Viết thư thăm dò sau khi nộp hồ sơ xin việc

Khoảng thời gian chờ đợi sau khi nộp hồ sơ xin việc đến khi nghe phản hồi từ công ty dường như dài vô tận và khó khăn vô cùng. Liên hệ với công ty một cách đúng mực để thăm dò hồ sơ xin việc có thể giúp bạn nổi bật hơn các ứng viên khác. Miễn là bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và không huênh hoang, bạn có thể gửi thư thăm dò qua email để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng.

Các bước

Viết thư thăm dò

1. Đợi khoảng vài ngày. Mặc dù có nhiều ý kiến trái chiều về khoảng thời gian tối thiểu bạn cần đợi để gửi thư thăm dò cho nhà tuyển dụng, nhưng nhìn chung là không ít hơn 3 ngày và nhiều hơn 5 ngày. Nhiều người cho rằng bạn nên chờ khoảng một tuần hoặc lâu hơn, trong khi số khác lại nghĩ khoảng 5 ngày làm việc là thích hợp. Chỉ cần nhớ rằng có hàng chục, thậm chí hàng trăm ứng viên nộp hồ sơ vào vị trí mà bạn ứng tuyển nên nhà tuyển dụng mất rất nhiều thời gian để rà soát hồ sơ và tìm ra ứng viên phù hợp để vào vòng tiếp; bạn không nên thể hiện rằng mình huênh hoang hay mất bình tĩnh bằng việc gửi thư quá sớm.
   • Trên thực tế, nhiều nhà tuyển dụng nói họ không muốn nhận được thư thăm dò. Họ cho rằng đây là chiến thuật thu hút sự chú ý và làm lãng phí thời gian lựa chọn ứng viên của họ; số khác lại cho rằng thư thăm dò giúp ứng viên nổi bật hơn và thể hiện sự quyết tâm và đam mê cho vị trí này.
2. Gửi thư cho đúng người. Thường thì bạn nên gửi thư thăm dò cho người mà bạn nộp hồ sơ. Nếu biết tên người đó tức là bạn đã tìm hiểu về công ty; nếu không thể tìm được tên thì hãy viết "Kính gửi người phụ trách tuyển dụng".
   • Nếu đã vào trang web của công ty thì có thể bạn sẽ tìm được thông tin liên lạc của người phụ trách tuyển dụng.
   • Bạn có thể kiểm tra trang Linked In của công ty xem có thể tìm được thông tin liên lạc của người phụ trách tuyển dụng hay không.
   • Bạn không nên gọi điện tới công ty để hỏi tên người phụ trách tuyển dụng. Nếu không thể tìm được thông tin thì cũng không nên gọi hỏi trực tiếp.
   • Luôn kiểm tra cách phát âm tên người đó. Không điều gì tạo ấn tượng xấu nhanh bằng cách phát âm sai tên người đó.
3. Viết lời chào và tiêu đề phù hợp. Sau khi biết tên người phụ trách tuyển dụng, chỉ cần viết "Kính gửi" trước tên người đó ở phần mở đầu thư, tương tự như khi viết đơn xin việc; bạn có thể viết "Kính gửi anh/chị A". Đừng cố tỏ ra thân mật hay suồng sã bằng cách nói "Xin chào" hay "Chào" vì đây chỉ là một bức thư điện tử; bạn nhất định phải xưng hô lịch sự.
   • Phần tiêu đề thư, nếu viết là "Ứng viên gửi thư thăm dò vị trí biên tập viên" thì hơi chung chung. Bạn có thể thêm mã tham chiếu của vị trí đó vào tiêu đề nếu có.
   • Hãy nhớ rằng người phụ trách tuyển dụng có thể tuyển nhiều vị trí cùng lúc nên bạn phải viết thật cụ thể. Bạn có thể thêm tên của mình vào phần tiêu đề để họ tìm ra hồ sơ của bạn dễ dàng hơn.
4. Đề cập vị trí và thời điểm bạn ứng tuyển. Viết ngắn gọn và súc tích. Hãy mở đầu bằng việc đề cập tới thời điểm ứng tuyển, bạn biết tin tuyển dụng từ đâu, và bạn chưa nhận được phản hồi của nhà tuyển dụng. Bạn có thể viết thêm rằng bạn muốn chắc chắn là nhà tuyển dụng đã nhận được hồ sơ ứng tuyển vì bạn chưa nhận được thư xác nhận; đây cũng là một cách thăm dò khá hiệu quả. Bạn có thể viết đơn giản như sau:
   • Kính gửi anh/chị A,

