Mười bí quyết cho một bài thuyết trình
Trong cuộc sống mỗi người có một hay nhiều cái sợ. Chắc chắn không có mấy người là không sợ chết, sợ bị ốm đau nhưng có người sợ những thứ rất cụ thể như một con rắn, một con chuột v.v. và thậm chí sợ phát biểu ý kiến, sợ phải trình bày một vấn đề hay nói trước đám đông. Có người đã "quen nói", quen trình bày và đã từng nói nhiều nhưng người nghe không thấy hứng thú và thậm chí bị gò bó, bắt buộc ... Xin giới thiệu tóm tắt nội dung bài nói chuyện về phương pháp truyền đạt của Tiến sỹ Marten Lundberg, Viện Karolinska (Thụy Điển) tại Trung tâm Y sinh học (Biomedicum), Helsinki (Phần Lan), tháng 7 năm 2007 để bạn đọc tham khảo. (một số ví dụ trong bài là của người viết)
Mười "bí quyết"[sửa]
1. Xác định nội dung chính hay mục đích của bài nói chuyện:
Người nghe cần biết những gì từ bài nói của mình và họ nên cảm nhận nội dung đó như thế nào?
Nội dung chính cần giới thiệu hay cần bàn luận/tranh luận là gì?
Cần phân biệt được "cái cần biết" và "nếu biết cũng tốt".
Sau 20 phút có thể quên 40% những gì nghe được; sau nửa ngày đã quên mất 60% và sau một tuần thì tới 90% nội dung có thể bị quên! (Nguồn Yale University). Chính vì vậy xác định nội dung chính của bài thuyết trình rất quan trọng!
2. Tập trung thông tin: "Vì người nghe"
Nên lưu ý rằng người nghe không quan tâm đến bạn (người nói) mà quan tâm đến chính họ. Họ muốn biết, muốn cảm nhận và muốn thực hiện một việc gì đó sau khi nghe bạn thuyết trình. Tất cả những thông điệp nên tập trung cho người nghe.
3. Tạo sự tin tưởng.
Nên nói gì để người nghe tin vào bạn và các thông tin bạn nói?
Có nên đưa thông tin về bản thân bạn (quá trình học tập nghiên cứu, kinh nghiệm làm việc, kiến thức nền) để tạo niềm tin? Đưa thông tin về những chương trình, tổ chức bạn đang làm việc?
Nếu bạn nói quá nhiều về mình, người nghe sẽ có thể nghi ngờ rằng tại sao bạn lại phải cố gắng tạo niềm tin như vậy hay mục đích chính của bạn là tự quảng cáo!
4. Dẫn dắt hay đi thẳng vào vấn đề?
Nếu dùng những câu dẫn dắt để tạo thêm sự quan tâm của người nghe thì bạn cũng nên nói ngắn gọn và dùng từ ngữ dể hiểu và phải giải thích những gì chưa rõ ràng.
5. Phải để người nghe theo dõi nội dung dễ dàng nhất. Muốn vậy, bài thuyết trình của bạn phải dễ hiểu.
Ví dụ bố cục của bài thuyết trình:
a) Theo trật tự thời gian:
"Chương trình được UNDP tiến hành từ năm 2000..... Hai năm sau đó... Và đến năm 2007..."
b) Theo các vấn đề trái ngược:
"Các nhà sản xuất cho rằng họ có thể tự tiến hành và đảm bảo việc kiểm tra hóa chất tồn dư trong sản phẩm nhưng chúng tôi cho rằng việc đó phải được tiến hành bởi các tổ chức nghiên cứu độc lập ..."
c) Vấn đề - giải pháp:
"Chúng ta chưa có thông tin đầy đủ về ưu, nhược điểm của hình thức thi trắc nghiệm đối với học sinh của trường nhưng chúng ta có thể cho các em làm các bài kiểm tra và thi thử nghiệm ..."
d) Gợi ý - tranh luận: Lập luận và đưa dẫn chứng thuyết phục:
Lập luận:
"Bởi vì ta đã ký kết công ước vì quyền trẻ em"
"Bởi trẻ em là tương lai của đất nước"
Dẫn chứng dễ thuyết phục:
"Bởi vì không ai muốn chứng kiến bạo lực học đường"
"Bởi không ai muốn con, cháu mình bị đau ốm do thiếu vacxin"
6. Các số liệu phải rõ ràng và dễ hiểu.
Nên so sánh thông tin cần truyền đạt với những gì đã được biết rõ và nhiều người biết. Đôi khi bạn phải linh hoạt trong tính toán một chút!
