Lập ngân sách gia đình

Tuân thủ ngân sách gia đình là một thói quen tuyệt vời nên phát huy. Nhờ đó bạn có thể giảm chi tiêu, dành dụm được nhiều hơn và tránh các rắc rối trong việc thanh toán hoặc phải trả lãi vượt hạn mức trong thẻ tín dụng. Việc lập ngân sách gia đình đòi hỏi bạn ghi chép lại các khoản chi tiêu và thu nhập hiện tại, đồng thời đề ra kỷ luật tài chính để điều chỉnh việc chi tiêu và xây dựng một nền tảng tài chính vững vàng hơn.

Ảnh minh họa

Các bước

Tạo bảng tính hoặc sổ ghi chép

1. Quyết định cách ghi chép các khoản chi tiêu, thu nhập và ngân quỹ gia đình. Bạn có thể đơn giản chỉ cần dùng giấy bút, nhưng nếu có điều kiện, bạn sẽ dễ tính toán hơn nhiều khi dùng phần mềm bảng tính (spreadsheet) hoặc một phần mềm kế toán đơn giản.
   • Bạn có thể tìm được mẫu bảng tính toán ngân sách của Kiplinger tại đây.
   • Các phần mềm kế toán như Quicken gần như được tính toán tự động vì chúng được thiết kế cho kiểu dự án này. Ngoài ra các phần mềm như vậy còn có công cụ tiện ích cho việc lập ngân sách, ví dụ như các công cụ tính tiết kiệm. Tuy nhiên phần mềm này không miễn phí, do đó bạn sẽ phải trả một khoản tiền nhỏ để sử dụng.
   • Nhiều phần mềm bảng tính có cài sẵn các mẫu tính toán ngân sách gia đình. Có thể bạn phải điều chỉnh theo nhu cầu riêng của mình, nhưng vẫn dễ hơn nhiều so với việc phải bắt đầu từ trang giấy trắng.
   • Bạn cũng có thể dùng phần mềm lập ngân sách điện tử như Mint.com, một phần mềm có khả năng giúp bạn theo dõi chi tiêu.
2. Định dạng các cột trong bảng tính. Bắt đầu từ trái sang phải, bạn hãy ghi đề mục cho từng cột như “ngày chi”, “số tiền chi”, “hình thức thanh toán”, và “khoản chi cố định/tùy thích”.
   • Bạn cần ghi chép đều đặn (mỗi ngày hoặc mỗi tuần) toàn bộ các khoản chi tiêu và thu nhập của bạn. Nhiều chương trình phần mềm và ứng dụng trên thiết bị di động có thể giúp bạn ghi lại các khoản chi tiêu mọi nơi mọi lúc.
   • Cột hình thức thanh toán sẽ giúp bạn biết phải tìm hồ sơ chi tiêu của bạn ở đâu. Ví dụ, nếu bạn trả tiền điện hàng tháng bằng thẻ tín dụng để được quy đổi dặm bay của các hãng hàng không, bạn hãy ghi chú vào cột hình thức thanh toán.
3. Phân loại các khoản chi tiêu. Mỗi khoản cần phải được ghi vào một mục để bạn có thể dễ dàng thấy được mình đã tiêu bao nhiêu cho các hóa đơn từng tháng hoặc từng năm, bao nhiêu cho nhu yếu phẩm thường xuyên và bao nhiêu cho các chi tiêu tùy thích. Điều này sẽ giúp ích khi bạn bỏ tiền vào các khoản chi và khi muốn xem lại một khoản chi tiêu cụ thể. Các mục thông thường bao gồm:
   • Tiền thuê nhà/trả góp (nhớ tính cả khoản tiền bảo hiểm)
   • Chi phí tiện ích như điện, nước, gas
   • Chi phí dọn dẹp nhà cửa như dịch vụ làm vườn, giúp việc nhà
   • Chi phí đi lại (xe cộ, xăng, phí giao thông công cộng, bảo hiểm xe)
   • Thực phẩm và các chi phí ăn uống khác (đi ăn ở ngoài)
   • Phần mềm tính toán còn có lợi ích nữa là bạn có thể dễ dàng phân loại các khoản chi tiêu (thực phẩm, xăng, tiện ích, xe cộ, bảo hiểm, v.v… ), cũng như có thể tính tổng cộng theo nhiều cách khác nhau để biết được mình đã chi tiêu vào thứ gì, ở đâu, bao nhiêu và bằng hình thức nào (thẻ tín dụng, tiền mặt, v.v…) Phần mềm cũng cho phép bạn chia các khoản chi theo từng thời kỳ và những khoản ưu tiên khác nhau.
   • Nếu dùng bảng tính trên giấy, có thể bạn phải dành từng trang riêng biệt cho từng mục, tùy vào việc bạn có bao nhiêu khoản chi trong từng mục mỗi tháng. Nếu dùng phần mềm, bạn có thể dễ dàng chèn thêm hàng để có thể ghi thêm các khoản chi.

