Quản lý thời gian

Từ Thư viện Khoa học VLOS
(đổi hướng từ Quản lý Thời gian)
Bước tới: chuyển hướng, tìm kiếm

Ngày nay, thời gian là tiền bạc. Con người tạo ra các thiết bị có thể giúp họ liên tục kết nối với công việc, với bạn bè, gia đình, và đôi khi với cả những người lạ mặt. Và kết quả là, thật dễ dàng để chúng ta bị phân tâm. Nếu bạn cũng giống như hầu hết mọi người, sẽ có rất nhiều việc mà bạn muốn hoàn thành. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tuyệt vời để có thể hoàn thành công việc!

Các bước

  1. Lên danh sách những việc bạn phải hoàn thành. Trước khi bạn có thể quản lý được thời gian, bạn cần biết phải quản lý những gì. Một danh sách các công việc, từ việc thường ngày đến việc quan trọng sẽ giúp bạn nắm bắt được các việc cần làm.
    • Chia nhiệm vụ theo từng mục ưu tiên:
      • Ưu tiên 1: thời hạn đến 6 giờ chiều
      • Ưu tiên 2: thời hạn đến 6 giờ chiều ngày mai
      • Priority 3: thời hạn đến cuối tuần
      • Priority 4: thời hạn trong tuần sau
    • Bạn có thể thêm các mục nhỏ vào danh mục công việc ưu tiên. Ví dụ, nhiệm vụ ưu tiên 1,0 cần phải được thực hiện ngay lập tức, trong khi nhiệm vụ ưu tiên 1,5 đơn giản cần phải được thực hiện vào cuối ngày.
  2. Cân bằng nỗ lực của bạn. Chia công việc đến hạn vào cuối tuần thành các phần việc nhỏ để thực hiện mỗi ngày, bắt đầu với các việc quan trọng trước.
    • Thực hiện công việc của ngày hôm nay. Tập trung vào những điều cần làm, đừng sao nhãng. Sau đó chuyển sang thực hiện các nhiệm vụ tiếp theo. Sau khi nhiệm vụ ngày hôm nay đã hoàn thành, đánh dấu đã hoàn thành chúng, và tiến hành các công việc của ngày mai.
    • Khi công việc ngày mai đã hoàn thành, bạn có thể tiếp tục các công việc đến hạn vào cuối tuần, và khi đã hoàn thành chúng, bạn có thể tiếp tục làm các việc đến hạn đầu tuần sau. Chia việc thành từng phần nhỏ để thực hiện thay vì cố gắng hoàn thành cùng một lúc để tránh gây mất thời gian và như vậy sẽ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn cũng như giảm bớt căng thẳng và tránh gây kiệt sức.
    • Hãy dành nhiệm vụ cuối cùng trong ngày cho việc lên danh sách các công việc cần làm vào ngày mai. Mỗi ngày nên kết thúc với một danh sách nhiệm vụ mới cho ngày mai để bạn không đi trệch hướng.
  3. Tập trung cao độ trong khoảng thời gian mà bạn làm việc hiệu quả nhất trong ngày. Nhiều người làm việc tốt hơn vào buổi sáng, số khác lại tập trung hơn vào buổi tối.
  4. Quản lý thời gian theo chiều tăng dần. Bạn có thể bày trò chơi chạy đua với thời gian.
    • Làm việc trong mười lăm phút, sau đó nghỉ ngơi trong nửa giờ hoặc một giờ, theo khoa học, trung bình mỗi học sinh học tập trong 45 phút và nghỉ ngơi 10 phút là tốt nhất.

