Tính chi phí thực phẩm

Quản lý nhà hàng, dịch vụ cung ứng thức ăn, hay trường dạy nấu ăn có thể là nhiệm vụ đắt đỏ và phức tạp. Để đảm bảo hoạt động kinh doanh của bạn trôi chảy, bạn phải tính được chi phí thực phẩm thường xuyên và chính xác. Có ba cách tính toán chính bạn cần chú ý là: chi phí thực phẩm cho phép tối đa (chi phí mà bạn có thể chịu được); chi phí thực phẩm dự kiến (nghĩa là chi phí thực đơn là bao nhiêu); và chi phí thực phẩm thực tế (lượng thực phẩm bạn cần mua để kinh doanh). So sánh ba con số này sẽ giúp bạn điều chỉnh và cắt giảm chi phí đảm bảo công việc kinh doanh thành công lâu dài.

Các bước

Tính Chi phí Thực phẩm Cho phép Tối đa

1. Tìm hiểu vì sao bạn cần tính chi phí này. Chi phí tối đa cho bạn biết phần trăm ngân sách hoạt động kinh doanh của bạn có thể phân bổ cho thực phẩm đảm bảo hoạt động vẫn có lãi. Nếu không biết con số này, bạn không thể biết được liệu chi phí thực phẩm thực tế (sẽ được tính trong phần sau) có như dự kiến để thu được lợi nhuận ròng mong muốn.
2. Hãy bắt đầu bằng việc tính ngân sách hoạt động. Ngân sách hoạt động của công ty là tổng chi phí hiện tại và dự kiến, và lợi nhuận dự kiến. Để tính ngân sách hoạt động hàng tháng, bạn cần nhớ những số liệu dưới đây:
   • Lợi nhuận mục tiêu
   • Lao động theo giờ (người phục vụ, người rửa bát, v.v...)
   • Lao động theo tháng (quản lý, chủ công ty, bếp trưởng, v.v...)
   • Chi phí sinh hoạt (ga, điện, nước, mạng không dây, v.v...)
   • Chi phí cố định (tiền thuê nhà, thanh toán thế chấp, bảo hiểm, v.v...)
   • Lệ phí và giấy phép (thuế, giấy phép bán rượu, giấy phép kinh doanh, giấy phép bán hàng ăn, v.v...)
   • Cung ứng (đồ lau dọn, đồ nấu nướng không phải là thức ăn, đĩa, túi đựng thức ăn mang về cho khách)
   • Tiếp thị
   • Bảo dưỡng
3. Xác định số tiền bạn cần phải chi mỗi tháng. Mở một hàng ăn nhỏ là một rủi ro lớn, thậm chí cả với những chủ nhà hàng kinh nghiệm. Để tạo cơ hội cạnh tranh cho nhà hàng hoặc công ty cung ứng của bạn, bạn cần sẵn sàng đầu tư vào đó - song bạn cũng phải bảo vệ mối quan tâm của riêng mình để đảm bảo không tự làm mình phá sản. Tận dụng các khoản vay và hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ từ cả ngân hàng tư nhân và chương trình quốc gia. Cân nhắc chọn đối tác kinh doanh để gia tăng đầu tư; đối tác có thể tham gia trực tiếp vào hoạt động kinh doanh với bạn hoặc đơn giản là đầu tư tài chính và thu lợi nhuận.