Ghi chép các khoản chi

1. Ghi các khoản chi lớn và thường xuyên vào bảng tính. Một số ví dụ có thể kể đến là tiền xe cộ, thuê nhà hoặc trả góp nhà, tiện ích (như điện, nước, v.v…), và bảo hiểm (y tế, v.v…) Các khoản trả góp như tiền vay sinh viên và thẻ tín dụng cũng được ghi vào đây. Mỗi khoản chi ghi vào một hàng riêng. Ghi số tiền ước tính để giữ chỗ cho đến khi có phiếu tính tiền thực tế.
   • Một số chi phí như tiền thuê nhà hoặc tiền trả góp thường cố định hàng tháng, trong khi một số khoản khác dao động hơn (như tiện ích sinh hoạt). Ghi số tiền ước tính của các hóa đơn (có thể dựa vào số tiền bạn trả năm trước cho khoản chi đó) nhưng khi đã có hóa đơn gửi đến, bạn hãy ghi vào bảng tính số tiền thực chi.
   • Cố gắng làm tròn số tiền ước tính chi cho từng khoản mục.
   • Một số công ty cung cấp các dịch vụ tiện ích cho phép bạn trả số tiền trung bình cho cả năm thay vì trả cho các hóa đơn dao động từng tháng. Bạn có thể xem xét lựa chọn này nếu bạn chú trọng sự ổn định.
2. Tính toán những khoản chi thiết yếu. Suy nghĩ về các khoản mà bạn thường phải chi và số tiền phải chi là bao nhiêu. Mỗi tuần bạn tiêu bao nhiêu tiền để mua xăng? Số tiền bạn mua thực phẩm là bao nhiêu? Nghĩ về những khoản tiền mà bạn phải chi, không phải số tiền bạn muốn chi. Sau khi ghi lại những khoản chi này vào từng hàng, bạn hãy ghi số tiền ước tính vào đó. Khi biết số tiền thực tế phải chi, bạn hãy ghi lại ngay.
   • Bạn nên chi tiêu như bình thường, nhưng cần lấy biên nhận hoặc ghi chú mỗi khi rút ví ra trả tiền. Đến cuối ngày bạn hãy cộng lại trên giấy hay trên máy tính hoặc điện thoại. Nhớ phải ghi cụ thể những món mà bạn đã chi tiêu, không ghi chung chung như “thực phẩm” hoặc “chi phí đi lại”.
   • Các phần mềm như Mint.com có thể giúp bạn phân loại các khoản chi tiêu thành các mục như “thực phẩm”, “tiện ích” và “mua sắm linh tinh”. Nhờ đó bạn có thể thấy được những thứ bạn thường chi tiêu mỗi tháng trong từng mục.
3. Bạn cần đưa cả những khoản chi tiêu “tùy thích” vào bảng tính. Đây là phần ghi những món đắt tiền mà bạn có thể cắt giảm hoặc không đem lại cho bạn niềm vui xứng đáng với số tiền phải bỏ ra. Mục này có thể bao gồm mọi khoản chi, từ những tối tiêu tiền ở những nơi xa xỉ cho đến những hộp cơm trưa và cà phê.
   • Nhớ rằng mỗi khoản chi nên ghi vào một hàng riêng. Như vậy bảng tính của bạn đến cuối tháng có thể sẽ dài, nhưng bạn sẽ quản lý được từng khoản chi tiêu nếu tách chúng ra từng hàng riêng biệt.