     Tuần trước, tôi đã nộp hồ sơ ứng tuyển vị trí Biên tập viên được quảng cáo trên trang Jobstreet. Tôi chưa nhận được phản hồi từ phía quý công ty về vị trí này nên tôi muốn xác nhận xem quý công ty đã nhận được hồ sơ ứng tuyển của tôi chưa.

5. Nhấn mạnh sự nhiệt huyết và trình độ cho vị trí này. Lúc này, chỉ bằng 1 hoặc 2 câu, bạn hãy thể hiện cho người phụ trách tuyển dụng biết rằng bạn rất hào hứng khi ứng tuyển vào vị trí này và giải thích lý do bạn hoàn toàn phù hợp với nó. Điều này khiến email của bạn không đơn thuần chỉ là một bức thư "thăm dò", mà còn giúp nhấn mạnh trình độ của bạn với vị trí này. Bạn chỉ cần viết như sau:
   • Sự nhiệt huyết và kinh nghiệm của tôi hoàn toàn phù hợp với vị trí này. Tôi từng làm biên tập viên của một tạp chí phong cách sống trong suốt 5 năm và tôi rất hào hứng khi có cơ hội nâng cao trình độ viết lách và biên tập của mình ở quý công ty.
6. Kết thư một cách nhiệt huyết. Kết thư với một khẳng định tích cực, hãy nói rằng bạn mong nhận được phản hồi từ phía công ty; đề nghị gửi lại bất kỳ tài liệu nào trong trường hợp công ty chưa nhận được và xác nhận lại thông tin liên lạc, đừng quên cảm ơn người phụ trách tuyển dụng đã dành thời gian cho bạn. Hãy viết ngắn gọn, súc tích thể hiện tầm quan trọng của vị trí này đối với bạn. Bạn có thể viết như sau:
   • Làm ơn liên hệ với tôi bất cứ lúc nào quý công ty có câu hỏi về trình độ của tôi hay cần bổ sung tài liệu. Tôi rất mong nhận được phản hồi từ phía công ty và muốn cảm ơn phía công ty đã dành thời gian cho tôi.

     Kính thư,

     Nguyễn Văn B

7. Soát lỗi thư nháp. Hãy đọc lại thư sau khi viết xong. Kiểm tra lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp và chỉnh sửa câu từ sao cho trôi chảy. Chỉn chu lại bức thư này cũng quan trọng như khi chuẩn bị hồ sơ đẹp và thư xin việc, vậy nên hãy rà soát cẩn thận.
   • Bạn có thể đọc to thư nháp xem giọng văn có trôi chảy và có nghĩa hay không. Cách này cũng giúp bạn kiểm tra bạn có duy trì giọng điệu nhiệt huyết và tôn trọng trong thư hay không.
8. Gửi thư. Sau khi kiểm tra thư và thấy hài lòng, hãy gửi thư đi. Không được gửi nhiều lần –– thứ cuối cùng người phụ trách tuyển dụng nhận được là 50 email của bạn chỉ vì ấn nhầm nút gửi. Hãy hít thở thật sâu, nhấn nút gửi và rời khỏi máy tính một lúc.
9. Ngồi xuống và chờ đợi. Bạn đã gửi thư xong, giờ là lúc chờ đợi. Đừng gọi điện thăm dò sau 30 phút để đảm bảo xem công ty nhận được thư chưa, cũng không được gửi thêm thư khác vào ngày mai. Ở mức độ này là bạn đã thể hiện được sự cố gắng hết mình khi ứng tuyển vào vị trí: bạn gửi hồ sơ đẹp và gửi thư thăm dò. Hãy tự tin vào sức mạnh của hồ sơ và đơn xin việc của bạn, kết hợp với sự kiên trì khi gửi thư thăm dò. Chúng sẽ giúp bạn chắc chân trong buổi phỏng vấn.
   • Đừng nản lòng nếu không nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng ngay tức thì. Người phụ trách tuyển dụng phải mất hàng tuần để rà soát hồ sơ của các ứng viên tiềm năng, đôi khi họ còn chưa động tới hồ sơ của bạn vì họ bị quá tải với công việc. Đừng cố đổ lỗi cho bản thân và hãy nắm bắt cơ hội tiếp theo.
   • Mặc dù nhiều người thích thăm dò qua điện thoại nhưng bạn đảm bảo mình đã đợi đủ lâu trước khi chuyển sang bước này. Việc làm này có thể khiến bạn trở thành ứng viên nổi bật, nhưng cũng có thể biến bạn thành kẻ huênh hoang, vậy nên hãy tỏ ra thật tự tin, nhắc lại lý do bạn thích hợp với vị trí này và luôn giữ sự tôn trọng nếu bạn quyết định gọi điện thoại.

