Viết thông cáo báo chí

Thông cáo báo chí là một văn bản thông tin chính thức gửi đến các nhà báo hay cơ quan thông tấn báo chí nhằm thông báo tin tức về các sự kiện, quảng bá, giải thưởng, sản phẩm và dịch vụ mới, thành tích bán hàng, v.v... Thông cáo báo chí còn được dùng để thông báo một sự việc. Phóng viên sẽ có thời gian để lên ý tưởng nếu họ nhận được thông cáo báo chí trước. Thông cáo báo chí là một công cụ PR cơ bản mà bất cứ ai cũng có thể sử dụng. Chúng tôi sẽ hướng dẫn cụ thể hơn trong bài viết sau đây.

Các bước

Làm nổi bật nội dung

1. Đặt tiêu đề chính thống. Tiêu đề cần ngắn gọn, rõ ràng và tóm gọn ý chính: đây chính là điểm mấu chốt của thông cáo báo chí. Rất nhiều chuyên gia PR khuyến cáo rằng bạn nên đặt tiêu đề sau khi đã viết xong thông cáo báo chí. Nếu bạn làm theo chỉ dẫn trên, hãy hoàn thành bản thông cáo trước rồi quay lại đặt tiêu đề. Phần tiêu đề được coi là điểm thu hút sự chú ý và là phần quan trọng của bản thông cáo.
   • wikiHow được công nhận là nguồn thông tin đáng tin cậy nhất. Xem cách nó hoạt động thế nào? Bây giờ bạn muốn tìm hiểu thêm! Tiêu đề của thông cáo cần có "điểm nhấn" để thu hút cánh nhà báo, cũng tương tự như tiêu đề một bài báo chính là điểm lôi kéo độc giả. Tiêu đề cần thể hiện được thành tựu mới nhất của tổ chức, một sự kiện nổi bật hay một sản phẩm, dịch vụ mới ra mắt gần đây.
   • Tiêu đề được viết in đậm! Tiêu đề in đậm và có kích thước lớn hơn phần nội dung thông cáo. Thông thường các tiêu đề thông cáo được viết ở thì hiện tại, tránh sử dụng từ chỉ số lượng như "một", "các", "những".
   • Viết hoa chữ cái đầu tiên. Viết hoa danh từ riêng. Các chữ còn lại trong tiêu đề viết ở dạng chữ thường, có thể sử dụng phông chữ "small caps" để tiêu đề trông hiện đại và bắt mắt hơn. Không nên viết hoa tất cả các chữ.
   • Trích dẫn từ khóa quan trọng. Cách đơn giản nhất để viết tiêu đề thông cáo báo chí là trích dẫn những từ khóa quan trọng nhất trong nội dung thông cáo. Dùng những từ khóa này viết thành một tuyên bố hợp lý và gây chú ý. Nếu tiêu đề bao gồm một câu tóm tắt, bạn cũng áp dụng những quy tắc tương tự. Dùng những từ khóa trên đầu sẽ giúp bản thông cáo có vị trí tốt hơn trên công cụ tìm kiếm, ngoài ra còn giúp cánh nhà báo và độc giả dễ dàng nắm được nội dung thông cáo. Quan sát các đề mục ở bước đầu tiên này và tìm hiểu cách viết tiêu đề thông cáo báo chí.
2. Viết phần nội dung. Thông cáo báo chí nên được viết giống dạng tin tức. Lưu ý rằng: các nhà báo rất bận rộn, họ không có thời gian để tìm hiểu về thông báo của công ty bạn, vậy nên họ sẽ sử dụng các thông tin trong thông cáo để viết bài. Nếu bạn muốn họ viết về điều gì thì hãy thêm nó vào thông cáo.
   • Bắt đầu viết ngày tháng và địa điểm. Phần địa điểm có thể được lược bỏ nếu dễ gây nhầm lẫn –– ví dụ, bản thông cáo được viết tại Hà Nội nhưng lại thông báo sự kiện của một công ty đặt tại Hải Phòng.
   • Phần dẫn, hay câu đầu tiên, cần thu hút được độc giả và tóm tắt được nội dung. Ví dụ, nếu tiêu đề là "Nhà xuất bản Văn học phát hành tiểu thuyết "Kafka bên bờ biển", câu dẫn nên viết như sau "Hôm nay, Nhà xuất bản Văn học phát hành tiểu thuyết "Kafka bên bờ biển" của nhà văn nổi tiếng Haruki Murakami". Nó mở rộng phần tiêu để vừa đủ để người đọc có thể hiểu nội dung chính của thông cáo. Một hoặc hai dòng tiếp theo sau đó nên tiếp tục khai thác theo hướng của dòng dẫn.