4. Chèn thêm một hàng để ghi số tiền tiết kiệm. Không phải ai cũng có thể có đủ tiền để dành đều đặn, nhưng ai cũng nên lấy đó làm mục tiêu và thực hiện nếu có khả năng.
   • Mục tiêu lý tưởng là để dành được 10% số tiền lương của bạn. Như vậy là đủ để số tiền tiết kiệm của bạn tăng khá nhanh nhưng cũng không ảnh hưởng đến các mặt khác trong cuộc sống. Chẳng ai còn lạ gì cảnh cứ đến cuối tháng là lại nhẵn túi. Đó là lý do tại sao chúng ta phải tiết kiệm trước. Đừng đợi đến cuối tháng mới để dành tiền.
   • Điều chỉnh số tiền tiết kiệm nếu cần thiết, hoặc tốt hơn là điều chỉnh cách chi tiêu của bạn nếu có thể! Số tiền tiết kiệm có thể sau này sẽ được dùng để đầu tư hoặc dể dành cho mục đích khác như mua nhà, học đại học, đi nghỉ hoặc những thứ khác.
   • Một số ngân hàng có các chương trình tiết kiệm miễn phí mà bạn có thể đăng ký như chương trình “giữ tiền lẻ” của ngân hàng Bank of America, theo đó số tiền của bạn sẽ được làm tròn lên với mỗi lần bạn giao dịch bằng thẻ ghi nợ, và phần chênh lệch được chuyển vào tài khoản tiết kiệm của bạn. Bạn cũng sẽ được hưởng thêm một số phần trăm nào đó của tài khoản tiết kiệm này. Kiểu chương trình này sẽ là một cách dễ dàng và không phiền phức để tiết kiệm mỗi tháng một ít.
5. Cộng lại mọi khoản chi tiêu mỗi tháng. Cộng lại từng phần, và sau đó cộng lại toàn bộ. Như vậy bạn có thể thấy được số phần trăm thu nhập của bạn tiêu vào các mục nào ngoài tổng số các khoản chi tiêu.
6. Ghi chép mọi khoản thu nhập và cộng lại. Ghi tất cả mọi khoản thu, kể cả tiền típ, tiền thu được từ các công việc “lách thuế” (số tiền bạn đem về nhà mà không khai thuế), tiền nhặt được, và tiền lương của bạn (hoặc bảng cân đối hàng tháng nếu bạn được trả lương cách tuần).
   • Đây là số tiền lương của bạn, không phải là tổng số thu nhập của bạn trong một kỳ.
   • Ghi chép lại số tiền thu nhập từ mọi nguồn, cũng chi tiết như khi bạn ghi chép lại các khoản chi tiêu. Cộng lại hàng tuần hoặc hàng tháng sao cho thích hợp.
7. Đặt tổng số thu nhập hàng tháng bên cạnh tổng số chi tiêu hàng tháng. Nếu tổng số chi tiêu của bạn vượt quá số thu nhập thì bạn phải nghĩ đến việc cắt giảm chi tiêu.
   • Khi đã có trong tay thông tin chi tiết về số tiền bạn tiêu vào các món cụ thể và các khoản ưu tiên, bạn sẽ xác định được các khoản chi nào có thể cắt giảm.
   • Nếu tổng số thu nhập hàng tháng của bạn cao hơn tổng số chi tiêu, bạn có thể để dành một số tiền để tiết kiệm. Số tiền này có thể dùng để mua trả góp một món khác, đóng học phí đại học hoặc dùng vào việc lớn nào đó. Hoặc bạn có thể “nhón” ít tiền cho những thứ nho nhỏ như một chuyến đi chơi hoặc spa.

