Sắp xếp hồ sơ văn phòng

Từ Thư viện Khoa học VLOS
Bước tới: chuyển hướng, tìm kiếm

Sắp xếp hồ sơ văn phòng là một nhiệm vụ không hề đơn giản, đặc biệt là khi phải sắp xếp một lượng hồ sơ và tài liệu lớn. Tuy nhiên, bạn có thể vượt qua thử thách này bằng cách lên kế hoạch trước và quyết định hệ thống phân loại hồ sơ. Điều này giúp bạn sắp xếp hồ sơ phù hợp với công việc kinh doanh và đảm bảo rằng bạn sẽ tìm được tài liệu quan trọng nhanh hơn. Bạn có thể tìm hiểu bài viết hướng dẫn sắp xếp hồ sơ văn phòng dưới đây để bắt đầu nhiệm vụ của mình.

Các bước

Sắp xếp thời gian phù hợp

  1. Dành ra khoảng thời gian cố định để sắp xếp hồ sơ nhằm tránh bị làm phiền giữa chừng. Chuẩn bị sẵn bìa cứng và nhãn dán để tạo hồ sơ mới trước khi bắt đầu.

Sắp xếp tài liệu và hồ sơ

  1. Chia đống tài liệu và hồ sơ thành từng phần nhỏ dễ quản lý hơn.
    • Xử lý từng chồng một và dọn dẹp hoặc hủy giấy tờ không cần thiết để giảm số lượng và hạn chế dư thừa.
    • Chia tài liệu và hồ sơ còn lại thành 2 phần riêng biệt, 1 phần là những hồ sơ cần giải quyết trong những tháng tới, và phần còn lại là những hồ sơ lưu trữ và không cần phải xử lý gấp.
  2. Sắp xếp bìa đựng hồ sơ theo bảng chữ cái nếu bạn có hồ sơ khách hàng. Ví dụ, nếu mỗi bìa đựng là tên của một người hoặc công ty, bạn có thể sắp xếp hồ sơ theo tên của người đó. Trong trường hợp này, bạn nên dán nhãn từng thẻ hồ sơ ghi đầy đủ tên khách hàng. Sắp xếp bìa đựng theo bảng chữ cái, sau đó dán nhãn ngăn kéo đựng hồ sơ để biết được ngăn nào có ghi tên bắt đầu với một chữ cái nào đó.
  3. Sắp xếp theo chủng loại nếu hồ sơ thuộc nhiều phần trong công việc kinh doanh. Một số hồ sơ liên quan đến hóa đơn, bảo hành, hay hợp đồng và bạn cần phải phân chia theo từng loại khác nhau. Ghi nhãn từng hồ sơ xếp vào loại phù hợp và đặt toàn bộ tài liệu liên quan vào trong hồ sơ. Bạn có thể cần tạo loại hồ sơ thứ cấp, do đó nên dùng bìa treo để đánh dấu từng loại và bìa hồ sơ thuộc loại thứ cấp.
    • Tạo hồ sơ bao gồm các tài liệu cần xử lý gấp để bạn có thể tìm giấy tờ quan trọng một cách nhanh chóng.
    • Xếp hồ sơ tạm thời ở trước và hồ sơ lưu trữ ở phía sau ngăn kéo để bạn có thể tiếp cận hồ sơ cần xử lý dễ dàng hơn.

Sắp xếp hồ sơ theo tháng

  1. Ngoài việc áp dụng các phương pháp nêu trên, bạn có thể sắp xếp bìa đựng hồ sơ theo Tháng (và Năm----). Nếu không có thời gian sắp xếp ngay, bạn có thể đựng giấy tờ vào trong hồ sơ tháng để xử lý theo trình tự ngày. Bước này cũng giúp bạn xác định nơi lưu trữ để tìm giấy tờ nhanh hơn.
    • Hồ sơ tháng cũng phù hợp để đựng giấy tờ không thuộc những loại khác.
  2. Vào cuối năm, kiểm tra giấy tờ còn lại trong hồ sơ tháng và bạn có thể phát hiện ra khuôn mẫu, cũng như nhóm hồ sơ mới (tên chủng loại) bị thiếu trong hệ thống. Tạo hồ sơ cho những giấy tờ đó trong năm mới.
  3. Kẹp các loại giấy tờ còn lại theo tháng. Cất vào hồ sơ thuộc nhóm “Hỗn hợp” (Năm----).

Lời khuyên

  • Sau khi sắp xếp hồ sơ, bạn cần duy trì ngăn nắp trong phòng làm việc. Cố định hệ thống lưu trữ hồ sơ và trả giấy tờ về đúng chỗ.
  • Vứt, tái chế hoặc hủy tài liệu không cần thiết để tránh xáo trộn hệ thống lưu trữ hồ sơ mới.

Những thứ bạn cần

  • Tủ hồ sơ
  • Bìa treo
  • Bìa cứng
  • Nhãn dán
  • Bút lông

Nguồn và Trích dẫn