   • Phần nội dung thông cáo báo chí cần ngắn gọn, súc tích. Tránh dùng câu và đoạn dài. Tránh lạm dụng ngôn ngữ địa phương. Hãy cố gắng viết thật đơn giản, không rườm rà.
   • Đoạn đầu tiên (hai hoặc ba câu) cần tóm tắt được thông cáo báo chí, phần nội dung phải hỗ trợ được nhau. Trong một thế giới có nhịp độ nhanh chóng mặt, không phải nhà báo hay độc giả nào cũng đọc hết tờ thông cáo có phần mở đầu nhàm chán.
   • Xử lý các sự kiện thực tế –– sự kiện, sản phẩm, dịch vụ, nhân vật, mục đích, mục tiêu, kế hoạch, dự án. Cố găng cung cấp tối đa thông tin về sự kiện này. Đây là tin tức. Một thông cáo báo chí hiểu quả phải trả lời được sáu câu hỏi: Ai, cái gì, khi nào, ở đâu, tại sao và như thế nào.
3. Tuân theo nguyên tắc "6 câu hỏi" sẽ trả lời mọi thắc mắc của độc giả. Hãy phân tích ví dụ chúng tôi đưa ra theo nguyên tắc trên và áp dụng vào bản thông cáo báo chí của bạn:
   • Thông cáo nói về ai? Nhà xuất bản Văn học.
   • Nội dung đưa tin là cái gì? Nhà xuất bản Văn học phát hành một cuốn tiểu thuyết.
   • Sự kiện diễn ra khi nào? Ngày mai.
   • Sự kiện diễn ra ở đâu? Ở tất cả các hiệu sách và nhà phân phối.
   • Tại sao nó lại trở thành sự kiện? Vì cuốn tiểu thuyết được viết bởi tác giả nổi tiếng Haruki Murakami.
   • Sự kiện diễn ra như thế nào? Sự kiện ra mắt được tổ chức tại trụ sở của Nhà xuất bản tại Hà Nội, đồng thời cuốn tiểu thuyết cũng được bày bán tại tất cả các hiệu sách và nhà phân phối trên địa bàn Hà Nội.
     • Bằng việc xác định những điều cơ bản, hãy bổ sung thông tin về nhân vật, sản phẩm, vật phẩm, ngày tháng và những thứ liên quan tới sự kiện.
     • Nếu công ty của bạn không phải nhân vật chính trong sự kiện, nhưng là đơn vị đưa ra thông cáo báo chí, hãy làm rõ vấn đề này trong phần nội dung.
   • Viết ngắn gọn và đầy đủ. Nếu bạn gửi bản cứng, các dòng chữ có thể bị dãn khoảng cách.
   • Thông cáo báo chí càng chứa nhiều thông tin giá trị thì cơ hội được cánh nhà báo đưa tin càng cao. Bạn cần hiểu thế nào là thông tin "giá trị" và vận dụng nó để viết một bản thông cáo thu hút giới truyền thông.
4. Văn phong rõ ràng, sắc sảo và phù hợp với độc giả. Sự thật là tất cả những người bạn được gửi thông cáo báo chí đều có cả tá thư mà họ chẳng thèm đọc. Do đó nếu muốn thư của mình được chọn thì nó phải xuất sắc. Không chỉ xuất sắc mà phải gần như là "sẵn sàng được xuất bản".
   • Khi biên tập viên xem thông cáo, điều đầu tiên họ nghĩ là in bản này sẽ mất bao lâu. Nếu thông cáo mắc nhiều lỗi, nội dung thiếu sót và cần sửa đổi thì họ sẽ không phí thời gian của mình vào việc đó. Vì vậy, hãy viết đúng ngữ pháp, cần làm tốt những điều cơ bản và viết có nội dung.
   • Tại sao những người này cần quan tâm đến điều bạn nói? Nếu bạn gửi đến đúng độc giả, thì điều này quá rõ ràng. Nếu không thì, tốt thôi, tại sao bạn lại phí thời gian chứ? Gửi cho đúng người thông tin (về sự kiện, không phải quảng cáo) là bạn đã đi đúng hướng.
     • Tốt hơn bạn nên gửi thông cáo báo chí vào buổi sáng. Lúc này, thông cáo sẽ có nhiều cơ hội được đặt lên bàn làm việc của họ hơn. Hãy tỏ ra ân cần.
5. Đính kèm. Cung cấp thêm một số thông tin liên quan để hỗ trợ thông cáo báo chí. Công ty bạn đang viết thông cáo này có thông tin trực tuyến gì hữu ích cho độc giả không? Nếu có thì hãy thêm nó vào.
   • Nếu bạn không chắc về những thông tin mình có, hãy nghiên cứu thêm. Chắc hẳn có ai đó đã từng viết về sự kiện tương tự cái bạn đang làm. Trang web PR and PR Newswire là nơi lý tưởng để bắt đầu.