   • Đánh giá tài chính của bạn: lập ra một ngân sách gia đình hàng tháng bao gồm: tiền thuê nhà/thế chấp, phương tiện đi lại, thức ăn, bảo hiểm cá nhân, và tất cả những khoản chi tiêu cá nhân khác. Đừng hi sinh sự ổn định của cá nhân vì việc kinh doanh.
   • Tính các phương án thanh toán nợ. Ngoài kiến thức đơn giản về lãi suất, bạn cũng cần biết bạn có kế hoạch trả góp ở mức tối thiểu, hay trả hết nợ càng nhanh càng tốt. Số tiền cá nhân bạn có và thu nhập kinh doanh sẽ được sử dụng để trả nợ là bao nhiêu? Còn lại bao nhiêu?
   • Sau khi cân nhắc tài chính cá nhân và trả nợ, hãy quyết định số tiền cần đầu tư vào kinh doanh hàng tháng là bao nhiêu.
   • So sánh số tiền đó với ngân sách hoạt động của bạn. Nếu bạn không thể đáp ứng được, bạn cần điều chỉnh ngân sách hoạt động thay vì gây sức ép lên tài chính của bạn.
   • Cân nhắc tranh thủ sự giúp đỡ của kế toán hoặc nhân viên ngân hàng để tính xem bạn có thể kéo giãn tài chính an toàn ở mức nào.
4. Tính tỉ lệ phần trăm ngân sách dành cho từng loại chi phí. Khi bạn đã xác định được chi phí mỗi tháng, hãy xác định tỷ lệ ngân sách phân bổ cho từng loại chi phí hàng tháng được tính ở Bước 2.
   • Ví dụ, giả sử bạn có thể chi 100 triệu đồng mỗi tháng cho nhà hàng của mình.
   • Bạn và người quản lý mỗi tháng nhận lương là 5 triệu đồng. Tính chung, lương tháng phải trả là 10 triệu, hay 10% ngân sách.
5. Tính chi phí thực phẩm cho phép tối đa mỗi tháng. Khi bạn đã có tỷ lệ phần trăm của từng loại chi phí, hãy cộng chúng lại. Phần trăm còn lại trong ngân sách là số tiền tối đa bạn có thể sử dụng mua thực phẩm để đạt lợi nhuận mục tiêu.
   • Lương tháng (10%) + Lương giờ (17%) + Cung ứng (5%) + Chi phí sinh hoạt (6%) + Tiếp thị (4%) + Lệ phí và Giấy phép (3%) + Bảo dưỡng (4%) + Chi phí Cố định (21%) + Lợi nhuận mục tiêu (5%) = 75%
   • Trong ví dụ này, 75% ngân sách tối đa được sử dụng vào mọi thứ trừ thực phẩm.
   • Để tính chi phí thực phẩm cho phép tối đa, hãy lấy 100% trừ tỷ lệ trên.
   • 100% - 75% = 25%
   • Nếu ngân sách hàng tháng của bạn là 100 triệu đồng, bạn có thể chi tới 100 triệu x 0,25 = 25 triệu đồng cho thực phẩm để được lợi nhuận 5% (100 triệu x 0,05 = 5 triệu đồng) mỗi tháng.