    • Hãy tạo mục tiêu thời gian cho bản thân để hoàn thành một phần công việc hoặc toàn bộ công việc.
  5. Nghỉ ngơi. Không nên nghĩ ngợi và hãy thư giãn để có thể tái tập trung.
    • Quyết định việc cần làm tiếp theo trong 5, 10 hoặc 15 phút giải lao và kiên định với quyết định của mình.
    • Giải lao khích lệ tinh thần bạn bằng cách đem lại mong muốn cho bản thân bạn.
  6. Theo dõi tiến trình thực hiện nhiệm vụ.
    • Gạch bỏ nhiệm vụ đã hoàn thành.
    • Bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhõm và thoải mái hơn thông qua các công việc hàng ngày. Vì bạn không chỉ hoàn thành chúng, mà chúng còn đem lại cho bạn cảm giác trọn vẹn và thêm động lực cho bạn.
  7. Đánh giá lại danh sách. Thường xuyên viết lại và phân lại ưu tiên cho danh sách nhiệm vụ.
    • Thêm nhiệm vụ mới vào danh sách. Bạn nên thực hiện cách này mỗi ngày, đặc biệt khi bạn chỉ mới bắt đầu chế độ quản lý thời gian.
    • Loại bỏ hoặc điều chỉnh các công việc bạn đã hoàn thành.
    • Uỷ thác công việc cho người khác. Trái với tư tưởng phổ biến, bạn không cần thiết phải tự mình làm tất cả. Bạn sẽ đạt hiệu quả cao hơn nếu có thể giao nhiệm vụ cho người khác khi cần.
    • Sử dụng thiết bị công nghệ để hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn, hiệu quả hơn và chính xác hơn. Công nghệ di động ngày nay có hàng chục, thậm chí hàng trăm ứng dụng để giúp bạn quản lý – và thậm chí hoàn thành – công việc một cách hiệu quả.
  8. Dành thời gian để vui chơi. Mặc dù đôi khi chúng ta cần phải tập trung toàn bộ năng lượng để hoàn thành một dự án lớn, nhưng đôi khi bạn cũng cần phải thả lỏng. Điều này không chỉ giúp bạn làm mới tư tưởng, nó cũng rất tốt cho cơ thể của bạn. Không cần phải dành quá nhiều thời gian nhưng hãy nhớ dành một ít thời gian để thư giãn!
  9. Ngủ từ 7-8 tiếng mỗi đêm. Ngủ đủ giấc sẽ giúp bạn tỉnh táo và tràn đầy năng lượng, và bạn sẽ có thể suy nghĩ thông suốt hơn, và làm việc hiệu quả hơn.

Lời khuyên

  • Tập trung vào nhiệm vụ bạn đang làm. Đừng xao nhãng. Bộ não của bạn không thể làm nhiều việc cùng lúc. Đầu tiên hãy hoàn thành công việc mà bạn đã bắt đầu, sau đó chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.
  • Đặt các thiết bị gây xao nhãng như iPad hoặc điện thoại di động xa khỏi bạn.
  • Tránh "ôm đồm quá nhiều việc cùng một lúc" bằng cách vùi đầu vào các lịch trình không thực tế và khó hoàn thành.
  • Tận dùng khoảng thời gian rỗi trong ngày. Cho dù là 15 phút giải lao giữa giờ học và giờ ăn trưa, hoặc 20 phút khi bạn thức dậy mỗi sáng trước khi con bạn thức dậy, hãy dùng khoảng thời gian này để hoàn thành bất kỳ một việc gì, vì thời gian nếu "tích tiểu sẽ thành đại".
  • Thực hiện công việc theo khả năng của bạn. Không cần vội vã.
  • Thực hiện công việc từ đầu đến cuối. Bạn có biết khoảnh khắc "Tôi đáng nhận được một phần thưởng!" hay không? Khoảnh khắc ấy thật tuyệt. Hãy đặt mục tiêu cho từng chặng công việc, và mỗi khi bạn hoàn thành, hãy tự thưởng cho mình một phần thưởng mà không tốn nhiều thời gian hoặc không cần tập trung nhiều nếu đó là trong quá trình bạn thực hiện một dự án.
  • Lập các quy tắc riêng để đo thành tích bạn đạt được trong mỗi chặng.
  • Bỏ qua khái niệm "mọi thứ phải được hoàn thành vào ngày hôm qua" để có thể tạo ra các ưu tiên thực tiễn hơn.
  • Hãy cẩn thận Quy luật Pareto. Một trong những việc gây lãng phí thời gian nhiều nhất là sử dụng 95% thời gian để hoàn thành 5% nhiệm vụ. Giả định rằng đây là thực tế bởi vì 5% dường như đem lại lợi ích nhiều nhất. Nhưng không phải lúc nào cũng như vậy.
  • Cho phép bản thân dành khoảng thời gian ngắn giữa các nhiệm vụ để thực hiện vài công việc ngẫu nhiên – nhận cuộc gọi, ăn sữa chua, làm các việc từ xa, hoặc lấy gà khỏi lò nướng.
  • Quản lý thời gian có thể dễ dàng như việc viết nguệch ngoạc trên giấy các việc cần làm trong ngày, hoặc cũng có thể phức tạp như lập bảng biểu trong máy tính với vô số cột và lịch. Kết quả bạn muốn sẽ được quyết định bởi phương pháp bạn chọn.
  • Theo dõi thời gian làm việc hiệu quả của bản thân thông qua đồng hồ. Một khi bạn biết cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành một công việc, bạn có thể tạo một lịch trình cụ thể hơn. Chỉ cần biết rằng bạn có thể làm xong công việc trong không quá 30 phút sẽ tạo cho bạn động lực để hoàn thành nó.

Cảnh báo

  • Đừng nhồi nhét bản thân với danh sách các công việc cần làm và thời gian biểu không khoa học. Bạn sẽ thất vọng.

Những thứ bạn cần

  • Bút chì
  • Bút bi
  • Giấy
  • Tẩy
  • Bút dạ quang

Nguồn và Trích dẫn

Liên kết đến đây