Soạn thảo hợp đồng tư vấn

Từ Thư viện Khoa học VLOS
Bước tới: chuyển hướng, tìm kiếm

Các tư vấn viên thực hiện rất nhiều dịch vụ cho cá nhân hoặc tổ chức thuê họ. Trước khi thuê tư vấn viên, những khách hàng này thường soạn thảo và ký kết một hợp đồng tư vấn thể hiện toàn bộ nghĩa vụ của các bên liên quan. Để xác lập hợp đồng tư vấn hiệu quả, bạn cần hiểu rõ luật hợp đồng tại địa phương, dự tính các điều khoản của hợp đồng, soạn thảo, sau đó ký kết và thực hiện hợp đồng. Hãy làm theo các bước trong bài viết này và điều chỉnh những điểm cần thiết để soạn thảo một hợp đồng tư vấn hoàn chỉnh nhất có thể.

Các bước

Dự thảo Hợp đồng Tư vấn của bạn

  1. Xác định liệu bạn có cần hợp đồng dịch vụ hay không. Hợp đồng là thỏa thuận pháp lý có tính ràng buộc.[1] Bạn cần soạn thảo hợp đồng dịch vụ khi muốn thuê tư vấn viên hoặc khi bạn là tư vấn viên muốn được thuê. Tư vấn viên là người cung cấp lời khuyên về mặt chuyên môn.[2]
  2. Xác định liệu bạn có đủ năng lực để xác lập hợp đồng tư vấn hay không. Bạn cần xem xét liệu mình có đủ năng lực pháp luật để xác lập hợp đồng hợp lệ hay không, trong đó bao gồm việc nhận thức được giao dịch dân sự mà bạn xác lập khi giao kết hợp đồng.[3] Đồng thời, bạn sẽ muốn biết những yếu tố cần thiết tạo nên một hợp đồng hợp pháp và có tính ràng buộc. Những yếu tố này bao gồm:
    • Đề nghị giao kết hợp đồng;
    • Chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng;
    • Khoản đối ứng hợp lệ;
    • Thống nhất ý chí; và
    • Mục đích pháp lý.[4]
  3. Đảm bảo rằng các điều khoản mà bạn muốn đưa ra trong hợp đồng phù hợp với pháp luật về hợp đồng tại nơi bạn sống. Tại Hoa Kỳ, luật hợp đồng luôn luôn là luật tiểu bang, vì vậy bạn cần đảm bảo rằng mình đáp ứng đủ các yêu cầu của tiểu bang đó.
    • Ví dụ tại Hoa Kỳ, một số tiểu bang quy định rất chặt chẽ về vấn đề bồi thường thiệt hại định trước, các tiểu bang khác lại rất thoáng về điều khoản này.[5]

