Đặt ra những mục tiêu rõ ràng, có cơ sở
Với Dell, những khách hàng khó tính nhất là những khách hàng tốt nhất bởi vì những người khó tính nhất lại dạy cho chúng tôi nhiều điều hơn cả. Do vậy, sẽ không lấy gì làm ngạc nhiên khi chúng tôi có xu hướng trở thành những khách hàng khó tính đối với các nhà cung ứng của chúng tôi. Chúng tôi liên tiếp thử thách họ để đạt đến những tầm cao mới trong chất lượng, hiệu quả, mức độ logic và hoàn hảo của công việc. Đó cũng là những nhân tố có ảnh hưởng lớn đến quá trình sản xuất và thành công của họ.
Một trong những công cụ mà chúng tôi sử dụng để đánh giá hiệu năng của khách hàng là thẻ báo cáo cung ứng. Trong đó, chúng tôi đặt ra những tiêu chuẩn rõ ràng. Chúng tôi chi tiết hoá số hụt một phần triệu có thể chấp nhận, hãng cũng vạch ra những kỳ vọng vào lĩnh vực tính năng của máy, vào dây chuyền sản xuất, phân phối các tính năng và tinh thần thoải mái làm việc cùng với phía cung ứng. Các bản báo cáo cung ứng cần thiết phải đầy đủ 360 mức đánh giá các đòi hỏi cho các nhà cung cấp. Chúng tôi sử dụng công cụ này để tìm kiếm quá trình cung ứng tư nhân đối lập hệ tính toán của chúng tôi, cũng như so sánh họ với các nhà cung ứng khác cùng cung cấp hàng hoá.
Mục tiêu hiện nay của chúng tôi là giảm tỉ lệ thiếu hụt một phần triệu trong mỗi hệ thống máy tính hoàn chỉnh xuống dưới mức 1000. Như vậy có lẽ bạn sẽ hỏi tỉ lệ thâm hụt một phần triệu mức 1000 là gì? Liệu có phải thuật ngữ này nói lên rằng bạn đạt được 99,5 % mục tiêu mỗi 10 thiết bị xử lý. Điều đó gần đúng? Sai. Khi bạn nhân lại sẽ hoá thành 87% tổng sản phẩm. Thật ra con số này cũng không hoàn hảo sau tất cả các tính toán. Chúng tôi mạnh dạn đưa ra mục tiêu tỉ lệ thiếu hụt phần triệu cho mỗi thiết bị bởi vì để có tỉ lệ thiếu hụt phần triệu mức 1000 cho mỗi 1000 sản phẩm máy vi tính cá nhân hoặc ít hơn trên cơ sở tích luỹ đòi hỏi những tính năng ngoại lệ từ các nhà cung ứng tư nhân. Điều này có nghĩa là các thiết bị tư nhân chỉ có thể có tỉ lệ thâm hụt phần triệu ở mức 0,00001%.
Chúng tôi còn đánh giá các nhà cung cấp trên chi phí, phân phối, các kỹ thuật sẵn có, tốc độ sáng tạo, khả năng hỗ trợ kinh doanh cấp độ toàn cầu cho chúng tôi và cách họ kinh doanh trên Internet với chúng tôi (đây là công cụ tuyệt vời mà chúng tôi sử dụng để đánh giá thế mạnh của đối tác có hiệu quả cao hơn. Tuy nhiên, đạt được một hoặc hai mục tiêu vẫn chưa đủ; nhà cung ứng phải hỗ trợ toàn bộ các chìa khoá mở đường cho chúng tôi theo đuổi vì công ty). Chúng tôi đưa ra những tính toán định lượng cho thành công; do đó, họ biết chúng tôi mong đợi gì. Thêm vào đó, chúng tôi thường xuyên gửi các báo cáo tiến trình công việc để họ nắm được công việc đang làm ra sao. Và bên cung cấp bày tỏ những phản ứng hết sức thiện chí. Họ chịu trách nhiệm về mục tiêu số liệu cung cấp hệ thống quản lí tính toán chất lượng phụ ngoài mà họ có thể áp dụng vào các hoạt động kinh doanh của mình.