Lời khuyên

• Cân nhắc kỹ địa chỉ thư điện tử của bản thân và ý nghĩa của nó. Liệu "gadientrai" hay "cogaisanhdieu" có thật sự thể hiện được bạn là một nhân viên tiềm năng? Bạn nên tạo tài khoản khác sử dụng tên hoặc thứ gì đó chuyên nghiệp hơn. Toàn bộ quá trình này mục đích chính là kết nối và thể hiện hình ảnh với nhà tuyển dụng, vậy nên nó yêu cầu bạn phải chú ý đến mọi khía cạnh truyền thông cho bản thân.
• Hãy nhớ rằng người phụ trách tuyển dụng còn làm nhiều việc khác bên cạnh quá trình tuyển dụng. Vậy nên hãy giao tiếp một cách tôn trọng và ngắn gọn.
• Kiểm tra chữ ký thư điện tử xem chuyên nghiệp chưa, đôi khi chúng ta thiết lập tên ngắn hơn trong hộp thư đến để trò chuyện với bạn bè, hay các câu chữ, hình ảnh vui nhộn sau tên. Hãy nhớ rằng nếu bạn muốn mọi người nhìn nhận bạn một cách nghiêm túc thì trước hết bạn phải tỏ ra nghiêm túc, vậy nên hãy chuẩn bị thư theo cách tốt nhất có thể.
• Nhân cơ hội gửi lại những bằng cấp quan trọng nhất mà bạn có, điều này giúp người phụ trách tuyển dụng ghi nhớ hồ sơ của bạn nếu họ chưa đọc tới, hoặc sẽ trợ giúp việc sắp xếp lại suy nghĩ của họ nếu đã đọc qua.
• Chọn phông chữ tiêu chuẩn để viết thư. Phông chữ đậm màu hồng chóe có thể phù hợp khi gửi thư cho bạn bè. Tuy nhiên, bạn cần thể hiện sự chuyên nghiệp trong tình huống này nên chọn màu chữ đen, phông chữ Arial, Times New Roman hoặc các phông dễ đọc khác.

Cảnh báo

• Không được tỏ ra huênh hoang, đòi hỏi hay hống hách. Không nên quá suồng sã khi trao đổi với người phụ trách tuyển dụng vì họ là người đưa ra quyết định cuối cùng. Họ hiểu được quá trình tuyển dụng với bạn rất quan trọng nhưng nó chỉ là một phần nhỏ trong công việc hàng ngày của họ nên nếu bạn tỏ ra thô lỗ hay huênh hoang thì sẽ để lại ấn tượng không tốt.
• Cẩn thận khi gửi thư, thường thì ở công ty lớn, người gửi thư phản hồi hồ sơ ứng tuyển của bạn không nhất thiết phải là người phụ trách tuyển dụng, có thể chỉ là một nhân viên trong bộ phận tuyển dụng mà thôi. Hãy kiểm tra chức vụ của người bạn liên hệ với vị trí bạn ứng tuyển. Nếu một nhân viên bộ phận tuyển dụng liên hệ với bạn, hãy lịch sự hỏi xem ai là người phụ trách tuyển dụng và làm thế nào để liên hệ với người đó.

Bài liên quan

• Trở thành nhà thiết kế thời trang
• Trở thành người mẫu
• Tạo một chữ ký ấn tượng
• Trở thành nhà thiết kế đồ họa
• Trông giữ trẻ em

• « Mới nhất
• ‹ Mới hơn
• Cũ hơn ›