Chủ đề nóng: Phương pháp kỷ luật tích cực - Cổ học tinh hoa - Những thói hư tật xấu của người Việt - Công lý: Việc đúng nên làm - Giáo án Điện tử - Sách giáo khoa - Học tiếng Anh - Bài giảng trực tuyến - Món ăn bài thuốc - Chăm sóc bà bầu - Môi trường - Tiết kiệm điện - Nhi khoa - Ung thư - Tác hại của thuốc lá - Các kỹ thuật dạy học tích cực
- Dạy học phát triển năng lực - Chương trình giáo dục phổ thông
Viết thư thông báo
Từ VLOS
Mục đích của thư thông báo là cung cấp thông tin cho một nhóm người về một vấn đề cụ thể như một sự kiện, chính sách, hay nguồn lực, và khuyến khích họ thực hiện.[1] Dưới đây là hướng dẫn cách viết thư thông báo hiệu quả và dễ đọc.
Mục lục
Các bước[sửa]
Viết Tiêu đề Thư thông báo[sửa]
-
Đánh
từ
“THÔNG
BÁO”
ngay
trên
đầu
trang
viết.
Ghi
ngay
bên
ngoài
văn
bản
là
thư
thông
báo.
Viết
từ
“THÔNG
BÁO”
cách
đầu
trang
khoảng
4
cm,
in
đậm,
căn
giữa
hoặc
căn
trái.
Bạn
cũng
có
thể
chọn
cỡ
chữ
to
hơn
cho
từ
này.[2]
- Dãn dòng đôi giữa các dòng trong tiêu đề.
-
Xưng
hô
phù
hợp.
Thư
thông
báo
là
một
hình
thức
giao
tiếp
trong
kinh
doanh
trang
trọng
nên
bạn
cần
xưng
hô
phù
hợp.
Viết
họ
tên
đầy
đủ
và
chức
danh
của
người
mà
bạn
sẽ
gửi
thư
thông
báo.[3]
- Nếu bạn gửi thư cho toàn bộ nhân viên, bạn có thể viết: “NGƯỜI NHẬN: Tất cả nhân viên”.
- Thêm người nhận ở dòng CC. Dòng “CC” chỉ những người nhận được thư thông báo dưới dạng “Đồng kính gửi”. Đây không phải là đối tượng thư thông báo hướng tới. Đó là người cần được biết thông tin về chính sách hay vấn đề bạn đang đề cập trong thư.
- Viết tên của bạn ở dòng “Người gửi”. Tựa đề thư cần bao gồm tên người viết và gửi thư. Họ tên và chức danh của bạn nằm ở dòng này.
- Thêm ngày. Viết ngày đầy đủ, gồm ngày, tháng và năm. Ví dụ, viết: “NGÀY: 05/01/2015” hoặc “NGÀY: 05.01. 2015.”
-
Chọn
một
đoạn
cụ
thể
để
viết
chủ
đề.
Dòng
chủ
đề
phải
gợi
ý
cho
người
đọc
biết
thư
thông
báo
nói
về
nội
dung
gì.
Hãy
viết
cụ
thể
và
súc
tích.[4]
- Ví dụ, thay vì viết chủ đề là: “Mực in”, bạn hãy viết cụ thể hơn thành: “Vấn đề Sử dụng Mực in trong Văn phòng”.
-
Chỉnh
định
dạng
tiêu
đề
phù
hợp.
Tiêu
đề
nên
đặt
ở
đầu
trang,
căn
trái.
Viết
hoa
các
từ
“NGƯỜI
NHẬN:”,
“NGƯỜI
GỬI:”,
“NGÀY:”,
và
“VỀ
VIỆC:”.
-
Một
tiêu
đề
mẫu
sẽ
như
sau:
NGƯỜI NHẬN: Tên và chức danh người nhận
NGƯỜI GỬI: Tên và chức danh của bạn
NGÀY: Ngày, tháng, năm khi viết thư thông báo
VỀ VIỆC: (hay LIÊN QUAN ĐẾN:) Vấn đề thư thông báo đề cập đến (làm nổi bật lên bằng cách nào đó). - Khi soạn tiêu đề, nhớ dãn dòng đôi giữa các mục và căn thẳng hàng văn bản.
- Bạn có thể thêm một đường kẻ dưới tiêu đề chạy hết bề ngang của trang giấy để ngăn cách giữa tiêu đề và phần nội dung thư thông báo.
-
Một
tiêu
đề
mẫu
sẽ
như
sau:
Viết Nội dung Thư thông báo[sửa]
-
Cân
nhắc
người
nhận
thư
là
ai.
Để
mọi
người
đọc
và
phản
hồi
về
thư
thông
báo,
điều
quan
trọng
là
phải
chỉnh
cách
diễn
đạt,
độ
dài
và
mức
độ
trang
trọng
của
thư
phù
hợp
với
người
sẽ
đọc
thư
đó.