Lập một ngân sách mới

1. Nhắm đến những khoản chi tiêu có thể cắt giảm. Đặt giới hạn cụ thể cho các khoản chi tiêu “tùy thích”. Đặt ra mức tiền mà bạn không được vượt qua và tuân thủ theo đó.
   • Bạn vẫn có thể dự trù cho khoản chi tiêu tùy thích – bạn không thể sống mà thiếu niềm vui! Tuy nhiên, việc lập ngân quỹ và tuân thủ giới hạn sẽ giúp bạn kiểm soát được khoản chi tiêu đó. Chẳng hạn nếu thường xuyên đi xem phim, bạn hãy đặt giới hạn ở mức 800 ngàn đồng cho tiền vé xem phim mỗi tháng. Khi đã tiêu hết 800 ngàn, bạn sẽ phải nhịn đi xem phim cho đến hết tháng.
   • Thậm chí phần chi tiêu thiết yếu cũng có thể tính sát lại. Các khoản chi tiêu thường xuyên chỉ nên chiếm một phần không quá lớn trong thu nhập của bạn. Ví dụ, tiền mua thực phẩm chỉ nên chiếm từ 5 -15% số tiền trong ngân quỹ. Nếu tiêu nhiều hơn số đó, bạn nên cân nhắc cắt giảm.
   • Tất nhiên là số phần trăm chi tiêu của bạn sẽ thay đổi; ví dụ, tiền mua thực phẩm sẽ dao động tùy theo giá cả thực phẩm, số người trong gia đình bạn và các nhu cầu dinh dưỡng đặc biệt. Điều quan trọng là bạn cần đảm bảo không tiêu tiền vào những thứ không cần thiết. Ví dụ, có phải bạn thường bỏ nhiều tiền để mua thức ăn chế biến sẵn đắt đỏ trong khi bạn có thể nấu ở nhà?
2. Ước tính và đưa những khoản chi tiêu đột xuất vào ngân sách. Bằng cách dự trù cho những khoản đột xuất, những chi phí bất ngờ như ốm đau, xe cộ hỏng hóc hoặc sửa chữa nhà cửa sẽ không tác động nhiều đến ngân quỹ chung và kế hoạch tài chính của bạn.
   • Ước tính số tiền bạn phải chi cho những khoản đột xuất trong một năm và chia trung bình cho 12 để có dự trù hàng tháng.
   • Khoản dự phòng này sẽ bảo vệ cho bạn khỏi bị cháy túi và nợ thẻ tín dụng đến mức đáng sợ, cho dù bạn có vượt quá giới hạn chi tiêu hàng tuần.
   • Nếu đến cuối năm mà bạn chưa phải dùng khoản dự phòng thì thật là tuyệt! Bạn sẽ có thêm một khoản tiền để bỏ vào tài khoản tiết kiệm hoặc để dành cho các kế hoạch đầu tư khi về hưu.
3. Tính toán về chi phí cho các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Những khoản này không phải là chi phí đột xuất mà là một phần trong kế hoạch của bạn. Năm nay bạn có cần thay đổi các vật dụng trong nhà không? Bạn có muốn mua một đôi bốt mới không? Hay bạn muốn sắm xe hơi? Hãy dự trù trước cho những khoản đó và bạn sẽ không phải rút tiền từ tài khoản tiết kiệm dài hạn.
   • Một điểm quan trọng nữa, bạn nên cố gắng chỉ mua sắm khi đã để dành đủ số tiền cho món đồ đó. Hãy tự hỏi, mình có cần nó ngay bây giờ không?
   • Khi thực sự đã tiêu số tiền dự phòng cho khoản chi đột xuất hoặc khoản chi trong kế hoạch, bạn hãy ghi lại số tiền thực tế và xóa số tiền ước tính, nếu không có thể nó sẽ tăng lên gấp đôi.
4. Lập bản ngân sách mới. Kết hợp các khoản dự phòng và các mục tiêu của bạn với con số chi tiêu thực và số thu nhập. Như vậy không những bạn tạo được ngân sách hiệu quả mà còn có thể dành ra một khoản tiết kiệm, nhờ đó cuộc sống của bạn có thể bớt quay cuồng tất bật mà trở nên thư thái hơn. Bạn cũng sẽ có động lực cắt giảm chi tiêu để đạt được các mục tiêu của mình và mua sắm những thứ bạn vẫn ao ước mà không phải mắc nợ.
   • Cố gắng chỉ tiêu vào những khoản cố định. Cắt giảm những khoản chi “tùy thích” bất cứ khi nào có thể.

Lời khuyên

• Đừng bỏ toàn bộ tiền của bạn vào một chỗ hoặc một tài khoản ngân hàng. Dùng tài khoản thanh toán để trả cho các khoản chi tiêu, tài khoản tiết kiệm cho mục tiêu ngắn hạn, tài khoản đầu tư cho mục tiêu trung hạn, và tài khoản hưu trí (ở Mỹ có quỹ hưu trí 401k hoặc IRA) cho khoản tiết kiệm dài hạn được hoãn thuế. Việc tuân thủ nguyên tắc này sẽ giúp bạn có tiền vào đúng chỗ khi cần đến, bây giờ và cả sau này.

Bài liên quan

• Trở thành tỷ phú
• Chi trả cho mình trước
• Tính lãi suất hiệu dụng
• Tính chi phí biến đổi
• Trở nên giàu có ngay từ khi còn trẻ

• « Mới nhất
• ‹ Mới hơn
• Cũ hơn ›