Làm chủ Bố cục

1. Làm quen với cấu trúc cơ bản. Bây giờ bạn đã có đầy đủ thông tin, làm thế nào để ghép chúng lại với nhau? Đối với người mới, hãy rút gọn theo độ dài. Thông cáo báo chí chỉ nên dài tối đa một mặt giấy. Không ai phí thời gian đọc 5 đoạn văn đâu, trừ khi bạn định tóm tắt lại nội dung tiểu thuyết. Bạn cần chú ý các điểm sau:
   • PHÁT HÀNH NGAY nên đặt ở đầu trang, bên lề trái.
     • Đối với thông cáo chưa phát hành ngay, hãy thêm phần "CHỜ ĐẾN ... " cộng ngày bạn muốn phát hành. Thông cáo báo chí không có ngày phát hành không phải là thông cáo phát hành ngay.
   • Phần tiêu để được in đậm, căn giữa trang.
     • Nếu muốn bạn có thể đặt một tiêu đề phụ in nghiêng (tóm tắt tiêu đề chính).
   • Đoạn mở đầu: các thông tin quan trọng nhất. Gần giống với viết tin, bạn có thể mở đầu với thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện.
   • Đoạn hai (có thể đoạn ba): thông tin quan trọng thứ hai. Có thể thêm trích dẫn và dẫn chứng.
   • Thông tin mẫu soạn sẵn: thêm thông tin về công ty của bạn. Giới thiệu sâu về công ty. Thành tựu và nhiệm vụ.
   • Thông tin liên lạc: thêm thông tin về người viết (có thể là bạn!). Nếu bạn lấy được cảm tình của ai đó, họ sẽ muốn tìm hiểu thêm!
   • Truyền thông đa phương tiện: trong thời đại ngày nay, bạn luôn có thể sử dụng các công cụ như mạng xã hội.
2. Viết thông tin mẫu soạn sẵn xuống dưới phần nội dung thông cáo. Đây là lúc bổ sung thông tin công ty. Khi một nhà báo chọn thông cáo báo chí của bạn để viết bài, họ sẽ đề cập đến công ty trong bài viết. Họ có thể thu thập thông tin về công ty ở phần này.
   • Nên đặt tiêu đề cho phần này là "Giới thiệu [CÔNG TY_XYZ]."
   • Sau phần tiêu đề, dùng một đến hai đoạn văn khoảng 5,6 dòng để giới thiệu công ty. Nội dung phải miêu tả được tôn chỉ và chính sách kinh doanh của công ty. Rất nhiều doanh nghiệp đã có tài liệu quảng cáo chuyên nghiệp bằng văn bản, bài thuyết trình hay kế hoạch kinh doanh, v.v. Phần văn bản giới thiệu có thể được đặt vào đây.
   • Ở cuối phần này, hãy dẫn liên kết trang web công ty. Liên kết nên được trích dẫn từ URL bỏ mã nhúng, để khi in thì liên kết vẫn được in bình thường. Ví dụ: http://www.example.com, chứ không viết theo dạng nhấp chuột vào đây để truy cập trang web.
   • Công ty nào duy trì một trang truyền thông riêng biệt với trang web cũng nên thêm dẫn liên kết vào thông cáo. Một trang truyền thông thường có thông tin và cách thức liên lạc.
3. Thêm thông tin liên lạc. Nếu thông cáo báo chí của bạn thật sự có giá trị, cánh nhà báo chắc chắn cần nhiều thông tin hơn hoặc muốn phỏng vấn một số nhân vật quan trọng liên quan tới sự kiện. Nếu bạn muốn giới truyền thông liên lạc trực tiếp với các nhân vật quan trọng, bạn có thể cung cấp thông tin liên lạc của họ trên thông cáo báo chí. Ví dụ, trong thông cáo về một sáng kiến, bạn có thể cung cấp thông tin liên lạc của kỹ sư hoặc đội nghiên cứu cho giới truyền thông.
   • Nếu không muốn làm vậy, bạn buộc phải thêm thông tin của bộ phận truyền thông/PR trong công ty vào mục "Liên lạc". Nếu công ty không có bộ phận phụ trách truyền thông/PR, bạn cần phải chỉ định một người phụ trách việc liên lạc giữa giới truyền thông và các nhân vật quan trọng.
   • Thông tin liên lạc cần được giới hạn và cụ thể với thông cáo báo chí. Cần đầy đủ các thông tin sau:
     • Tên chính thức của công ty
     • Tên chính thức của bộ phận truyền thông trong công ty và người liên lạc trực tiếp
     • Địa chỉ cơ quan
     • Số điện thoại và số fax kèm mã quốc gia/thành phố và số mở rộng
     • Số điện thoại di động (tùy chọn)
     • Thời gian liên lạc
     • Địa chỉ thư điện tử
     • Địa chỉ trang web
4. Nếu có thể, hãy kèm theo liên kết trực tuyến của bản sao thông cáo báo chí này. Đăng thông cáo báo chí lên trang web của công ty là một thói quen tốt. Điều này giúp bạn lấy liên kết dễ dàng hơn, cũng như lưu lại những sự kiện đã diễn ra.
5. Đánh 3 dấu ### ở cuối thông cáo báo chí. Căn chỉnh ra giữa trang, nằm ngay dưới dòng cuối cùng của nội dung thông cáo. Đây là nguyên tắc khi viết thông cáo báo chí.

