Viết thư xin việc (bằng tiếng Anh)

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách viết một lá thư xin việc bằng tiếng Anh, từ khâu chuẩn bị, đến soạn thảo và hoàn tất.

Ảnh minh họa

Các bước

Chuẩn bị lá thư

1. Lấy một tờ giấy và kẻ thành hai cột. Cột bên trái sẽ là “Yêu cầu” và cột bên phải sẽ là “Khả năng của tôi”. Đọc tin tuyển dụng một cách cẩn thận và làm quen với những yêu cầu của công việc này. Sau đó bạn cần so sánh chúng với những kỹ năng và kinh nghiệm trong quá trình làm việc của bạn.
   • Ở cột bên trái hãy viết ra những yêu cầu và kỹ năng cần có cho công việc.
   • Ở cột bên phải, viết ra những điểm trong resume của bạn phù hợp với yêu cầu.
   • Viết ra sẵn những đặc điểm tương quan với công việc sẽ cung cấp cho bạn thông tin quan trọng để đưa vào lá thư một cách nhanh chóng và hiệu quả.
2. Bắt đầu soạn thảo thông tin liên hệ của bạn trên đầu thư. Bạn cần phải làm cho chúng trở nên dễ tiếp cận để các nhà tuyển dụng sắp tới có thể biết bạn là ai và liên hệ. Đảm bảo rằng bạn có phần đầu thư phù hợp trước khi bắt đầu nội dung lá thư.
   • Nhớ canh lề trái cho toàn bộ văn bản.
   • Gõ ngày viết thư sau đó cách ra một khoảng trống và bổ sung thông tin liên hệ của bạn bao gồm:
     • Tên
     • Địa chỉ
     • Số điện thoại
     • Địa chỉ email
     • Trang web cá nhân (nếu như bạn có)
     • Đường dẫn đến hồ sơ LinkedIn của bạn (nếu có)
3. Trình bày thông tin công ty. Sau khi trình bày thông tin của bạn, bạn cần bổ sung thêm tên của phía nhà tuyển dụng, chức danh và tên người mà bạn gửi hồ sơ, tên và địa chỉ công ty.
   • Bao gồm thông tin của phía công ty mà bạn đang dự tuyển sẽ cho họ thấy rằng bạn đã bỏ thời gian để viết một lá thư hay hồ sơ xin việc cụ thể cho công ty này và đã tìm hiểu về giám đốc tuyển dụng đối với vị trí mà bạn ứng tuyển.
   • Tự soạn thảo sẽ giúp cho lá thư của bạn khác biệt so với đa số những đơn xin việc khác với nội dung copy và paste tương tự nhau, điều đó chứng tỏ rằng bạn thật sự tận tâm.
   • Nếu bạn không biết tên của vị giám đốc tuyển dụng hãy truy cập vào trang chủ của công ty xem thử có thể tìm được anh ấy không. Tìm trên LinkedIn hay thậm chí Twitter. Nếu bạn vẫn không tìm được một cái tên cụ thể, hãy tìm người đứng đầu của bộ phận mà bạn đang nộp đơn. Nếu tất cả đều thất bại và bạn vẫn chưa có được cái tên mình muốn thì cũng không sao, chỉ cần ghi ở đầu thư là gửi cho giám đốc tuyển dụng của bộ phận. Chẳng hạn: “[Department] Hiring Manager”.
4. Đề cập đến người mà bạn đang gửi thư. Đầu thư phải thật trang trọng và bắt đầu với người nhận cụ thể. Đừng ghi “To Whomsoever it May Concern”, vì điều này khá thiếu trang trọng, chung chung và gây ấn tượng rằng bạn không hề tìm hiểu về công ty.
   • Tóm lại, nếu như bạn không biết tên của vị giám đốc tuyển dụng, hãy ghi đơn giản rằng “Dear [Department] Hiring Manager”.

