Chủ đề nóng: Phương pháp kỷ luật tích cực - Cổ học tinh hoa - Những thói hư tật xấu của người Việt - Công lý: Việc đúng nên làm - Giáo án Điện tử - Sách giáo khoa - Học tiếng Anh - Bài giảng trực tuyến - Món ăn bài thuốc - Chăm sóc bà bầu - Môi trường - Tiết kiệm điện - Nhi khoa - Ung thư - Tác hại của thuốc lá - Các kỹ thuật dạy học tích cực
- Dạy học phát triển năng lực - Chương trình giáo dục phổ thông
Lập kế hoạch làm việc
Từ VLOS
Kế hoạch làm việc là một bản tóm lược gồm các mục tiêu và công việc để một đội và/hoặc một người đạt được các mục tiêu đặt ra, giúp người xem bản kế hoạch làm việc nắm được toàn bộ nội dung của dự án. Dù bạn còn đi học hay đã đi làm thì việc lập kế hoạch làm việc sẽ giúp bạn có cách làm việc khoa học dù làm việc với bất kỳ dự án nào. Kế hoạch làm việc giúp bạn chia công việc thành những nhiệm vụ nhỏ dễ thực hiện và làm rõ mục tiêu của từng nhiệm vụ. Hãy học cách lập kế hoạch làm việc để bạn luôn sẵn sàng với những dự án sắp tới.
Các bước[sửa]
-
Nắm
được
mục
đích
của
việc
lập
kế
hoạch
làm
việc.
Kế
hoạch
làm
việc
được
lập
ra
với
nhiều
lý
do
khác
nhau.
Xác
định
trước
mục
đích
của
việc
lập
kế
hoạch
giúp
bạn
lập
kế
hoạch
tốt
hơn.
Cần
lưu
ý
rằng
hầu
hết
các
kế
hoạch
làm
việc
chỉ
áp
dụng
trong
một
khoảng
thời
gian
nhất
định
(ví
dụ
6
tháng
hoặc
1
năm).
- Nếu bạn đang đi làm, kế hoạch làm việc giúp quản lý của bạn biết bạn sẽ tham gia dự án nào trong một vài tháng tới. Nó thường được lập ngay sau buổi đánh giá thực hiện công việc hàng năm hoặc khi một đội bắt đầu những dự án lớn. Kế hoạch làm việc cũng có thể ra đời sau khi công ty tổ chức họp kế hoạch chiến lược vào đầu năm dương lịch hoặc năm tài chính mới.
- Trong môi trường học tập, kế hoạch làm việc có thể giúp sinh viên lên thời gian biểu cho một dự án lớn. Nó cũng giúp giáo viên chuẩn bị trước tài liệu của khóa học trong kỳ học tới.
- Với những dự án cá nhân, kế hoạch làm việc sẽ giúp phác họa những gì bạn định làm, cách thức thực hiện và ngày dự kiến hoàn thành. Kế hoạch làm việc cá nhân, mặc dù không nhất thiết phải có, sẽ giúp theo dõi mục tiêu và tiến độ công việc.
-
Viết
phần
giới
thiệu
và
thông
tin
chung
về
kế
hoạch.
Với
một
kế
hoạch
làm
việc
chuyên
nghiệp,
bạn
cần
có
phần
giới
thiệu
và
thông
tin
chung.
Phần
này
giúp
quản
lý
hoặc
giám
đốc
của
bạn
có
cái
nhìn
tổng
thể
về
dự
án.
Trong
môi
trường
học
tập,
kế
hoạch
làm
việc
không
cần
có
hai
phần
này.
- Phần giới thiệu nên ngắn gọn và lôi cuốn. Hãy đề cập lý do bạn lập kế hoạch này với quản lý của bạn. Giới thiệu (những) dự án mà bạn sẽ tham gia trong thời gian này.
- Phần thông tin chung cần làm nổi bật lý do bạn lập kế hoạch. Ví dụ, đưa ra những thông tin chi tiết hoặc phân tích báo cáo gần đây, bạn thấy xuất hiện vấn đề gì hoặc bạn nhận được kiến nghị hoặc phản hồi gì cần xử lý trong các dự án trước đây.
-
Xác
định
(các)
mục
đích
và
mục
tiêu.
Mục
đích
và
mục
tiêu
có
liên
quan
đến
nhau
vì
chúng
đều
chỉ
điều
mà
bạn
mong
muốn
đạt
được
trong
kế
hoạch
làm
việc.
Mặc
dù
vậy,
chúng
cũng
có
sự
khác
nhau;
mục
đích
thì
khái
quát
hơn,
còn
mục
tiêu
thì
rõ
ràng
hơn.
