Viết một đề xuất

Viết một kế hoạch đề xuất tốt là kỹ năng then chốt trong nhiều ngành nghề, từ trường học cho đến quản lý kinh doanh và cả các ngành địa chất học. Mục tiêu của một đề xuất là để nhận được hỗ trợ cho dự án bạn đang tiến hành bằng cách thông báo cho những người thích hợp biết. Ý tưởng hay đề nghị của bạn có nhiều khả năng được thông qua hơn nếu bạn có biết cách truyền đạt chúng một cách rõ ràng, súc tích và lôi cuốn. Biết cách viết một đề xuất thuyết phục, lôi cuốn là điều cần thiết cho sự thành công trên nhiều lĩnh vực. Có rất nhiều mẫu kế hoạch đề xuất khác nhau, như đề xuất khoa học hay đề xuất đăng ký đề tài, nhưng chúng đều tuân theo các hướng dẫn cơ bản sau.

Các bước

Lên Kế hoạch cho Đề xuất

1. Xác định “đối tượng” của bản đề xuất. Trước khi viết, bạn cần chắc chắn rằng bạn hướng đến đối tượng của bản đề xuất, họ có thể đã biết hoặc chưa biết về đề tài của bạn. Việc này sẽ giúp bạn tập trung ý tưởng và diễn giải chúng theo cách tối ưu nhất. Sẽ tốt hơn nếu bạn giả định rằng người đọc sẽ rất bận rộn, họ đọc (hay thậm chí là lướt qua) một cách nhanh chóng, và không thiên về đề tài của bạn bởi bất kỳ lý do đặc biệt nào. Hiệu quả và sức thuyết phục là chìa khóa quyết định thành công của một đề xuất.
   • Ai sẽ đọc đề xuất của bạn? Họ thông thuộc về đề tài của bạn ở mức độ nào? Bạn cần làm rõ những gì hay sẽ cần cung cấp thêm thông tin cho điều gì?
   • Bạn muốn người đọc hiểu được những gì qua đề xuất của bạn? Bạn cần cung cấp cho người đọc những thông tin gì để họ ra quyết định như bạn mong muốn?
   • Điều chỉnh giọng văn của bạn để hợp với kỳ vọng và mong muốn của người đọc. Họ muốn nghe gì? Cách nào là hiệu quả nhất để trao đổi với họ? Bạn sẽ giúp họ hiểu những gì bạn trình bày bằng cách nào?
2. Xác định vấn đề. Bạn đã rõ vấn đề mình cần là gì, nhưng còn người đọc liệu có hiểu rõ hay không? Ngoài ra, liệu người đọc có tin là bạn đã hiểu những gì bạn nói hay chưa? Bạn có thể bổ trợ cho nét riêng biệt của mình bằng cách sử dụng các chứng cứ và giải thích xuyên suốt bài đề xuất để hỗ trợ cho các khẳng định của mình. Bằng cách đặt ra vấn đề một cách thích đáng, bạn đã bắt đầu thuyết phục người đọc rằng mình chính là người thích hợp với nó. Hãy nghĩ đến vấn đề sau khi thực hiện bước này:
   • Vấn đề này áp dung cho tình huống nào?
   • Lý do nào đằng sau vấn đề này?
   • Chúng ta có chắc là chính chúng chứ không phải thứ khác là lý do thực sự không? Và chắc chắn như thế nào?
   • Vấn đề này đã từng có người thử làm chưa?
   • Nếu có: thì có hiệu quả không? Tại sao?
   • Nếu không: thì tại sao lại như vậy?
     Không nên: viết phần tóm tắt quá hiển nhiên.
     Nên: thể hiện bạn đã tiến hành nghiên cứu và đánh giá kỹ lưỡng để hiểu rõ vấn đề.
3. Xác định hướng giải quyết. Việc này nên được trình bày thẳng vào trọng tâm và thật dễ hiểu. Một khi đã đặt vấn đề xong, thì bạn sẽ giải quyết nó như thế nào? Nêu cách giải quyết càng thu hẹp (và càng khả thi) càng tốt.
   Không nên: quên tuân theo mọi yêu cầu trong tài liệu yêu cầu đề xuất.
   Nên: vượt khỏi ngân sách tối thiểu khi được cho phép.
