Sắp xếp thời gian hợp lý

Chúng ta vẫn thường nghe nhiều người than phiền là không có đủ thời gian hoàn thành công việc. Một vài kỹ năng quản lý thời gian cơ bản có thể giúp bạn sử dụng thời gian một cách tối ưu nhất. Hãy học cách sắp xếp thời gian thông minh để làm được nhiều việc hơn.

Các bước

Nhận biết cách sử dụng thời gian của bạn

1. Theo dõi các hoạt động hằng ngày. Để ý quan sát các việc bạn hay làm mỗi ngày và ghi nhận lượng thời gian dành cho việc đó. Bạn sẽ phải ngạc nhiên là mình đã lãng phí thời gian nhiều cỡ nào khi so với lượng công việc thực tế làm được.
   • Nhớ ghi chú cả các nhiệm vụ thường nhật như chuẩn bị đồ ăn sáng, lau nhà, tắm v.v...
2. Cập nhật tất cả hoạt động vào một cuốn sổ ghi chú. Một khi biết mình làm gì mỗi ngày và lượng thời gian dành cho chúng, bạn nên viết vào một cuốn sổ. Đưa hết tất cả thông tin vào một nơi và nhìn thấy rõ ràng trên trang giấy giúp bạn nhận ra cách thức và đôi khi cả lĩnh vực mà bạn đang lãng phí thời gian.
   • Viết đầy đủ và rõ ràng. Không trộn lẫn các sự kiện riêng biệt vào một hàng, không bỏ qua những nhiệm vụ nhỏ nhặt và nhớ ghi chi tiết thời gian phân chia cho từng công việc trong ngày.
   • Có lẽ bạn nên phân nhóm các hoạt động. Ví dụ, viết việc lặt vặt trong nhà bằng bút xanh, việc làm kiếm tiền bằng bút đỏ và hoạt động giải trí bằng bút đen. Cách viết đó giúp bạn hình dung ra cách sử dụng thời gian của mình.
3. Đánh giá cách phân phối thời gian. Ví dụ, 1 giờ ngồi mơ màng? 2 giờ quyết định nên ăn gì? 8 giờ lướt web? Xác định cách thức bạn phân phối thời gian và suy nghĩ xem việc gì cần thiết làm và việc gì không.
   • Bạn lãng phí thời gian vì không thể tự kiểm soát chính mình? Bạn có tật hay lưỡng lự? Bạn đảm nhiệm quá nhiều trách nhiệm? Đây là tất cả những câu hỏi bạn nên xem xét khi đánh giá cách dùng thời gian của mình.
   • Nhiều khi bạn phân chia các hoạt động trong ngày theo cách không hợp lý. Ví dụ, làm việc nửa tiếng rồi dành 10 phút xử lý các việc lặt vặt, sau đó tiếp tục quay về làm việc thêm nửa tiếng nữa, đây không phải là cách phân chia khôn khéo. Nếu bạn làm việc chọn vẹn một tiếng thì khả năng tập trung và hiệu quả sẽ cao hơn, vấn đề lặt vặt để xử lý sau.
   • Tốt nhất bạn nên thực hiện nhiệm vụ theo từng "phân đoạn". Với phương pháp này bạn dành lượng thời gian đã định sẵn cho một nhiệm vụ duy nhất mà không để mình phân tâm.
4. Cân nhắc việc điều chỉnh. Sau khi biết chính xác thời gian của mình đi về đâu, bạn bắt đầu điều chỉnh vào lịch làm việc. Bạn phải biết rõ lĩnh vực nào mình không thể hay không nên giảm bớt công việc chỉ vì sợ tốn thời gian. Nếu công việc nào đó tốn nhiều thời gian cũng không có nghĩa bạn đang dùng phí thời gian.
5. Nếu bạn dành 3 giờ mỗi ngày để gửi email liên quan đến công việc, thì rõ ràng khó có khả năng bạn giảm được thời gian cho hoạt động này. Tuy nhiên, nếu giữa các email công việc bạn cũng gửi bốn hay năm email cá nhân thì chắc chắn bạn có thể giảm lượng thời gian dùng để gửi email.
6. Thay đổi thói quen làm việc. Bất kể vấn đề về quản lý thời gian của bạn là gì, chúng ta luôn có cách giải quyết. Sau khi tìm ra lý do lãng phí thời gian hoặc cách sử dụng thời gian hợp lý hơn, bạn phải nỗ lực thay đổi thói quen quản lý thời gian của mình.
   • Nếu bạn dành quá nhiều thời gian vào việc lau nhà hay nấu ăn thì cân nhắc thuê người giúp việc hay đầu bếp. Đối với một số người thời gian còn quý hơn tiền bạc.
   • Nếu vấn đề của bạn là tốn quá nhiều thời gian trong ngày lướt web không có chủ đích, bạn nên hạn chế vào một số trang hoặc không đăng nhập vào tài khoản mạng xã hội khi mục đích lúc đó là làm việc khác.