- Mục đích tập trung vào bức tranh tổng thể của dự án. Bạn có thể xác định mục đích bằng cách liệt kê những kết quả cuối cùng của dự án mà bạn mong muốn. Viết mục đích một cách rõ ràng; ví dụ như hoàn thành bản điều tra hoặc nghiên cứu nhiều hơn về công việc viết lách.
- Mục tiêu cần cụ thể và rõ ràng. Nói cách khác, khi bạn hoàn thành một mục tiêu nào đó, bạn có thể gạch bỏ nó khỏi danh sách. Ví dụ, tìm người phóng vấn để hoàn thành bản điều tra là một mục tiêu tốt.
- Nhiều kế hoạch công việc tách mục tiêu thành ngắn, trung và dài hạn nếu các mục tiêu này khác nhau. Ví dụ, mục tiêu ngắn hạn của công ty là tăng số người xem thêm 30% trong ba tháng rất khác với mục tiêu dài hạn là củng cố sự có mặt của thương hiệu trong các kênh truyền thông đại chúng trong năm tới.
- Mục tiêu thường được viết ra dưới dạng chủ động và sử dụng động từ hành động với ý nghĩ rõ ràng (ví dụ "lên kế hoạch", "viết", "làm tăng" và "đo lường") thay vì sử dụng động từ có ý nghĩa chung chung (ví dụ "kiểm tra", "hiểu", "biết", vân vân).
-
Xây
dựng
kế
hoạch
làm
việc
bằng
những
mục
tiêu
"SMART".
SMART
là
một
cụm
từ
viết
tắt
trong
tiếng
anh
chỉ
các
tiêu
chí
của
một
kế
hoạch
làm
việc
có
kết
quả
rõ
ràng
và
có
thể
thực
hiện.
- Cụ thể (Specific). Những điều chúng ta sắp làm chính xác phục vụ ai?. Nêu rõ nhóm dân số mà bạn sắp phục vụ và bất cứ hành động nào của bạn sẽ hướng đến việc hỗ trợ nhóm người này.
-
Có
thể
đo
đạc
(Measurable).
Nó
có
thể
định
lượng
và
chúng
ta
có
thể
đo
lường
được
nó?
Bạn
có
thể
đếm
được
kết
quả?
Bạn
lên
kế
hoạch
để
"sức
khỏe
ở
Việt
Nam
sẽ
tăng
lên
vào
năm
2020?"
hay
bạn
lên
kế
hoạch
để
"các
trường
hợp
nhiễm
HIV/AIDS
ở
trẻ
sơ
sinh
Việt
Nam
sẽ
giảm
20%
vào
năm
2020?"
- Nhớ rằng một số liệu gốc cần được thiết lập với sự thay đổi số lượng. Nếu bạn không biết tỷ lệ mắc bệnh HIV/AIDS ở trẻ sơ sinh Việt Nam thì bạn sẽ không thể nói một cách chắc chắn rằng sẽ giảm 20% tỷ lệ này.
-
Có
thể
đạt
được
(Achievable).
Chúng
ta
có
thể
hoàn
thành
trong
thời
gian
được
giao
với
những
nguồn
lực
mà
chúng
ta
có?
Chúng
ta
cần
đưa
ra
mục
tiêu
mang
tính
thực
tế
với
những
rành
buộc.
Tăng
doanh
số
500%
chỉ
hợp
lý
nếu
công
ty
của
bạn
nhỏ.
Tăng
doanh
số
500%
nếu
bạn
đã
thống
lĩnh
thị
trường
là
điều
gần
như
không
thể.
- Trong một số trường hợp, bạn có thể cần sự tư vấn của chuyên gia hoặc nhà chức trách để biết liệu mục tiêu của bạn có thể đạt được không.
- Liên quan đến mục đích (Relevant). Mục tiêu có ảnh hưởng đến mục đích mong muốn hoặc chiến lược? Mặc dù việc đo chiều cao và cân nặng của học sinh cấp ba có thể quan trọng với việc khám sức khỏe tổng thể nhưng có trực tiếp dẫn đến thay đổi trong việc khám sức khỏe tinh thần? Bạn cần chắc chắn rằng mục tiêu và phương pháp thực hiện của bạn có mối liên hệ rõ ràng và trực quan.