Soạn thảo Hợp đồng Tư vấn

  1. Bắt đầu với các thông tin cơ bản. Những thông tin này bao gồm tên hợp đồng và các bên xác lập hợp đồng. Khi soạn thảo phần này, hãy chắc chắn bạn đã mô tả chi tiết về các bên.
    • Ví dụ, nếu các bên là cá nhân, bạn cần nêu rõ họ tên đầy đủ của những người này. Nếu một bên là công ty, bạn cần cung cấp tên, địa chỉ, và mã số thuế của công ty đó nếu có thể. Hãy đảm bảo rằng bạn đã định rõ cách gọi tên từng bên trong phần còn lại của hợp đồng (VD: "dưới đây gọi là tư vấn viên").
    • Thông thường, bên tư vấn là cá nhân xác lập hợp đồng với công ty đang tìm kiếm dịch vụ do bên tư vấn đó đem lại. Ví dụ, một công ty luật có thể thuê tư vấn viên có chuyên môn về thủ tục thuê và sa thải người lao động.
  2. Cụ thể hóa khoản đối ứng của mỗi bên. Bằng những đoạn văn ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu, hãy giải thích các bên sẽ cung cấp gì theo hợp đồng. Phần này không cần quá chi tiết. Thông thường bạn chỉ cần khẳng định rằng một bên sẽ cung cấp dịch vụ tư vấn và bên còn lại sẽ chi trả cho dịch vụ đó.
    • Ví dụ, một điều khoản thỏa đáng có thể khẳng định: "Khách hàng tin rằng tư vấn viên có đủ các tiêu chuẩn, kinh nghiệm và năng lực cần thiết để cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Tư vấn viên đồng ý cung cấp các dịch vụ đó cho khách hàng theo các điều khoản và điều kiện của hợp đồng này. Căn cứ những vấn đề mô tả trên đây..."[6] Ngôn ngữ trên sẽ được sử dụng để đảm bảo đáp ứng yêu cầu về khoản đối ứng hợp lệ.
  3. Xác định dịch vụ tư vấn cần phải thực hiện. Nêu rõ công việc mà tư vấn viên phải làm theo hợp đồng của bạn. Cụ thể các chi tiết của dịch vụ đó và ghi nhận nhiều thông tin hết mức có thể.
    • Phần này có thể bắt đầu với điều khoản sau: "Khách hàng đồng ý thuê tư vấn viên nhằm mục đích cung cấp dịch vụ tư vấn bao gồm (a, b, và c) cho khách hàng. Các dịch vụ cũng bao gồm bất kỳ công việc nào khác do các bên thỏa thuận với nhau. Tư vấn viên sau đây đồng ý cung cấp các dịch vụ trên cho khách hàng."[7]
    • Các dịch vụ phổ biến bao gồm hỗ trợ tố tụng, quản lý tài sản, cải thiện quy trình nghiệp vụ, và tham khảo ý kiến chuyên gia y tế.[8][9]
  4. Tính đến điều khoản thanh toán. Bạn phải quyết định cách thức thanh toán cho tư vấn viên. Một số hợp đồng yêu cầu thanh toán định kỳ, những hợp đồng khác lại có thể yêu cầu thanh toán một lần sau khi hoàn thành công việc tư vấn. Dù lựa chọn cách thức nào, hãy đảm bảo cách thức thanh toán đó đã được cụ thể hóa rõ ràng trong hợp đồng của bạn.
    • Nếu thanh toán định kỳ, hãy xem xét điều khoản sau: "Đối với dịch vụ thực hiện bởi tư vấn viên như quy ước trong hợp đồng này, khách hàng sẽ thanh toán XXX.XXX đồng/giờ cho tư vấn viên."[10]
    • Nếu thanh toán một lần, hãy thử điều khoản sau: "Khoản thanh toán cho dịch vụ sẽ được trả khi dịch vụ được hoàn tất."[11]
  5. Quyết định liệu tư vấn viên đó sẽ là người lao động hay nhà thầu cá nhân. Việc phân biệt hai vị trí này vô cùng quan trọng và bạn cần nêu rõ cách thức đối xử của mình với tư vấn viên trong hợp đồng. Thông thường, tư vấn viên sẽ là nhà thầu cá nhân. Nếu bạn coi tư vấn viên là nhà thầu cá nhân, hãy mô tả rõ mối quan hệ bằng cách đưa ra các chi tiết thể hiện vì sao người này có tư cách độc lập và người đó sẽ đảm bảo tư cách độc lập của mình ra sao. Tính đến điều khoản với nội dung như sau: tư vấn viên sẽ từ bỏ mọi quyền của anh ấy hoặc cô ấy đối với chế độ trợ cấp thông thường dành cho người lao động như nghỉ ốm, nghỉ du lịch, trợ cấp y tế, và bất kỳ chế độ nào khác mà một người lao động toàn thời gian được hưởng.
    • Tư vấn viên thường được coi là nhà thầu độc lập. Điều này đảm bảo rằng công ty hoặc cá nhân thuê tư vấn viên phải có mức nghĩa vụ tối thiểu đối với tư vấn viên. Đây là điều tốt và đồng nghĩa rằng bạn sẽ không phải thực hiện quá nhiều việc bên lề để xác lập và duy trì quan hệ hợp đồng (cụ thể là ít nghĩa vụ thuế và báo cáo hơn). Ví dụ, tại Hoa Kỳ, khi bạn xác định tư vấn viên là nhà thầu độc lập, nhà thầu độc lập đó có thể không cần phải báo cáo thu nhập của họ cho Sở Thuế Vụ (IRS) nhằm mục đích thuế, nếu khoản thu nhập đó chưa đạt tới một mức nhất định.
  6. Xác định thời hạn có hiệu lực của hợp đồng. Bạn sẽ có một phần nêu rõ thời điểm bắt đầu và kết thúc dịch vụ tư vấn.
    • Một điều khoản thỏa đáng có thể khẳng định như sau: "Thời hạn của hợp đồng bắt đầu từ ngày ký kết hợp đồng và kết thúc khi dịch vụ được hoàn tất, hoặc bị chấm dứt theo điều khoản về chấm dứt hợp đồng trước thời hạn trong hợp đồng này. Thời hạn của hợp đồng có thể được kéo dài khi các bên có thỏa thuận bằng văn bản."[12]
  7. Soạn thảo điều khoản chấm dứt hợp đồng. Điều khoản này sẽ cung cấp thông tin về cách thức chấm dứt hợp đồng trước khi dịch vụ được hoàn tất. Định rõ thông báo phải được gửi ra trước bao lâu và việc chấm dứt hợp đồng sẽ ảnh hưởng tới việc thanh toán như thế nào.
    • Ví dụ, điều khoản của bạn có thể như sau: "Hợp đồng có thể bị chấm dứt bởi bất kỳ bên nào, có hoặc không có lý do, bằng một thông báo trước ba mươi (30) ngày gửi tới bên kia; trong trường hợp tư vấn viên chấm dứt hợp đồng này, căn cứ các điều khoản và điều kiện liên quan, tư vấn viên phải hoàn thành gọn ghẽ những công việc của khách hàng mà tư vấn viên đã bắt đầu thực hiện trước ngày gửi thông báo chấm dứt hợp đồng. Khi hợp đồng bị chấm dứt bởi bất kỳ lý do gì, tư vấn viên được quyền nhận những khoản thanh toán và thù lao chưa được trả, nếu có, theo các điều khoản của hợp đồng này, cho tới ngày mà tư vấn viên dừng thực hiện công việc theo hợp đồng. Thêm vào đó, tư vấn viên sẽ được bồi thường cho mọi nghĩa vụ không thể hủy bỏ, những khoản phạt do hủy bỏ hợp đồng, và, trừ khi tư vấn viên chấm dứt hợp đồng không có lý do, bất kỳ phí tổn hợp lý nào cho việc thực hiện các dịch vụ nếu hợp đồng không bị hủy bỏ."[13]
  8. Tính đến những thông tin lặt vặt khác và các điều khoản mẫu. Bạn sẽ thêm những điều khoản tiêu chuẩn thường thấy trong hợp đồng vào phần cuối của hợp đồng. Phần lớn những điều khoản này có thể được lấy từ mẫu hợp đồng, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn đã đọc và chắc chắn rằng những điều khoản này thể hiện nội dung bạn muốn quy ước. Một vài điều khoản trong số đó bao gồm:
    • Điều khoản về Hiệu lực từng phần
    • Điều khoản về Sửa đổi hợp đồng
    • Điều khoản về Bồi thường
    • Điều khoản về Luật Áp dụng
    • Điều khoản chung cho cả hợp đồng
  9. Tạo khoảng cách cho phần chữ ký. Bạn sẽ bỏ trống đoạn cuối cùng của hợp đồng để tất cả các bên ký vào. Khoảng trống đó nên có đủ chỗ cho toàn bộ chữ ký cũng như ngày tháng giao kết.