Để
làm
việc
này
hiệu
quả,
bạn
cần
có
ý
tưởng
tốt
về
đối
tượng
nhận
thư.
- Suy nghĩ về những ưu tiên và mối quan tâm của người đọc.
- Cố gắng đoán trước câu hỏi mà người đọc có thể đặt ra. Nghĩ ra một số nội dung của thư thông báo, như các ví dụ, dẫn chứng, hay thông tin khác để thuyết phục họ.
- Xem liệu người đọc có chấp nhận việc bạn đề cập đến những thông tin hay cảm xúc không phù hợp với họ.
- Bỏ qua việc chào hỏi lễ nghi. Thư thông báo không bắt đầu bằng lời chào kiểu như “Kính gửi ông Edwards”. Thay vào đó, hãy đi thẳng vào vấn đề sẽ trao đổi trong thư ngay từ phần mở đầu.[5]
-
Đề
cập
đến
vấn
đề
ngay
trong
đoạn
đầu
tiên.
Viết
qua
về
lý
do
bạn
muốn
người
đọc
thực
hiện
hành
động.
Việc
này
hơi
giống
phần
mở
bài
trong
bài
luận,
tức
là
giới
thiệu
vấn
đề
và
lý
do
đề
cập
đến
vấn
đề
đó.
Bạn
cũng
có
thể
coi
phần
giới
thiệu
như
là
tóm
tắt
của
toàn
bộ
nội
dung
thư
thông
báo.[2]
- Thông thường phần mở đầu chiếm khoảng một đoạn.[6]
- Ví dụ, bạn có thể viết: “Ngày 01/7/2015, Công ty XYZ sẽ thực hiện chính sách mới về bảo hiểm y tế. Các nhân viên sẽ nhận bảo hiểm y tế và được trả lương tối thiểu 6 triệu đồng/tháng”.
-
Cung
cấp
thông
tin
về
vấn
đề
đang
trao
đổi.
Người
đọc
có
thể
cần
một
số
thông
tin
khái
quát
về
vấn
đề
bạn
đang
đề
cập
đến.
Cung
cấp
một
số
thông
tin
nhưng
ngắn
gọn
và
chỉ
nêu
những
gì
cần
thiết.[4]
- Nếu phù hợp, tiếp tục thư thông báo bằng cách đưa ra lý do vì sao chính sách được thực hiện. Ví dụ, bạn có thể viết: “Chính quyền địa phương đã bỏ phiếu yêu cầu tất cả nhân viên trong vùng được nhận lương tối thiểu là 6 triệu đồng/tháng”.
-
Hỗ
trợ
các
lập
luận
trong
phần
trao
đổi.
Tóm
tắt
các
hành
động
sẽ
được
thực
hiện.
Đưa
ra
dẫn
chứng
và
lập
luận
về
giải
pháp
mà
bạn
đề
xuất.
Bắt
đầu
bằng
thông
tin
quan
trọng
nhất,
sau
đó
đề
cập
đến
những
dữ
kiện
cụ
thể
hoặc
hỗ
trợ.
Chỉ
cho
người
đọc
thấy
lợi
ích
khi
thực
hiện
hành
động
bạn
đề
nghị
hoặc
bất
lợi
nếu
không
thực
hiện.
- Thoải mái thêm đồ họa, danh sách hay biểu đồ, đặc biệt trong những thư dài hơn. Chỉ cần đảm bảo những thông tin này thực sự liên quan và thuyết phục.[7]
- Với những thư dài hơn, cân nhắc viết tiêu đề ngắn hơn để làm rõ nội dung từng mục. Ví dụ, thay vì viết "Chính sách", hãy viết "Chính sách mới về nhân viên thời vụ". Hãy cụ thể và cô đọng trong mỗi tiêu đề để người đọc thấy rõ điểm cơ bản của thư thông báo.
-
Đề
xuất
hành
động
mà
người
đọc
cần
thực
hiện.
Thư
thông
báo
là
lời
kêu
gọi
hành
động
đối
với
một
vấn
đề
cụ
thể,
dù
đó
là
thông
báo
về
sản
phẩm
mới
của
công
ty,
chính
sách
mới
về
báo
cáo
chi
phí,
hay
trình
bày
về
cách
công
ty
đang
xử
lý
vấn
đề.
Nhắc
lại
hành
động
mà
người
đọc
cần
thực
hiện
trong
đoạn
kết
hoặc
câu
kết.
- Ví dụ, bạn có thể viết: “Tất cả nhân viên phải sử dụng hệ thống kế toán mới kể từ ngày 01/06/2015”.
- Bạn có thể thêm một số dẫn chứng để hỗ trợ các đề xuất của mình.