- Giới hạn về thời gian (Time bound). Khi nào bạn hoàn thành mục tiêu và/hoặc khi nào chúng ta có thể biết chúng ta đã hoàn thành? Tuy việc này hơi khó một chút nhưng bạn cần nêu ra ngày kết thúc của dự án. Cần nêu rõ điều này, nếu không bạn có thể đạt được kết quả với việc hoàn thành tất cả các mục tiêu nhưng hoàn thành một cách hấp tấp và vội vã.
-
Liệt
kê
các
nguồn
lực
của
bạn.
Liệt
kê
bất
cứ
thứ
gì
cần
thiết
để
bạn
đạt
được
mục
đích
và
mục
tiêu.
Các
nguồn
lực
sẽ
khác
nhau,
tùy
thuộc
vào
mục
đích
của
kế
hoạch
làm
việc.
- Ở nơi làm việc, nguồn lực có thể bao gồm những điều như ngân sách tài chính, nhân sự, chuyên gia, văn phòng hoặc không gian và tài liệu. Nếu kế hoạch làm việc của bạn khá trang trọng, bạn nên đính kèm một bản ngân sách chi tiết ở phụ lục.
- Trong môi trường học tập, nguồn lực có thể bao gồm quyền vào các thư viện khác nhau; tài liệu nghiên cứu như sách, báo và tạp chí; máy tính và quyền truy cập Internet; chuyên gia hoặc những ai khác có thể giúp bạn nếu bạn có bất cứ câu hỏi nào.
- Chỉ ra những ràng buộc. Ràng buộc là trở ngại có thể xuất hiện trên con đường làm việc để đạt mục đích và mục tiêu của bạn. Ví dụ, nếu bạn thực hiện bản điều tra cho trường học, bạn có thể thấy thời gian biểu của mình quá dày đặc, khiến bạn khó có thể điều tra và viết báo cáo một cách tốt nhất. Vì thế, thời gian biểu dày đặc sẽ là một ràng buộc và bạn cần cắt bỏ một vài việc trong kỳ học để hoàn thành kế hoạch một cách hiệu quả. (LÊN KẾ HOẠCH là cần thiết nếu bạn có nhiều hơn một môn học khó mỗi kỳ).
- Ai chịu trách nhiệm? Phân công công việc là một nội dung rất quan trọng của một bản kế hoạch tốt. Ai chịu trách nhiệm hoàn thành từng công việc? Có thể là một nhóm cùng nhau hoàn thành một công việc (tùy theo nguồn lực) nhưng mỗi thành viên cần đáp ứng được yêu cầu để công việc hoàn thành đúng thời hạn.
-
Viết
ra
chiến
lược
của
bạn.
Xem
xét
kế
hoạch
làm
việc,
quyết
định
cách
sử
dụng
nguồn
lực
và
cách
vượt
qua
những
ràng
buộc
để
đạt
mục
đích
và
mục
tiêu.
- Liệt kê những bước hành động cụ thể. Xác định những việc cần làm hàng ngày hoặc hàng tuần để cuối cùng có thể hoàn thành mục tiêu. Cũng cần liệt kê những bước mà các thành viên khác trong nhóm cần làm. Bạn có thể cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý dự án hoặc lịch cá nhân để sắp xếp những công việc này.
- Lên thời gian biểu. Bạn có thể lên một thời gian biểu thử, xem xét những sự việc bất ngờ có thể xảy ra, bạn cũng cần dành khoảng trống trong thời gian biểu để tránh bị chậm kế hoạch.
Lời khuyên[sửa]
- Chỉ ra những mốc quan trọng nếu dự án của bạn đặc biệt lớn. Cần chỉ ra những mốc quan trọng xuyên suốt dự án, chúng làm nổi bật những mục tiêu nhất định trong từng giai đoạn. Những mốc quan trọng cũng giúp bạn nhận thấy bạn đã thực hiện tới bước nào và đảm bảo rằng bạn vẫn theo kịp kế hoạch.
- Lập kế hoạch làm việc phù hợp với bạn. Kế hoạch làm việc có thể chi tiết hoặc khái quát như bạn muốn hoặc theo yêu cầu nào đó. Chúng có thể được viết trên một trang giấy hoặc được tạo ra trên phần mềm chuyên nghiệp sử dụng đồ thị và màu sắc. Bạn hãy cân nhắc và áp dụng cách mà bạn thấy hợp lý và hiệu quả nhất với mình.
Nguồn và Trích dẫn[sửa]
- http://cec.vcn.bc.ca/cmp/modules/pm-pln.htm
- http://www.lib.umn.edu/help/disscalc/stage7.phtml
- http://www.strategicplantool.com/Detailed_Work_Plan.htm
- http://www.handsonnetwork.org/files/resources/BP_DevelopingAWorkPlan_2010_HON.pdf