Viết Thư công việc

Bạn cần viết một bức thư công việc chuyên nghiệp và lịch sự? Hầu hết các loại thư công việc đều có định dạng sẵn và dễ bắt chước, bạn chỉ cần thay đổi nội dung thư. Thư công việc luôn luôn phải có ngày tháng, thông tin về người gửi, người nhận và một vài đoạn văn trong nội dung thư. Bạn muốn viết một bức, hãy làm theo những bước dưới đây và sửa lại những điểm cần thiết để phù hợp với tiêu chuẩn của công ty bạn.

Các bước

Mở đầu Thư

1. Nắm được định dạng. Dù thư của bạn viết về nội dung gì thì vẫn cần tuân theo một số tiêu chuẩn về hình thức của thư. Thư công việc nên được đánh máy và soạn bằng phông (font) chữ phổ biến như Arial hoặc Times New Roman. Bạn cần đánh dấu các đoạn văn trong thư một cách thủ công. Việc đó có nghĩa là bạn bắt đầu một đoạn văn mới bằng cách gõ phím“return” hai lần. Không sử dụng lệnh indent (thụt lề đoạn văn) để đánh dấu đoạn văn.
   • Để lề khoảng 2 cm ở tất cả các mép.
   • Thư công việc gửi qua email cũng cần soạn bằng font chữ phổ biến. Không sử dụng font chữ bắt chước chữ viết tay hoặc màu mè, trừ màu đen và trắng trong mail công việc.
2. Chọn đúng loại giấy. Thư công việc cần in trên khổ giấy 22cm x 28cm (khổ “letter size”). Nếu bạn không ở nước Mỹ, bạn có thể sử dụng khổ giấy A4. Một số hợp đồng dài có thể in trên khổ giấy 22cm x 36cm (khổ “legal size”).
   • Nếu bạn in thư ra để gửi, bạn nên in thư trên giấy tiêu đề của công ty. Việc này làm bức thư có nét chuyên nghiệp hơn đồng thời cung cấp logo và thông tin liên hệ của công ty bạn.
3. Cung cấp thông tin về công ty bạn. Cung cấp tên và địa chỉ công ty, trong đó mỗi phần của địa chỉ viết trên một dòng khác nhau. Nếu bạn làm chủ hoặc làm tự do, thay tên công ty bằng tên của bạn hoặc viết tên bạn ở phía trên tên công ty.
   • Nếu công ty bạn có giấy tiêu đề được thiết kế sẵn, bạn có thể sử dụng nó thay vì gõ tên và địa chỉ công ty.
   • Nếu bạn tự gõ địa chỉ, bạn nên căn phải hoặc căn trái ở phía trên trang giấy, tùy theo bạn và sự ưu tiên của công ty bạn.
   • Nếu bạn gửi thư đi quốc tế, gõ tên nước bằng chữ in hoa.
4. Thêm ngày tháng. Viết ngày tháng đầy đủ là sự lựa chọn chuyên nghiệp nhất. Ví dụ, bạn có thể viết "Ngày 01 tháng Tư năm 2012" hoặc "Ngày 01 tháng 04 năm 2012". Ngày tháng nên được căn trái, phía dưới địa chỉ của người gửi thư một vài dòng.
   • Nếu thư của bạn được viết trong một vài ngày, hãy để ngày mà bạn hoàn thành bức thư.
5. Cung cấp thông tin người nhận. Viết tên đầy đủ của người nhận, chức danh (nếu có), tên công ty và địa chỉ nhận thư, chia thông tin này thành những dòng riêng rẽ. Nếu cần, thêm số tham chiếu. Thông tin người nhận nên căn trái, phía dưới ngày tháng một vài dòng.
   • Tốt nhất là gửi thư cho một người xác định. Theo cách này người mà bạn gửi thư tới có thể trả lời thư của bạn. Nếu bạn không biết tên của người bạn nên gửi thư, hãy kiểm tra một chút. Bạn có thể gọi điện đến công ty của họ để hỏi chính xác tên và chức danh của người đó.
6. Chọn lời chào. Lời chào là một điểm nhấn thể hiện sự kính trọng người nhận thư và việc sử dụng lời chào nào phụ thuộc vào việc bạn có biết người bạn gửi thư hay không, bạn biết họ ở mức độ nào và mức độ trang trọng của bức thư. Bạn có thể cân nhắc những lựa chọn dưới đây:
   • "To Whom It May Concern" (Gửi đến những người liên quan) chỉ khi bạn không biết ai, đặc biệt là người bạn muốn gửi thư đến.
   • Nếu bạn không biết rõ người nhận thư, mở đầu bằng "Dear Sir/Madam" (Kính gửi Ông/Bà" là một lựa chọn an toàn.
   • Bạn cũng có thể dùng chức danh và tên của người nhận thư, ví dụ "Dear Dr. Smith" (Kính gửi Giáo sư Smith).
   • Nếu bạn biết rõ người nhận thư và có mối quan hệ thân thiết với họ, bạn có thể gọi bằng tên, ví dụ như "Dear Susan" (Susan thân mến).
   • Nếu bạn không chắc về giới tính của người nhận thư, cách đơn giản là gõ tên đầy đủ, ví dụ "Dear Kris Smith" (Xin chào Kris Smith).
   • Đừng quên gõ dấu phẩy sau lời chào hoặc dấu hai chấm sau “To Whom It May Concern”.