Lời khuyên

• Thêm mục "kêu gọi hành động" vào thông cáo. Phần này ghi những điều bạn muốn công chúng thực hiện với phần thông bạn cung cấp. Ví dụ, bạn muốn độc giả mua sản phẩm thì bạn phải ghi địa điểm bán sản phẩm. Nếu bạn muốn độc giả truy cập trang web để tham gia một cuộc thi hay tìm hiểu về tổ chức của bạn thì bạn phải ghi địa chỉ trang web và số điện thoại.
• Đừng phí thời gian nghĩ tiêu đề trước khi viết xong thông cáo. Biên tập viên đặt một tiêu đề chính thống trên báo và tạp chí, nhưng cũng tốt nếu bạn nghĩ được một tiêu đề bắt mắt cho thông cáo. Tiêu đề này là cơ hội duy nhất. Hãy viết ngắn gọn và thực tế. Cách tốt nhất là bạn nên viết tiêu đề sau khi hoàn thành thông cáo. Bạn chưa biết chắc về những thứ bạn viết thì sao có thể viết tiêu đề được. Vậy nên hãy soạn thảo thông cáo rồi quyết định tiêu đề.
• Dùng tiêu đề thông cáo làm tiêu đề thư điện tử. Nếu bạn đặt được một tiêu đề "hấp dẫn", nó sẽ giúp tin nhắn của bạn nổi bật trong hòm thư của biên tập viên.
• Nghiên cứu các thông cáo báo chí thực tế để nắm được giọng điệu, ngôn ngữ và bố cục của nó.
• Tránh dùng thuật ngữ hay thuật ngữ kỹ thuật. Nếu bắt buộc phải sử dụng để đảm bảo tính chính xác, hãy định nghĩa nó.
• Gửi thông cáo tới cơ quan báo chí hay phóng viên cụ thể. Thông tin này thường được đăng trên trang chủ. Bạn nên gửi thư tới riêng từng người, không nên gửi thư theo nhóm hay dùng chức năng cc vì hành động này thể hiện rằng bạn không nhắm tới một thị trường cụ thể nào.
• Thời gian của thông cáo báo chí cũng rất quan trọng. Nó phải là sự kiện phụ hợp và gần đây, không phải thứ gì đó quá cũ và không liên quan.
• Một cuộc điện thoại sau khi gửi thư có thể giúp họ nắm được đầy đủ nội dung sự kiện.
• Thêm tên công ty vào tiêu đề, tiêu đề phụ, đoạn mở đầu của phần nội dung để có được vị trí tốt hơn trên các công cụ tìm kiếm và đối với người đưa tin chuyên nghiệp và độc giả. Nếu bạn gửi bản cứng, bạn nên viết trên giấy thư của công ty.
• Gửi thông cáo qua thư điện tử và sử dụng bố cục nhã nhặn. Kiểu chữ lớn và màu mè cũng không nâng tầm thông tin của bạn, ngược lại còn làm mất tập trung. Thêm thông cáo vào phần nội dung thư, đừng gửi dạng tập đính kèm. Nếu bắt buộc phải đính kèm, hãy chọn định dạng văn bản thuần hoặc Rich Text. Văn bản Word hầu hết được chấp nhận, nhưng nếu bạn dùng phiên bản mới nhất (.docx), hãy lưu thông cáo dưới dạng (.doc). Các tòa soạn thường hạn hẹp về ngân sách, do đó có thể họ không thể nâng cấp trang thiết bị. Chỉ dùng định dạng PDF nếu bạn gửi tập tin chứa nhiều hình ảnh và biểu đồ. Đừng viết thông cáo lên giấy thư của công ty rồi scan lại thành định dạng jpeg rồi gửi qua thư điện tử –– cách này tốn thời gian của cả bạn và biên tập viên. Hãy gõ thông cáo trực tiếp vào phần nội dung thư.