Tính Chi phí Thực phẩm Thực tế

1. Chọn một ngày bắt đầu kỳ đánh giá hàng tuần. Giống như bạn trả tiền thuê nhà, chi phí sinh hoạt, v.v… vào một ngày cố định trong tháng, bạn cần tính được chi phí thực phẩm dựa trên chu kỳ thường xuyên. Bạn nên phân tích lượng tồn kho vào cùng một thời điểm trong tuần – có thể là vào Chủ nhật, trước hoặc sau khi khai bếp.
   • Hãy luôn kiểm kho ngoài giờ làm việc, như vậy sẽ không có thực phẩm được giao hay được dùng để nấu.
2. Xác định ngày “tồn kho đầu kỳ”. Vào ngày bắt đầu “tuần tài chính” — trong trường hợp này là Chủ nhật — hãy kiểm tra toàn bộ thực phẩm trong bếp. Điều quan trọng là bạn càng chính xác càng tốt, vì vậy, hãy xem hóa đơn để biết bạn đã thanh toán cho từng thực phẩm là bao nhiêu. Ví dụ, bạn có thể trả 70.000 đồng mua 15 lít dầu rán, trong đó 2 lít được để lại trong ngày đầu tiên của tuần tài chính. Tính chính xác giá của 2 lít dầu vào ngày đầu của kỳ mở kho: (70.000 ÷ 15l) = (X ÷ 2l). Khi bạn tính được X, bạn sẽ thấy mình có lượng dầu rán trị giá 9.000 đồng vào ngày đầu tuần tài chính. Lặp lại tính toán này đối với từng thực phẩm bạn có.
   • Cộng tất cả số tiền để xác định hàng tồn kho đầu kỳ - giá trị bằng tiền của thực phẩm trong bếp vào ngày đầu tiên của tuần tài chính.
3. Theo dõi việc mua bán. Trong tuần, bạn sẽ đặt mua thực phẩm khi cần thiết, dựa vào những gì bán chạy nhất trong thực đơn. Xếp gọn gàng tất cả hóa đơn mua hàng trong phòng làm việc để bạn có thể biết chính xác bạn đã chi bao nhiêu để mua thực phẩm trong ngày.
4. Tiếp tục tính hàng tồn kho đầu kỳ vào ngày đầu tiên của tuần tài chính kế tiếp. Lặp lại quy trình ở Bước 2. Việc này sẽ cho bạn một con số có hai chức năng: một là hàng tồn kho đầu kỳ của tuần tới và “hàng tồn kho cuối kỳ” của tuần hiện tại. Giờ bạn biết lượng thực phẩm có vào đầu tuần, đã mua bao nhiêu và còn tồn lại đến cuối tuần là bao nhiêu.
5. Xác định lượng thực phẩm dùng để chế biến các món ăn bán trong tuần. Vào cuối mỗi ca, quản lý nhà hàng cần tính tổng doanh thu. Hãy xem báo cáo bán hàng mỗi ngày trong tuần và cộng dồn để tính doanh thu bán thức ăn hàng tuần.
6. Tính chi phí thực phẩm thực tế trong tuần. Trong Phần 1 của bài viết này, bạn đã tính được chi phí thực phẩm cho phép tối đa là một phần trong tổng ngân sách của bạn. Giờ bạn cần tính phần trăm ngân sách thực sự chi cho thực phẩm. Khi so sánh hai tỷ lệ này, bạn có thể biết liệu bạn có chi quá nhiều cho thực phẩm để duy trì công việc kinh doanh trôi chảy.
   • Để tính chi phí thực phẩm thực tế, hãy hoàn thành biểu thức sau: Chi phí Thực phẩm % = (Tồn kho Đầu kỳ + Tiền Mua hàng – Tồn kho Cuối kỳ) ÷ Doanh thu Bán hàng.
   • Trong ví dụ của chúng ta, giả sử Tồn kho Đầu kỳ = 14 triệu đồng; Tiền Mua hàng = 3 triệu đồng; Tồn kho Cuối kỳ = 15 triệu đồng; Doanh thu Bán hàng = 7 triệu đồng
   • (14 triệu + 3 triệu – 15 triệu) ÷ 7 triệu = 0.30 = 30%
7. So sánh chi phí thực phẩm cho phép tối đa và chi phí thực phẩm thực tế. Trong ví dụ này, ta đã tính được chi phí thực phẩm cho phép tối đa là 25% ở Phần 1, và chi phí thực phẩm thực tế là 30% ở bước trên. Giờ ta biết được mình đã chi quá nhiều tiền cho thực phẩm để đạt được mục tiêu lợi nhuận 5%.
   • Điều chỉnh lượng thực phẩm mua vào hàng tuần để kiểm soát được tồn kho. Bạn muốn giảm chi phí thực phẩm thực tế xuống bằng hoặc dưới chi phí thực phẩm cho phép tối đa.