Soạn Nội dung Thư

1. Đi thẳng vào vấn đề. Thời gian là tiền bạc, như châm ngôn đã nói thì hầu hết doanh nhân đều ghét lãng phí thời gian. Vì thế nội dung thư cần được thể hiện ngắn gọn và chuyên nghiệp. Hãy viết một bức thư mà người nhận có thể đọc nhanh nó bằng cách nói thẳng vào vấn đề và tóm tắt ý kiến của bạn ngay trong đoạn văn đầu tiên. Ví dụ, bạn luôn luôn có thể bắt đầu bằng "I am writing you regarding..." (Tôi viết thư này cho ông để trình bày về việc…) và bắt đầu từ đó.
   • Không sử dụng lời lẽ hoa văn, đao to búa lớn hoặc câu văn dài dòng và vòng vo – bạn nên truyền đạt những điều cần nói một cách ngắn gọn và rõ ràng nhất có thể.
   • Diễn đạt một cách thuyết phục. Có vẻ hầu hết mục đích viết thư đều là thuyết phục người đọc thư làm gì đó: thay đổi tư tưởng của họ, sửa chữa một lỗi sai, gửi tiền hoặc có hành động nào đó. Cố gắng diễn đạt một cách thuyết phục để người nhận thư làm điều bạn muốn.
2. Sử dụng đại từ chỉ ngôi. Tốt nhất là bạn nên sử dụng đại từ chỉ ngôi “I” (tôi), “we” (chúng tôi) và “you” (bạn) trong bức thư của bạn. Xưng là “I” (tôi) và gọi người đọc thư là “you” (bạn/ông/bà/anh/chị).
   • Lưu ý nếu bạn viết thư trên danh nghĩa một tổ chức. Nếu bạn đưa ra triển vọng phát triển của công ty, bạn nên sử dụng “we” (chúng tôi) để người đọc biết bạn phát ngôn đại diện cho công ty. Nếu bạn viết về ý kiến cá nhân của bạn, sử dụng “I” (tôi).
3. Viết một cách rõ ràng, ngắn gọn và súc tích. Hãy để người đọc biết chính xác điều bạn muốn nói. Người đọc sẽ chỉ nhanh chóng trả lời thư của bạn nếu nội dung thư của bạn rõ ràng. Đặc biệt, nếu bạn muốn người đọc đưa ra kết luận hoặc có hành động nào đó trả lời bức thư của bạn thì hãy nói điều đó với họ. Giải thích luận điểm của bạn một cách ngắn gọn nhất.
4. Sử dụng câu chủ động. Khi miêu tả một tình huống hoặc đưa ra một yêu cầu, bạn nên sử dụng câu chủ động thay vì câu bị động. Câu bị động có thể làm bức thư của bạn tối nghĩa hoặc không chỉ rõ người liên quan. Thêm vào đó, câu chủ động được sắp xếp hợp lý và nói thẳng vào vấn đề hơn. Ví dụ:
   • Câu bị động: Kính râm không được thiết kế hoặc sản xuất với sự chú ý đến độ bền của chúng.
   • Câu chủ động: Công ty của bạn thiết kế và sản xuất kính râm mà không chú ý tới độ bền của chúng.
