Xin thôi việc một cách lịch thiệp

Đã đến lúc bạn cần phải thay đổi, cho dù là đi theo sự nghiệp mới hoặc chỉ đơn giản là thử thách mới. Thủ tục để xin thôi việc khá đơn giản: gửi thông báo, tốt nhất là từ trước. Nhưng nếu bạn không muốn qua cầu rút ván và gây trở ngại cho cơ hội tương lai, bạn cần phải đặc biệt cẩn thận và chu đáo. Xin thôi việc là điều khá dễ dàng, nhưng xin thôi việc một cách lịch thiệp thì không. Bài viết này sẽ tập trung vào một vài biện pháp giúp quá trình từ chức của bạn trở nên suôn sẻ và không gây ác cảm càng nhiều càng tốt.

Các bước

Lựa chọn thời điểm thích hợp để xin thôi việc

1. Cố gắng kết thúc một cách tốt đẹp. Hầu hết mọi người nộp đơn xin thôi việc khi họ cảm thấy kiệt sức và như thể họ không còn khả năng thực hiện công việc của mình. Cảm giác kiệt sức này thường gây thiếu hụt năng suất hoạt động. Mặc dù đây là điều dễ hiểu, bạn cần phải cố gắng hết sức mình trong dự án cuối cùng. Bạn có thể sẽ kết thúc bằng việc muốn nhận được sự gửi gắm từ sếp trong tương lai (hoặc thậm chí bạn có thể muốn làm việc với họ một lần nữa). Sẽ tốt hơn nếu được ghi nhớ là nhân viên siêng năng, cống hiến toàn bộ trong suốt khoảng thời gian làm việc.
   • Biết rõ bất kỳ một khoản trợ cấp nào mà bạn đủ điều kiện để nhận. Nếu bạn chuẩn bị xin thôi việc, bạn có thể nhận trợ cấp thôi việc, hoặc trợ cấp thất nghiệp. Chúng sẽ rất cần thiết nếu bạn chưa có công việc mới. Từ chức có thể khiến bạn không đủ điều kiện để nhận bất kỳ thứ gì. Trong nhiều trường hợp, tốt hơn hết là bạn nên nhận những khoản trợ cấp này trong khi tìm kiếm vị trí tiếp theo.
2. Thiết lập kế hoạch để gửi thông báo. Nếu bạn muốn xin thôi việc theo cách tốt nhất có thể, bạn không nên để sếp của bạn lâm vào tình thế khó khăn khi phải tìm người thay thế vị trí của bạn một cách chật vật. Bạn nên gửi thông báo ít nhất là trước hai tuần (hoặc theo quy định tối thiểu trong hợp đồng làm việc của bạn nếu có) để sếp có thể chuẩn bị cho người khác làm thay bạn, hoặc có thời gian chuẩn bị kỹ lưỡng cho sự thay thế.
   • Ngay cả khi hợp đồng của bạn không nêu rõ thời gian thông báo cụ thể, bạn nên báo trước từ 2 – 3 tuần để thể hiện thái độ lịch sự với sếp. Thông báo trễ hơn 2 tuần sẽ khiến sếp của bạn không tìm được người thay thế phù hợp; nếu sớm hơn 3 tuần thì sếp sẽ thắc mắc không biết vì sao bạn vẫn còn quanh quẩn trong công ty.
3. Giữ kín quyết định. Một khi bạn đã quyết định, đừng ba hoa khắp công ty cho đến khi người giám sát trực tiếp của bạn biết tin. Bạn nên suy nghĩ sâu xa hơn, như một vị tướng, và biết rằng tri thức chính là sức mạnh.
   • Cho sếp hoặc người giám sát có thời gian để tiếp nhận và xử lý thông tin. Nếu công ty đưa ra lời đề nghị để giữ bạn ở lại, sẽ khá khó xử nếu bạn đã thông báo kế hoạch cho đồng nghiệp của mình biết.
   • Xác định cách để chia sẻ thông tin về sự ra đi của bạn với toàn bộ nhân viên sau khi bạn đã trò chuyện với sếp. Sếp của bạn có thể sẽ gửi email cho toàn bộ công ty, hoặc yêu cầu bạn gửi thông báo riêng của mình. Tránh nhắc đến sự ra đi của bản thân với bất kỳ ai trước khi thảo luận chi tiết với sếp.
4. Giải quyết mọi vấn đề tồn đọng. Đây là hành động tôn trọng và chu đáo mà bạn có thể thực hiện và sếp cũng như đồng nghiệp của bạn sẽ rất trân trọng nó. Hoàn tất dự án mà bạn đang làm và chuẩn bị sẵn hướng dẫn cho người sẽ thay thế vị trí của bạn. Cân nhắc để lại hướng dẫn về vị trí mà bạn đang bỏ dở ở bất kỳ một dự án lâu dài nào, và mọi yếu tố cần thiết khác mà người thay thế bạn cần phải biết về việc mà bạn đang thực hiện. Bạn nên nhớ bảo đảm rằng mọi giấy tờ đều đã được sắp xếp theo thứ tự, dán nhãn, và dễ tìm – bạn sẽ không muốn đồng nghiệp đang hoảng loạn gọi điện thoại cho bạn sau khi bạn đã thôi việc vì họ không thể tìm thấy một tài liệu nào đó.
   • Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn làm việc theo nhóm. Một khi bạn đã gửi thông báo trước hai tuần, bạn cần phải thảo luận với nhóm của bạn xem liệu người nào sẽ đảm nhiệm công việc nào cho đến khi công ty đã tìm được người thay thế cho bạn.

