Viết thư thông báo

Mục đích của thư thông báo là cung cấp thông tin cho một nhóm người về một vấn đề cụ thể như một sự kiện, chính sách, hay nguồn lực, và khuyến khích họ thực hiện. Dưới đây là hướng dẫn cách viết thư thông báo hiệu quả và dễ đọc.

Các bước

Viết Tiêu đề Thư thông báo

1. Đánh từ “THÔNG BÁO” ngay trên đầu trang viết. Ghi ngay bên ngoài văn bản là thư thông báo. Viết từ “THÔNG BÁO” cách đầu trang khoảng 4 cm, in đậm, căn giữa hoặc căn trái. Bạn cũng có thể chọn cỡ chữ to hơn cho từ này.
   • Dãn dòng đôi giữa các dòng trong tiêu đề.
2. Xưng hô phù hợp. Thư thông báo là một hình thức giao tiếp trong kinh doanh trang trọng nên bạn cần xưng hô phù hợp. Viết họ tên đầy đủ và chức danh của người mà bạn sẽ gửi thư thông báo.
   • Nếu bạn gửi thư cho toàn bộ nhân viên, bạn có thể viết: “NGƯỜI NHẬN: Tất cả nhân viên”.
3. Thêm người nhận ở dòng CC. Dòng “CC” chỉ những người nhận được thư thông báo dưới dạng “Đồng kính gửi”. Đây không phải là đối tượng thư thông báo hướng tới. Đó là người cần được biết thông tin về chính sách hay vấn đề bạn đang đề cập trong thư.
4. Viết tên của bạn ở dòng “Người gửi”. Tựa đề thư cần bao gồm tên người viết và gửi thư. Họ tên và chức danh của bạn nằm ở dòng này.
5. Thêm ngày. Viết ngày đầy đủ, gồm ngày, tháng và năm. Ví dụ, viết: “NGÀY: 05/01/2015” hoặc “NGÀY: 05.01. 2015.”
6. Chọn một đoạn cụ thể để viết chủ đề. Dòng chủ đề phải gợi ý cho người đọc biết thư thông báo nói về nội dung gì. Hãy viết cụ thể và súc tích.
   • Ví dụ, thay vì viết chủ đề là: “Mực in”, bạn hãy viết cụ thể hơn thành: “Vấn đề Sử dụng Mực in trong Văn phòng”.
7. Chỉnh định dạng tiêu đề phù hợp. Tiêu đề nên đặt ở đầu trang, căn trái. Viết hoa các từ “NGƯỜI NHẬN:”, “NGƯỜI GỬI:”, “NGÀY:”, và “VỀ VIỆC:”.
   • Một tiêu đề mẫu sẽ như sau:
     NGƯỜI NHẬN: Tên và chức danh người nhận
     NGƯỜI GỬI: Tên và chức danh của bạn
     NGÀY: Ngày, tháng, năm khi viết thư thông báo
     VỀ VIỆC: (hay LIÊN QUAN ĐẾN:) Vấn đề thư thông báo đề cập đến (làm nổi bật lên bằng cách nào đó).
   • Khi soạn tiêu đề, nhớ dãn dòng đôi giữa các mục và căn thẳng hàng văn bản.
   • Bạn có thể thêm một đường kẻ dưới tiêu đề chạy hết bề ngang của trang giấy để ngăn cách giữa tiêu đề và phần nội dung thư thông báo.