Tính Chi phí Thực phẩm Dự kiến

1. Tính tổng chi phí. Với mỗi món ăn trong thực đơn, hãy xác định chi phí để làm món đó là bao nhiêu. Ví dụ, chi phí làm món bánh pho mát sẽ được chia ra như sau: 300 đồng cho vỏ bánh; 86 đồng cho 30g mayonnaise; 86 đồng cho 1 lát hành tây; 200 đồng cho 2 lát cà chua; 1.100 đồng cho 250g thịt; 30 đồng cho 7g nước sốt cà chua và mù tạt; 60 đồng cho 30 gam rau diếp; 260 đồng cho 2 lát pho mát Mỹ; và 330 đồng cho một túi khoai tây chiên. Chi phí thực phẩm để làm bánh pho mát trong thực đơn là 2.400 đồng.
   • Nhân chí phí thực phẩm đối với từng món với số lượng món đó được bán hàng tuần.
   • Cộng tất cả lại để tính tổng chi phí. Trong ví dụ trên, giả sử ta có tổng chi phí là 4,5 triệu. Đó là số tiền bạn chi để làm các món ăn trong tuần này.
2. Tính tổng doanh thu. Giờ bạn đã tính được số tiền chi ra để làm món ăn cho khách hàng, bạn cần tính số tiền bạn thu được đối với từng món ăn. Đối với mỗi món ăn trong thực đơn, nhân giá bán từng món với số lượng bán ra trong tuần. Cộng số tiền bán được từng món ăn trong thực đơn lại được tổng doanh thu.
   • Trong ví dụ trên, giả sử bạn có doanh thu 12 triệu đồng trong tuần.
3. Hãy tìm chi phí thực phẩm dự kiến. Để tính chi phí này, hãy nhân tổng chi phí với 100, rồi chia cho tổng doanh thu. Trong ví dụ trên, hãy tìm kết quả của biểu thức sau: (4,5 triệu X 100) ÷ 12 triệu = 37,5. Chi phí thực phẩm dự kiến sẽ chiếm 37,5% ngân sách của chúng ta.
4. Phân tích chi phí thực phẩm dự kiến. Giờ bạn biết lợi nhuận thu được từ kinh doanh ăn uống trong một tuần là bao nhiêu. Hãy so sánh con số đó với chi phí thực phẩm cho phép tối đa để xác định liệu giá món ăn trong thực đơn có cần điều chỉnh. Trong trường hợp trên, chi phí thực phẩm cho phép tối đa tại Phần 1 là 25%, và chi phí thực phẩm dự kiến là 37,5%. Chúng ta gặp phải vấn đề lớn rồi! Cần phải tăng tổng doanh thu để tỷ lệ chi phí thực phẩm dự kiến giảm xuống, đạt mức mục tiêu là 25%. Ta có thể điều chỉnh bằng cách tăng giá món ăn trong thực đơn.
   • Bạn có thể tăng giá tất cả các món ăn trong thực đơn một chút - có thể là 5.000 đồng nếu giá món ăn khá rẻ, hoặc 40.000-60.000 đồng nếu chi phí làm món ăn cao hơn.
   • Hãy nhìn vào doanh thu để xem món ăn nào được khách hàng yêu thích nhất. Bạn có thể tăng giá món ăn được yêu thích nhiều hơn so với món ít được yêu thích - mọi người sẽ sẵn sàng trả tiền dù giá tăng.
   • Cân nhắc loại bỏ những món không bán chạy lắm. Chúng không có khả năng tạo nhiều doanh thu. Liên tục đánh giá lại thực đơn để đảm bảo bạn sử dụng tất cả các thực phẩm trong kho.

Lời khuyên

• Bạn có thể thực hiện cả hoạt động mua và bán trong cùng ngày.
• Chi phí gần nhất bạn phải trả cho từng thực phẩm sẽ là giá hàng tồn kho của bạn.
• Bạn không nên giao hàng trong lúc kiểm kho.

Bài liên quan

• Trở thành tỷ phú
• Chi trả cho mình trước
• Tính lãi suất hiệu dụng
• Tính chi phí biến đổi
• Trở nên giàu có ngay từ khi còn trẻ

• « Mới nhất
• ‹ Mới hơn
• Cũ hơn ›

Liên kết đến đây

• Tính Chi phí Thực phẩm