-
Kết
thúc
thư
bằng
phần
tóm
tắt
có
tính
tích
cực
và
khích
lệ.
Đoạn
cuối
của
thư
thông
báo
nên
nhắc
lại
những
bước
tiếp
theo
để
giải
quyết
vấn
đề.
Trong
đó
bao
gồm
cả
lời
nhắc
nhở
về
sự
đoàn
kết
của
tổ
chức.
[2]
- Bạn có thể viết: "Tôi sẵn lòng thảo luận các đề xuất này với các bạn sau và sẽ tiếp tục trao đổi về quyết định của các bạn".
- Bạn có thể kết thư bằng đoạn: “Chúng tôi rất hứng thú với việc mở rộng ngành hàng này. Chúng tôi tin tưởng rằng nó sẽ giúp việc kinh doanh phát triển và công ty sẽ hoạt động bền vững hơn”.
- Đoạn này thường dài khoảng 1-2 câu.
Hoàn thiện Thư thông báo[sửa]
-
Định
dạng
thư
thông
báo
một
cách
phù
hợp.
Dùng
định
dạng
chuẩn
để
đảm
bảo
thư
dễ
đọc.
Dùng
phông
chữ
Times
New
Roman
hoặc
Arial
cỡ
12.
Căn
lề
trái,
lề
phải
và
lề
dưới
2,5
cm.
- Căn thẳng hàng các đoạn. Tách đoạn, dãn dòng đôi và vào lề hoặc không vào lề.
-
Rà
lại
Thư
thông
báo.
Xem
lại
và
hiệu
chỉnh
thư
để
đảm
bảo
rõ
ràng,
súc
tích,
thuyết
phục,
không
có
lỗi
chính
tả.
Kiểm
tra
sự
thống
nhất
về
cách
diễn
đạt.
Loại
những
từ
có
tính
chất
học
thuật
hoặc
các
từ
chuyên
ngành.
- Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp và nội dung. Đặc biệt chú ý đến tên, ngày, hoặc các con số.
- Kiểm tra xem thư có dài quá không và cắt bỏ những nội dung không cần thiết.
- Ký nháy. Thư thông báo không có dòng chữ ký. Tuy nhiên, bạn nên ký nháy phần đầu trang và bên cạnh tên của bạn. Điều đó chứng tỏ bạn đã xác nhận thư thông báo.[5]
-
Sử
dụng
tiêu
đề
thư.
Bạn
có
thể
tạo
tiêu
đề
thư
đặc
biệt
chuyên
dùng
cho
thư
thông
báo
hoặc
dùng
tiêu
đề
thư
giao
dịch
thông
thường.
- Nếu bạn soạn thảo văn bản điện tử (để gửi qua email chẳng hạn), bạn cần tạo riêng tiêu đề thư trong Word chứa logo công ty và các thông tin liên hệ cơ bản. Dùng tiêu đề đó làm mẫu đối với các thư thông báo bạn gửi đi.
-
Chọn
cách
gửi
thư.
Quyết
định
cách
tốt
nhất
để
gửi
thư
thông
báo.
Bạn
có
thể
in
ra
và
phát
cho
mọi
người.
Bạn
cũng
có
thể
gửi
bằng
email.
- Nếu gửi thư bằng email, bạn có thể định dạng HTML cho email. Nếu không, bạn có thể lưu thư dưới dạng PDF và đính kèm email.
Sử dụng Mẫu Thư thông báo[sửa]
-
Tìm
các
mẫu
thư
có
sẵn.
Cân
nhắc
liệu
bạn
có
muốn
dùng
thư
mẫu
thay
cho
viết
ngay
từ
đầu
không.
Nếu
có,
bước
đầu
tiên
là
tìm
các
mẫu
thư
hay
trên
mạng.
Microsoft
Word
cũng
có
các
dạng
thư
mẫu.
Các
mẫu
thường
dùng
định
dạng
cơ
bản
giống
nhau,
nhưng
font
chữ,
cỡ
chữ
và
cách
trình
bày
thì
khác
nhau.[8]
- Tải mẫu phù hợp với nhu cầu của bạn.
- Đảm bảo đọc điều khoản sử dụng trước khi dùng bất cứ mẫu nào trên mạng.
-
Mở
mẫu
thư
đã
được
tải
về
máy
tính
của
bạn.
Sau
khi
nhấn
phím
tải
xuống,
mẫu
thư
tự
động
tải
về
máy
tính
của
bạn
hoặc
có
thể
thực
hiện
vài
bước
trước
khi
bắt
đầu
tải
xuống.
Mẫu
thư
được
tải
về
dưới
dạng
tệp
nén
zip,
bạn
cần
giải
nén
và
mở
trong
Microsoft
Word.