Viết thư xin thôi việc

1. Biết rõ yếu tố bạn không nên viết trong thư xin thôi việc. Không bao giờ được viết bất kỳ điều gì thô lỗ, có ý xúc phạm, hoặc chỉ đơn giản là xấu xa. Có thể bạn sẽ cần phải liên lạc với sếp của bạn sau này (thậm chí bạn có thể làm việc với họ lần nữa), vì vậy, tốt nhất là bạn nên duy trì sự tôn trọng trong thư của mình. Nếu không, từ ngữ ngắn gọn, xấu xa và trẻ con sẽ quay về ám ảnh bạn.
   • Ví dụ về điều bạn không nên viết: “Ông An: Tôi từ chức. Tôi ghét làm việc ở đây. Ông là kẻ ngốc nghếch. Ông còn nợ tôi 10 triệu đồng cho ngày nghỉ và ngày nghỉ bệnh. –Bình” .
2. Viết thư xin thôi việc phù hợp. Một vài chi tiết có thể giúp bạn phân biệt một lá thư tốt với một lá thư tuyệt vời. Trong thư, bạn nên tuân theo hướng dẫn được liệt kê sau.
   • Một lá thư xin thôi việc tiêu chuẩn sẽ trông như sau: "Thưa Ông Nam: Được làm việc cho công ty Sao Mai là niềm vinh hạnh cho tôi. Tôi viết lá thư này để thông báo cho ông biết rằng tôi sẽ thôi việc để nhận một vị trí mới ở công ty khác từ ngày [trước ngày diễn ra cuộc trò chuyện và viết thư ÍT NHẤT 2 tuần]. Xin ông chấp nhận lời cảm ơn của tôi dành cho công ty, và chúc ông cùng toàn thể công ty những lời chúc tốt đẹp nhất. Kính thư, Ngọc Hải"
3. Trở nên thân thiện và tôn trọng. Nếu bạn và sếp gọi nhau bằng tên thân mật, bạn có thể sử dụng chúng trong thư. Không cần phải tỏ vẻ quá cứng nhắc nếu bạn và sếp gọi nhau bằng tên. Ngoài ra, đề cập đến tên của họ sẽ tăng thêm sự thân thiện cho lá thư và làm giảm sự day dứt đôi chút.
4. Nói rõ rằng bạn xin thôi việc vì lý do tốt đẹp. Đôi khi, công ty sẽ đưa ra lời đề nghị để giữ chân nhân viên đang muốn thôi việc. Nếu bạn chắc chắn rằng bạn muốn rời bỏ công ty, bạn cần bảo đảm rằng bạn nêu rõ cảm giác của mình.
   • Viết một điều gì đó như “Tôi gửi đơn xin thôi việc dưới chức vụ [chức vụ của bạn] hiệu lực bắt đầu từ ngày [ngày bạn dự định là ngày làm việc cuối cùng].”
5. Thể hiện sự trân trọng của bạn khi được làm việc ở đây. Ngay cả khi bạn căm ghét công việc của mình từng phút giây, bạn nên cố gắng dành lời khen ngợi. Một câu nói như “Tôi có cảm giác rằng tôi đã học hỏi được rất nhiều điều từ thế giới triển lãm nghệ thuật” sẽ rất lịch sự (ngay cả khi bạn thật sự có ý muốn nói là tôi đã học hỏi được rất nhiều điều về thế giới triển lãm nghệ thuật và tôi sẽ không bao giờ quay về với nó một lần nữa).
6. Nhìn lại thành tựu của bạn. Không nên khoe khoang, nhưng hãy nhắc đến một vài dự án mà bạn đã thực hiện, và sự tự hào mà bạn dành cho chúng. Điều này rất quan trọng vì thư xin thôi việc của bạn sẽ được lưu trữ vào hồ sơ, kèm theo bất kỳ mọi lời phê bình tiêu cực nào mà cấp trên sẽ thêm vào hồ sơ của bạn. Nhắc đến thành tựu của mình sẽ giúp ích cho bạn nếu bạn nộp đơn xin việc cho công việc được xét duyệt bởi cùng một phòng Nhân sự, vì hồ sơ sẽ được đánh giá và thành tựu của bạn sẽ là một trong những yếu tố đầu tiên được ghi nhận.
7. Kết thúc với sự niềm nở. Hãy nhắc đến sự biết ơn của bạn vì đã có cơ hội làm việc cho công ty, và rằng bạn thật sự cảm kích những người làm việc ở đó (bao gồm cả sếp của bạn).
   • Nói một điều gì đó như “Tôi sẽ không bao giờ có thể theo đuổi ước mơ trở thành nhà văn có nhiều tác phẩm nếu không có cái nhìn sâu sắc có được từ ngành công nghiệp xuất bản, thông qua quá trình làm việc cho công ty tuyệt vời này”. Bạn có thể trực tiếp cảm ơn sếp và thêm vào tên của bất kỳ người nào mà bạn trân trọng.
8. Sao chép sẵn một bản thư xin thôi việc trong tay khi trò chuyện với sếp. Bạn không nên gửi thư qua email, vì đây là hành động được xem là không chuyên nghiệp. Hãy in nó ra và trao tận tay sếp của bạn khi bạn gặp họ để thảo luận về việc từ chức.

