Chủ đề nóng: Phương pháp kỷ luật tích cực - Cổ học tinh hoa - Những thói hư tật xấu của người Việt - Công lý: Việc đúng nên làm - Giáo án Điện tử - Sách giáo khoa - Học tiếng Anh - Bài giảng trực tuyến - Món ăn bài thuốc - Chăm sóc bà bầu - Môi trường - Tiết kiệm điện - Nhi khoa - Ung thư - Tác hại của thuốc lá - Các kỹ thuật dạy học tích cực
- Dạy học phát triển năng lực - Chương trình giáo dục phổ thông
Viết một Bức thư
Từ VLOS
Biết cách viết một bức thư là một kỹ năng thiết yếu mà bạn sẽ dùng trong kinh doanh, ở trường học, và các mối quan hệ cá nhân với mục đích liên lạc thông tin, bày tỏ thiện chí hay chỉ là để bày tỏ tình cảm. Sau đây sẽ là hướng dẫn cơ bản để viết một bức thư đúng chuẩn.
Các bước[sửa]
-
Xét
xem
bức
thư
đang
viết
có
mức
độ
trang
trọng
đến
đâu.
Cách
mà
bạn
viết
thư
cho
một
người
phụ
thuộc
vào
mối
quan
hệ
giữa
bạn
và
người
đó.
Hãy
xem
các
nguyên
tắc
sau:
- Nếu viết cho quan chức chính phủ, các nhà tuyển dụng tương lai, những người giữ chức vụ cao, thầy cô giáo hay bất cứ ai mà bạn mong muốn có một mối quan hệ chuyên nghiệp, lời lẽ trong thư phải thật trang trọng.
- Nếu viết cho người chủ hiện tại nơi bạn làm việc, đồng nghiệp ít gặp mặt, người không thân thích hoặc họ hàng lớn tuổi, nói chung là những người bạn biết nhưng không thân lắm, thì lời lẽ cần phải có đôi chút trang trọng.
-
Quyết
định
xem
bạn
sẽ
gửi
thư
tay
hay
thư
điện
tử.
Cách
bạn
gửi
một
bức
thư
cũng
cho
biết
mức
độ
trang
trọng.
- Hầu hết các bức thư trang trọng đều sẽ được đánh máy và gửi qua đường bưu điện. Chỉ khi thời gian quá gấp rút hoặc người nhận đề nghị, thì mới được ngoại lệ gửi thư điện tử.
- Đối với những bức thư không trang trọng, bạn có thể gửi theo một trong hai cách.
- Đối với những bức thư trang trọng một phần, bạn nên gọi điện hỏi ý kiến trước khi gửi. Nếu họ yêu cầu nhận thư điện tử, bạn hãy làm theo ý họ. Còn nếu bạn không rõ, viết thư tay sẽ là cách chắc chắn nhất.
- Sử dụng đề thư, hoặc viết địa chỉ của bạn lên đầu thư (chỉ với những bức thư trang trọng). Nếu bạn đang viết thư với mục đích kinh doanh và bạn có sẵn đề thư in tên doanh nghiệp của bạn, hãy tận dụng nó. Hoặc là, nếu bạn muốn thêm một chút chuyên nghiệp, thì có thể dùng phần mềm soạn thảo để thiết kế đề thư. Còn nếu không, thì chỉ đơn giản là ghi đầy đủ địa chỉ của bạn, và căn lề trái. Ghi địa chỉ đường/phố ở dòng đầu tiên; tỉnh, thành phố và mã bưu chính ở dòng thứ hai.
-
Viết
ngày
tháng
(với
mọi
loại
thư).
Sau
khi
ghi
địa
chỉ,
cách
xuống
dòng
một
khoảng
rồi
viết
ngày
tháng.
Hoặc
đầu
tiên
có
thể
viết
ngày
tháng
trước,
cũng
căn
lề
trái
như
khi
viết
địa
chỉ.
- Viết ngày tháng đầy đủ. “Ngày 19 tháng 9 năm 2014” hay “19/9/2014”
- Nếu là bức thư trang trọng một phần hoặc một bức thư điện tử không trang trọng thì không cần ngày tháng – Vì thời gian trong thư điện tử đã được ghi sẵn.