- Nên sử dụng phiên bản Microsoft Word mới nhất để chắc rằng bạn không gặp phải những sự cố phần mềm không lường trước được và khả năng mẫu thư không hoạt động như được thiết kế. Nếu bạn dùng phiên bản Microsoft Word cũ hơn, hãy cập nhật phần mềm trước khi tải các mẫu thư xuống.
- Tạo phần đầu trang (header). Hãy nhớ rằng nội dung thư mẫu có thể thay đổi được. Bạn có thể chỉnh các phần của thư mẫu theo ý muốn. Ví dụ, bạn có thể thêm logo và ký hiệu bản quyền trong phần đầu trang của thư mẫu. Nhấp chuột vào phần đầu trang và nhập thông tin của công ty mình.
- Điền vào các mục trong phần đầu trang của thư mẫu. Nhớ điền mục "TO" (NGƯỜI NHẬN) và "FROM" (NGƯỜI GỬI), cũng như "CC" và "SUBJECT” (VỀ VIỆC). Hãy cẩn thận khi điền vào các mục này để tránh bỏ sót, để trống, hay mắc lỗi chính tả trong quá trình đánh máy.
-
Nhập
nội
dung
thông
điệp.
Viết
phần
giới
thiệu,
lý
do,
thảo
luận
và
tóm
tắt
trong
nội
dung
thư
thông
báo.
Nếu
muốn,
bạn
có
thể
dùng
gạch
đầu
dòng
hoặc
tạo
danh
sách
để
tổ
chức
thông
tin.
- Giữ định dạng của thư mẫu. Điều này đảm bảo các đoạn văn được căn thẳng hàng, lề và cỡ chữ chính xác.
- Nếu thấy cần, bạn thậm chí có thể chỉnh thư thông báo để sử dụng bảng biểu. Đôi khi đó là ý tưởng hay, đặc biệt nếu việc dùng danh sách dạng gạch đầu dòng hoặc tương tự làm cho thư trở nên rối mắt hoặc khó đọc.
- Đảm bảo xóa các chữ có sẵn trong mẫu. Đồng thời, rà lại thư cẩn thận trước khi gửi.
- Nhớ kiểm tra phần cuối trang (footer). Phần cuối trang là phần trống ở phía cuối trang để ghi thông tin bổ sung. Bạn có thể thêm thông tin công ty hoặc thông tin liên hệ cá nhân vào chỗ này. Việc dành thời gian kiểm tra độ chính xác của thông tin là rất quan trọng. Điều cuối cùng mà bạn không muốn xảy ra là khi thư được viết rất hoàn hảo nhưng lại sai thông tin liên hệ hoặc thiếu thông tin.
- Điều chỉnh hình thức của thư. Một trong những điều hấp dẫn nhất của thư mẫu là bạn có thể thay đổi được màu của văn bản. Điều này giúp bạn thể hiện phần nào cá tính và khiến văn bản nổi bật hơn. Bạn cũng có thể chọn màu phù hợp với tình huống đang diễn ra để đảm bảo thư thông báo có bề ngoài thật nổi bật, chứ không chỉ chuyên nghiệp.
- Lưu thư thông báo dưới dạng văn bản nhất quán. Đảm bảo lưu một bản sao. Bạn sẽ có văn bản điện tử dự phòng để làm bằng cho việc trao đổi thông tin.
- Lưu thư mẫu để dùng lần sau. Bất cứ khi nào cần dùng thư mẫu với chủ đề thay đổi, bạn chỉ cần chỉnh các mục để phù hợp với chủ đề cụ thể của thư. Việc này sẽ tiết kiệm thời gian, giúp bạn tạo ra thư thông báo thống nhất, chuyên nghiệp, gây sự chú ý với mọi người, nhờ đó, thư sẽ được đọc ngay.
Lời khuyên[sửa]
- Đừng đưa ra quá nhiều lý do. Giải thích vì sao bạn muốn một việc được thực hiện là quan trọng, nhưng đừng viết quá nhiều.
- Thư thông báo nên ngắn gọn.
Nguồn và Trích dẫn[sửa]
- ↑ http://www.dailywritingtips.com/how-to-write-a-memo/
- ↑ 2,0 2,1 2,2 http://www.fsb.muohio.edu/heitgedl/Memo%20writing%20tips%20ACC333%20SP06.pdf
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/owlprint/590/
- ↑ 4,0 4,1 https://owl.english.purdue.edu/owl/owlprint/590/
- ↑ 5,0 5,1 http://www.des.ucdavis.edu/faculty/handy/ESP171/Writing_Memos.pdf
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/590/3/
- ↑ http://www.forbes.com/sites/davidteten/2013/08/01/how-to-write-a-memo-that-people-will-actually-read/
- ↑ http://vasweb.vusd.k12.ca.us/teachers/msimica/MedicalAssistant_pdfs/21_Professional_Memo_Template_in_Microsoft_Word.pdf