Gặp sếp

1. Yêu cầu được gặp sếp để thảo luận vấn đề quan trọng. Gõ cửa văn phòng và yêu cầu gặp sếp trong chốc lát là đủ - chỉ cần nhớ tôn trọng sự thật rằng người giám sát của bạn vẫn còn việc phải làm, và sẽ không thể ngừng mọi thứ ngay tại thời điểm bạn đã sẵn sàng thông báo tin tức này cho họ biết. Một tùy chọn khác là hỏi xem liệu sếp của bạn có thời gian để họp vào ngày hôm sau hay không. Thực hiện điều này sẽ cung cấp cho họ cơ hội dành một chút thời gian riêng biệt để tập trung vào tin tức của bạn.
   • Nếu có quá nhiều thứ đang diễn ra, bạn sẽ chỉ làm tăng thêm sự rắc rối cho họ, vì vậy, nếu có thể, hãy chờ cho đến khi sếp của bạn có được một chút thời gian để tập trung vào điều bạn muốn nói.
2. Chuẩn bị sẵn sàng, trực tiếp, và lịch sự. Luyện tập trước một cách kín đáo sẽ giúp bạn trở nên sẵn sàng khi người giám sát yêu cầu trò chuyện với bạn. Hầu hết mọi người quản lý rất bận rộn và họ sẽ rất cảm kích sự tiếp cận trực tiếp của bạn, bỏ qua cám dỗ "xoa dịu tình hình", "tìm cách phù hợp để nói ra điều này", hoặc vòng vo tam quốc. Bạn có thể nói một điều gì đó như:
   • "Tôi đã cân nhắc tùy chọn của mình ở công ty trong một khoảng thời gian, và tôi quyết định đã đến lúc phải tiến bước. Tôi rất biết ơn cơ hội mà tôi đã có ở nơi đây, nhưng tôi cần phải gửi thông báo hai tuần trước khi thôi việc".
   • HOẶC… "Tôi cần phải cho ông/bà biết rằng công ty khác đã đề nghị một vị trí mới cho tôi. Tôi rất thích làm việc ở đây, nhưng tôi cần phải gửi cho ông/bà thư thông báo hai tuần trước khi thôi việc tính từ ngày hôm nay. Liệu ngày làm việc cuối cùng của tôi là [bất kỳ ngày nào sau hai tuần] thì có tiện cho ông/bà không?".
3. Sẵn sàng thảo luận về lý do thôi việc. Có thể bạn đã làm việc với sếp trong một khoảng thời gian, và cho dù bạn thôi việc vì bất kỳ lý do gì, họ có thể sẽ thắc mắc. Bạn nên chuẩn bị sẵn lời hồi đáp súc tích và dễ hiểu. Nếu bạn thôi việc vì bạn ghét công việc của mình, cố gắng điều chỉnh câu trả lời theo hướng không xúc phạm. Thay vì “Tôi ghét làm việc ở đây”, bạn có thể nói “Tôi nghĩ đã đến lúc tôi nên đưa sự nghiệp của mình đi theo hướng mới”.
4. Cân nhắc khả năng công ty đưa ra lời đề nghị để giữ bạn ở lại. Sếp của bạn có thể coi trọng bạn nhiều hơn bạn biết, và đưa ra lời đề nghị để giữ chân bạn. Trở nên lịch sự và đáng tôn trọng khi xin thôi việc sẽ khiến điều này trở nên khả thi. Bạn cần phải cân nhắc trước xem liệu bạn có ở lại nếu được tăng lương, tăng trợ cấp, thăng chức, hoặc những sự khích lệ khác hay không.
   • Cuộc họp với sếp chủ yếu sẽ là cơ hội để đàm phán, vì vậy, bạn cần phải chuẩn bị sẵn sàng, và biết rõ giới hạn của mình. Nếu ở lại công ty là một tùy chọn của bạn, điều gì sẽ khiến bạn cởi mở đón nhận nó? Tuy nhiên, bạn nên xem xét dấu hiệu cảnh báo trong phần tiếp theo, vì lời đề nghị giữ bạn ở lại cũng chứa đựng những bất lợi nghiêm trọng.
   • Nếu sếp đưa ra đề nghị giữ bạn lại, bạn nên nhớ yêu cầu họ viết ra nó dưới dạng văn bản và ký tên. Tốt nhất là chữ ký của sếp, người giám sát, và phòng Nhân sự.
   • Khi xem xét lời đề nghị, hãy thành thật đánh giá lý do vì sao bạn muốn từ chức – và bảo vệ bản thân. Mặc dù tăng lương nghe có vẻ khá tốt, có lẽ nó sẽ không giải quyết được vấn đề liên quan tới sự thăng chức (nếu sự thăng tiến trong công việc của bạn đang bị trì trệ) hoặc chuyển sang nhóm khác (nếu bạn có mâu thuẫn cá nhân với sếp).
