Soạn thảo thư ủy quyền (bằng tiếng Anh)

Từ Thư viện Khoa học VLOS
Bước tới: chuyển hướng, tìm kiếm

WikiHow hôm nay sẽ hướng dẫn các bạn viết thư ủy quyền bằng tiếng Anh.

Các bước

Chuẩn bị để viết một bức thư ủy quyền

  1. Hiểu được mục đích của thư ủy quyền. Thư ủy quyền trao cho người khác quyền hành động thay mặt bạn trong những tình huống cụ thể. Nó được sử dụng chủ yếu trong những trường hợp người viết thư không thể tự đại diện cho mình. Một số ví dụ về các tình huống có thể yêu cầu một lá thư ủy quyền bao gồm:
    • Cha mẹ hoặc người giám hộ có thể cấp cho người lao động mà họ thuê để giữ trẻ quyền đưa ra những quyết định y tế khẩn cấp cơ bản liên quan đến những đứa trẻ mà người lao động đang chăm sóc.[1]
    • Bạn nên đưa thư ủy quyền đối với trẻ vị thành niên khi chúng đi cùng với người lớn không phải là cha mẹ hoặc người giám hộ. Điều này sẽ bảo vệ con bạn khỏi nạn buôn bán trẻ em và các vấn đề quyền nuôi con.[2]
    • Nếu bạn gửi tiền trong ngân hàng ở nơi mà bạn không thể thực hiện giao dịch một cách dễ dàng được nữa, bạn có thể viết thư ủy quyền để cho phép người khác giải quyết các vấn đề phát sinh với tài khoản hoặc tổ chức tài chính.
    • Thư ủy quyền có thể cho phép cung cấp những thông tin cá nhân của bạn, chẳng hạn như hồ sơ bệnh án.[3]
    • Bạn cũng có thể dùng thư ủy quyền để ủy thác cho một tổ chức khác quyền thay mặt bạn xử lý một giao dịch tài chính đặc biệt gấp. Đôi khi có những hợp đồng kinh doanh không thể bị trì hoãn; nếu tạm thời không thể giải quyết, bạn có thể viết thư ủy nhiệm và cấp quyền ra quyết định tạm thời cho một đồng nghiệp đáng tin cậy.
  2. Xác định những bên có liên quan đến thư ủy quyền. Có ba bên liên quan trong một bức thư ủy quyền. Bên thứ nhất là người giữ quyền hạn chính, chẳng hạn như cha mẹ của đứa trẻ hoặc chủ sở hữu tài khoản ngân hàng. Bên thứ hai là tổ chức hoặc cá nhân mà bên thứ nhất đang tiến hành giao dịch, ví dụ như tổ chức tài chính hay bệnh viện. Bên thứ ba là người được bên thứ nhất chọn để ủy quyền khi họ vắng mặt. Thư được gửi cho bên thứ hai.
    • Lá thư sẽ phân tích các quyền được cấp cho bên đại diện, người sẽ thay mặt bạn hành động.[4]
    • Nếu bên thứ hai chưa biết (đặc biệt đối với những tình huống khẩn cấp tiềm ẩn), bạn chỉ cần viết đơn giản "To whom it may concern."
  3. Bạn nên đánh máy thư ủy quyền thay vì viết tay. Một bức thư tay có thể khó đọc và gây cảm giác thiếu chuyên nghiệp so với thư đánh máy. Giấy ủy quyền là một tài liệu quan trọng cho phép người khác nắm quyền hạn pháp lý hoặc tài chính của bạn thay bạn. Nó phải được chuẩn bị để đáp ứng sự nghiên cứu cẩn thận. Trường hợp nếu xảy ra tranh chấp quyền sở hữu lá thư, tài liệu này có thể được dùng làm bằng chứng trước tòa.

