Không cần phải chờ cho đến lúc dọn dẹp mới bắt đầu sắp xếp ngăn nắp. Bất cứ khi nào thấy đồ đạc rơi khỏi vị trí ban đầu, bạn nên xếp chúng vào chỗ cố định. Khi thấy thùng rác đầy, bạn nên mang đi đổ ngay. Nếu giấy tờ bay khắp phòng, bạn nên nhặt chúng và sắp xếp lại gọn gàng. Hình thành thói quen ngăn nắp nhằm mang lại sự hiệu quả trong công việc và đời sống.
    • Không nên dành quá nhiều thời gian để làm những việc vặt. Không rời khỏi nơi làm việc để đóng ngăn kéo. Nếu đang trên đường đi dự cuộc họp và bắt gặp ngăn kéo đang mở thì bạn có thể tiện tay đóng lại. Nếu làm gián đoạn công việc chỉ để đóng ngăn kéo, bạn sẽ làm giảm hiệu suất chung xuống 25%! [13]
  5. Tận dụng lợi thế của công nghệ để giúp bạn duy trì sự ngăn nắp. Hiện nay có hàng ngàn ứng dụng hỗ trợ bạn duy trì sự gọn gàng của bản thân. Bạn có thể dùng các ứng dụng liệt kê danh sách như là Evernote, ứng dụng nhắc nhở như là Beep Me, phần mềm di chuyển như là TripIT, và ứng dụng giúp bạn ưu tiên thứ tự nhiệm vụ, chẳng hạn như Last Time. [14]
    • Lựa chọn các ứng dụng đồng bộ với thiết bị để bạn có thể truy cập mọi nơi mọi lúc.

Nguồn và Trích dẫn