5. Nhấn mạnh điểm tích cực. Bạn cần phải trung thực, nhưng lịch sự. Nếu sếp hỏi bạn rằng liệu họ có liên quan gì đến quyết định của bạn hay không, và họ chính là nhân tố liên quan, tốt nhất là bạn nên dựa vào tài ứng biến và sự khéo léo trong giao thiệp để đưa ra câu trả lời chân thực khiến đối phương cảm thấy dễ chịu hơn.
   • Nói cách khác, bạn sẽ không thể giúp ích được gì cho chính mình bằng câu nói "Vâng, ông/bà là người giám sát tồi tệ và tôi (hoặc bất kỳ người nào) cũng sẽ trở nên tốt hơn nếu không có ông/bà", (ngay cả khi đây là sự thật). Bạn có thể thành thật mà không tàn nhẫn: "Nó là một nhân tố, nhưng không phải là toàn bộ lý do. Tôi có cảm giác như thể phong cách làm việc và cách tiếp cận của chúng ta không phù hợp với nhau, và chúng ta không bao giờ có thể trở nên ăn ý như chúng ta hy vọng. Tuy nhiên, trải nghiệm tổng thể nhìn chung khá tích cực; và với cơ hội này, tôi cảm thấy rất phấn khích trước những thử thách mới".
6. Suy nghĩ về tương lai. Bạn cần nhớ rằng, mục tiêu của quá trình xin thôi việc lịch thiệp là phải duy trì mối quan hệ tốt với đồng nghiệp. Nếu bạn xem thường mọi người ở nơi sẽ sớm trở thành nơi làm việc cũ của bạn, họ sẽ không viết thư giới thiệu tốt cho bạn, hoặc có thể không cho bạn biết về công việc bán hàng mà họ đã nghe từ một người bạn. Hãy nhớ khéo léo, lịch sự, và thông minh về sự ra đi của mình để bảo đảm rằng bạn sẽ cung cấp cho bản thân cơ hội tốt nhất để có thể thành công trong tương lai.
   • Cần biết là một vài người sếp không thích việc bạn trở thành "người quyết định". Bạn nên nhớ bảo đảm rằng bạn thật sự có thể thôi việc ngay hôm đó vì đôi khi, người giám sát sẽ công kích cá nhân vì việc xin nghỉ của bạn, bảo với bạn rằng không cần phải gửi thông báo, và yêu cầu bạn nghỉ ngay lập tức. Bạn cần phải là người phán xét tốt nhất trong vấn đề này, vì vậy, hãy cố hết sức để đánh giá xem liệu sếp của bạn có phải là một trong những loại người này hay không – nhưng bạn cần phải cẩn thận, đôi khi, bạn không thể lường trước điều mọi người sẽ làm. Đọc lại hợp đồng lao động – bạn cần phải biết rõ mọi tùy chọn của công ty và của bạn đối với việc chấm dứt lao động. Nếu bạn không có hợp đồng chính thức, bạn nên làm quen với điều khoản mặc định theo luật lệ của thành phố/tỉnh nơi bạn sinh sống.
7. Bắt tay, mỉm cười, và cảm ơn sếp. Cho dù sự ra đi của bạn là do chuyển chỗ ở, nhận công việc tốt hơn, hoặc chỉ để tránh xa người đó, bạn nên thể hiện sự thanh cao của mình khi bước ra khỏi cửa.
   • Bắt tay, cảm ơn người sẽ sớm trở thành giám sát cũ của bạn (tuyệt quá!) vì "mọi thứ" và ra đi.
   • Tiến đến bàn làm việc của bạn và ngồi đó trong ít nhất là 10 phút. Bây giờ bạn có thể báo tin cho mọi người, nhưng đừng nhắc đến những sai trái của sếp – hãy lịch sự và chỉ cần đơn giản xác nhận về sự ra đi của bạn.
8. Thông báo cho mọi người bị ảnh hưởng bởi quá trình thôi việc của bạn. Sau khi thông báo với người giám sát, bạn nên đích thân cho quản lý hoặc nhân viên then chốt khác mà bạn đã cùng làm việc biết rằng bạn đã từ chức.
   • Ví dụ, "Tôi không biết là bạn đã biết tin hay chưa, nhưng tôi đã xin thôi việc để nhận vị trí tại một công ty khác. Trước khi ra đi, tôi muốn cho bạn biết rằng tôi rất vui khi được làm việc với bạn". Trong tương lai, những người này có thể sẽ từ chức để theo đuổi công việc khác và bạn muốn họ giữ gìn ký ức tích cực về bạn. Bạn sẽ không thể nào biết được được liệu sau này họ có phải là nhân tố tác động đến sự chuyển đổi nghề nghiệp tiếp theo của bạn hay không.