   • Đề xuất của bạn cần phải làm rõ vấn đề “và” phải đưa ra được giải pháp thuyết phục những độc giả không hứng thú hay đa nghi hưởng ứng. Khán giả của bạn có thể không phải là những người dễ tính nhất để bị thuyết phục. Liệu giải pháp bạn đưa ra đã có tính logic và khả thi chưa? Mất bao lâu để bạn thực hiện đầy đủ những điều này?
   • Hãy cân nhắc giải pháp về phương diện mục tiêu. Mục tiêu chính của bạn chính là đích đến cuối cùng bạn nhất định phải đạt được trong dự án của mình. Các mục tiêu thứ yếu là những đích đến còn lại mà dự án của bạn có thể đạt được.
   • Một cách hữu ích khác là xem xét giải pháp theo hướng “đầu ra” và “có thể chuyển giao.” Đầu ra chính là các kết quả có thể định lượng mục tiêu của bạn. Ví dụ, nếu đề xuất của bạn nhắm tới một dự án kinh doanh với mục tiêu là "tăng lợi nhuận", một trong những đầu ra có thể sẽ là "tăng lợi nhuận 100.000 đô la.” Có thể chuyển giao là các sản phẩm hay dịch vụ bạn muốn "phân phát" cùng với dự án. Ví dụ, một đề xuất của một dự án khoa học có thể “chuyển giao” một loại vắc-xin hay một loại thuốc mới. Người đọc đề xuất sẽ tìm kiếm các kết quả đầu ra hay có thể chuyển giao, bởi vì chúng là con đường dễ dàng nhất để xác định cái gì là "đáng giá" trong dự án.
4. Hãy giữ các yếu tố phong cách trong suy nghĩ. Dựa vào đề xuất và ai là người sẽ đọc nó, bạn cần phải viết theo một phong cách nhất định. Họ kỳ vọng điều gì? Họ có hứng thú về vấn đề của bạn không?
   Không nên: lạm dụng thuật ngữ, chữ viết tắt tối nghĩa, hoặc ngôn ngữ phức tạp không cần thiết ("cải thiện sự mất cân bằng tại nơi làm việc").
   Nên: viết bằng ngôn ngữ rõ ràng và trực tiếp nếu có thể ("cho nhân viên thôi việc").
   • Hãy nghĩ đến mức độ biệt ngữ (ngôn ngữ chuyên ngành) bạn nên sử dụng. Một lối viết hiệu quả thường không sử dụng biệt ngữ trừ khi bạn không thể giải thích một số khái niệm mà không dùng đến nó. Hãy thử xem xét sự khác biệt giữa "điều chỉnh bất cân bằng nguồn lực" với "sa thải nhân viên.” Cụm từ thứ hai không chỉ rõ ràng về nghĩa hơn, nó còn sử dụng ít chữ hơn, dành ra cho bạn nhiều khoảng thời gian hơn để trình bày các ý của mình.
   • Bạn sẽ thuyết phục họ như thế nào? Một bài đề xuất thuyết phục có thể sử dụng các hình thức lôi cuốn biểu cảm, nhưng phải nên luôn luôn dựa trên sự kiện thực tế - là nền tảng của cuộc tranh luận. Ví dụ, đề xuất chương trình bảo tồn loài gấu trúc có thể đề cập đến việc trẻ em trong tương lai sẽ thất vọng đến thế nào nếu không còn thấy gấu trúc nữa, nhưng bạn không chỉ nên dừng ở đó. Tính thuyết phục của đề xuất phải dựa trên tranh luận trên cơ sở các sự kiện thực tế cũng như các giải pháp của nó.
5. Lập dàn ý. Đây không phải là một phần của bài viết cuối cùng, những nó sẽ giúp bạn sắp xếp các ý tưởng. Hãy đảm bảo rằng bạn đã nắm rõ các chi tiết liên quan trước khi bắt đầu.
   • Dàn bài nên bao gồm vấn đề của bạn, giải pháp, cách bạn giải quyết vấn đề, tại sao giải pháp đó là tốt nhất, và kết luận. Nếu bạn đang viết đề xuất thực thi, bạn sẽ cần thêm những thứ như phân tích ngân sách và các chi tiết thuộc về tổ chức.