Viết Nội dung Thư thông báo

1. Cân nhắc người nhận thư là ai. Để mọi người đọc và phản hồi về thư thông báo, điều quan trọng là phải chỉnh cách diễn đạt, độ dài và mức độ trang trọng của thư phù hợp với người sẽ đọc thư đó. Để làm việc này hiệu quả, bạn cần có ý tưởng tốt về đối tượng nhận thư.
   • Suy nghĩ về những ưu tiên và mối quan tâm của người đọc.
   • Cố gắng đoán trước câu hỏi mà người đọc có thể đặt ra. Nghĩ ra một số nội dung của thư thông báo, như các ví dụ, dẫn chứng, hay thông tin khác để thuyết phục họ.
   • Xem liệu người đọc có chấp nhận việc bạn đề cập đến những thông tin hay cảm xúc không phù hợp với họ.
2. Bỏ qua việc chào hỏi lễ nghi. Thư thông báo không bắt đầu bằng lời chào kiểu như “Kính gửi ông Edwards”. Thay vào đó, hãy đi thẳng vào vấn đề sẽ trao đổi trong thư ngay từ phần mở đầu.
3. Đề cập đến vấn đề ngay trong đoạn đầu tiên. Viết qua về lý do bạn muốn người đọc thực hiện hành động. Việc này hơi giống phần mở bài trong bài luận, tức là giới thiệu vấn đề và lý do đề cập đến vấn đề đó. Bạn cũng có thể coi phần giới thiệu như là tóm tắt của toàn bộ nội dung thư thông báo.
   • Thông thường phần mở đầu chiếm khoảng một đoạn.
4. Ví dụ, bạn có thể viết: “Ngày 01/7/2015, Công ty XYZ sẽ thực hiện chính sách mới về bảo hiểm y tế. Các nhân viên sẽ nhận bảo hiểm y tế và được trả lương tối thiểu 6 triệu đồng/tháng”.
5. Cung cấp thông tin về vấn đề đang trao đổi. Người đọc có thể cần một số thông tin khái quát về vấn đề bạn đang đề cập đến. Cung cấp một số thông tin nhưng ngắn gọn và chỉ nêu những gì cần thiết.
   • Nếu phù hợp, tiếp tục thư thông báo bằng cách đưa ra lý do vì sao chính sách được thực hiện. Ví dụ, bạn có thể viết: “Chính quyền địa phương đã bỏ phiếu yêu cầu tất cả nhân viên trong vùng được nhận lương tối thiểu là 6 triệu đồng/tháng”.
6. Hỗ trợ các lập luận trong phần trao đổi. Tóm tắt các hành động sẽ được thực hiện. Đưa ra dẫn chứng và lập luận về giải pháp mà bạn đề xuất. Bắt đầu bằng thông tin quan trọng nhất, sau đó đề cập đến những dữ kiện cụ thể hoặc hỗ trợ. Chỉ cho người đọc thấy lợi ích khi thực hiện hành động bạn đề nghị hoặc bất lợi nếu không thực hiện.
   • Thoải mái thêm đồ họa, danh sách hay biểu đồ, đặc biệt trong những thư dài hơn. Chỉ cần đảm bảo những thông tin này thực sự liên quan và thuyết phục.
   • Với những thư dài hơn, cân nhắc viết tiêu đề ngắn hơn để làm rõ nội dung từng mục. Ví dụ, thay vì viết "Chính sách", hãy viết "Chính sách mới về nhân viên thời vụ". Hãy cụ thể và cô đọng trong mỗi tiêu đề để người đọc thấy rõ điểm cơ bản của thư thông báo.
7. Đề xuất hành động mà người đọc cần thực hiện. Thư thông báo là lời kêu gọi hành động đối với một vấn đề cụ thể, dù đó là thông báo về sản phẩm mới của công ty, chính sách mới về báo cáo chi phí, hay trình bày về cách công ty đang xử lý vấn đề. Nhắc lại hành động mà người đọc cần thực hiện trong đoạn kết hoặc câu kết.
   • Ví dụ, bạn có thể viết: “Tất cả nhân viên phải sử dụng hệ thống kế toán mới kể từ ngày 01/06/2015”.
   • Bạn có thể thêm một số dẫn chứng để hỗ trợ các đề xuất của mình.
8. Kết thúc thư bằng phần tóm tắt có tính tích cực và khích lệ. Đoạn cuối của thư thông báo nên nhắc lại những bước tiếp theo để giải quyết vấn đề. Trong đó bao gồm cả lời nhắc nhở về sự đoàn kết của tổ chức.
   • Bạn có thể viết: "Tôi sẵn lòng thảo luận các đề xuất này với các bạn sau và sẽ tiếp tục trao đổi về quyết định của các bạn".
   • Bạn có thể kết thư bằng đoạn: “Chúng tôi rất hứng thú với việc mở rộng ngành hàng này. Chúng tôi tin tưởng rằng nó sẽ giúp việc kinh doanh phát triển và công ty sẽ hoạt động bền vững hơn”.
   • Đoạn này thường dài khoảng 1-2 câu.