Soạn thảo lá thư

1. Viết đoạn đầu tiên thật lôi cuốn. Nhà tuyển dụng đọc rất nhiều thư giới thiệu, hầu hết thời gian họ lướt qua và quyết định rất nhanh xem lá thư của bạn sẽ đi vào thùng rác hay nằm trong chồng “giữ lại”. Đừng bỏ qua lời dẫn dắt, hãy xem đơn xin việc của bạn như một bài báo.
   • Mở đầu bằng một câu khẳng định mạnh nhằm nhấn mạnh với người đọc rằng bạn rất hứng thú với việc ứng tuyển vào [vị trí] của [công ty].
   • Nói ngắn gọn và cụ thể về điều đã lôi cuốn bạn đến với công việc. Điều gì mà bạn thích ở công ty? Đưa ra một ví dụ, đừng ngại về việc nó trở thành một đoạn thuyết trình nho nhỏ về sự phổ biến của công ty.
   • Văn phong của bạn phải cho vị giám đốc thấy rằng đối với công việc của công ty, bạn là người không chỉ phù hợp mà là cực kỳ phù hợp.
   • Ví dụ: nếu bạn dự tuyển vào một tòa soạn, thử trình bày lá thư bằng một giọng văn báo chí. Văn phong của tòa soạn đó nghiêm túc hay pha một chút hài hước? Nếu như đó là một công ty nghiêm túc hơn chẳng hạn như một thương hiệu lớn hay tập đoàn tài chính, bạn cần viết nó một cách tự tin, nhưng phải luôn lịch sự.
2. Cho họ biết bạn tìm thấy thông tin tuyển dụng từ đâu. Trước khi ứng tuyển bạn cần tìm hiểu xem liệu mình có quen biết ai trong công ty không. Bạn sẽ có lợi thế hơn nếu có một người quen hay sự giới thiệu và đừng ngại việc đưa tên của họ vào thư nếu bạn được sự cho phép.
   • Nếu bạn không quen ai trong công ty thì hãy nhắc đến nơi mà bạn đã thấy tin tuyển dụng, chẳng hạn như trang web việc làm, trang chủ của công ty hay trên báo, v.v…
3. Thuyết phục họ rằng tại sao chọn bạn có thể đem đến lợi ích cho công ty. Bạn không nên nói với họ về những lợi ích của bạn nếu như được họ chọn. Một vị trí đang trống có nghĩa là một vấn đề đang cần được giải quyết. Bạn đến đây để giải quyết điều đó.
   • Nhìn vào những thành tựu cũng như kinh nghiệm và chọn ra một hay hai thành tích để trình bày. Chúng phải làm nổi bật được lý do vì sao bạn là lựa chọn thích hợp.
   • Ví dụ, nếu bạn thấy vị trí này cần một người có thể dẫn dắt nhóm và phụ trách nhiều dự án cùng lúc, hãy nhìn vào bảng thành tích của bạn để xem mình có kinh nghiệm nào giải quyết được nhu cầu đó không. Nếu bạn đã từng dẫn dắt các thành viên trong nhóm trước đây, nói một cách ngắn gọn về về việc khả năng lãnh đạo của bạn đã phát triển ra sao khi trải qua nhiều dự án.
   • Bất kỳ lúc nào có thể cung cấp những thống kê và các con số, hãy tận dụng nó. Khi nói về lợi ích của nhà tuyển dụng nếu họ chọn bạn, thử đưa vào những thống kê như sự gia tăng của lợi nhuận hoặc chi phí được cắt giảm dưới sự lãnh đạo của bạn.
4. Tóm tắt ngắn gọn về những điểm mạnh, phẩm chất và kinh nghiệm. Ở đoạn thứ hai, bạn nên đối chứng những yêu cầu công việc với hai hay ba khả năng và kinh nghiệm của bạn cho thấy tại sao bạn là lựa chọn số 1 cho vị trí.
   • Mời họ xem thêm CV, resume hay phần kỹ năng đính kèm để được trình bày chi tiết hơn về năng lực và phẩm chất của bạn.
   • Đưa vào vài mẩu chuyện nhanh có thể nhấn mạnh rằng bạn có khả năng giải quyết những vấn đề mà công ty tuyển dụng cần dựa trên những thành tựu của bạn.
   • Liệt kê những khía cạnh liên quan nhất của quá trình công tác. Ngoài những thành tích gần đây, bạn cũng có thể kể ra những điều phù hợp hoàn toàn với yêu cầu công việc mà bạn đã làm trong quá khứ; đừng ngại đào sâu.
5. Vẽ nên một hình tượng về bản thân mà trên resume chưa thể thấy được. Vị giám đốc tuyển dụng có thể đọc CV hay resume của bạn và chỉ thấy được những điều bạn đã làm trong những công việc trước đậy. Bạn cần thể hiện cho họ thấy con người thật sự đằng sau những thành tích đó.
   • Bày tỏ rằng công ty đã tác động đến cá nhân bạn như thế nào trong vòng một đến hai câu. Nếu đây là công việc trong mơ của bạn, hẳn công ty này đã phần nào đó định hướng cuộc sống của bạn.
   • Giữ sự ngắn ngọn, đừng làm lá thư trở nên ngớ ngẩn. Tuy nhiên bằng cách thể hiện khía cạnh khác của bản thân với một câu chuyện, bạn sẽ cho họ thấy rằng bạn có tiềm năng hơn những gì viết trên giấy.