Viết Đề xuất

1. Bắt đầu với lời giới thiệu vững chắc. Bài đề xuất của bạn nên bắt đầu bằng một câu dẫn nhập thu hút. Một cách lý tưởng, hẳn là bạn muốn người đọc mê mẩn ngay từ điểm đầu tiên. Hãy làm bài đề xuất càng có chủ đích và hữu ích càng tốt. Sử dụng một số thông tin nền để đưa người đọc vào khu vực mình muốn. Sau đó đưa ra mục đích của đề xuất của bạn
   • Nếu có được thực tế nổi bật nào giúp bạn lóe lên ý tưởng tại sao vấn đề này cần thực hiện và phải được thực hiện ngay, thì nó là một ván cược an toàn mà bạn có thể bắt đầu. Dù bất cứ là gì đi nữa, thì hãy đảm bảo là bạn bắt đầu với một thực tế chứ không phải là ý kiến cá nhân.
2. Đặt vấn đề. Sau phần giới thiệu, hãy đi vào phần thân bài, phần chính trong bài viết của bạn. Đây là nơi bạn sẽ đặt vấn đề. Nếu người đọc không biết nhiều về tình huống đặt ra, thì hãy nêu rõ. Hãy nghĩ về chúng như các mảng "thực trạng" trong đề xuất của bạn. Vấn đề ở đây là gì? Điều gì khiến nó xảy ra? Vấn đề đó gây ra ảnh hưởng gì?
   • Nhấn mạnh lý do vấn đề của bạn cần phải được giải quyết và phải giải quyết ngay. Người đọc sẽ ra sao nếu bạn bỏ qua yếu tố này? Hãy đảm bảo bạn phải trả lời hết tất cả những câu hỏi và dùng các nghiên cứu cũng như thực tế để bổ trợ cho chúng. Hãy sử dụng nhiều nguồn đáng tin cậy.
     Không nên: chỉ dựa vào những quan điểm chung chung dựa trên cảm xúc hoặc giá trị.
     Nên: giới hạn vấn đề trong phạm vi quan tâm hoặc tuyên bố sứ mệnh của người đọc đề xuất một cách trực tiếp nhất có thể.
3. Đề xuất giải pháp. Có thể cho rằng đây là phần quan trọng nhất trong bài đề xuất của bạn. Phần giải pháp chính là nơi bạn đi sâu vào "cách" giải quyết vấn đề, "tại sao" bạn lại làm như vậy, và "cái gì" sẽ là đầu ra của vấn đề. Để chắc chắn mình đã có một bài đề xuất thuyết phục, hãy nghĩ về những điều sau:
   • Nói về các tác động lớn hơn của những ý tưởng của bạn. Các ý tưởng dường như có tính áp dụng hữu hạn sẽ không khơi gợi được sự hứng thú cho người đọc như những ý tưởng mang ảnh hưởng diện rộng. Vi dụ: "Càng hiểu biết về sức tiêu thụ cá thu thì chiến lược quản lý và đảm bảo mặt hàng cá thu đóng hộp trong tương lai sẽ bao quát được càng rộng."
   • Việc chỉ rõ "tại sao" bạn làm điều gì cũng quan trọng như việc bạn nói rằng mình sẽ làm nó. Xem như độc giả của bạn đều nghi nghờ và sẽ không chấp nhận ý tưởng vì vẻ ngoài. Nếu bạn đề xuất nghiên cứu thông qua việc bắt-và-thả 2.000 con cá thu, thì hãy giải thích vì sao lại làm việc đó. Tại sao cách làm này tốt hơn những cách khác? Nếu so với những lựa chọn khác, kinh phí cho việc này đắt hơn, thì tại sao bạn không thể dùng những lựa chọn rẻ tiền hơn? Hãy lường trước và giải quyết những câu hỏi để thấy được rằng bạn đã nhìn nhận vấn đề đầy đủ trên tất cả các khía cạnh của nó.