Thực hiện Hợp đồng Tư vấn

  1. Đưa ra đề nghị giao kết hợp đồng cho bên kia. Khi đã soạn thảo hợp đồng tư vấn, bạn sẽ đưa ra đề nghị giao kết hợp đồng với bên kia. Bên kia sẽ có một số lựa chọn như sau:
    • Bên kia chấp nhận toàn bộ đề nghị giao kết hợp đồng. Với trường hợp này, bạn sẽ giao kết và bắt đầu thực hiện hợp đồng.
    • Bên kia từ chối toàn bộ đề nghị giao kết hợp đồng. Với trường hợp này, bạn cần soạn thảo một hợp đồng với nội dung thỏa đáng hơn cho bên kia hoặc tìm chủ thể khác để xác lập hợp đồng.
    • Bên kia có thể sẽ thương lượng một số điều khoản của hợp đồng. Nếu trường hợp này xảy ra, bạn sẽ đàm phán với bên kia cho tới khi cả hai bên đạt được thỏa thuận chung hợp lý.
  2. Đàm phán về những bất đồng của hai bên liên quan đến các điều khoản trong hợp đồng. Khi đàm phán những điều khoản của hợp đồng tư vấn, nhiều khả năng bạn sẽ đàm phán về việc thanh toán cho dịch vụ và/hoặc các loại dịch vụ mà tư vấn viên sẽ thực hiện. Đây là những nội dung gây ra căng thẳng giữa các bên, bởi chúng là phần chính yếu của hợp đồng.
  3. Ký kết và bắt đầu thực hiện hợp đồng. Khi bạn và bên kia đã hài lòng với nội dung của hợp đồng, cả hai sẽ cùng giao kết và thực hiện hợp đồng theo cách thức đã thỏa thuận.

Lời khuyên

  • Bạn luôn luôn nên thử tìm một mẫu hợp đồng và thay đổi mẫu này theo nhu cầu của mình. Bạn thường sẽ tìm được mẫu hợp đồng trên mạng phù hợp với nhu cầu của mình. Thao tác này sẽ giúp giảm thiểu thời gian soạn thảo và chỉnh sửa của bạn.

Cảnh báo

  • Bạn nên hỏi ý kiến luật sư trước khi giao kết hợp đồng bởi hợp đồng đó có khả năng ảnh hưởng tới quyền và nghĩa vụ pháp lý của bạn.
  • Hãy nhớ rằng tại Hoa Kỳ, luật hợp đồng được điều chỉnh bởi pháp luật tiểu bang, vì vậy hãy luôn luôn bảo đảm rằng hợp đồng của mình tuân thủ các yêu cầu của pháp luật tiểu bang.

Nguồn và Trích dẫn