Viết thư chứng minh nghề nghiệp

Thư chứng minh nghề nghiệp (cụ thể là thư xác nhận công tác) là văn bản chính thức do người sử dụng lao động soạn thảo trên cơ sở yêu cầu của bên thứ ba, nhằm mục đích phê chuẩn lịch sử nghề nghiệp của người lao động. Thư xác nhận công tác thường được yêu cầu khi một người cần vay tiền ngân hàng, thuê tài sản, nộp hồ sơ xin việc, hoặc khi có bất kỳ lý do nào khác mà cần xác nhận lịch sử nghề nghiệp. Khi viết thư xác nhận công tác, bạn cần giải thích mình là ai, cung cấp tóm tắt chính xác về nhiệm vụ của người lao động và xác nhận nghề nghiệp của người đó. Tất cả những nội dung này phải được trình bày trên mẫu thư có tiêu đề chuyên nghiệp; bạn cần đảm bảo mình đã cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ cũng như chữ ký của bản thân. Hãy đọc hướng dẫn dưới đây để biết cách soạn thảo thư chứng minh nghề nghiệp hoàn thiện và chuẩn xác.

Mục lục

1 Các bước
- 1.1 Chuẩn bị Soạn thảo Thư Chứng minh Nghề nghiệp
- 1.2 Viết Thư Chứng minh Nghề nghiệp
2 Lời khuyên
3 Cảnh báo
4 Nguồn và Trích dẫn

Các bước[sửa]

Chuẩn bị Soạn thảo Thư Chứng minh Nghề nghiệp[sửa]

Cân nhắc lý do bạn viết thư chứng minh nghề nghiệp. Nội dung và giọng văn của bạn sẽ khác biệt tùy vào người đọc thư. Nếu gửi thư xác nhận công tác tới một tổ chức tài chính, giọng văn của bạn cần chuyên nghiệp và nội dung thư phải có các thông tin tài chính (VD: mức lương, hoa hồng, mức tăng lương hoặc thưởng). Trái lại, nếu viết thư cho người lao động đang xin việc mới, giọng văn của bạn nên thân thiện hơn, và bạn cũng có thể loại bỏ các thông tin tài chính.
- Hiểu rõ mục đích và phạm vi của thư xác nhận công tác sẽ giúp bạn soạn thảo một lá thư với nội dung vừa vặn nhu cầu của người nhận.
Suy nghĩ về người nên viết thư chứng minh nghề nghiệp. Thông thường, người sử dụng lao động, thay mặt người lao động, sẽ viết thư xác nhận công tác.^[1] Trong tình huống này, người lao động nhiều khả năng sẽ tiếp cận bạn, người sử dụng lao động, và yêu cầu cấp thư xác nhận công tác cho một mục đích nhất định. Mặt khác, người lao động cũng có thể tự viết thư xác nhận công tác. Khi đó, bạn, người lao động, sẽ tự viết thư và xin chữ ký của người sử dụng lao động, hoặc thay đổi nội dung thư theo ý của người sử dụng lao động.^[2] Khi có thể, người sử dụng lao động nên viết thư thay mặt người lao động và không nên để người lao động tự viết thư.
- Nếu là người sử dụng lao động và phải viết thư cho người lao động, bạn nên biết cách điều chỉnh nội dung thư theo đúng các tiêu chuẩn cần đạt được, từ đó bạn có thể kiểm soát được thông điệp trong thư. Đồng thời, với tư cách người sử dụng lao động, việc bạn tự viết thư xác nhận công tác sẽ đem tới sự chân thành và tính xác thực cho lá thư. Tuy nhiên, mặt hạn chế là bạn phải mất thời gian viết ra những bức thư này. Là người sử dụng lao động, nhiều khả năng lịch trình của bạn khá bận rộn và việc viết thư có thể tốn thời gian. Tuy nhiên, thư xác nhận công tác thường ngắn gọn và súc tích, vì vậy bạn sẽ không phải dành quá nhiều thời gian viết thư, đặc biệt khi bạn đã từng có kinh nghiệm tương tự trước đây.
- Nếu là người lao động tự viết thư cho mình, bạn có thể biểu đạt chính xác những thông tin cần truyền đạt tới người nhận mà không mất thời gian mô tả lại ý tưởng của mình cho người sử dụng lao động. Đồng thời, việc tự viết thư xác nhận công tác sẽ giảm nhẹ áp lực lên người sử dụng lao động về khoảng thời gian họ cần dành ra để viết thư (cụ thể, việc bạn tự viết thư sẽ khiến ông chủ cảm thấy vui vẻ, bởi ông ta không phải viết cho bạn). Tuy nhiên, người sử dụng lao động luôn luôn phải ký thư xác nhận và họ có thể sẽ không chấp nhận những nội dung bạn đưa ra. Khi đó, bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn để viết lại thư, hoặc bạn có thể buộc người sử dụng lao động phải viết thư cho mình.
Tập hợp những thông tin được yêu cầu. Khi bạn hiểu người đọc thư là ai và ai sẽ viết lá thư đó, bạn cần tập hợp những thông tin cần thiết để viết một lá thư xác nhận công tác hoàn chỉnh.
- Nếu là người sử dụng lao động, bạn cần trao đổi với người lao động về nội dung cần có trong thư, cụ thể là những thông tin liên quan đến người nhận, mục đích của lá thư, những chi tiết cần bao hàm trong nội dung thư và thời điểm gửi thư.
- Nếu là người lao động và tự viết thư cho mình, bạn sẽ có toàn bộ những thông tin cần thiết để soạn thảo, tuy nhiên bạn cũng nên trao đổi trước với người sử dụng lao động về kỳ vọng của họ đối với một lá thư xác nhận công tác. Điều này sẽ đảm bảo bạn đang viết thư theo đúng chuẩn mực do người sử dụng lao động đề ra để họ có thể chấp nhận nội dung thư đó.