Hoàn tất lá thư

1. Tổng kết ngắn gọn trong một câu về lý do tại sao bạn là một ứng viên sáng giá. Kết thúc lá thư bằng một câu đúng đắn là yếu tố quan trọng sẽ giúp bạn đến được buổi phỏng vấn.
   • Khi bạn lý giải mình có thể làm gì để xây dựng công ty thì nên nhớ rằng bạn đang muốn được là một phần của công ty. Hãy nơi về những đóng góp của bạn để phát triển công ty chứ không phải những điều công ty sẽ làm cho bạn.
   • Tự hỏi xem nếu bạn là nhà tuyển dụng thì bạn sẽ tìm kiếm một ứng viên như thế nào.
2. Mời gọi nhà tuyển dụng liên lạc với bạn. Nhấn mạnh với người đọc rằng bạn mong muốn một cơ hội nói chuyện nhiều hơn về vị trí ứng tuyển và cung cấp thông tin liên hệ của mình một lần nữa.
   • Bạn có thể bổ sung thêm lời cám ơn và kết thư bằng câu sau I look forward to hearing from you at your earliest convenience.
   • Đừng chỉ yêu cầu nhà tuyển dụng liên lạc với bạn nếu anh ta cảm thấy bạn đủ tiêu chuẩn. Thể hiện một chút tự tin (không phải tự mãn) bằng cách nói rằng bạn mong chờ để được nói chuyện nhiều hơn.
3. Kết thư. Phần kết thư có thể bị xem như thiếu suy nghĩ hay làm hỏng cả lá thư nếu như bạn không sử dụng một cách thích hợp. Dùng Yours sincerely hay chỉ đơn giản là “Best”.
   • Làm nó quá trang trọng có thể khiến cho lá thư mất đi vẻ chân thành hay không phù hợp với phần còn lại của lá thư.
   • Khác với viết thư tình, bạn nên kết thư bằng những câu như “Best” hoặc “Best wishes”, điều đó sẽ thể hiện sự tôn trọng phù hợp. Ngoài ra kết thúc với “Cheers” hay tương tự có thể khiến bức thư thiếu trang trọng hay thậm chí mang đến cảm giác quá tự tin.
4. Viết tên của bạn ngay phía dưới. Sau khi kết thúc lá thư, viết họ tên của bạn vào dòng cuối cùng, sau đó thêm chữ ký nếu muốn.
   • Nếu bạn có lưu chữ ký trong máy tính hãy chèn nó vào bên dưới tên của bạn.
   • Hoặc, bạn có thể in lá thư ra và ký tên bằng tay. Tuy nhiên sau đó bạn sẽ phải scan lại lá thư vào máy tính.
   • Chữ ký không phải lúc nào cũng bắt buộc.

Lời khuyên

• Thư xin việc cần phải rõ ràng và đúng trọng tâm. Ấn tượng đầu tiên của nhà tuyển dụng chính là cách trình bày của bạn xuyên suốt văn bản.
• Chia lá thư làm ba phần, và đừng bao giờ viết nhiều hơn một trang. Nhà tuyển dụng thường lướt qua toàn bộ lá thư để xem những thông tin cơ bản trước khi đọc kỹ.
• Lá thư phải thật trang trọng và không được có bất kỳ từ lóng nay ngôn ngữ thiếu lịch sự.
• Kiểm tra lại về ngữ pháp và chính tả. Viết thành các đoạn và nhớ sử dụng dấu câu.
• Kèm theo số điện thoại, địa chỉ email và tên của người giới thiệu bạn nếu có.
• Thay cho thư xin việc, bạn cũng có thể nhờ người khác soạn thảo cho bạn một lá thư giới thiệu sau đó đính kèm cùng với CV và resume gửi đến nhà tuyển dụng.
• Nhờ một người thân hay bạn bè đọc qua lá thư để kiểm tra sai sót lần nữa.
• Sử dụng phông chữ cơ bản như Arial hay Times New Roman. Tránh những phông chữ vui nhộn như Comic Sans, những phông chữ này sẽ phá hỏng tinh thần của lá thư ngay lập tức và cho thấy một phong cách thiếu chuyên nghiệp. Tuy cũng có một vài ngành nghề kì quặc cần thể hiện cá tính đặc sắc cả trong phông chữ, nhưng nó rất hiếm hoi. Bạn nên chọn phương án an toàn.
• Bạn nên soạn thảo lá thư trên máy tính thay vì viết tay vì như vậy trông sẽ trịnh trọng, dễ đọc hơn và làm cho người ta muốn đọc nó hơn.

Cảnh báo

• Bạn gửi thư xin việc không có nghĩa là bạn đã nhận được việc. Vì thế tránh những câu nghe như bạn đã sẵn sàng để đi làm “When you hire me, I will do these things”.
• Nội dung thư xin việc không nên lặp lại trong CV hay sơ yếu lý lịch của bạn.

Bài liên quan

• Có việc làm
• Kiếm tiền mà không cần làm việc
• Kinh nghiệm phỏng vấn
• Tự giới thiệu trong buổi phỏng vấn việc làm
• Kiếm tiền nhanh mà không phải đi mượn

• « Mới nhất
• ‹ Mới hơn
• Cũ hơn ›