Cách giao thiệp bằng thư từ cá nhân

Từ Thư viện Khoa học VLOS
Bước tới: chuyển hướng, tìm kiếm

Trước hết, lời văn trong thư cần phải rõ ràng, rành mạch toát lên được những ý chính mà người viết thư muốn trình bày. Tránh những lỗi về ngữ pháp có thể dễ gây những hiểu nhầm. Câu cuối trong thư là câu chúc đối với người nhận thư.

Tái bút viết tắt là T.B. ở trang cuối cùng, sau chữ ký (nếu thấy cần phải viết). Trong T.B. không nên nêu việc gì mới ngoài nội dung bức thư, vì có thể người nhận thư cho là ta chưa thận trọng đối với nội dung bức thư, mà chủ yếu là muốn nhấn mạnh một điều gì đó đã nêu trong thư.

Chữ viết phải rõ ràng, dễ đọc. Viết bằng bút mực hoặc bút bi màu đen hoặc màu xanh, không để lằn vết sang tờ giấy tiếp. Nếu giấy mỏng nên viết một mặt. Phải trừ lề phía tay trái. Viết thư thân mật, có tính gia đình thì nên viết tay hơn là đánh máy.

Viết trang đầu không đủ thì viết trang thứ hai, chớ không nên viết trên lề giấy trang đầu hoặc chỗ nào trống của trang đầu.

Giấy viết thư gửi cho nữ giới cũng có thể màu trắng hoặc màu kem, màu vàng nhạt hay màu xanh nhạt, nhưng không dùng màu hồng, màu xanh đậm hoặc màu hoa cà. Khổ giấy có thể như nam giới.

Giấy có tiêu đề hoặc không có tiêu đề cũng được. Tiêu đề hoặc chữ in, chữ khắc gỗ in vào giấy hoặc chữ viết tay; tiêu đề ghi họ tên người viết thư, địa chỉ và điện thoại nếu có. Tiêu đề ở trang đầu thư, trên cao, phía tay trái (thường đối với người thân, đã quen biết thì không cần phải dùng giấy có tiêu đề).

Kết thúc thư người viết thư phải ký rõ ràng, nếu cần thì ở dưới chữ ký viết rõ họ tên.

Nếu cần thư trả lời thì không nên gửi tem kèm, người nhận thư có thể hiểu nhầm; nếu cần, có thể viết sẵn trên phong bì họ tên và địa chỉ người gửi thư và người nhận thư, dán sẵn tem và bỏ luôn vào phong bì gửi cho người nhận thư, thấy có phong bì đã đề sẵn và có tem, người nhận thư thấy đỡ phải mất thì giờ làm việc đó, nên sẵn sàng viết thư trả lời ngay.

Màu phong bì và màu giấy viết thư nên tương ứng với nhau. Ngoài phong bì không nên viết tắt "Kính gửi Ô. Nguyễn Văn A..." mà nên viết đầy đủ cả chữ "Kính gửi Ông Nguyễn Văn A". Không nên viết "Kính gửi ngài Thái tử, bà Công chúa..." mà chỉ nên viết "Kính gửi Thái tử... Công chúa... ". Ở góc thư tay trái, trên cao, nên đề cả họ tên và địa chỉ người gửi thư, nếu là thư báo tang thì viền mép phong bì là màu đen hoặc một vệt đen ở góc thư tay trái, trên cao. Phong bì không nên mỏng có thể đọc được chữ ở bên trong.

<< Mục lục

Mục lục

Liên kết đến đây

Xem thêm liên kết đến trang này.