   • Phải làm cho người đọc sau khi đọc xong đề xuất có thể chắc chắn rằng bạn có thể giải quyết vấn đề này một cách hiệu quả. Thật vậy, những gì bạn nên viết phải giải quyết được vấn đề hoặc nêu ra được cách giải quyết.
   • Nghiên cứu đề xuất của bạn một cách chuyên sâu. Càng nêu ra được nhiều ví dụ và dẫn chứng thực tế cho khán giả càng tốt – sẽ thuyết phục hơn nhiều. Tránh nêu ý kiến cá nhân và dựa trên nghiên cứu của người khác.
   • Nếu đề xuất của bạn không chứng minh được giải pháp bạn nêu ra là hiệu quả có nghĩa là giải pháp đó không thỏa đáng. Nếu giải pháp không khả thi thì nó cũng trở nên vô nghĩa. Hãy nghĩ về kết quả giải pháp của bạn. Thử trước nếu có thể và xét duyệt lại nếu cần.
4. Bao gồm cả kế hoạch thực hiện và ngân sách. Bài đề xuất của bạn chính là thể hiện cho một sự đầu tư sau này. Cho nên để thuyết phục người đọc rằng bạn là một nhà đầu tư tốt, hãy cung cấp càng nhiều thông tin chi tiết và vững chắc về quá trình thực hiện và ngân sách càng tốt.
   Không nên: bao gồm các mục tiêu mơ hồ, không thể đo đạc, hoặc không liên quan đến vấn đề được nêu.
   Nên: đưa ra cụ thể trách nhiệm và thời gian cam kết ở cấp độ phòng ban hoặc từng cá nhân.
   • Khi nào bạn sẽ bắt đầu dự án? Nó sẽ được thực hiện theo tiến độ nào? Các bước thực hiện liên kết với nhau ra sao? Những thứ gì có thể được hoàn thành đồng thời? Bạn càng tỉ mỉ, những người đọc đề xuất sẽ càng bị thuyết phục và tin tưởng hơn rằng bạn đã chuẩn bị kỹ mọi thứ và sẽ không lãng phí tiền bạc của họ.
   • Hãy chắc chắn đề xuất của bạn có ý nghĩa về tài chính. Nếu đề xuất nhắm đến một công ty hay một người nào đó, hãy xem xét ngân sách của họ. Nếu họ không thể đáp ứng đề xuất của bạn, thì có nghĩa đây không phải là một đề xuất phù hợp. Nếu đề xuất của bạn phù hợp ngân sách của họ, thì hãy kèm theo cả lý do tại sao đề xuất đó xứng đáng được họ đầu tư thời gian và tiền bạc.
5. Gói gọn với phần kết luận. Phần này nên phản ánh phần giới thiệu, cô đọng thông điệp chính của bạn. Nếu còn các tình huống nào của đề xuất chưa được thực hiện thì hãy nêu rõ chúng. Tóm tắt những lợi ích của đề xuất và khẳng định rằng lợi nhuận nhiều hơn chi phí. Hãy để cho người nghe suy nghĩ về tương lai. Và như mọi khi, cảm ơn họ vì đã dành thời gian cho bạn.
   • Nếu còn nội dung bổ sung nhưng không phù hợp để thêm vào đề xuất, bạn có thể thêm nó thành phụ lục. Nhưng hãy hiểu rằng nếu tập tài liệu dày quá thì người ta sẽ cảm thấy “ngại” nó. Nếu nghi ngại, đơn giản đừng đưa nó vào.