5. Có thái độ cởi mở một cách thích hợp. Thư được viết bởi con người và gửi cho con người, vì thế, tránh viết thư một cách cứng nhắc nếu có thể. Bạn không thể xây dựng một mối quan hệ mới với bức thư không mang tính cá nhân và thiếu sự cởi mở. Mặc dù vậy, tránh sử dụng ngôn ngữ thông tục hoặc tiếng lóng như những cụm từ "you know" (bạn biết đấy), "I mean" (ý tôi là) hoặc "wanna" (muốn làm - rút gọn của 'want to'). Giữ giọng điệu nghiêm túc nhưng thân thiện và nhiệt tình.
   • Nếu bạn biết rõ người nhận, bạn nên có dòng gửi lời chúc tốt đẹp tới họ một cách thân mật.
   • Sử dụng óc phán đoán của bạn khi quyết định thể hiện bản thân ở mức độ nào. Đôi khi một chút hài hước có thể giúp bạn có một thương vụ thành công nhưng hãy cẩn trọng khi trêu đùa vì nó có thể là một sai lầm.
6. Lịch sự và nhã nhặn. Thậm chí nếu bạn viết thư để phàn nàn hoặc bày tỏ lo ngại, bạn vẫn có thể lịch sự. Hãy đặt mình vào vị trí của người nhận và đưa ra bất cứ ý tưởng nào bạn nghĩ ra, một cách hợp lý để người đọc nhận thấy bạn luôn nhiệt tình và sẵn sàng giúp đỡ.
   • Ví dụ, bạn có thể đưa một lời phàn nàn gay gắt như sau: “Tôi nghĩ kính râm của các anh quá dở và tôi sẽ không bao giờ mua chúng nữa”.Tuy nhiên bạn có thể viết một cách nhã nhặn hơn: “Tôi thất vọng với sản phẩm kính râm của quý công ty và tôi dự định sẽ mua kính ở một chỗ khác trong tương lai”.
7. Sử dụng mẫu giấy tiêu đề của “trang thứ hai” cho những trang viết thêm. Hầu hết thư công việc chỉ nên ngắn gọn trong một trang. Nhưng nếu vấn đề bạn trình bày dài hơn, như hợp đồng hay vấn đề pháp lý, bạn có thể cần thêm một vài trang. Sử dụng mẫu giấy tiêu đề của “trang thứ hai”, thường có địa chỉ viết tắt và cùng loại giấy với giấy tiêu đề của trang thứ nhất.
   • Đánh số trang ở phía trên cùng của trang với trang thứ hai và các trang sau đó. Bạn cũng có thể thêm tên người nhận và ngày tháng.
8. Tổng kết nội dung. Trong đoạn văn cuối cùng, tổng kết những điểm chính và nêu rõ những bước trong kế hoạch hành động của bạn hoặc những điều bạn chờ đợi ở người nhận thư. Lưu ý rằng người nhận có thể liên lạc với bạn để hỏi hoặc trao đổi, hãy nói cảm ơn họ vì đã quan tâm đến bức thư và vấn đề của bạn.