-
Viết
tên,
tiêu
đề
và
địa
chỉ
của
người
nhận
(chỉ
áp
dụng
trong
trường
hợp
trang
trọng).
Cách
xuống
một
dòng
sau
khi
ghi
ngày
tháng,
viết
tên
người
gửi
kèm
theo
chức
vị,
ở
dòng
kế
tiếp
viết
tên
công
ty
hoặc
tổ
chức
(nếu
có),
viết
địa
chỉ
ở
dòng
3
và
mã
bưu
chính
ở
dòng
4.
- Đối với thư điện tử thì không cần làm như vậy.
- Đối với thư trang trọng một phần hoặc không trang trọng thì cũng không cần thiết. Những thông tin đó chỉ cần viết lên phong bì là đủ.
- Nếu viết thư yêu cầu cho một công ty mà không biết người nhận cụ thể, thì đơn giản chỉ cần viết tên công ty hoặc tổ chức kèm theo địa chỉ.
-
Bắt
đầu
bức
thư
bằng
thủ
tục
chào
hỏi.
Câu
chào
phụ
thuộc
vào
tính
trang
trọng
cũng
như
quan
hệ
giữa
bạn
và
người
nhận.
Một
vài
trường
hợp
có
thể
có
là:
- Đối với thư trang trọng nhưng lại không gửi cho một cá nhân cụ thể thì câu chào có thể là “Kính gửi các bên liên quan:” với dấu 2 chấm đằng sau chữ “liên quan”.
- Nếu không biết người nhận là ai mà chỉ biết giới tính của họ là nam hay nữ thôi, thì bạn có nhiều cách chào hơn. Có thể là “Kính thưa ông/bà” hoặc “Thưa ông bà”. Bạn cũng phải nên cẩn trọng, bởi vì nếu xưng hộ không đúng cách thì người đọc thư sẽ hiểu lầm là bạn đạng xúc phạm họ trước khi họ kịp đọc hay mở bức thư của bạn.
- Đối với trường hợp trang trọng và lúc này bạn đã biết tên người nhận, câu chào mở đầu an toàn nhất sẽ là “Kính thưa ông/bà…”. Nếu cảm thấy như vậy là quá gần gũi thì có thể ghi tên người nhận một cách nhã nhặn hơn và kết thúc bằng một dấu phẩy (Ví dụ như “Bà A thân mến,…”).
- Với thư trang trọng một phần, thì “Kính thưa” hoặc “Xin chào” là hợp lý nhất.
- Còn nếu không trang trọng, bạn có thể dùng những câu chào hằng ngày như “Xin chào,” hoặc thông thường hơn là “Hi”
-
Viết
tên
người
nhận
tiếp
sau
câu
chào.
- Trong trường hợp trang trọng, hãy dùng các chức vị như “Tiến sỹ”, “Giáo sư”, “Ông”, “Bà”… hay là các chức vị thuộc quân đội hay chính phủ. Sau chức vị sẽ là họ của người nhận.
- Đối với thứ trang trọng một phần, bạn phải cân nhắc thật kỹ xem có thể gọi họ bằng tên riêng được không. Vẫn hãy dùng các từ chỉ chức vị để đảm bảo an toàn.
- Với thư không trang trọng, thông thường bạn được phép xưng hô với họ bằng tên và không cần gì thêm nữa. Chỉ có ngoại lệ là khi gửi cho người lớn tuổi trong gia đình như "Ông” hoặc “Cô” thì có thể dùng tên của họ.
-
Bắt
đầu
viết
thư.
Cách
xuống
một
dòng
để
viết
nếu
như
đánh
máy,
còn
viết
tay
thì
chỉ
cần
xuống
dòng
thôi.
- Nếu bạn viết thư cá nhân, thì hãy bắt đầu bằng việc hỏi thăm sức khỏe. Thường thì là “Dạo này anh khỏe chứ?” hay “Hy vọng anh vẫn luôn mạnh khỏe.”