Tránh xao nhãng

1. Nhận diện các yếu tố gây xao nhãng trong cuộc sống. Sự xao nhãng là thách thức lớn nhất đối với vấn đề về quản lý thời gian. Bạn phải tìm ra loại hoạt động nào hay cá nhân nào đang gây tốn nhiều thời gian của mình. Cho dù vì một người bạn nói nhiều hay một thú vui nào đó khiến bạn không thể tập trung làm việc, bạn đều có thể tìm ra cách tránh những yếu tố này.
   • Nếu bạn dành nhiều thời gian cho việc gì mà không tạo ra kết quả mong đợi nào, đó có thể là một yếu tố gây xao nhãng nên tránh.
   • Đối với môi trường làm việc trong văn phòng, một số đồng nghiệp cũng có khả năng là đối tượng gây xao nhãng. Bạn không nên tham gia vào các buổi nói chuyện hay tán gẫu vô ích trong giờ làm. Tuy nhiên thái độ làm việc trong văn phòng cũng quan trọng không kém kỹ năng quản lý thời gian, vì vậy bạn không được tỏ ra thô lỗ nếu muốn thăng tiến trong nghề nghiệp.
2. Tránh nói chuyện lâu trên điện thoại. Bạn cần điều chỉnh lại thói quen dùng điện thoại nếu thấy mình dành quá nhiều thời gian vào các buổi nói chuyện. Nói chuyện trực tiếp luôn luôn hiệu quả hơn nói qua điện thoại, vì vậy bạn nên chấm dứt việc đàm thoại lâu bằng phương tiện này.
   • Nhiều cuộc điện thoại thường kèm theo phần hội thoại dư thừa không cần thiết, đặc biệt ở lúc đầu và kết thúc cuộc gọi. Người ta có khuynh hướng mất tập trung và nói dông dài trên điện thoại, đó là điều bạn nên lưu ý. Tổ chức họp trực tiếp tạo được bầu không khí trang trọng hơn để thúc đẩy các bên tập trung vào công việc, đó là vì không bên nào trong buổi họp bị tác động bởi các yếu tố gây xao nhãng.
3. Không lướt web quá nhiều. Nhiều người phải sử dụng internet làm công cụ chính để hoàn thành công việc. Tuy nhiên cũng có rất nhiều người để thời gian của mình trôi dạt trên các bài báo, tin tức thể thao, hình ảnh người nổi tiếng và thú cưng. Bạn luôn phải chú ý tập trung mỗi khi cần lên internet. Có một số phần mềm có thể ngăn chặn các ứng dụng, trang web hay tên miền không cần thiết để giảm tình trạng mất tập trung khi dùng internet.
   • Tránh vào Facebook, Twitter và các trang mạng xã hội khác khi cần giải quyết công việc trên mạng.
   • Tìm kiếm đủ thứ vấn đề trên Google cũng là nguyên nhân làm tốn thời gian. Ban đầu bạn dự định tìm kiếm nhanh chóng một vấn đề nào đó, nhưng trước khi kịp nhận ra thì bạn đã lướt qua vô số trang web trong 3 giờ đồng hồ.
4. Sử dụng biển báo “Không làm phiền”. Có lẽ bạn đã quen thuộc với biển báo này ở trước cửa phòng khách sạn. Nó cũng rất hiệu quả khi sử dụng ở văn phòng làm việc. Bạn có thể tự mình đánh máy và in ra một biển báo như vậy để treo trước cửa phòng làm việc khi cần. Những người đi ngang qua sẽ bớt nói chuyện để không làm phiền bạn.
   • Nếu làm việc tại nhà thì nhất thiết bạn phải có không gian làm việc của riêng mình. Không làm việc ở nơi sinh hoạt chung của gia đình vì tivi, điện thoại, máy chơi điện tử dễ dàng làm bạn phân tâm.
5. Dành thời gian cho các yếu tố gây xao nhãng không thể tránh. Có một số yếu tố mà người ta không thể tránh, chẳng hạn khi sếp muốn bạn bỏ chút thời gian ra ngoài uống nước nói chuyện, hoặc người già trong nhà liên tục nhờ làm việc này việc nọ. Nếu bạn biết lên kế hoạch trước thì bất kể đó là gì cũng không thể ngốn nhiều thời gian dành cho công việc.