Kết thúc Thư

1. Chọn câu kết. Câu kết, giống như lời chào, thể hiện sự kính trọng người nhận thư và mức độ trang trọng của bức thư. "Yours sincerely" hay "Sincerely" (Trân trọng) thường là sự lựa chọn an toàn; bạn có thể cân nhắc những lựa chọn khác như"Cordially" (Thân ái), "Respectfully" (Kính thư), "Regards" (Gửi lời chúc) và "Yours Truly" (Chân thành). Bạn cũng có thể chọn cách kết thúc ít trang trọng hơn một chút nhưng vẫn chuyên nghiệp như "All the best” (Chúc những điều tốt đẹp nhất), “Best wishes" (Gửi tới ông/bà những lời chúc tốt đẹp nhất), "Warm regards" (Gửi tới anh/chị những lời chúc tốt lành) và "Thank you" (Cảm ơn). Sử dụng dấu phẩy sau câu kết.
2. Ký tên. Để trống khoảng bốn dòng sau đó ký tên. Ký tên sau khi in thư hoặc nếu bạn gửi thư qua email, scan hình ảnh chữ ký của bạn và dán nó vào phần này của thư. Bạn nên chọn mực xanh hoặc đen cho chữ ký.
   • Nếu bạn ký thư thay cho ai đó, hãy viết “pp:” trước chữ ký của bạn. “pp” là viết tắt của “per procurationem” (giống như “by agency” hay “on behalf of”(thay mặt cho)).
3. Đánh máy thêm tên của bạn và thông tin liên hệ. Bên dưới chữ ký của bạn, đánh máy tên đầy đủ của bạn, chức danh, số điện thoại, địa chỉ email và bất kỳ cách thức liên lạc nào có thể. Mỗi thông tin viết ở một dòng riêng.
4. Thêm tên viết tắt của người đánh máy. Nếu ai đó không phải bạn là người đánh máy bức thư, bạn nên thêm tên viết tắt của người này dưới phần chữ ký. Đôi khi, có cả tên viết tắt của người viết thư. Vì thế, cần phân biệt rõ người viết thư và người đánh máy bức thư.
   • Ví dụ, nếu bạn chỉ thêm tên viết tắt của người đánh máy, viết chúng bằng chữ in thường: mj
   • Nếu bạn thêm tên viết tắt của người viết thư, viết chúng bằng chữ in hoa và tên viết tắt của người đánh máy viết bằng chữ in thường: RW:mj. Bạn cũng có thể dùng dấu gạch chéo giữa hai chữ viết tắt: RW/mj.
5. Lưu ý tài liệu đính kèm. Nếu bạn đính kèm tài liệu để người nhận thư xem, chú thích điều đó ở một vài dòng dưới thông tin liên hệ của bạn, bằng cách ghi chú số và loại tài liệu. Ví dụ, bạn có thể viết: "Enclosures (2): resume, brochure" ("Tài liệu đính kèm (2): sơ yếu lí lịch, ấn phẩm quảng cáo").
   • Bạn cũng có thể viết tắt “Enclosures” là “Encl.” hoặc “Enc.”.
6. Thêm người nhận. Nếu bạn gửi một bản của bức thư cho một người khác nữa, bạn nên thêm tên của người này vào bức thư. Bạn có thể chú thích bằng cách gõ “cc:” dưới dòng “Enclosures”, “cc” là viết tắt của “courtesy copy”(đồng kính gửi), với tên và chức danh của người đó (“cc” dùng để chỉ “carbon copy” (bản sao bằng giấy than) khi bức thư được đánh máy trên giấy than).
   • Ví dụ, viết: “cc: Mary Smith, Vice President of Marketing” (“đồng kính gửi: Mary Smith, Phó Trưởng phòng Marketing”).
   • Nếu bạn muốn thêm một người nhận nữa, gõ tên người thứ hai thẳng bên dưới tên người đầu tiên và không cần “cc:”.