- Nếu viết cho mục đích kinh doanh hay các trường hợp trang trọng khác, thì hãy đi thẳng vào vấn đề. Thời gian là tiền bạc, và bạn không muốn lãng phí thời gian của người nhận thư.
-
Quyết
định
nên
trao
đổi
những
gì
trong
thư.
Mục
đi
chính
của
thư
là
trao
đổi
thông
tin.
Cho
nên
trước
khi
viết,
hãy
nghĩ
xem
người
trong
thư
sẽ
nhận
được
thông
tin
gì.
Nghĩ
xem
liệu
bạn
có
cần
cho
họ
biết
giá
sản
phẩm
không,
hay
đơn
giản
chỉ
nói
cho
người
ta
biết
bạn
nhớ
họ
nhiều
thế
nào,
hoặc
cảm
ơn
về
món
quà
sinh
nhật…
Dù
là
bất
cứ
loại
thông
tin
nào,
hãy
tập
trung
vào
nó.
- Bạn cũng cần biết những gì “không nên” viết. Một bức thư viết trong lúc tức giận với đầy rẫy các câu từ sỗ sàng thì không nên gửi đi chút nào. Khi đã lỡ viết ra một bức thư như vậy và băn khoăn không biết có nên gửi không thì cứ để qua vài ngày đã – biết đâu đấy bạn lại thay đổi ý định!
- Bắt đầu viết thư. Mỗi phần hãy nêu lên một ý chính. Hãy chắc chắn là bạn đã dùng đúng dấu câu, chính tả và ngữ pháp.
- Rà soát lại thư bạn viết. Trước khi gửi, hãy đọc đi đọc lại vài lần để chắc chắn bức thư truyền tải đúng những gì bạn muốn, và không có bất kỳ lỗi chính ta hay ngữ pháp nào. Dùng tính năng kiểm tra chính tả trong các phần mềm soạn thảo hoặc nhờ một người bạn kiểm tra giúp và thực hiện một số thay đổi nếu cần.
-
Dùng
lời
kết
thư.
Đây
là
cách
để
thiết
lập
mới
quan
hệ
với
người
nhận.
Sau
khi
viết
xong
đoạn
cuối
cùng,
cách
ra
một
dòng
để
viết
câu
kết
thư.
- Với thư trang trọng, hãy dùng “Chân thành cảm ơn”, “Rất hân hạnh” hoặc “Chúc ông/bà một ngày tốt lành”.
- Với thư trang trọng một phần, có thể dùng như trên hoặc các câu ngắn hơn như “Thân ái” hay “Chúc may mắn”.
- Đối với những bức thư bình thường, lời kết thư hãy nên phản ánh mối quan hệ với người nhận. Nếu viết thư cho người yêu hay vợ/chồng, bạn thân, gia đình thì nên dùng “Yêu em.” hoặc “Yêu mọi người nhiều.", v.v.
- Nếu bạn có hoài bão cho một mối quan hệ, bạn có thể dùng kiểu kết thư cổ điển giống như lúc bạn viết thư trang trọng (hoặc nếu viết cho người bạn thân chí cốt mà mình trân trọng). Biến câu kết thư trở thành một phần của câu nội dung. Ví dụ như đoạn cuối bạn hãy viết “Vẫn như mọi khi, tôi mong là…”, sau khi viết xong câu này hãy xuống hàng cách ra một dòng và viết “Chân thành cảm ơn.” Bằng cách này, bạn đã biến câu kết thành “đoạn kết” của bức thư vì nó liên kết nội dung với đoạn trên. Không chỉ có một cách như vậy, hãy sáng tạo ra những cách kết thư độc đáo hơn.
-
Ký
tên.
Cách
bạn
ký
phụ
thuộc
vào
nội
dung
của
bức
thư.
- Đối với thư đánh máy, phần ký tên sẽ cách khoảng 4 dòng giữa dòng kết thư và dòng tên đánh máy đầy đủ của bạn ngay bên dưới. Ký bằng mực xanh hoặc đen vào phần giữa 2 dòng đó.
- Trong trường hợp gửi thư điện tử mạng tính chất trang trọng, hãy gõ tên đầy đủ của bạn sau dòng kết thư.