Lời khuyên

• Kẻ đểu giả mà bạn bỏ lại sau lưng ngày hôm nay có thể trở thành sếp của bạn một lần nữa – hoặc thậm chí có thể tồi tệ hơn, là cấp dưới của bạn – trong tương lai. Và bạn cũng nên nhớ rằng đôi khi, họ không biết rằng họ không được quý mến. Nếu mọi người nhớ về bạn như một người tích cực và khoan dung trong quá khứ, tương lai của bạn sẽ rất sáng lạn vì vị sếp cũ của bạn, mà hiện tại sếp mới, sẽ ưu tiên bạn (con người thân thiện mà họ ghi nhớ trong quá khứ) hơn những người lạ mặt khác khi tuyển dụng vị trí mới. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi để bạn có thể chuyển đến văn phòng thuộc chi nhánh khác, được trao nhiệm vụ tốt hơn, v.v.
• Hãy nhớ rằng có rất ít người được quyền tự do tự tại như những người không có gì để mất – nhưng nó sẽ không giúp ích cho bạn trong tương lai nếu bạn không chịu giữ mồm miệng do đã xin thôi việc. Tử tế trong hai tuần sẽ không gây thiệt hại cho bạn, vì bạn sắp thôi việc, và bạn sẽ sớm bỏ lại toàn bộ trải nghiệm đó sau lưng.

Cảnh báo

• Bạn nên nhớ chuẩn bị sẵn sàng về mặt thể chất để ra đi vào ngày hôm đó: trước khi xin thôi việc, bạn nên lưu lại trên đĩa mềm hoặc trong email riêng mọi yếu tố bạn cần và có quyền đem theo chẳng hạn như thông tin liên lạc với khách hàng, nhà cung cấp, hoặc những người có liên quan khác; công việc mẫu; danh sách dự án bạn đã thực hiện, v.v. [Bạn nên nhớ rằng, hầu hết mọi thông tin và dữ liệu bạn có quyền truy cập khi vẫn còn làm việc tại công ty thường sẽ thuộc tài sản và sự sở hữu của công ty. Bạn nên đảm bảo là nó nằm trong phạm vi hợp đồng và luật pháp trước khi thực hiện theo lời khuyên này].

Bài liên quan

• Làm việc với người không ưa bạn
• Nói không với cấp trên
• Hòa hợp với đồng nghiệp
• Giữ kín chuyện đời tư trong công việc
• Khiến một người bị sa thải

• « Mới nhất
• ‹ Mới hơn
• Cũ hơn ›

Liên kết đến đây

• Kiếm tiền