Viết địa chỉ lên phong bì thư gửi đối tác hiệu quả

Từ VLOS
Bước tới: chuyển hướng, tìm kiếm

Nếu bạn muốn thư của mình gửi đến người nhận một cách kịp thời và chính xác, thì có nhiều điều bạn có thể làm để giúp đạt được mục tiêu của việc viết thư. Một phong bì được viết địa chỉ hợp lý sẽ giúp chúng ta thấy cuộc sống dễ dàng và giúp đảm bảo lá thư sẽ đến đúng người cần đến, trong thời gian hiệu quả.

Các bước[sửa]

  1. Chọn phong bì có màu đơn giản. Tránh dùng phong bì theo sở thích khi có liên quan đến giao dịch thương mại, hoặc bất kỳ giao dịch trịnh trọng khác như văn bản gửi cho chính phủ hoặc tòa án.
  2. Chỉ dùng bút màu đen hoặc màu xanh. Tuân thủ theo quy định về việc dùng bút nếu bạn đang viết trực tiếp trên phong bì. Một số màu sắc khác gây mất tập trung và tạo ra sự thiếu chuyên nghiệp có nguy cơ khiến cho lá thư vẫn nằm trong khay đựng công văn của ai đó.
  3. Cố gắng in ra một nhãn dán thay vì viết địa chỉ bằng tay. Nhãn in dễ đọc và có vẻ chuyên nghiệp ngay tức thì. Điều này có vẻ không cần thiết nhưng nếu chữ viết tay của bạn khá cẩu thả, thì đây là điều khôn ngoan! Khi in, hãy dùng kiểu chữ Times New Roman, Geneva, Verdana. Tránh dùng bất kỳ kiểu chữ nào khác gây khó đọc (cả việc đọc bằng mắt thường và máy quét bưu điện).
  4. Trong phần địa chỉ, nhớ đề cập tới đúng các chi tiết về "attention to" (Gửi đến). Dùng "ATTN:" hoặc "Attention" (Gửi Đến) để làm nổi bật đúng người sẽ đọc thư của bạn. Nếu không có một cái tên chính xác, hãy viết rõ chức vụ. Chú thích này cần được bổ sung trước địa chỉ đường của người nhận.
  5. Viết đầy đủ địa chỉ. Để tránh bất cứ sai lầm, đừng phỏng đoán rằng những người đọc địa chỉ sẽ biết chữ viết tắt của bạn có nghĩa gì. Hơn nữa, thậm chí đừng cho rằng một vài chữ viết tắt sẽ phổ biến như bạn nghĩ! Để chắc chắn, hãy đánh vần rõ tên Nước, tên thành phố, tên người.
  6. Kiểm tra với dịch vụ bưu chính Hoa Kỳ (United States Postal Service hay USPS) nếu ở Mỹ hoặc công ty bưu chính ở địa phương. Ở Việt Nam thì liên hệ với Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (Vietnam Posts and Telecommunications Group hay VNPT) để xác nhận địa chỉ. Để tránh bất kỳ sai lầm nào, hãy dùng một số công cụ để kiểm tra lại và chuẩn hóa địa chỉ để thư được gửi đi nhanh nhất. Để chắc chắn, hãy đánh vần rõ ràng tên của thị trấn và người nhận.
  7. Đặt địa chỉ ở giữa phong bì. Dùng khung giới hạn để giữ cho địa chỉ ở giữa càng nhiều càng tốt, chừa khoảng trống bên dưới, phía trên và bên cạnh của khung địa chỉ.
  8. Thêm chi tiết địa chỉ trả thư. Điều này quan trọng cho việc trả lại thư nếu có bất cứ sai sót trong quá trình gửi thư. Viết chi tiết địa chỉ trả thư rõ ràng, hoặc dùng một nhãn dán đã in sẵn địa chỉ chi tiết. Dùng địa chỉ trả thư chính xác – cân nhắc liệu đó là địa chỉ nhà bạn, địa chỉ nơi làm việc, địa chỉ công ty, hoặc địa chỉ khác. Lấy ví dụ tại Bắc Mỹ, ghi địa chỉ trả thư ở góc trên bên trái phong bì (bên trái bạn khi nhìn vào phong bì). Ở các nước khác, thông thường thì mọi người hay ghi địa chỉ trả thư ở mặt bên kia của phong bì, chỗ mà phong bì được dán, mặc dù một số công ty có xu hướng thích ghi ở mặt trước.

Lời khuyên[sửa]

  • Viết một số thông tin bổ sung quan trọng trong khung địa chỉ trả lời ở phía trước phong bì, hoặc góc phía trên đối diện với con tem. Dùng chữ hoa cho trường hợp bổ sung. Một vài ví dụ bao gồm:
    • ĐẾN:
    • TỪ:
    • BẢO MẬT
    • CHỈ CHO NGƯỜI NHẬN
    • BÍ MẬT
    • TRẢ LỜI CÀNG SỚM CÀNG TỐT/NGAY LẬP TỨC
    • KHẨN CẤP
  • « Mới nhất
  • ‹ Mới hơn
  • Cũ hơn ›
Lấy từ “https://tusach.thuvienkhoahoc.com/index.php?title=Viết_địa_chỉ_lên_phong_bì_thư_gửi_đối_tác_hiệu_quả&oldid=131308”