Viết địa chỉ phong thư giới thiệu vào đại học

Thư giới thiệu là nhân tố quan trọng cho bất kỳ một đơn xin xét tuyển vào đại học nào. Sinh viên phải nhờ thầy cô, chuyên viên tư vấn hoặc người hướng dẫn khác viết thư cho trường mà họ muốn học, mô tả sự thông minh, tính cách và sự chuẩn bị của họ cho quá trình học đại học. Bạn phải viết địa chỉ cho lá thư giới thiệu một cách chính xác để chúng có thể được gửi đến đúng nơi. Nếu bạn là sinh viên, giáo viên của bạn sẽ yêu cầu bạn cung cấp phong thư có kèm theo địa chỉ rõ ràng để họ viết thư giới thiệu cho bạn.

Các bước

Viết địa chỉ cho phong thư

1. Tìm địa chỉ gửi thư. Bạn cần phải gửi thư giới thiệu đến phòng tuyển sinh của trường đại học. Thông thường, nếu bạn là sinh viên, bạn phải cung cấp cho giáo viên phong thư có kèm theo địa chỉ khi nhờ họ viết thư giới thiệu, vì vậy, bạn nên nhớ bảo đảm rằng bạn biết rõ địa chỉ chính xác.
   • Đối với sinh viên, địa chỉ sẽ được nêu rõ trong phần hướng dẫn nộp đơn. Bạn cũng có thể tìm địa chỉ của phòng tuyển sinh trực tuyến. Tuy nhiên, bạn nên gọi điện thoại cho họ để kiểm tra xem liệu đây có phải là nơi phù hợp để nộp đơn xin xét tuyển.
   • Đối với giáo viên, sinh viên của bạn phải cung cấp cho bạn thông tin này. Nếu không, bạn có thể tìm kiếm trực tuyến và gọi điện cho phòng tuyển sinh.
2. In địa chỉ rõ ràng trên phong thư. Bạn nên in địa chỉ của văn phòng tuyển sinh ngay giữa phong thư. Cần nhớ in một cách rõ ràng để lá thư có thể được gửi đến đúng nơi. Nếu chữ viết của bạn khá cẩu thả, bạn nên đến tiệm in ấn để đánh ra địa chỉ và in nó vào phong thư.
   • Dòng đầu tiên của địa chỉ cần phải bao gồm "Phòng Tuyển sinh" hoặc "Hội đồng Tuyển sinh". Dòng thứ hai sẽ là tên trường đại học mà bạn muốn gửi thư, ví dụ như "Trường Đại học Hà Nội".
   • Dòng thứ ba sẽ dành cho địa chỉ phòng tuyển sinh. Ví dụ "123 Nguyễn Trãi". Dòng cuối cùng bao gồm phường/xã/huyện/quận, thành phố, và mã bưu chính (nếu có). Ví dụ "Quận Thanh Xuân, Hà Nội".
   • Bạn cũng có thể dùng máy vi tính hoặc máy đánh chữ để in địa chỉ cho phong thư. Nếu chữ viết tay của bạn khá cẩu thả thì đây sẽ là biện pháp khá tốt.
3. Viết địa chỉ người gửi tại góc phía trên bên tay trái. Đây sẽ là địa chỉ của người viết thư. Nếu bạn phải cung cấp phong bì có in sẵn địa chỉ cho thầy cô, bạn cần phải hỏi địa chỉ cá nhân của họ. Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng địa chỉ trường mà bạn đang học. Nếu bạn viết đơn xin xét tuyển cho sinh viên của mình, bạn chỉ cần ghi địa chỉ nhà riêng của bạn.
   • Dòng đầu tiên sẽ là tên bạn, hoặc tên giáo viên. Ví dụ "Trần Ngọc Châu".
   • Dòng thứ hai sẽ bao gồm địa chỉ của bạn, hoặc của giáo viên. Ví dụ "262 Hồng Hà".
   • Dòng cuối cùng sẽ là tên phường/xã/huyện/quận, thành phố, và mã bưu chính (nếu có). Ví dụ "Phường Phúc Xá, Quận Ba Đình, Hà Nội".
4. Thêm thông tin chi tiết trên phong thư. Để có thể bảo đảm rằng lá thư của bạn sẽ được gửi đến địa chỉ chính xác, bạn nên thêm thông tin chi tiết về mục đích của lá thư giới thiệu này tại góc dưới bên tay trái phong bì. Ngoài đơn xin xét tuyển, phòng tuyển sinh cũng thường nhận nhiều loại thư khác như thư liên quan đến học bổng, vì vậy, họ sẽ có nhiều bộ phận riêng.
   • Tại góc dưới bên trái phong thư, bạn nên viết cụm từ "Về việc" kèm theo dấu hai chấm.
   • Và thêm thông tin chi tiết về mục đích của lá thư. Bạn có thể viết "Thư giới thiệu cho Nguyễn Văn Nam, xin xét tuyển đợt I". Nếu bạn đang nộp đơn xin xét tuyển sớm, bạn nên kèm thêm thông tin này.
5. Nhớ dán tem thư. Mọi lá thư đều cần phải có một khoản bưu phí phù hợp để có thể được gửi đi. Bạn có thể mua tem thư tại bưu điện hoặc cửa hàng văn phòng phẩm. Bạn phải dán tem tại góc trên bên tay phải phong bì.
   • Nếu phong thư của bạn có chứa một vài giấy tờ khác ngoài lá thư, bạn phải dán hai tem thư. Nếu bạn không biết chắc về cước phí, bạn nên tham khảo thêm tại bưu điện. Bạn sẽ muốn lá thư của bạn được gửi đi một cách thành công.