Hoàn thiện Thư thông báo

1. Định dạng thư thông báo một cách phù hợp. Dùng định dạng chuẩn để đảm bảo thư dễ đọc. Dùng phông chữ Times New Roman hoặc Arial cỡ 12. Căn lề trái, lề phải và lề dưới 2,5 cm.
   • Căn thẳng hàng các đoạn. Tách đoạn, dãn dòng đôi và vào lề hoặc không vào lề.
2. Rà lại Thư thông báo. Xem lại và hiệu chỉnh thư để đảm bảo rõ ràng, súc tích, thuyết phục, không có lỗi chính tả. Kiểm tra sự thống nhất về cách diễn đạt. Loại những từ có tính chất học thuật hoặc các từ chuyên ngành.
   • Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp và nội dung. Đặc biệt chú ý đến tên, ngày, hoặc các con số.
   • Kiểm tra xem thư có dài quá không và cắt bỏ những nội dung không cần thiết.
3. Ký nháy. Thư thông báo không có dòng chữ ký. Tuy nhiên, bạn nên ký nháy phần đầu trang và bên cạnh tên của bạn. Điều đó chứng tỏ bạn đã xác nhận thư thông báo.
4. Sử dụng tiêu đề thư. Bạn có thể tạo tiêu đề thư đặc biệt chuyên dùng cho thư thông báo hoặc dùng tiêu đề thư giao dịch thông thường.
   • Nếu bạn soạn thảo văn bản điện tử (để gửi qua email chẳng hạn), bạn cần tạo riêng tiêu đề thư trong Word chứa logo công ty và các thông tin liên hệ cơ bản. Dùng tiêu đề đó làm mẫu đối với các thư thông báo bạn gửi đi.
5. Chọn cách gửi thư. Quyết định cách tốt nhất để gửi thư thông báo. Bạn có thể in ra và phát cho mọi người. Bạn cũng có thể gửi bằng email.
   • Nếu gửi thư bằng email, bạn có thể định dạng HTML cho email. Nếu không, bạn có thể lưu thư dưới dạng PDF và đính kèm email.