Viết phần mở đầu của lá thư

  1. Đặt tên và địa chỉ của bạn ở góc trên bên trái trang giấy. Thực hiện theo định dạng tiêu chuẩn của thư tín thương mại. Tên của bạn phải nằm ở dòng đầu tiên, dòng thứ hai là thông tin nơi ở của bạn và dòng thứ ba bao gồm thành phố, tiểu bang và mã vùng (nếu bạn sống ở nước ngoài). Tất cả các dòng (bao gồm cả những chi tiết bên dưới) nên được xuống dòng.[5]
  2. Thêm ngày tháng. Sau khi viết tên và địa chỉ của bạn, bỏ một dòng và thêm ngày hiện tại vào dòng tiếp theo. Trình bày một cách đầy đủ (chẳng hạn như May 2, 2017). Không nên viết tắt ngày.
  3. Gõ tên và địa chỉ người nhận tiếp theo. Thêm một dòng trống giữa ngày và phần đầu của tên và địa chỉ người nhận. Thông tin của người nhận và thông tin của bạn phải có định dạng giống nhau .
    • Lưu ý rằng người nhận không phải là người được ủy quyền. Bạn đang trao quyền cho bên thứ ba (một người được ủy nhiệm) để hành động thay mặt bạn, còn lá thư này được gửi tới bên thứ hai (bên mà bạn và người đại diện của bạn sẽ giao dịch).[6]
    • Bạn có thể phải để trống phần này nếu bạn không biết bên mà bạn sẽ giao dịch. Ví dụ, nếu như bạn cấp quyền hạn y tế khẩn với con của bạn cho người trông trẻ trong trường hợp bạn không thể đến kịp, bạn sẽ không biết bệnh viện nào sẽ tiếp nhận ca khẩn cấp đó.

Viết phần nội dung chính của lá thư

  1. Viết lời chào. Sử dụng các chức danh thích hợp, chẳng hạn như "Dr.," "Ms.," "Mrs.," hay "Mr.," không nên gọi tên thân mật. Lời chào có thể bắt đầu bằng "Dear" hoặc trang trọng hơn nữa, không nên chỉ dùng "To".
    • Hãy sử dụng tên và chức danh đầy đủ của người mà bức thư được gửi đến.
    • Nếu bạn không biết tên cụ thể của bên mà người được bạn ủy thác sẽ giao dịch, hãy viết "To whom it may concern."
  2. Giữ cho thư ủy quyền ngắn gọn và chính xác. Lá thư càng dài sẽ chứa nhiều thông tin có thể bị hiểu lệch đi bằng cách này hay cách khác. Lá thư càng ngắn gọn, vấn đề có thể được giải quyết một cách nhanh chóng và càng ít khả năng dẫn đến những diễn giải sai lệch.
  3. Mô tả các nhiệm vụ mà bạn ủy thác cho người đại diện của bạn. Đảm bảo thư ủy quyền của bạn ngắn gọn và chính xác. Bạn cần cung cấp chi tiết cụ thể về những quyền mà bạn đang trao. Ví dụ: đại diện của bạn có thể cho phép thực hiện các thủ tục y tế, ký các văn bản pháp lý hay rút tiền từ tài khoản của bạn khi bạn vắng mặt. Sau đây là cách bắt đầu thư ủy quyền:
    • I, (điền tên đầy đủ của bạn), hereby authorize (điền tên đầy đủ của người được ủy nhiệm) to release to (chèn tổ chức nhận hồ sơ bệnh án của bạn), the following medical information from my personal medical records: (liệt kê các thông tin y tế).[7]
    • Cung cấp các chi tiết cụ thể cho sự ủy thác này. Nếu bức thư liên quan đến thông tin y tế của bạn, hãy đưa ra số bảo hiểm y tế và thông tin bồi thường . Nếu bạn cần trợ giúp về vấn đề pháp lý, cung cấp thêm số của nghị định. Đối với các vấn đề tài chính, bạn cần liệt kê thông tin tài khoản có liên đới.
  4. Xác định thời gian của sự ủy thác. Chỉ định khi nào thì ủy thác có hiệu lực. Ghi rõ ngày bắt đầu và kết thúc. Chẳng hạn bạn có thể viết, “The proxy has authorization to make medical decisions for my child while staying at (địa chỉ nhà bạn) from May 1, 2017 to May 15, 2017.”
    • Trong một số trường hợp bạn có thể không biết được thời gian chính xác, ví dụ nếu bạn đang ủy quyền trong trường hợp khẩn cấp. Đối với kiểu ủy thác này, nêu ra độ dài thời gian. Ví dụ như, “In the event of an emergency, the proxy has authorization to act on my behalf for 30 days.”
  5. Đưa ra lý do cho sự ủy thác. Giải thích tại sao bạn cần một người đại diện để hành động thay bạn. Có thể là bạn bị bệnh, đang ở xa hay không thể có mặt trong một khoảng thời gian nào đó.
  6. Giải thích rõ những hạn chế của sự ủy quyền. Bạn có thể xác định giới hạn về quyền của người được ủy thác. Ví dụ: bạn có thể trình bày rằng bên ủy thác không được phép sử dụng thông tin y tế của bạn cho bất kỳ mục đích nào khác ngoài việc nói đến trong thư. Hoặc, bạn có thể nói rằng người ủy nhiệm không có quyền thay bạn thực hiện một số quyết định tài chính nhất định mà không được thông qua trước bằng văn bản.[8]
  7. Kết thư. Hoàn thành lá thư bằng từ kết thúc như “Sincerely.” Chừa khoảng 4 dòng trống để ký tên sau rồi đánh tên đầy đủ của bạn.