   • Nếu có hai hay nhiều phụ lục đính kèm vào đề xuất, hãy đánh dấu chúng theo dạng A, B,… Cách này có thể áp dụng khi bạn có nhiều bảng số liệu, các bài báo in lại, các bức thư chứng thực hay các thứ tương tự.
6. Chỉnh sửa bài viết. Hãy tỉ mỉ trong quá trình viết, chỉnh sửa và thiết kế bài đề xuất. Xem lại nếu cần để nó trở nên rõ ràng và ngắn gọn, yêu cầu người khác cho ý kiến và hiệu chỉnh theo đó, và đảm bảo rằng bài thuyết trình gây được sự lôi cuốn và thu hút người nghe cũng như hữu ích và được sắp xếp rõ ràng.
   • Nhờ vài người đọc bài của bạn. Họ sẽ có thể chỉ ra vấn đề mà bạn chưa thấy được. Có thể sẽ có rất nhiều vấn đề chưa được chỉ ra hay những câu hỏi mà bạn còn để mở.
   • Loại bỏ các biệt ngữ và lối nói khuôn mẫu! Những thứ này khiến bạn có vẻ lười biếng và cản trở bạn trong việc thấu hiểu vấn đề. Đừng dùng các từ dài khi mà các từ ngắn là đủ để diễn tả.
   • Tránh lối nói bị động bất cứ khi nào có thể. Câu bị động dùng các động từ dạng "được, bị" khiến cho câu nói của bạn không rõ nghĩa. Hãy so sánh 2 câu sau: "Cửa sổ bị phá vỡ bởi xác sống" và câu "Xác sống phá vỡ cửa sổ.” Trong câu đầu tiên, bạn sẽ không biết "ai" đã phá vỡ cánh cửa: có phải xác sống không? Hay cửa sổ bị ai có ném vào các xác sống khiến nó bị vỡ? Trong câu thứ hai, bạn biết chắc chắn là ai đã làm vỡ cửa sổ, đây chính là đều quan trọng.
     Không nên: bắt đầu bản đề xuất với Tôi tin rằng..., Giải pháp này có thể hỗ trợ... hoặc các ngữ văn tương tự.
     Nên: sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và trực tiếp: Kế hoạch đề xuất sẽ giảm đáng kể tỉ lệ đói nghèo.
7. Đọc lại bài viết. Chỉnh sửa tập trung vào nội dung, làm nó rõ ràng và ngắn gọn nhất có thể. Đọc lại để chắc chắn rằng bài viết của bạn không còn lỗi chính tả nào nữa. Kiểm tra cẩn thận các lỗi phát âm, chính tả hay dấu câu.
   • Bất cứ lỗi nào trong bài viết cũng sẽ khiến bạn có vẻ không có sự đầu tư đầy đủ, thiếu chuyên môn và giảm độ tin cậy, hãy giảm thiểu khả năng xảy ra điều đó để được đánh giá cao hơn.
   • Đảm bảo rằng hình thức bài viết của bạn phải phù hợp với bất kỳ yêu cầu nào của hướng dẫn.

Lời khuyên

• Hãy sử dụng ngôn từ mà bất kỳ ai cũng có thể hiểu được. Dùng câu ngắn gọn để trình bày thẳng vào vấn đề, và rõ ràng.
• Bất cứ tranh luận nào về tài chính hay các nguồn khác nên được tiến hành cẩn thận và nên trình bày thành một bức tranh chi phí thực yêu cầu.

Bài liên quan

• Viết tóm lược
• Chú thích cuối trang
• Viết giấy nợ
• Viết bưu thiếp (bằng tiếng Anh)
• Viết thư xin lỗi

• « Mới nhất
• ‹ Mới hơn
• Cũ hơn ›

Liên kết đến đây

• Viết một Đề xuất