Soạn thảo lời chào

1. Tạo phần tiêu đề cho lá thư. Hầu hết mọi loại thư, đặc biệt là thư trang trọng như thư giới thiệu, cần phải có tiêu đề. Nếu bạn đang viết thư giới thiệu cho sinh viên của mình, bạn nên thêm tiêu đề cách điểm trên cùng của trang giấy khoảng 4 cm.
   • Bên góc phải, viết chi tiết địa chỉ của bạn. Những từ như "ngõ" và "đại lộ" cần phải được viết rõ. Bạn có thể viết tắt tên thành phố theo quy định viết tắt của bưu điện Việt Nam.
   • Ở góc bên trái tương ứng, viết ngày tháng viết thư. Bạn nên ghi rõ ngày, tháng thay vì viết tắt.
2. Xác định tên gọi chính xác mà bạn sẽ sử dụng cho lời chào. Tốt nhất là bạn nên thêm danh xưng cụ thể trong lời chào, vì vậy, bạn cần phải tìm hiểu về tên của người đứng đầu bộ phận tuyển sinh. Cá nhân hóa lá thư sẽ khiến nó trông chuyên nghiệp hơn.
   • Bạn nên tham khảo thông tin từ sinh viên nhờ bạn viết thư. Trường học mà sinh viên đó muốn xin xét tuyển có thể đã cung cấp thông tin cụ thể để họ có thể viết địa chỉ cho thư giới thiệu. Tốt nhất bạn nên hỏi sinh viên của bạn trước khi tự viết lời chào.
   • Bạn cũng có thể sẽ tìm thấy tên của người đứng đầu phòng tuyển sinh trực tuyến. Tuy nhiên, bạn nên nhớ bảo đảm rằng thông tin này là thông tin hiện thời. Bạn sẽ không muốn viết thư cho người không còn liên quan đến ngôi trường đó.
3. Sử dụng thuật ngữ chung nếu bạn không thể tìm thấy tên cụ thể. Nếu bạn không thể xác định thông tin này, bạn nên dùng thuật ngữ chung. Ví dụ, bạn có thể viết "Kính gửi Người đại diện Phòng tuyển sinh Đại học".
   • Bạn nên nhớ rằng thông tin cụ thể là điều rất quan trọng, vì vậy, bạn nên tránh viết theo kiểu "Kính gửi Người có Thẩm quyền".

Theo sát quy định gửi thư

1. Không nên gửi thư giới thiệu cùng các loại giấy tờ khác. Nói chung, bạn không nên gửi thư giới thiệu kèm theo giấy tờ xin xét tuyển khác. Trừ khi trường đại học yêu cầu bạn gửi kèm mọi thứ, bạn nên gửi thư giới thiệu riêng biệt.
   • Thông thường, giáo viên của bạn sẽ tự gửi thư của mình. Bạn nên cho giáo viên biết về thời hạn nhận thư để họ gửi thư đúng hạn.
2. Kiểm tra lại để chắc chắn rằng bạn đã viết địa chỉ chính xác. Bạn sẽ muốn lá thư của bạn được gửi đến đúng nơi. Kiểm tra địa chỉ một cách cẩn thận khi điền thông tin trên phong bì. Nếu bạn nộp đơn cho nhiều trường, bạn sẽ dễ nhầm lẫn, vì vậy, bạn nên kiểm tra lại địa chỉ trước khi đưa phong thư cho giáo viên của mình.
3. Không nên lo lắng rằng thư giới thiệu sẽ được gửi đi trước đơn xin xét tuyển. Nhiều sinh viên cảm thấy lo sợ rằng thư giới thiệu sẽ được gửi đi trước khi họ nộp đơn xét tuyển. Nhân viên tại phòng tuyển sinh hiểu rõ rằng họ sẽ nhận được giấy tờ vào nhiều thời điểm khác nhau, và họ sẽ sắp xếp toàn bộ hồ sơ xin xét tuyển theo từng tên cụ thể. Miễn là trên phong bì có ghi rõ thư giới thiệu này là dành riêng cho bạn, nó sẽ được sắp xếp theo tên bạn. Khi toàn bộ giấy tờ cần thiết khác đến nơi, chúng sẽ được thêm vào hồ sơ của bạn.
4. Kiểm tra để xác nhận thư của bạn đã đến nơi. Bạn cần phải xác nhận rằng trường học đã nhận được thư, vì đơn xin xét tuyển của bạn có thể sẽ bị từ chối nếu không có thư giới thiệu. Bạn nên tìm hiểu về cách thức mà bạn có thể thực hiện để kiểm tra hồ sơ xin xét tuyển trực tuyến. Nhiều trường chấp nhận nộp đơn trực tuyến, và trường sẽ gửi thông báo cho bạn khi họ nhận được đầy đủ thư giới thiệu.

Lời khuyên

• Xem xét in tên và địa chỉ trên nhãn riêng, đặc biệt nếu chữ viết tay của bạn không đẹp và khó đọc.
• Sử dụng phong bì có in sẵn tiêu đề nếu nhà trường không có quy định cụ thể cho phong thư. Phương pháp này sẽ giúp gia tăng độ tin cậy của lá thư giới thiệu mà người nộp đơn cung cấp khi hội đồng tuyển sinh nhận được nó.
• Bạn nên chắc chắn rằng nhà trường yêu cầu gửi thư qua đường bưu điện. Nhiều trường lại có quy định nộp thư điện tử.

Bài liên quan

• Chèn ký hiệu pi
• Soạn thảo thư ủy quyền (bằng tiếng Anh)
• Soạn thảo giáo trình môn học
• Viết thư chứng minh nghề nghiệp
• Viết thư bày tỏ ý định

• « Mới nhất
• ‹ Mới hơn
• Cũ hơn ›