"Nếu bị một chiếc xe đang chạy với tốc độ 70km /giờ đâm phải, nạn nhân sẽ trong tình trạng tương tự một người bị rơi từ tầng 6 của tòa nhà chúng ta đang ngồi xuống đất!"
7. Phải "lựa" từ và câu dễ hiểu cho người nghe:
Phải giải thích những thuật ngữ. Lưu ý rằng nó có thể rất rõ ràng với bạn nhưng chưa hẳn đã rõ ràng với người khác!
8. Thể hiện trạng thái tình cảm phù hợp với nội dung truyền tải:
Một tin/một nội dung gây hứng thú: Hãy thể hiện sự nhiệt tình!
Một tin buồn? Thể hiện sự nghiêm trang, nghiêm túc.
Vấn đề này cần được lưu tâm không những khi bạn nói/trình bày mà cả khi chuẩn bị cho xuất hiện công chúng. Hiện tượng một nữ cán bộ cười trước ống kính trong khi nâng bảng ghi số tiền ủng hộ của công ty cho nạn nhân sập cầu là rất không nên.
9. Trả lời cho những điều ý kiến trái ngược mà bạn biết rõ ràng:
"Bạn có thể tự hỏi rằng: Mắm tôm có phải là nguyên nhân gây bệnh tả hay không? Câu trả lời của chúng tôi là...."
10. Tóm tắt:
"Như vậy, trong gần một giờ đồng hồ chúng ta đã tập trung vào vấn đề chính ...."
Những "bí quyết" quan trọng khác[sửa]
1. Dùng từ trùng lặp: "Hãy làm phép tính nếu mỗi người ủng hộ một ngàn trong một tháng và kéo dài một năm ....
2. Cái gì, tại sao, khi nào, như thế nào, ở đâu và ai.
Tôi giữ 6 người phục vụ tin cẩn. Họ dạy tôi tất cả những gì tôi biết;
Tên của họ là Cái gì, Tại sao, Khi nào,
Như thế nào, Ở đâu và Ai.
Nguyên văn:
"I keep six honest serving-men.
They taught me all I knew;
Their names are What and Why and When
And How and Where and Who
(Rudyard Kipling, 1865-1936; follow "The Elephant's Child")''
3. Sử dụng con số 3:
"Máu, Mồ hôi và Nước mắt"
"Nhà trường, Gia đình và Xã hội"
Sử dụng nguyên tắc "con số 3" để thể hiện:
- Tính dễ nhập tâm
- Nhịp điệu câu nói
- Sự tin cậy và tiếp nhận
4. Nguyên tắc 4V:
- Thị giác (visual): Qua điệu bộ, động tác, di chuyển của bạn trong phòng, ánh mắt và vị trí đứng của bạn.
- Tác động qua thính giác (vocal): Nhịp điệu và ngắt quãng, âm lượng (nói to, nói nhỏ), tạm dừng...
- Thể hiện đa dạng (various): Thể hiện qua sự nhiệt tình, lòng tin, vui nhộn, nghiêm trang đặc biệt là cách tạo không khí đối thoại... Sẽ không ai cảm thấy thoải mái nếu bạn nói một mạch từ đầu đến cuối!
- Sử dụng lời (verbal):
+ Phần giới thiệu: Thu hút sự chú ý và nêu tổng quát
+ Phần giữa:
Vấn đề/tính cần thiết
Giải pháp/ý tưởng
Bằng chứng
Ích lợi
Hành động/việc làm cụ thể
+ Phần cuối
Tóm tắt
Kết luận cuối cùng