Để rèn luyện được mối quan hệ hữu nghị với các nhà cung ứng, hãy nhớ:
1. Khai thác tài năng và nguồn đầu tư của các chuyên gia: hãy tự hỏi liệu bạn có sẵn sàng cống hiến nhân lực, thời gian, tiền bạc, và nghị lực để phát triển những gì các nhà cung ứng tốt nhất trên thế giới cung cấp cho bạn? Ghi nhớ rằng công ty không mong đợi những nhân viên của mình cung cấp tài năng hay làm mọi việc từ A đến Z phục vụ khách hàng. Hãng hàng không không chế tạo ra máy bay. Do vậy, hãy tìm ra lĩnh vực bạn có thể tăng nhiều giá trị hơn cả cho khách hàng và cả cho các cổ đông để tự mình theo đuổi, còn các công việc khác hãy nhường lại cho các đối tác tuyệt vời của mình.
2. Hãy làm cho mọi việc thật đơn giản: các mối quan hệ cung ứng phức tạp chỉ đem lại rắc rối. Càng ít đối tác cung ứng nghĩa là càng ít cơ hội rủi ro, chi phí sẽ ít hơn, ít vấn đề làm rối trí hơn và độ ổn định, nhất quán cao hơn. Càng ít đối tác cung ứng nghĩa là càng nhiều thuận lợi.
3. Hãy thân mật với bạn bè, nhất là với các nhà cung ứng. Tạo điều kiện cho bên cung ứng tham gia vào các hoạt động của công ty bạn là một dấu hiệu vàng để hội nhập thực tế. Để có dịch vụ tốt hơn, giao thiệp mức cao hơn, chi phí giảm,và thời gian buôn bán nhanh hơn, hãy biết giữ mối liên hệ thân cận với họ dù trên phương diện địa lý hay thông qua các phương tiện điện tử.
4. Đầu tư cho thành công song phương: Hãy dành thời gian để nói chuyện với các nhà cung ứng về mục tiêu và chiến lược của công ty của bạn. Giữ mọi quy trình “Đặt giá - mua hàng” cổ lỗ không đem lại lợi nhuận cho công việc kinh doanh, các nhà cung ứng không thể trở thành đối tác của bạn nếu họ không biết thực sự công ty bạn muốn đạt tới mực tiêu gì. Thử thách sẽ giúp duy trì mức độ linh hoạt, mềm dẻo lành mạnh và mở ra nhiều kênh giao tiếp để các nhà cung ứng có thể cung cấp những sản phẩm khách hàng muốn có, cần có và ngược lại. Tương tự như vậy, tìm kiếm những thế mạnh bổ sung và phương thức quản lí là nhằm khuyến khích sắp xếp hoàn hảo các mục tiêu của doanh nghiệp.
5. Hãy chặt chẽ và có mục đích: Tiêu chuẩn chất lượng của công ty bạn cũng như mức độ chấp nhận thiếu hụt phải chi tiết, rành mạch ngay từ khi bắt đầu mối quan hệ đối tác và phải thống nhất trong suốt quá trình hoạt động. Sử dụng hệ thống tính toán chính xác để đành giá một nhà cung ứng tốt, đáp ứng các tiêu chuẩn và tạo ra một hệ thống kiểm tra tự ràng buộc và cân bằng.
Trong quan hệ đối tác với các nhà cung ứng, một trong những điều làm họ vừa lòng là bạn hãy chỉ xem xét những gì mà nhà cung ứng thực sự chấp nhận nhiệt tình trên cơ sở các phương pháp làm việc khác biệt của Dell. Năm hoặc sáu năm về trước, thuyết phục nhà cung cấp điều chỉnh hệ thống kinh doanh để phù hợp với nhu cầu của hãng chúng tôi là việc gần như không thể. Nhưng họ đã thấy được tác dụng của phương thức trực tiếp đưa chúng tôi đến với thành công như thế nào và kết quả là họ đã có thêm nhiều lợi nhuận ra sao. Thêm vào đó, chúng tôi đã có được giá trị gia tăng cho khách hàng và cho cả các cổ đông của hãng. Những điều đó đã phát triển thêm các mối quan hệ chiến lược vững bền.
Tạo dựng được những mối quan hệ này là công cụ để bạn đạt được thành công trong kinh doanh. Tuy nhiên, vấn đề còn là sử dụng những mối quan hệ này thế nào để có được thế mạnh cạnh tranh cho doanh nghiệp của bạn.