Sử dụng thời gian hiệu quả

1. Viết ra mọi thứ. Không nên phụ thuộc hoàn toàn vào trí nhớ để làm các công việc hằng ngày. Viết mọi việc bạn cần làm ra giấy và thường xuyên đối chiếu với danh sách đó để hoàn thành hết mục tiêu đề ra.
   • Ngay cả một nhiệm vụ rất nhỏ và tầm thường cũng cần được ghi ra. Tuy nhiên bạn chỉ nên viết vắn tắt vào danh sách này, ví dụ như "Gọi cho Tuấn", "Tra cứu biên lợi nhuận", "Email cho sếp".
   • Nhớ luôn mang theo mình quyển sổ ghi chú để sẵn sàng viết ra các nhiệm vụ khi chúng xuất hiện. Bạn cho rằng mình sẽ nhớ để ghi ra sau, nhưng thế nào rồi cũng quên.
2. Sử dụng lịch. Chỉ cần thêm tờ lịch vào bộ công cụ quản lý thời gian cũng giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Viết ra các thời hạn, nhiệm vụ và buổi họp vào lịch trình làm việc. Mỗi sáng bạn dành thời gian xem những ngày đó trên lịch để biết việc gì sắp tới.
3. Tránh sắp xếp trùng lịch. Bố trí lịch làm việc sao cho không bị trùng và không đảm đương quá nhiều công việc một lúc. Kiểm tra lịch trước khi đồng ý làm bất kì việc gì để đảm bảo thời gian đó đang rảnh. Như vậy thời gian của bạn được tổ chức tốt hơn và giúp giám sát thời gian một cách chặt chẽ.
4. Loại trừ nguyên nhân gây xao nhãng. Sử dụng thời gian hiệu quả bằng cách loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng hoặc khiến bạn đi chệch hướng dẫn tới chậm tiến độ. Đặt tivi và mọi phương tiện giải trí bên ngoài nơi làm việc hay học tập, để tập trung hoàn thành công việc trước khi giải trí.
5. Sắp xếp thứ tự ưu tiên. Quản lý thời gian khôn khéo là phải lên kế hoạch làm các công việc quan trọng hay cấp bách trước. Ghi chú các điểm này trong lịch làm việc bằng bút dạ quang hay bút màu. Sắp xếp làm những việc này trước để đảm bảo có đủ thời gian, sau đó làm những việc ít cấp thiết hơn.
   • Sẵn sàng thay đổi ưu tiên khi cần. Có nhiều việc gần tới giờ chót mới xuất hiện và đòi hỏi bạn phải làm ngay. Khi đó bạn phải ngừng việc đang làm và tập trung thời gian, sức lực cho công việc vào giờ chót này, nhưng bạn không nên để tình huống như vậy xảy ra quá thường xuyên.
   • Nếu bạn thường xuyên phải sắp xếp lại thứ tự ưu tiên, điều đó cho thấy có gì đó không ổn. Các điều chỉnh nhỏ có thể chấp nhận được, nhưng nếu phải liên tục làm việc này thì chứng tỏ ngay từ đầu bạn không sắp xếp đúng.
6. Suy nghĩ thực tế. Bố trí lượng thời gian hợp lý đủ để làm xong việc. Nếu nghĩ một việc nào đó cần từ nửa giờ tới một giờ để làm xong thì bạn nên cho mình hẳn một giờ. Suy nghĩ thực tế về thời gian có thể hoàn thành việc sẽ giúp bạn tránh bị quá tải hay chậm tiến độ.
   • Mọi việc sẽ an toàn hơn nếu bạn giữ thái độ thận trọng và luôn cho mình nhiều thời gian hơn cần thiết. Nếu làm xong nhiệm vụ sớm bạn được tự do chuyển sang công việc tiếp theo, và cuối cùng đảm bảo được năng suất công việc.