Sử dụng Mẫu Thư thông báo

1. Tìm các mẫu thư có sẵn. Cân nhắc liệu bạn có muốn dùng thư mẫu thay cho viết ngay từ đầu không. Nếu có, bước đầu tiên là tìm các mẫu thư hay trên mạng. Microsoft Word cũng có các dạng thư mẫu. Các mẫu thường dùng định dạng cơ bản giống nhau, nhưng font chữ, cỡ chữ và cách trình bày thì khác nhau.
   • Tải mẫu phù hợp với nhu cầu của bạn.
   • Đảm bảo đọc điều khoản sử dụng trước khi dùng bất cứ mẫu nào trên mạng.
2. Mở mẫu thư đã được tải về máy tính của bạn. Sau khi nhấn phím tải xuống, mẫu thư tự động tải về máy tính của bạn hoặc có thể thực hiện vài bước trước khi bắt đầu tải xuống. Mẫu thư được tải về dưới dạng tệp nén zip, bạn cần giải nén và mở trong Microsoft Word.
   • Nên sử dụng phiên bản Microsoft Word mới nhất để chắc rằng bạn không gặp phải những sự cố phần mềm không lường trước được và khả năng mẫu thư không hoạt động như được thiết kế. Nếu bạn dùng phiên bản Microsoft Word cũ hơn, hãy cập nhật phần mềm trước khi tải các mẫu thư xuống.
3. Tạo phần đầu trang (header). Hãy nhớ rằng nội dung thư mẫu có thể thay đổi được. Bạn có thể chỉnh các phần của thư mẫu theo ý muốn. Ví dụ, bạn có thể thêm logo và ký hiệu bản quyền trong phần đầu trang của thư mẫu. Nhấp chuột vào phần đầu trang và nhập thông tin của công ty mình.
4. Điền vào các mục trong phần đầu trang của thư mẫu. Nhớ điền mục "TO" (NGƯỜI NHẬN) và "FROM" (NGƯỜI GỬI), cũng như "CC" và "SUBJECT” (VỀ VIỆC). Hãy cẩn thận khi điền vào các mục này để tránh bỏ sót, để trống, hay mắc lỗi chính tả trong quá trình đánh máy.
5. Nhập nội dung thông điệp. Viết phần giới thiệu, lý do, thảo luận và tóm tắt trong nội dung thư thông báo. Nếu muốn, bạn có thể dùng gạch đầu dòng hoặc tạo danh sách để tổ chức thông tin.
   • Giữ định dạng của thư mẫu. Điều này đảm bảo các đoạn văn được căn thẳng hàng, lề và cỡ chữ chính xác.
   • Nếu thấy cần, bạn thậm chí có thể chỉnh thư thông báo để sử dụng bảng biểu. Đôi khi đó là ý tưởng hay, đặc biệt nếu việc dùng danh sách dạng gạch đầu dòng hoặc tương tự làm cho thư trở nên rối mắt hoặc khó đọc.
   • Đảm bảo xóa các chữ có sẵn trong mẫu. Đồng thời, rà lại thư cẩn thận trước khi gửi.
6. Nhớ kiểm tra phần cuối trang (footer). Phần cuối trang là phần trống ở phía cuối trang để ghi thông tin bổ sung. Bạn có thể thêm thông tin công ty hoặc thông tin liên hệ cá nhân vào chỗ này. Việc dành thời gian kiểm tra độ chính xác của thông tin là rất quan trọng. Điều cuối cùng mà bạn không muốn xảy ra là khi thư được viết rất hoàn hảo nhưng lại sai thông tin liên hệ hoặc thiếu thông tin.
7. Điều chỉnh hình thức của thư. Một trong những điều hấp dẫn nhất của thư mẫu là bạn có thể thay đổi được màu của văn bản. Điều này giúp bạn thể hiện phần nào cá tính và khiến văn bản nổi bật hơn. Bạn cũng có thể chọn màu phù hợp với tình huống đang diễn ra để đảm bảo thư thông báo có bề ngoài thật nổi bật, chứ không chỉ chuyên nghiệp.
8. Lưu thư thông báo dưới dạng văn bản nhất quán. Đảm bảo lưu một bản sao. Bạn sẽ có văn bản điện tử dự phòng để làm bằng cho việc trao đổi thông tin.
9. Lưu thư mẫu để dùng lần sau. Bất cứ khi nào cần dùng thư mẫu với chủ đề thay đổi, bạn chỉ cần chỉnh các mục để phù hợp với chủ đề cụ thể của thư. Việc này sẽ tiết kiệm thời gian, giúp bạn tạo ra thư thông báo thống nhất, chuyên nghiệp, gây sự chú ý với mọi người, nhờ đó, thư sẽ được đọc ngay.

Lời khuyên

• Đừng đưa ra quá nhiều lý do. Giải thích vì sao bạn muốn một việc được thực hiện là quan trọng, nhưng đừng viết quá nhiều.
• Thư thông báo nên ngắn gọn.

Bài liên quan

• Viết tóm lược
• Chú thích cuối trang
• Viết giấy nợ
• Viết bưu thiếp (bằng tiếng Anh)
• Viết thư xin lỗi

• « Mới nhất
• ‹ Mới hơn
• Cũ hơn ›

Liên kết đến đây

• Viết Thư thông báo