Cảnh báo

• Hãy luôn nhớ rằng rất nhiều ban biên tập đang làm việc quá tải và thiếu nhân sự. Nếu bạn không làm tốn thời gian của họ thì có nhiều khả năng thông cáo sẽ được chọn. Nếu bạn viết tốt, thì họ gần như có thể đăng luôn không cần chỉnh sửa nhiều. Nhưng nếu bạn viết kèm theo quá nhiều quảng cáo, biên tập viên chắc chắn sẽ xóa chúng. Mọi người đều nói biên tập viên là lãnh đạo cho nên đừng làm mất thời gian của họ. Phần giới thiệu về công ty nên được đặt ở mục thông tin trong thông cáo. Tuy nhiên hãy viết chính xác và thực tế.
• Bài viết cần mang tính tích cực. Tránh những cụm từ kiểu "sau khi chủ tịch trước từ chức" hoặc "sau một khoảng thời gian ngừng hoạt động" vì nhà báo có thể sẽ điều tra những vấn đề này thay vì viết bài về thông cáo báo chí, ngay cả khi những trường hợp trên hoàn toàn vô hại, chẳng hạn như chủ tịch từ chức vì lý do sức khỏe thì kết quả điều tra cũng chưa chắc theo ý bạn.
• Khi gửi thông cáo báo chí, đừng đặt tiêu đề thư là "thông cáo báo chí" vì thư của bạn sẽ dễ dàng bị lẫn với các thư khác. Hãy thu hút sự chú của biên tập bằng cách đặt một tiêu đề "hấp dẫn", ví dụ "Công ty A giành được hợp đồng 30 tỷ của chính phủ".
• Đừng viết thông tin liên lạc của người khác nếu chưa được sự đồng ý. Ngoài ra, họ phải có thời gian rảnh sau khi phát hành thông cáo báo chí.
• Luôn đính kèm trích dẫn, ý tưởng của cá nhân có ảnh hưởng tới nội dung thông cáo. Không cần phải trích dẫn trực tiếp nhưng cần chính xác. Tốt hơn, bạn nên hỏi ý kiến xem người đó có đồng ý trích dẫn lời họ nói hay không. Trích dẫn cho phép cánh nhà báo bận rộn hoàn thành bài viết của họ mà không cần phỏng vấn.

Mời bạn đón đọc các bài viết tiếp theo bằng cách đăng kí nhận tin bài viết qua email hoặc like fanpage Thuvienkhoahoc.com để nhận được thông báo khi có cập nhật mới.

Nguồn và Trích dẫn

• Publicity Insider, http://www.publicityinsider.com/release.asp – nguồn nghiên cứu

Bài liên quan

• Nhúng video vào wikiHow
• Tạo sơ yếu lý lịch trong Microsoft Word
• Xác lập hợp đồng
• Gọi điện thoại đến Trung Quốc
• Viết một bài văn phân tích

• « Mới nhất
• ‹ Mới hơn
• Cũ hơn ›

Liên kết đến đây

• Viết Thông cáo Báo chí