7. Lên lịch cho các công việc cơ bản. Bạn nhớ dành thời gian cho các hoạt động cơ bản hằng ngày, như ăn uống và tắm rửa. Đây dường như là các công việc thứ yếu, nhưng bạn vẫn phải tiêu hao thời gian cho chúng song song với công việc chính, để đảm bảo bạn không bỏ qua và có thể dẫn tới chậm kế hoạch.
8. Sử dụng hệ thống nhắc nhở. Bên cạnh lịch làm việc hằng ngày bạn nên sử dụng thêm các công cụ hỗ trợ để không quên nhiệm vụ hay thời hạn quan trọng. Sử dụng giấy ghi chú, cài thông báo bằng tin nhắn hay âm thanh vào điện thoại để nhắc bạn làm nhiệm vụ nào đó đã lên lịch.
   • Tránh nhờ người xung quanh nhắc nhở mình nhớ lịch làm việc, vì họ cũng có thể quên như bạn.
   • Nếu có việc gì đó đặc biệt quan trọng bạn nên sắp xếp nhiều công cụ nhắc nhở, vì có khả năng bạn không để ý giấy ghi chú hay thông báo trên điện thoại.
9. Nhờ giúp đỡ. Nhờ người khác hỗ trợ hoặc chuyển một số nhiệm vụ nhỏ cho họ nếu được. Nói chung điều này có ích cho lịch làm việc nếu bạn có thể bớt chút sĩ diện nhờ họ can thiệp, để giải quyết một số việc vặt trong nhà hay nấu bữa tối nếu hôm đó bạn quá bận.
   • Đảm bảo tìm đúng người đủ năng lực để giao nhiệm vụ. Nếu chỉ tìm ai đó để làm xong công việc thì chưa đủ, bạn phải nhờ người có thể hoàn thành tốt công việc.
   • Không đổ trách nhiệm của mình sang cho người khác. Đó không phải là kỹ năng quản lý thời gian tốt, mà chỉ khiến bạn trông lười biếng và thiếu động lực trong mắt người khác.
10. Đo lường năng suất làm việc. Thỉnh thoảng bạn nên ngừng lại và phân tích những gì đã đạt được, hiệu quả làm việc và xác định lượng thời gian tiêu tốn cho công việc vừa qua. Lưu giữ các dữ liệu thống kê này trong công việc và cuộc sống sẽ giúp bạn tìm ra thay đổi cần thiết để nâng cao hiệu quả công việc và cách thức sinh hoạt hằng ngày.
11. Tự thưởng cho mình. Làm việc quá chăm chỉ có thể dẫn tới kiệt sức và làm mất khả năng tập trung, thậm chí không thể hoàn thành các nhiệm vụ tầm thường nhất. Vì vậy đôi khi bạn nên tổ chức ăn mừng thành tựu vừa qua và tự thưởng cho mình điều gì đó thật sự thú vị.
    • Dành toàn bộ khoảng thời gian tự thưởng đó vào việc thư giãn. Tắt điện thoại và không trả lời email công việc. Nếu bạn trộn lẫn công việc vào thời gian vui chơi thì đó không còn là phần thưởng để phục hồi sức lực.
    • Nếu làm việc từ thứ hai đến thứ sáu, bạn nên nghỉ ngày cuối tuần. Sau khi một dự án kéo dài ba tháng kết thúc, bạn hãy tự thưởng cho mình một kỳ nghỉ ngắn.

Cảnh báo

• Không để tâm trí lang thang hay mơ màng trong khi thực hiện các nhiệm vụ hằng ngày.

Bài liên quan

• Sống một lối sống lành mạnh
• Kiểm soát cơn nghiện tin tức
• Sống có hy vọng
• Kiểm soát việc ăn quá nhiều
• Khoan dung với người khác

• « Mới nhất
• ‹ Mới hơn
• Cũ hơn ›