Kết thúc lá thư

  1. Định dạng lá thư hợp lệ. Một bức thư ủy quyền là một dạng thư tín thương mại nên cần phải trang trọng về hình thức lẫn nội dung. Tiêu chuẩn thư tín thương là mại tất cả các thành phần được căn bên lề trái. Phần nội dung phải được cách một dòng và không có chỗ thụt vào. Chèn một dòng cách giữa lời chào và đoạn đầu tiên cũng như giữa các đoạn.[9]
  2. Tìm một nhân chứng hoặc công chứng viên. Nhân chứng là người sẽ quan sát bạn ký thư ủy quyền. Điều này đảm bảo rằng bạn ký vào lá thư một cách tự nguyện và bạn thực sự là người cấp phép. Trong một số trường hợp, thư của bạn nên được công chứng bởi công chứng viên.[10] Đây là người được địa phương cấp quyền chứng thực cho các văn bản pháp luật.
    • Người này không được liên quan đến các bên được nêu tên trong thư.
  3. Ký tên. In lá thư ra và ký bằng bút mực xanh hoặc đen. Bạn có thể chèn thêm ngày bên cạnh chữ ký của mình. Đó là ngày mà bạn ký tên lên thư.
    • Người làm chứng cũng phải ký tên và ghi rõ ngày vào thư, nếu không bạn có thể yêu cầu công chứng viên công chứng lá thư.
  4. Đưa bản gốc cho người đại diện. Trong hầu hết các trường hợp, người được ủy nhiệm sẽ giữ bức thư để họ có tài liệu chứng minh thẩm quyền được cấp. Người này có thể phải trình giấy này cho cán bộ di trú, chẳng hạn như nếu anh ta đưa con bạn đi du lịch quốc tế.
  5. Giữ một bản sao của bức thư. Bạn phải lưu giữ lại một bản sao của bức thư trong hồ sơ. Bạn sẽ phải trình nó ra nếu có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến sự ủy quyền của bạn đối với người đại diện.

Lời khuyên

  • Nếu bạn cần thực hiện bất kỳ thay đổi (bổ sung hoặc xóa) nào đối với thư ủy quyền, bạn nên soạn thư uỷ quyền mới và yêu cầu công chứng hoặc người làm chứng.[11]

Nguồn và Trích dẫn