Hoàn tất

1. Chỉnh sửa thư. Hình thức là yếu tố chìa khóa để chứng tỏ người viết thư chuyên nghiệp. Chắc chắn rằng người đọc sẽ dễ dàng nhận thấy bạn là người có năng lực và trách nhiệm bằng việc chỉnh sửa những sai sót nhỏ nhất trong bức thư. Bạn có thể chạy lệnh spelling để kiểm tra lỗi chính tả trên bản word nhưng cũng có thể kiểm tra bằng cách đọc kỹ bức thư trước khi gửi.
   • Tự hỏi liệu bức thư đã rõ ràng và súc tích chưa. Có đoạn văn nào có nhiều hơn ba hoặc bốn câu dài không? Nếu có, liệu bạn có thể xóa bớt những đoạn không cần thiết.
   • Nếu bức thư thực sự rất quan trọng, bạn có thể nhờ một người bạn hoặc đồng nghiệp kiểm tra nhanh. Đôi khi chỉ cần dành một vài giây để đọc cũng có thể giúp bạn phát hiện những lỗi sai hoặc cách dùng từ vụng về mà bạn có thể đã không thấy.
2. Không giập gim thư. Nếu thư có nhiều trang, tránh giập gim thư. Nếu bạn muốn chắc chắn các trang được sắp xếp đúng thứ tự, sử dụng kẹp giấy kẹp ở phía trên bên trái.
3. Gửi thư. Nếu bạn gửi qua bưu điện, hãy sử dụng bì thư công việc. Nếu có sẵn bì thư in logo công ty, hãy sử dụng bì thư đó. In địa chỉ hoàn thư và địa chỉ người nhận một cách rõ ràng. Gập bức thư thành ba phần, sao cho khi người nhận mở thư, phần đầu tiên của bức thư sẽ ở nếp gấp trên cùng và sau đó mở đến nếp gấp là phần cuối thư. Cần chắc chắn bạn dán đủ tem sau đó gửi nó đi.
   • Nếu bạn cảm thấy địa chỉ viết tay lem nhem và không hợp với phong cách chuyên nghiệp của bạn, đánh máy địa chỉ trên word, đặt bì thư vào máy in và in địa chỉ lên bì thư.
   • Nếu bức thư vô cùng quan trọng và/hoặc gấp, bạn nên gửi thư qua chuyển phát nhanh.
   • Nếu bạn muốn gửi thư qua email, chuyển thư sang định dạng HTML hoặc lưu thư dưới dạng PDF để giữ nguyên định dạng. Mặc dù vậy, gửi thư bằng giấy sẽ hay hơn.

Lời khuyên

• Sử dụng bút tốt để ký tên trên thư.
• Nhanh chóng. Nếu bạn không thể trả lời hết yêu cầu của người gửi thư trong vòng một tuần, nói với anh ấy hoặc cô ây về điều đó và cho họ biết khi nào họ có thể nhận được trả lời từ bạn.
• Tập trung vào mặt tích cực. Nói về những điều bạn có thể làm, không nói về những điều bạn không làm được. Ví dụ, nếu bạn không còn sản phẩm nào đó trong kho, đừng nói với khách hàng là bạn không thể đáp ứng đơn hàng của họ, thay vì đó, hãy nói sản phẩm đó được nhiều người ưa chuộng nên bên bạn đang hết hàng. Sau đó nói với họ khi nào bạn có thể cung cấp cho họ sản phẩm đó.
• Nếu bạn viết một bức thư với nhiều nội dung, đầu tiên bạn nên liệt kê những nội dung đó.
  • Liệt kê hết những nội dung mà bạn muốn đề cập. Đừng lo lắng về thứ tự.
  • Với mỗi nội dung, liệt kê những từ quan trọng, ví dụ, tranh luận và thực tế.
  • Xem lại các nội dung trong đề cương của bạn để chúng thích hợp với mục đích của bạn và người đọc.
  • Cắt bỏ bất cứ vấn đề nào không liên quan.
  • Sắp xếp thông tin theo thứ tự thích hợp nhất cho người đọc thư.

Cảnh báo

• Đừng viết thư với những câu văn nịnh bợ người nhận thư. Một lời khen ngợi thực sự có thể chấp nhận được, nhưng nếu bạn làm điều đó một cách thái quá, người đọc sẽ cảm thấy bạn làm việc bằng cách nịnh bợ, không phải bằng năng lực của bạn.
• Không sử dụng giọng văn quá cộc lốc và áp đặt. Nhớ rằng, bạn đang cố gắng củng cố hoặc bắt đầu một mối quan hệ chuyên nghiệp bằng một bức thư công việc.

Bài liên quan

• Chèn ký hiệu pi
• Soạn thảo thư ủy quyền (bằng tiếng Anh)
• Soạn thảo giáo trình môn học
• Viết thư chứng minh nghề nghiệp
• Viết thư bày tỏ ý định

• « Mới nhất
• ‹ Mới hơn
• Cũ hơn ›