- Nếu muốn, bạn có thêm chức vị của mình vào sau tên. Ví dự ông A muốn người nhận biết mình là giáo sư, thì phần ký tên ông sẽ ghi là “Giáo sư A”.
- Đối với thư trang trọng một phần, dùng tên hay tên đầy đủ là do bạn quyết định. Bạn có thể ký rồi ghi rõ tên như đối với thư trang trọng hoặc đơn giản chỉ cần ký là đủ.
- Với thư không trang trọng, không cần viết tên sau khi ký. Ghi tên ở cuối thư đối với thư điện tử và ký tên đối với thư viết tay.
-
Nếu
còn
muốn
bổ
sung
thêm
sau
khi
đã
ký
tên,
hãy
dùng
“Tái
bút”
(P.S)
và
sau
đó
viết
vài
dòng
nội
dung
mà
bạn
muốn.
- Trong trường hợp vẫn còn điều muốn nói, hãy dùng “Tái tái bút” (P.P.S). Chỉ dùng khi bạn muốn bổ sung lần 2 cho đoạn nào đó trong thư.
- Gấp thư (tùy ý). Nếu gửi thư qua đường bưu điện, hãy gấp bức thư làm ba. Đầu tiên gấp phần dưới bức thư lên 1/3 tờ giấy, vuốt thẳng. Sau đó gấp phần đầu bức thư lại khít với mép gấp dưới. Gấp thư như vậy sẽ bảo đảm bức thư nằm gọn trong phong bì.
-
Ghi
địa
chỉ
lên
phong
bì
(tùy
ý).
Tại
chính
giữa
phong
bì,
tính
cả
bề
ngang
và
bề
dọc,
là
nơi
bạn
sẽ
ghi
địa
chỉ
người
nhận,
cách
ghi
như
sau:
- Ông Nguyễn Văn A
- 123 Đường Võ Thị Sáu
- Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Viết địa chỉ phản hồi trên phong bì (tùy ý). Nếu bưu điện không thể gửi thử của bạn đi vì lý do nào đó, họ sẽ gửi trả lại thư về địa chỉ phản hồi mà không thu thêm bất kỳ khoản phí nào. Cách ghi giống như khi bạn ghi địa chỉ của người nhận (đã hướng dẫn ở trên).
Lời khuyên[sửa]
- Bạn có thể viết thư để bày tỏ lòng biết ơn, sự đồng cảm, yêu thương, hóm hỉnh, quan tâm và các cảm xúc khác.
- Luôn luôn tập trung vào mục đích bạn viết thư cho người nhận.
- Sau câu chào luôn luôn có dấu phẩy.
- Tránh đưa thông tin thừa, không cần thiết vào thư. Nhất là khi bạn viết với mục đích kinh doanh.
- Hãy là một người có lý lẽ và lịch sự khi viết thư than phiền – Làm như vậy, cơ hội bạn nhận được phản hồi tích cực từ người nhận sẽ cao hơn.
- Khi in thư, hãy chọn loại giấy dày hơn loại dùng để photocopy thông thường.
- Nếu gửi những bức thư điện tử trang trọng hoặc trang trọng một phần, hãy chắc chắn rằng nội dung phải mang tính tôn trọng cao nhất. Một bức thử gửi cho đồng nghiệp sẽ ít trang trọng hơn gửi cho Chủ tịch Hội đồng.
- Viết thư bằng mực xanh hoặc đen.
- Mỗi đoạn trong thư chỉ được nêu lên một vấn đề chính.
- Phải làm rõ ý mình nói, tránh mơ hồ.
- Hãy viết một bức thư có tính lan tỏa thông tin.
- Quan điểm của bạn trong thư phải rõ ràng và chính xác. Có thể thêm vài lời giải thích sau khi nêu quan điểm, nhưng tránh dài dòng. Chỉ nên là những thông tin cần thiết đặc biệt cho các bức thư trang trọng.
Cảnh báo[sửa]
- Viết hoặc vẽ lên bì thư sẽ khiến bức thư có nguy cơ bị trả lại. Nếu muốn trang trí cho bức thư hoặc dán đề can, hãy làm ở mặt sau bức thư.